6. Tổng quan tài liệu nghiên cứ u
2.2.2.Thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình mua hàng và
hàng và thanh toán
Các bước công việc trong chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Vận tải Đa phương thức được thể hiện như sau:
Quy trình mua vật tư, phụ tùng, nhiên liệu
Hình 2.4 Lưu đồ mô tả thực trạng quy trình mua vật tư, phụ tùng, nhiên liệu
Căn cứ vào nhu cầu sản xuất kinh doanh: các đơn vị, bộ phận có yêu cầu lập yêu cầu mua vật tư, phụ tùng trừ việc mua phương tiện thì phòng Kỹ thuật – Vật tư hoặc đơn vị quản lý lập tờ trình trình lên lãnh đạo Công ty phê duyệt. Phòng Kỹ thuật – Vật tư căn cứ vào yêu cầu mua kiểm tra tình hình nhiên liệu, vật tư tồn kho; tình hình công nợ của các nhà cung cấp do bộ phận kế
toán chuyển sang. Khi việc mua hàng được thực hiện, Phòng Kỹ thuật – Vật tư cùng đơn vị sử dụng kiểm tra nghiệm thu. Sau đó, Phòng Kỹ thuật – Vật tư sẽ tập hợp hồ sơ, chứng từ chuyển cho phòng Tài chính – Kế toán hạch toán, theo dõi công nợ, thanh toán tiền.
Quy trìnhthanh toán cho nhà cung cấp
Hình 2.5 Lưu đồ mô tả quy trình thanh toán cho nhà cung cấp
Thanh toán bằng tiền mặt
Kế toán vật tư sẽ tiếp nhận bộ chứng từ mua hàng từ Phòng Kỹ thuật – Vật tư chuyển sang và tiến hành kiểm tra (kiểm tra tất cả những thông tin về
nội dung đồng thời cũng xem xét tính hợp lý, đầy đủ, và các chữ ký …), sau
đó nhập liệu. Kế toán TGNH sẽ xem xét, đối chiếu, tính toán các thông tin lại một lần nữa và tiến hành lập Phiếu Chi. Sau khi Kế toán tiền nhập liệu vào hệ
thống và chuyển bộ chúng từ cho kế toán thanh toán theo dõi.
Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng
Kế toán vật tư sẽ tiếp nhận bộ chứng từ mua hàng từ Phòng Kỹ thuật – Vật tư chuyển sang và tiến hành kiểm tra (kiểm tra tất cả những thông tin về
nội dung đồng thời cũng xem xét tính hợp lý, đầy đủ, và các chữ ký…), sau
một lần nữa và tiến hành lập Ủy nhiệm chi. Sau đó, Kế toán TGNH sẽ xin sự
ký duyệt của Kế toán trưởng và Tổng giám đốc kèm với bộ chứng từ thanh toán. Sau khi đến Ngân hàng liên quan và thực hiện chi trả cho Nhà cung cấp, kế toán TGNH cập nhật vào phần mềm và chuyển bộ chứng từ cho kế toán thanh toán theo dõi.
- Dữ liệu đầu vào: Giấy đề nghị mua vật tư, phụ tùng, thiết bị; Đơn đặt hàng, Danh sách nhà cung cấp, Phiếu nghiệm thu – nhập kho, Hóa đơn mua hàng, ủy nhiệm chi, phiếu chi.
- Dữ liệu đầu ra: Bảng tổng hợp nguyên vật liệu mua vào, Báo cáo công nợ phải trả.
Những bất cập nhận thấy từ quy trình
Việc lưu trữ dữ liệu giữa các phòng ban nhiều, bị trùng lắp gây chồng chéo dữ liệu, tốn kém chi phí nhưng không hiệu quả. Bên cạnh đó công tác kiểm tra đối chiếu không được tiến hành thường xuyên nên số liệu tồn kho tại Phòng Tài chính – Kế toán thường chênh lệch và phản ánh không chính xác với thực tế.
Việc mua vật tư, phụ tùng về đưa dùng ngay cho công tác bảo dưỡng, sửa chữa phương tiện hiện nay chưa được kiểm soát chặt chẽ, hầu như khoán hết việc mua vật tư, phụ tùng cho cán bộ chuyên trách của phòng Kỹ thuật – Vật tư.