6. Tổng quan tài liệu nghiên cứ u
1.3.7.Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Với hệ thống ERP, việc cung cấp các báo cáo hỗ trợ ra quyết định ảnh hưởng trên nhiều mặt khác nhau: nội dung, hình thức, thời gian, đối tượng cung cấp và sử dụng thông tin.
Nội dung: Nội dung thông tin cung cấp bao gồm cả thông tin tài chính và phi tài chính. Thông tin được cung cấp thống nhất, đầy đủ và liên tục. ERP cho phép lập các báo cáo quản lý, công cụ phân tích số liệu nhiều chiều trên
cơ sở liên kết số liệu từ tất cả các phân hệ, lập các báo cáo tài chính và các báo cáo thuếđịnh kỳ theo yêu cầu cho các cơ quan chức năng.
Hình thức: Trong hệ thống ERP, do ứng dụng nhiều công nghệ mới và quản lý cơ sở dữ liệu tập trung nên cho phép cung cấp thông tin ở nhiều mức
độ khác nhau: từ mức độ chi tiết cao đến mức độ chi tiết thấp. Hệ thống cũng thực hiện một cách linh hoạt tùy theo đối tượng và đa dạng về hình thức (in ra giấy/ trên màn hình, có thể ở dạng bảng biểu, biểu đồ), đồng thời có thể truy xuất từ nhiều nơi khác nhau.
Thời gian: Thông thường báo cáo bằng tay được lập định kỳ nhưng trong môi trường ERP vì thông tin được cập nhật liên tục theo qúa trình thực hiện hoạt động kinh doanh và qui trình lập báo cáo tương đối tựđộng nên việc lập báo cáo tài chính có thể được lập liên tục và thời gian nhận thông tin tài chính được rút ngắn lại. Khi sử dụng ERP, doanh nghiệp có thể biết được thông tin theo từng thời điểm. Bất cứ lúc nào cần thông tin đều có thểđáp ứng trên cơ sở thống nhất về quy trình. Đây là công cụ hỗ trợ quyết định thông qua việc phân tích, đánh giá nhiều chiều thông tin với các dữ liệu cập nhật kịp thời nhất. Chẳng hạn như thông tin quá khứ, hiện tại, dự đoán tương lai theo nhiều góc nhìn và so sánh khác nhau. Nhờ công cụ này việc ra quyết định sẽ
hiệu quả, kịp thời và nhanh nhạy hơn rất nhiều.
Đối tượng cung cấp và đối tượng sử dụng thông tin: Do đặc tính chia
sẻ của ERP nên bất cứ người nào được phân quyền và cấp phép sử dụng trên hệ thống đều có thể cung cấp/truy xuất thông tin dễ dàng. ERP giúp phân tích và cung cấp thông tin hữu ích hơn cho người sử dụng thông tin. Chính vì đặc
điểm hạch toán kế toán đồng thời với thao tác nghiệp vụ nên số liệu kế toán luôn phản ánh kịp thời và trung thực các hoạt động sản xuất kinh doanh ở
từng khâu trên hệ thống. Các báo cáo do hệ thống ERP cung cấp luôn có độ
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Thông tin kế toán có vai trò quan trọng, ảnh hưởng đến hoạt động của toàn doanh nghiệp. Đó là cơ sở để đưa ra các quyết định ngắn hạn và dài hạn nhằm đảm bảo sự tồn tại và phát triển bền vững của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. Sự tiếp cận với nhiều thông tin cũng mở ra cho các doanh nghiệp những cơ hội kinh doanh mới. Thông tin trở thành một lợi thế cạnh tranh. Vì vậy trong bối cảnh này, doanh nghiệp không thể tồn tại và phát triển nếu bản thân nó lại thiếu thông tin. Và chỉ có những công ty có khả năng phản
ứng nhanh chóng với những thay đổi của thị trường mới có khả năng tồn tại và phát triển.
ERP giúp hỗ trợ doanh nghiệp trong việc kiểm soát chi phí, doanh thu, dòng tiền, công nợ, hàng tồn...Đồng thời nó hỗ trợ ban lãnh đạo doanh nghiệp trong việc ra các quyết định kịp thời về thời điểm bán hàng, đặt và mua hàng hóa, vật tư theo dự báo, dự trữ ở mức cần thiết cho sản xuất... dựa trên cơ sở
có đầy đủ thông tin. Giúp doanh nghiệp sẵn sàng và chủ động đối phó trong bối cảnh nền kinh tế nhiều biến động như hiện nay.
Trong chương này, luận văn đã trình bày những vấn đề lý luận về hệ
thống thông tin kế toán, hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP cũng như công tác tổ chức thông tin kế toán theo định hướng ERP trong các doanh nghiệp. Tất cả những vấn đề lý luận trong chương này là cơ sở để tác giả phân tích thực trạng tổ chức thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vận tải
Đa phương thức và đưa ra giải pháp nhằm tổ chức thông tin kế toán theo định hướng ERP tại Công ty.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN