6. Tổng quan tài liệu nghiên cứ u
3.1.1. Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền theo
VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC
3.1. HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN THEO ĐỊNH HƯỚNG ERP HƯỚNG ERP
ERP đã giúp cải thiện rất nhiều quá trình kiểm soát tài chính về hàng tồn , công nợ qua các chỉ tiêu, đồng thời cung cấp nhanh chóng và chính xác các
đơn hàng và số liệu hạch toán. Quan trọng nhất là ERP hỗ trợ rất nhiều cho việc lập kế hoạch kinh doanh và ra quyết định.
Qua phân tích thực trạng tổ chức thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vận tải Đa phương thức hiện nay còn tồn tại nhiều bất cập, do vậy tác giả đề
xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán theo định hướng ERP. Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán theo định hướng ERP tạo điều kiện để
Công ty chuẩn hóa các quy trình, quản lý tối ưu các nguồn lực của mình, có thể cạnh tranh với các doanh nghiệp cùng ngành và nâng cao vị thế trên thị
trường quốc tế.
3.1.1.Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền theo định hướng ERP theo định hướng ERP
a. Chu trình bán hàng và thu tiền
Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền sau khi
Hình 3.2 Lưu đồ hoàn thiện quy trình thu tiền khách hàng
Khi khách hàng yêu cầu cung cấp dịch vụ, nhân viên tiếp nhận yêu cầu khách hàng thuộc bộ phận trung tâm tiếp thị sẽ cập nhật dữ liệu. Thông tin về
yêu cầu của khách hàng sẽ được chuyển đến bộ phận kế toán, Phòng Kinh doanh, Phòng kỹ thuật vật tư. Nhân viên Kinh doanh thuộc phòng Kinh doanh sẽ kiểm tra khả năng thực hiện dịch vụ, chương trình sẽ tự động kiểm tra tình hình công nợ, hạn mức tín dụng khách hàng, hệ thống kho bãi, hành trình tàu, xe, nhân công, phòng kế toán sẽ lập dự toán, báo giá. Hệ thống ERP phải cho phép ghi nhận được nội dung của các lần đàm phán với khách hàng và cho phép theo dõi cả quá trình. Đây là cơ sở để lãnh đạo xem xét, phê duyệt (trên hệ thống) đồng thời đánh giá nguyên nhân thành công hay thất bại của quá trình đàm phán. Khi yêu cầu của khách hàng được chấp nhận, Lệnh bán hàng
được tạo ra trên hệ thống và tự động cập nhật đến các bộ phận có liên quan: bộ phận Trung tâm tiếp thị để ký kết hợp đồng vận chuyển với khách hàng,
xuất hóa đơn cho khách hàng. Khi công trình hoàn thành, Phòng Kinh doanh và đơn vị thực hiện nghiệm thu với khách hàng và cập nhật vào hệ thống. Phòng Tài chính Kế toán sẽ tiến hành xuất hóa đơn cho khách hàng và theo dõi công nợ.
Với hệ thống ERP, công nợ khách hàng được tự động cập nhật một cách nhanh chóng và chia sẻ đến các bộ phận liên quan trong Công ty. Điều này giúp cho Phòng Kinh doanh và Trung tâm tiếp thị có thể dễ dàng kiểm tra công nợ khách hàng, hạn mức tín dụng để có những quyết định nhanh chóng, chính xác trong việc đàm phán, ký kết hợp đồng với khách hàng. Ngoài ra, trong chiến dịch kinh doanh, để thu hút khách hàng và tạo lập mối quan hệ
gắn bó giữa khách hàng và doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều chính sách chiết khấu, giảm giá cho khách hàng của mình. Bên cạnh việc quản lý công nợ khách hàng, hệ thống ERP còn cho phép theo dõi các khoản giảm giá, chiết khấu của từng khách hàng.
Như vậy, khi sử dụng hệ thống ERP, khối lượng tại Phòng tài chính kế
toán giảm đáng kể, cụ thể:
-Thông tin về công nợ khách hàng, hạn mức tín dụng khách hàng sẽđược cập nhật một cách nhanh chóng và tự động chuyển đến các bộ phận liên quan.
-Hệ thống sẽ hỗ trợ việc lập dự toán do dữ liệu báo giá, kho bãi, dữ liệu tàu, xe đã được cập nhật trong hệ thống, phần mềm cũng cho phép tính toán tuyến đường vận chuyển…giúp công tác lập dự toán của Phòng kế toán nhanh chóng và chính xác.
-Thông tin về lũy kế công nợ khách hàng đến thời điểm hiện tại sẽ được cập nhật ngay trên hệ thống để đảm bảo cung cấp thông tin nhanh, phục vụ
công tác kiểm tra tín dụng khách hàng.
-Theo dõi nhanh chóng, chính xác tình hình công nợ khách hàng và lập các báo cáo tổng hợp và chi tiết tình hình công nợ của từng khách hàng.
b. Tổ chức cơ sở dữ liệu trong chu trình bán hàng và thu tiền
Bước 1: Phân tích các yêu cầu về dữ liệu và xây dựng biểu đồ mô hình mối liên kết thực thể mở rộng
+ Xác định các tập thực thể và các thuộc tính
Bảng 3.1 Bảng các thực thể và thuộc tính của các thực thể trong chu trình bán hàng và thu tiền
Thực thể Thuộc tính
KHACHHANG Mã khách hàng, Tên Khách hàng, Địa chỉ, Số điện thoại, Email, Fax, Mã số thuế, Tài khoản ngân hàng, Hạn mức tín dụng, Dư Nợđầu kỳ, Dư Có đầu kỳ. PHIEUYEUCAUDV Số Yêu cầu, Ngày yêu cầu, Ngày giao hàng, Nơi đi,
Nơi đến, Tên dịch vụ
DICHVU Mã Dịch vụ, Tên dịch vụ, Giá Dịch vụ, Thuế suất LENHCCDV Mã Lệnh, Ngày lập lệnh, tên dịch vụ
NHANVIEN Mã Nhân viên, Họ tên, Ngày sinh, Giới tính, Chức vụ, Hệ số lương, Địa chỉ, Số điện thoại, Email, Phòng ban, Ngày Bắt đầu làm việc, Ngày kết thúc PHIEUCCDV Số Phiếu giao nhận, Ngày cung cấp
PHIEUTHU Số Phiếu Thu, ngày lập phiếu thu, số chứng từ, ngày chứng từ, Khách hàng, nội dung
TAIKHOAN TK chi tiết, TK cấp 1, Tên TK
HOAĐON Số Hóa đơn, tên Khách hàng, tên dịch vụ, Ngày Hóa
đơn, Số lượng, Đơn giá, Giá chưa thuế, Thuế
GTGT, Tổng tiền, hình thức thanh toán
NHATKY Mã chứng từ, Số chứng từ, Ngày chứng từ, Họ tên,
+ Xác định các mối liên kết và các thuộc tính
Hình 3.3 Sơ đồ mô tả các mối liên kết trong chu trình bán hàng và thu tiền Bước 2:Biến đổi mô hình mối liên kết thực thể mở rộng thành các quan hệ
Bảng 3.2 Bảng các tập tin cơ sở dữ liệu trong chu trình bán hàng và thu tiền
Các tập tin Thuộc tính
KHACHHANG MaKH, TenCTy, ĐiaChiCTy, SĐT, Email, Fax, MSThue, TaiKhoan, NganHang, HanMucTinDung, DuNoĐKy, DuCoĐKy
PHIEUYEUCAUDV SoYC, MaKH, NgayYC, NgayGiaohang, NoiĐi, NơiĐen, MaNV
DICHVU MaDV, TenDV, GiaDVu, ThueSuat LENHCCDV MaLenh, SoYC, NgayLap
NHANVIEN MaNV, Hoten, NgaySinh, GioiTinh, ChucVu, HeSoLuong, ĐiaChi, SĐTNV, Email, NgayLViec, NgayKetThuc, MaPB PHIEUCCDV SoPhieuCCDV, NgayCCDV, SoCT, NgayCT, MaDVu,
MaKH, NoiDung
PHIEUTHU SoPThu, NgàyLapPT, SoCT, NgàyCT, MaKH, NoiDung TAIKHOAN TKChiTiet, TK cấp 1, Tên TK
HOAĐON SoHĐ, NgayHĐ, MaKH, DoanhThu, ThueGTGT, HinhThucTT
Bước3: Chuẩn hóa các quan hệ
KHACHHANG (MaKH, TenCTy, ĐiaChiCTy, SĐT, Email, Fax, MSThue, TaiKhoan, NganHang, HanMucTinDung, DuNoĐKy, DuCoĐKy)
NHANVIEN ( MaNV, Hoten, NgaySinh, GioiTinh, ChucVu, HeSoLuong, ĐiaChi, SĐTNV, Email, NgayLViec, NgayKetThuc, MaPB)
PHIEUYEUCAUDV ( SoYC, MaKH, NgayYC, NgayGiaohang, NoiĐi, NơiĐen, MaNV)
DICHVU ( MaDV, TenDV, GiaDVu, ThueSuat) CTYEUCAUDVU ( SoYC, MaDVu, SoLuong) LENHCCDV ( MaLenh, SoYC, NgayLap) CTLENHCCDV ( MaLenh, MaDVu, ĐơnGia )
PHIEUCCDV ( SoPhieuCCDV, NgayCCDV, SoCT, NgayCT, MaDVu, MaKH, NoiDung)
CTPHIEUCCDV ( SoPhieuCCDV, TKĐoiUng, NgayCCDV, SoLuong,
ĐonGia, SoPSNo, SoPSCo, ThueSuat, DienGiai)
HOAĐON ( SoHĐ, NgayHĐ, MaKH, DoanhThu, ThueGTGT, HinhThucTT)
CTHOAĐON (SOHĐ, MaDVu, SoLuong, GiaBan)
PHIEUTHU ( SoPThu, NgàyLapPT, SoCT, NgàyCT, MaKH, NoiDung) TAIKHOAN ( TKChiTiet, TK cấp 1, Tên TK)
CTPHIETTHU(SoPThu, TKChiTiet, TKĐoiUng, SoPSNo, SoPSCo, DienGiai)
NHATKY (MaCTu, SoCTu, NgayCTu, HoTen, ĐonVi, DienGiai)
CTNHATKY (MaCTu, SoCTu, NgayCTu, SoTien, TKNo, TKCo, ChiTietTKNo, ChiTietTKNo)
c. Mã hóa dữ liệu trong chu trình bán hàng và thu tiền
(1) Mã Khách hàng: được thiết kế gồm 8 kí tự
- TTT: Ba kí tựđầu thể hiện các tỉnh, thành phố theo ký hiệu quốc tế
-LL : Hai kí tự sau là loại khách hàng ( 01: Công ty, 02: Khách lẻ)
-SSS: Ba kí tự sau thể hiện số thứ tự của khách hàng (2) Mã dịch vụ: sử dụng số thứ tự gồm hai chữ số, ta có bộ mã các loại dịch vụ: Mã dịch vụ Tên dịch vụ 01 Vận tải đường bộ 02 Dịch vụ 24/7 03 Vận tải đường sông 04 Vận tải đường biển 05 Vận tải đa phương thức 06 Dịch vụ hạ thủy 07 Dịch vụ xếp dỡ, lắp đặt 08 Kinh doanh kho bãi
09 Dịch vụ cho thuê phương tiện, thiết bị
(3) Mã Ngân Hàng:gồm 6 kí tựđược thiết kế với: TTT XXXXXX
- TTT: Ba kí tựđầu thể hiện các tỉnh, thành phố theo ký hiệu quốc tế
TP Hồ Chí Minh: SGN
Hà Nội: HAN
Đà Nẵng: DAD…
-XXXXXX : Các kí tự sau là tên viết tắt của các ngân hàng (4) Mã Lệnh cung cấp dịch vụ:
DD YYYY SSSS
- DD: Hai kí tự đầu là loại dịch vụ
-YYYY: Năm thực hiện
d. Tổ chức hệ thống báo cáo trong chu trình bán hàng và thu tiền
Hệ thống ERP cho phép doanh nghiệp quản lý các hoạt động cung cấp dịch vụ và kiểm soát công nợ khách hàng nhờ việc truy xuất dữ liệu một cách nhanh chóng. Một số báo cáo mà hệ thống ERP cung cấp như: Báo cáo tình trạng của các đơn hàng, Báo cáo kế hoạch khách hàng, Tổng hợp công nợ
phải thu khách hàng, Báo cáo công nợ của từng khách hàng…
Ngoài những báo cáo chuẩn mực liên quan đến các khoản Công nợ thì hệ
thống còn cung cấp nhiều các báo cáo mang tính quản trị cao như Báo cáo phân tích tình hình cung cấp dịch vụ đa dạng và có thể tùy chọn theo nhiều tiêu thức khác nhau như theo hóa đơn, theo dịch vụ, theo khách hàng, nhóm khách hàng, so sánh giữa các thời kỳ, theo hợp đồng, thương vụ… Báo cáo tổng hợp về cung cấp dịch vụ, Các báo cáo phân tích cung cấp dịch vụ… giúp cho nhà quản lý luôn nắm bắt và chủđộng về tình hình của đơn vị.
3.1.2.Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình mua hàng và thanh toán theo định hướng ERP toán theo định hướng ERP
a. Chu trình mua hàng và thanh toán
Lưu đồ mô tả các bước công việc trong chu trình mua hàng và thanh toán sau khi hoàn thiện được thể hiện qua sơ đồ sau:
Hình 3.5 Lưu đồ hoàn thiện quy trình thanh toán cho nhà cung cấp
Khi có yêu cầu về mua vật tư, thiết bị, nhiên liệu, nhân viên phụ trách mua hàng thuộc phòng Kỹ thuật vật tư sẽ tiến hành nhập liệu vào hệ thống, chương trình tựđộng kiểm tra dữ liệu xếp hạng của các nhà cung cấp trong hệ
thống để xác định nhà cung cấp nào có đủ điều kiện cung ứng lô hàng này. Sau khi yêu cầu mua hàng và nhà cung cấp được duyệt, chương trình cho phép in Đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp. Dữ liệu về đơn đặt hàng sẽ được chuyển đến bộ phận kế toán, bộ phận kỹ thuật vật tư. Khi hàng về, các thông tin về tình hình nhập kho nguyên nhiên liệu vật liệu sẽ được chia sẻ đến kế
toán thanh toán để theo dõi thanh toán với nhà cung cấp, kế toán vật tư, nguyên liệu để theo dõi tình hình nhập xuất tồn vật tư, phân bổ vật tư, nhiên liệu; kế toán tổng hợp để tính giá thành. Thông tin tồn kho được chia sẻ cho Phòng Kỹ thuật vật tưđể điều phối việc cung ứng vật tư.
Như vậy, việc ứng dụng hệ thống ERP sẽ mang lại những hiệu quả sau:
liệu trên sổ sách và số liệu tồn kho trên thực tế khớp nhau, điều này hỗ trợ rất nhiều trong việc điều phối hoạt động cung ứng vật tư của Phòng Kinh doanh.
- Giảm thiểu tối đa việc luân chuyển dữ liệu, tiết kiệm thời gian trong việc kiểm tra đối chiếu dữ liệu giữa bộ phận kỹ thuật vật tư và bộ phận kế toán.
- Cho phép theo dõi, xếp hạng nhà cung cấp để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, đảm bảo có lợi nhất cho việc đặt hàng của Công ty.
- Cho phép theo dõi công nợ theo từng người bán và theo từng hợp đồng,
điều này sẽ hạn chế việc bị phạt do thanh toán chậm, mất uy tín của Công ty
đồng thời đảm bảo chính sách tín dụng của Công ty.
b. Tổ chức cơ sở dữ liệu trong chu trình mua hàng và thanh toán
Bước 1: Phân tích các yêu cầu về dữ liệu và xây dựng biểu đồ mô hình liên kết thực thể mở rộng
+ Xác định các tập thực thể và các thuộc tính
Trong chu trình mua hàng và thanh toán có các tập thực thể:
Bảng 3.3 Bảng các thực thể và thuộc tính của các thực thể trong chu trình mua hàng và thanh toán
Thực thể Thuộc tính
NHACUNGCAP Mã Nhà cung cấp, Tên Nhà cung cấp, Địa chỉ, Số điện thoại, Email, Fax, Mã số thuế, Tài khoản ngân hàng, Xếp hạng uy tín, Dư nợđầu kỳ, Dư Có đầu kỳ
GĐNMUAHANG Số Yêu cầu Mua, Ngày yêu cầu, Diễn giải, Đơn vị yêu cầu ĐONĐATHANG SốĐơn đặt hàng, Nhà Cung cấp, Ngày đặt hàng, Ngày yêu cầu
giao hàng, Tên Vật tư, Số lượng
VATTU Mã vật tư, Tên vật tư, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá
PHIEUNHAPKHO Số Phiếu Nhập, Ngày lập phiếu, Nhà cung cấp, Kho vật tư, Nhân viên nhận hàng, nội dung
PHIEUCHI Số Phiếu Chi, ngày lập phiếu chi, số chứng từ, ngày chứng từ, Nhà cung cấp, nội dung
TAIKHOAN TK chi tiết, TK cấp 1, Tên TK
HĐMUAHANG Số Hóa đơn, Ngày Hóa đơn,, Nhà cung cấp, tên vật tư Số lượng, Đơn giá, Giá chưa thuế, Thuế GTGT, Tổng tiền, Hình thức thanh toán
NHATKY Mã chứng từ, Số chứng từ, Ngày chứng từ, Họ tên, Đơn vị, Diễn giải
+ Xác định các mối liên kết và các thuộc tính
Hình 3.6 Sơđồ mô tả các mối liên kết trong chu trình mua hàng và thanh toán
Bước 2:Biến đổi mô hình mối liên kết thực thể mở rộng thành các quan hệ
Bảng 3.4 Bảng các tập tin cơ sở dữ liệu trong chu trình mua hàng và thanh toán
Các tập tin Thuộc tính
NHACUNGCAP MaNCC, TenNCC, ĐiaChiNCC, SĐT, Email, Fax, MSThue, TaiKhoan, NganHang, XepHanUyTin, DuNoĐKy, DuCoĐKy GĐNMUAHANG ( SoYCMua, MaPB, NgayYC, DienGiai
ĐONĐATHANG SoĐĐH, MaNCC, SoYCMua, NgayĐatHang, NgayYCGiaoHang
VATTU MaVTu, TenVTu, ĐVT, SoLuong, ĐonGia, TongTien
PHIEUNHAPKHO SoPhieuNhap, NgayLapPhieu, MaNCC , MaKho, MaNV, NoiDung
PHIEUCHI SoPChi , NgàyLapPC, SoCT, NgàyCT, MaNCC, NoiDung TAIKHOAN TKChiTiet, Tkcap1, TenTK
HĐMUAHANG SoHĐ, NgayHĐ, MaNCC, SoTienThanhToan, ThueGTGT, HinhThucTT
Bước 3: Chuẩn hóa quan hệ
NHACUNGCAP (MaNCC, TenNCC, ĐiaChiNCC, SĐT, Email, Fax, MSThue, TaiKhoan, NganHang, XepHanUyTin, DuNoĐKy, DuCoĐKy)
VATTU (MaVTu, TenVTu, ĐVT, SoLuong, ĐonGia, TongTien) GĐNMUAHANG ( SoYCMua, MaPB, NgayYC, DienGiai) CTGĐNMUAHANG ( SoYCMua, MaVTu, SoLuong, ĐonGia )
ĐONĐATHANG ( SoĐĐH, MaNCC, SoYCMua, NgayĐatHang, NgayYCGiaoHang)
CTĐONĐATHANG ( SoĐĐH, MaVTu, SoLuong, ĐonGia )
PHIEUNHAPKHO ( SoPhieuNhap, NgayLapPhieu, MaNCC , MaKho, MaNV, NoiDung )
CTPHIEUNHAPKHO ( SoPhieuNhap, MaVT, TKChiTiet, TKĐoiUng, SoLuong, ĐonGia, ThueSuat, DienGiai)
PHIEUCHI (SoPChi , NgàyLapPC, SoCT, NgàyCT, MaNCC, NoiDung) CTPHIEUCHI (SoPChi, TKChiTiet, TKĐoiUng, SoPSNo, SoPSCo, DienGiai)
TAIKHOAN ( TKChiTiet, TK cấp 1, Tên TK)
HĐMUAHANG ( SoHĐ, NgayHĐ, MaNCC, SoTienThanhToan, ThueGTGT, HinhThucTT)
CTHOAĐON (SOHĐ, MaVTu, SoLuong, ĐonGia)
NHATKY (MaCTu, SoCTu, NgayCTu, HoTen, ĐonVi, DienGiai)
CTNHATKY (MaCTu, SoCTu, NgayCTu, SoTien, TKNo, TKCo, ChiTietTKNo, ChiTietTKNo)
c. Mã hóa dữ liệu trong chu trình mua hàng và thanh toán
(1) Mã nhà cung cấp gồm 8 kí tự được thiết kế với:
TTT LL SSS
-LL : Hai kí tự sau là xếp hạng uy tín ( 01: Tốt, 02: Khá , 03: Trung bình, 04: Xấu) -SSS: Ba kí tự sau thể hiện số thứ tự của Nhà cung cấp (2) Mã vật tư: được xây dựng gồm : KKK LL NNNNN VVVVV SSS - KKK: Ba kí tự đầu thể hiện Kho vật tư -LL : Hai kí tự sau là loại vật tư -NNNNN : Nơi sản xuất -VVVV: Bốn kí tự sau thể hiện Tên viết tắt của vật tư -SSS: Số thứ tự của vật tư
d. Tổ chức hệ thống báo cáo trong chu trình mua hàng và thanh toán
ERP cho phép quản lý việc mua hàng với nhiều tiêu thức khác nhau và theo dõi các khoản nợ phải trả của từng đối tượng, hợp đồng, đơn hàng ... Hệ
thống ERP trợ giúp các nhà quản lý lập kế hoạch mua hàng, thanh toán các khoản nợ cho nhà cung cấp được đầy đủ, đúng thời gian và chính xác. Một số
các báo cáo mà ERP cung cấp trong chu trình mua hàng và thanh toán như: Cung cấp các báo cáo mua hàng: Bảng kê các báo giá, đơn hàng, Báo cáo chi tiết mua, Sổ nhật ký mua hàng, Báo cáo tổng hợp nhập mua. Bảng kê