6. Tổng quan tài liệu nghiên cứ u
3.2. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT NHẰM THỰC HIỆN TRIỂN
KHAI GIẢI PHÁP
Để ứng dụng ERP thành công cũng đầy gian nan, phức tạp bởi ứng dụng ERP không chỉ là việc áp dụng các giải pháp phần mềm quản lý, mà là cả một cuộc cách mạng làm thay đổi quy trình quản trị từ thủ công sang mô hình tự
động hóa, tập trung hóa. Một số kiến nghị, đề xuất nhằm thực hiện triển khai giải pháp:
- Xây dựng một quy trình chuẩn, quy trình kế toán cần thống nhất với quy trình của toàn doanh nghiệp: Như đã biết, ERP không phải là phần mềm kế
toán mà là hệ thống dành chung cho cả doanh nghiệp. Thế nên, mọi hoạt động của kế toán đều bắt nguồn từ hoạt động của các bộ phận khác đã xử lý trước
đó và kết quả xử lý của kế toán cũng ảnh hưởng đến bộ phận khác. Kế toán không làm việc độc lập mà thừa hưởng kết quả từ hệ thống, chính vì vậy, giữa các quy trình cần nhất quán, không mang tính mâu thuẫn.
- Quy trình kế toán cần được phổ biến đến những bộ phận liên quan: Quy
trình kế toán không chỉ có ý nghĩa đối với các thành viên trong bộ phận kế
toán mà ngay cả các bộ phận khác cũng cần biết đến nó để hiểu rõ những yêu cầu và thủ tục cần thiết đế tiến hành công việc. Ví dụ như phòng mua hàng cần quan tâm đến quy trình kế toán phải trả, phòng bán hàng cần quan tâm
đến quy trình kế toán phải thu, bộ phận ngân quỹ cần quan tâm đến quy trình thanh toán…Do đó, trong quy trình kế toán cũng cần xác định rõ những bộ
phận liên quan nào và phổ biến đến họ một cách rõ ràng nhằm đảm bảo hiệu quả làm việc chung của toàn doanh nghiệp.
- Quy trình kế toán cần được cập nhật thường xuyên: Các yêu cầu mới hoặc thực tế làm việc có thể làm cho một số nội dung quy trình trở nên không còn phù hợp. Thế nên, những điều chỉnh hoặc sửa đổi cần được xem xét nhằm giúp cho quy trình ngày càng hoàn thiện và quá trình làm việc hiệu quả hơn.
- Giải pháp về tổ chức bộ máy kế toán: Liên quan đến xây dựng cơ cấu nhân sự kế toán trong môi trường ERP, doanh nghiệp cần quan tâm trên cả hai khía cạnh là số lượng và chất lượng. Doanh nghiệp cần quyết định số lượng nhân viên trong bộ phận và công việc cụ thể đó là gì? Để có thể xác định số
nghiệp, yêu cầu về công việc, yêu cầu về quản lý và kiểm soát.
- Phân chia trách nhiệm: Trong môi trường ERP, một phần hành có thể do nhiều nhân viên kế toán đảm nhiệm hoặc một nhân viên kế toán có thể chịu trách nhiệm đồng thời nhiều phần hành kế toán nhưng vẫn đảm bảo tính kiểm soát, không trùng lắp và không bỏ sót nghiệp vụ. Khi phân chia trách nhiệm nên xem xét đến khối lượng công việc, mức độ phức tạp của công việc, thời gian thực hiện đồng thời đảm bảo công bằng giữa các nhân viên. Mỗi phần hành cần có bảng mô tả công việc trình bày đầy đủ các nội dung sau: phạm vi, trách nhiệm, công việc (thường xuyên và định kỳ), quan hệ, tiêu chuẩn đánh giá. Công việc cụ thể của từng nhân viên cũng cần được soạn thảo và thể hiện qua bảng mô tả công việc. Ý nghĩa của bảng mô tả công việc không chỉ giúp ích cho nhân viên hiểu rõ công việc của mình mà còn chỉ rõ mối quan hệ giữa các bộ phận.
- Phân quyền truy cập: Một công việc cũng cần được chú ý là phân quyền truy cập hệ thống. Quy trình kế toán đã được xây dựng cùng với việc phân chia trách nhiệm rõ ràng sẽ giúp ích cho việc phân quyền truy cập trên hệ thống ERP. Kế toán trưởng nên là người thực hiện công tác này và có trách nhiệm rất quan trọng. Vì nếu việc phân quyền không hiệu quả sẽ ảnh hưởng
đến toàn bộ hệ thống chứ không riêng gì đối với bộ phận kế toán. Công việc phân quyền truy cập cũng cần được soạn thảo bằng văn bản và căn cứ trên chức vụ, vị trí của phần hành mà khai báo quyền được xem, thêm, sửa, xóa hợp lý.
- Các bộ phận nghiệp vụ phải thực hiện công việc trên web, khi đó toàn bộ
dữ liệu tập trung tại văn phòng, mọi truy cập, luân chuyển dữ liệu đều thực hiện thông qua Internet.
- Khi tổ chức thực hiện triển khai hệ thống ERP, doanh nghiệp cần chuẩn bị tốt trong việc mua sắm trang thiết bị, huấn luyện người dùng, tổ chức kiểm
tra và thử nghiệm, chuyển đổi hệ thống.