6. Tổng quan tài liệu nghiên cứ u
2.2.1. Thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và
và thu tiền
Thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền
Hình 2.3 Lưu đồ mô tả chu trình bán hàng và thu tiền
Đàm phán và ký kết hợp đồng: Khi có yêu cầu từ phía khách hàng,
Trung tâm tiếp thị sẽ lập Báo cáo thu nhận thông tin khách hàng. Sau khi phối hợp với phòng Kinh doanh khảo sát sơ bộ, phòng Tài chính – Kế toán kiểm tra tín dụng khách hàng, lập dự toán, báo giá trình lãnh đạo phê duyệt, Trung tâm tiếp thị tiến hành ký kết hợp đồng với khách hàng.
Triển khai thực hiện: Sau khi ký kết hợp đồng xong, phòng Kinh doanh gửi phiếu yêu cầu, yêu cầu đơn vịđược giao khảo sát và lập phương án chi tiết. Các đơn vị, chi nhánh được giao lập phương án chi tiết bốc xếp vận
chuyển, kế hoạch huy động nhân lực gửi về Công ty Vận tải Đa phương thức
để Công ty Vận tải Đa phương thức phê duyệt trước khi thực hiện. Sau khi phương án chi tiết được phê duyệt, phòng Kinh doanh lập phiếu giao nhiệm vụ cho các đơn vị triển khai thực hiện. Hàng tuần các đơn vị thực hiện gửi báo cáo tiến độ thực hiện về phòng Kinh doanh về quá trình, khối lượng thực hiện công trình. Khi thực hiện xong công trình, các đơn vị thực hiện bàn giao biên bản giao nhận hàng và các giấy tờ liên quan cho Phòng Kinh doanh để
thanh toán với chủ hàng và lưu hồ sơ.
Nghiệm thu thanh toán và thanh lý hợp đồng: Phòng Kinh doanh và
các đơn vị thực hiện: căn cứ vào biên bản giao nhận hàng tổ chức nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành từng đợt với chủ hàng, áp đơn giá chuyển cho khách hàng, sau đó chuyển cho phòng Tài chính – Kế toán để lên phiếu giá thực hiện tạm ứng và thanh toán.
Sau khi công trình hoàn thành: các đơn vị thực hiện căn cứ vào khối lượng thực hiện hoàn thành thực tế tại công trình, tập hợp đầy đủ hóa đơn, chứng từ thuê phương tiện…về phòng Kinh doanh kiểm tra nghiệm thu trước khi chuyển phòng Tài chính – Kế toán thanh toán. Phòng Kinh doanh và đơn vị thực hiện căn cứ vào biên bản nghiệm thu từng đợt lập Biên bản nghiệm thu tổng hợp, làm thanh lý hợp đồng với chủ hàng theo đúng qui định của các
điều khoản trong hợp đồng rồi chuyển cho phòng Tài chính kế toán xuất hóa
đơn, theo dõi công nợ, thanh quyết toán với khách hàng.
Thu tiền bán hàng:
Trường hợp chuyển khoản qua ngân hàng: Kế toán tiền nhận giấy báo Có từ ngân hàng tiến hành cập nhật dữ liệu vào chương trình và chuyển giấy báo Có sang kế toán thanh toán để theo dõi công nợ. Kế toán thanh toán vào chương trình đối chiếu, kiểm tra số tiền phải thu khách hàng với số tiền thu được và truy cập vào chương trình xác định các hóa đơn đã thanh toán.
Trường hợp thu tiền mặt: Kế toán tiền cập nhật dữ liệu vào chương trình, in Phiếu thu và chuyển Phiếu thu sang Kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán vào chương trình đối chiếu, kiểm tra số tiền phải thu khách hàng với số tiền thu được và truy cập vào chương trình xác định các hóa đơn đã
được thanh toán.
- Dữ liệu đầu vào của quy trình này là: Hợp đồng vận chuyển, Biên bản giao nhận hàng, Biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành từng
đợt, Biên bản nghiệm thu tổng hợp, Hóa đơn GTGT, Giấy báo có, Phiếu thu.
- Dữ liệu đầu ra của quy trình: Báo cáo bán hàng, Báo cáo phải thu khách hàng, báo cáo tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của bộ phận kế toán.
Như vậy, khi cần thông tin về tình hình công nợ khách hàng, Bộ phận trung tâm tiếp thị phải chờ đợi báo cáo tình hình tín dụng của khách hàng từ
phòng Tài chính – Kế toán chuyển sang gây chậm trễ, làm ảnh hưởng đến việc đánh giá, phản hồi thông tin lại cho khách hàng.
Tại Công ty, việc triển khai thực hiện hợp đồng thường do các đơn vị
phụ thuộc làm, do đó các chứng từ phát sinh từ các đơn vị này được chuyển về các bộ phận tại trụ sở chính. Tuy nhiên việc đối chiếu số liệu giữa các phòng ban này vẫn đang được thực hiện một cách thủ công, đối chiếu dựa trên các báo cáo định kỳ do các bộ phận cung cấp lẫn nhau, điều này gây khó khăn không nhỏ trong công tác quản lý đặc biệt là chi phí phát sinh tại công trình.