6. Tổng quan tài liệu nghiên cứ u
3.1.4. Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình tài chính theo định
hướng ERP
a. Chu trình tài chính
Quy trình quản lý TSCĐ
Khi TSCĐ mua về bàn giao đưa vào sử dụng thì các thông tin về tình hình TSCĐ sẽ được cập nhật ngay trên hệ thống và cho phép người dùng thiết lập chu kỳ bảo trì, bảo dưỡng cho từng TSCĐ và cho từng linh kiện chi tiết. Khi ứng dụng hệ thống ERP, việc theo dõi và cung cấp các thông tin liên quan đến tình hình biến động tài sản cố định như tình hình tăng, giảm, thanh lý, điều chuyển TSCĐ được cập nhật ngay trên hệ thống. Hệ thống ERP còn có chức năng tự động tính và hạch toán khấu hao TSCĐ theo nguồn vốn, mục
đích sử dụng. Cuối tháng tự động phân bổ chi phí khấu hao tài sản cho từng bộ phận phòng ban, phân xưởng, công trình, sản phẩm.
Quy trình nhập số liệu và lên báo cáo
Kế toán các phần hành căn cứ vào chứng từ gốc để cập nhật chứng từ
được lập về nghiệp vụ, thông tin so với chứng từ gốc. Kế toán tổng hợp khóa sổ, kết chuyển cuối kỳ. Kế toán trưởng kiểm tra bảng cân đối số phát sinh, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Phó phòng kế
toán in báo cáo và lấy kết quả xác nhận của các bên liên quan.
Với hệ thống ERP, công việc định khoản, các bút toán khóa sổ, kết chuyển, phân bổđược thực hiện tựđộng , tùy chọn theo phương thức quản lý, hạch toán. Tất cả dữ liệu từ các phần hành kế toán khác được tích hợp chặt chẽ với nhau. Do đó hệ thống ERP cho phép thực hiện tự động các báo cáo tài chính, báo cáo thuế định kỳ theo quy định, sổ chi tiết và các báo cáo quản trị
vào bất cứ thời điểm nào.
Quy trình cập nhật và luân chuyển dữ liệu trong chu trình tài chính sau khi hoàn thiện được thể hiện trong sơđồ sau:
Hình 3.13 Lưu đồ hoàn thiện quy trình cập nhật và luân chuyển dữ liệu trong chu trình tài chính
Quy trình lập Báo cáo hợp nhất từ các đơn vị thành viên
Kế toán trưởng dựa vào quyết định của ban lãnh đạo khai báo đơn vị cần lên dữ liệu tổng hợp. Sau khi khai báo, hệ thống sẽ lưu lại, nếu không có gì thay đổi thì thông tin này sẽ được lưu lại và những lần lên báo cáo hợp nhất sẽ
không cần khai báo lại thông tin này. Phó phòng tài chính kế toán kiểm tra số
phó phòng kế toán thực hiện chức năng nhận dữ liệu từ các đơn vị thành viên
để lên báo cáo hợp nhất. Phó phòng kế toán kiểm tra các chỉ tiêu trên báo cáo hợp nhất, sau đó in báo cáo hợp nhất trình kế toán trưởng kiểm tra. Kế toán trưởng kiểm tra lại một lần nữa rồi ký duyệt.
Quy trình lập Báo cáo hợp nhất từ các đơn vị thành viên sau khi hoàn thiện được thể hiện trong sơđồ sau:
b. Tổ chức cơ sở dữ liệu trong chu trình tài chính
Quy trình quản lý TSCĐ
Bước 1: Phân tích các yêu cầu về dữ liệu và xây dựng biểu đồ mô hình liên kết thực thể mở rộng
+ Xác định các tập thực thể và các thuộc tính
Bảng 3.9 Bảng các thực thể và thuộc tính của các thực thể trong quy trình quản lý TSCĐ
Thực thể Thuộc tính
BIENBANBANGIAOTSCĐ Số biên bản giao nhận, Ngày lập, Bên giao, Bên nhận, Ngày Giao nhận, Địa diểm
TSCĐ Mã TSCĐ, Tên TSCĐ, Nước sản xuất, Năm sản xuất, Nguyên giá, Tỉ lệ khấu hao, Khấu hao Lũy kế, Ngày bắt đầu sử dụng
PHIEUTANGTSCĐ Số phiếu tăng TSCĐ, mã TSCĐ Ngày lập phiếu, nội dung, số tiền
PHIEUGIAMTSCĐ Số phiếu giảm TSCĐ, mã TSCĐ, Ngày lập phiếu, nội dung, số tiền
SUACHUALONTSCĐ Số biên bản sửa chữa lớn, Đơn vị sửa chữa, nội dung, Ngày sửa chữa, Ngày hoàn thành, Giá dự toán, Chi phí thực tế
PKHAUHAOTSCĐ Số phiếu khấu hao TSCĐ, mã TSCĐ, Ngày lập phiếu, nội dung, số tiền
ĐONVISUDUNG Mã đơn vị sử dụng, tên đơn vị, địa chỉ
NHATKY Mã chứng từ, Số chứng từ, Ngày chứng từ, Họ tên, Đơn vị, Diễn giải
+ Xác định các mối liên kết và các thuộc tính
Hình 3.15 Sơđồ các mối liên kết thực thể trong quy trình quản lý TSCĐ
Bước 2:Biến đổi mô hình mối liên kết thực thể mở rộng thành các quan hệ
Bảng 3.10 Bảng các tập tin cơ sở dữ liệu trong quy trình quản lý TSCĐ
Các tập tin Thuộc tính
BIENBANBANGIAOTSCĐ SoBienbanGN, NgayLapBienBan, BenGiao, BenNhan, NgayGiaoNhan, ĐiaĐiem
TSCĐ MaTSCĐ, TenTSCĐ, MaĐVi, NuocSX, NamSX, NguyenGia, TiLeKhauHao, KhauhaoLuyKe, NgayBatĐauSD
PHIEUTANGTSCĐ SoPhieuTangTSCĐ, NgayLapPhieu, MaTSCĐ, NoiDung, SoTien
PHIEUGIAMTSCĐ SoPhieuGiamTSCĐ, NgayLapPhieu, MaTSCĐ, NoiDung, SoTien
SUACHUALONTSCĐ SoBienbanSCL, MaTSCĐ, ĐonViSC, NoiDung, NgaySC, NgayHoanThanh, GiaDuToan, CPThucTe PKHAUHAOTSCĐ SoPhieuKHTSCĐ, NgayLapPhieu, MaTSCĐ,
NoiDung, SoTien
ĐONVISUDUNG MaĐVi, TênĐVi. ĐiaChi
NHATKY MaCTu, SoCTu, NgayCTu, HoTen, ĐonVi, DienGiai
Bước 3: Chuẩn hóa cơ sở dữ liệu
BIENBANBANGIAOTSCĐ (SoBienbanGN, NgayLapBienBan, BenGiao, BenNhan, NgayGiaoNhan, ĐiaĐiem)
ĐONVISUDUNG (MaĐVi, TênĐVi, ĐiaChi)
TSCĐ ( MaTSCĐ, TenTSCĐ, MaĐVi, NuocSX, NamSX, NguyenGia, TiLeKhauHao, KhauhaoLuyKe, NgayBatĐauSD)
PHIEUTANGTSCĐ (SoPhieuTangTSCĐ, NgayLapPhieu, MaTSCĐ, NoiDung, SoTien)
PHIEUGIAMTSCĐ (SoPhieuGiamTSCĐ, NgayLapPhieu, MaTSCĐ, NoiDung, SoTien)
SUACHUALONTSCĐ (SoBienbanSCL, MaTSCĐ, ĐonViSC, NoiDung, NgaySC, NgayHoanThanh, GiaDuToan, CPThucTe)
PKHAUHAOTSCĐ (SoPhieuKHTSCĐ, NgayLapPhieu, MaTSCĐ, NoiDung, SoTien)
NHATKY (MaCTu, SoCTu, NgayCTu, HoTen, ĐonVi, DienGiai)
Quy trình cập nhật dữ liệu và lập báo cáo
Bước 1: Phân tích các yêu cầu về dữ liệu và xây dựng biểu đồ mô hình mối liên kết thực thể mở rộng
+ Xác định các tập thực thể và các thuộc tính
Bảng 3.11 Bảng các thực thể và thuộc tính của các thực thể trong quy trình cập nhật dữ liệu và lập báo cáo
Thực thể Thuộc tính NHATKY Mã chứng từ, Số chứng từ, Ngày chứng từ, Họ tên, Đơn vị, Diễn giải SOCAI Mã tài khoản, Dư Nợ đầu năm, Dư có đầu năm, Phát sinh nợ tháng, Phát sinh có tháng, Dư Nợ tháng, Dư Có tháng
+ Xác định các mối liên kết và các thuộc tính
Hình 3.16 Sơ đồ luân chuyển dữ liệu của các tập tin trong quy trình cập nhật dữ liệu và lập báo cáo
Bước 2:Biến đổi mô hình mối liên kết thực thể mở rộng thành các quan hệ
Bảng 3.12 Bảng các tập tin cơ sở dữ liệu trong quy trình cập nhật dữ liệu và lập báo cáo
Các tập tin Thuộc tính
NHATKY MaCTu, SoCTu, NgayCTu, HoTen, ĐonVi, DienGiai
SOCAI MaTK, DưNoĐauNam, DưCoĐauNam, PSNoThang, PSCoThang, DưNoThang, DưCoThang
Bước 3: Chuẩn hóa cơ sở dữ liệu
NHATKY (MaCTu, SoCTu, NgayCTu, HoTen, ĐonVi, DienGiai)
CTNHATKY (MaCTu, SoCTu, NgayCTu, SoTien, TKNo, TKCo, ChiTietTKNo, ChiTietTKNo)
PSCoThang, DưNoThang, DưCoThang )
c. Mã hóa dữ liệu trong chu trình tài chính
(1)Mã TSCĐ được thiết kế như sau:
LL TT CCC YYYY SSSS - LL : Hai kí tự đầu là loại TSCĐ -TT : Số hiệu TSCĐ -CCC: Nước sản xuất theo ký hiệu quốc tế -YYYY: Năm Sản Xuất -SSSS : Năm sử dụng (2)Mã chứng từ: gồm 14 kí tựđược mã hóa LLL TTT YYYY SSSS - LLL : Loại chứng từ -TTT : Tên chứng từ -YYYY: Năm chứng từ -SSSS : Số chứng từ
d. Tổ chức hệ thống báo cáo trong chu trình tài chính
Hệ thống ERP tự động tổng hợp số liệu và lên đầy đủ các báo cáo tài chính giữa niên độ, báo cáo quyết toán năm theo các chếđộ kế toán hiện hành và có thể tạo ra nhiều báo cáo khác nhau theo yêu cầu của người sử dụng như
cấp các báo cáo phân tích về doanh thu, chi phí phát sinh trong kỳ, các báo cáo so sánh giữa các kỳ, giữa các bộ phận hạch toán, và so sánh giữa ngân sách kế hoạch và thực tế thực hiện.