6. Tổng quan tài liệu nghiên cứ u
3.3. CÁC ĐIỀU KIỆN ĐỂ THỰC HIỆN GIẢI PHÁP
Trên thế giới, hiện có rất nhiều doanh nghiệp lớn triển khai và sử dụng giải pháp ERP cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh của mình. ERP
được đánh giá cao trong việc giúp doanh nghiệp tăng khả năng cạnh tranh hiệu quả, việc triển khai thành công sẽ tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài. Để việc triển khai ERP tại Công ty được thành công, cần phải có những điều kiện sau:
Đảm bảo có sự cam kết từ cấp lãnh đạo
Dự án ERP cần phải được định hướng từ trên xuống dưới, cần có người từ đội ngũ lãnh đạo tham gia chỉ đạo, hỗ trợ hàng ngày. Chuẩn bị về con người sẽ là khâu quan trọng nhất trong khi chuẩn bị triển khai ERP. Cần phải có sự đồng lòng từ ban quản trị cấp cao nhất đến từng nhân viên. Để chuẩn bị
tốt điều này, ban quản trị cần phải giải thích rõ tác dụng của ERP và cần phải tìm hiểu, quan tâm đến những khó khăn của nhân viên khi thực hiện ERP. Cũng như cần phải động viên, khen thưởng trong quá trình thực hiện. Sự
quyết tâm cao của cán bộ công nhiên viên là yếu tố dẫn đến thành công rất cao khi triển khai ERP. Và việc giải quyết tốt nguồn lao động bên cạnh chính sách động viên cũng rất cần thiết khi nghiên cứu triển khai ERP. Doanh nghiệp cũng cần có đủ cán bộ có năng lực, dám chấp nhận và biết cách thay
đổi. Quan trọng nhất là sự cam kết của lãnh đạo và năng lực quản lý được các thay đổi mà ERP yêu cầu.
Đảm bảo về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin
Đổi mới về công nghệ, trang bị hệ thống mạng máy tính cho toàn hệ
thống. Cần có sự đổi mới đồng bộ trong hệ thống công nghệ thông tin của toàn doanh nghiệp. Một hệ thống muốn hoạt động tốt thì nhất thiết các bộ
dẫn đến sự khập khiễng. Vì bản chất của ERP là sự hoạt động tải dữ liệu về
trung tâm xử lý và mang tính cập nhật liên tục trên toàn hệ thống. Do vậy,cơ
sở hạ tầng công nghệ thông tin cần phải được đồng bộ hóa, chuẩn hóa và củng cố như các mạng, băng thông rộng, mạng LAN tin cậy và tính tương hợp của các mạng.
Đảm bảo chi phí
Chi phí để đầu tư cho ERP và để đưa nó vào hoạt động hoàn chỉnh là tương đối lớn không chỉ về năng lực phần cứng, phần mềm và cả năng lực con người. Chi phí lớn nhất trong ngân sách chi tiêu cho ERP nằm ở phần triển khai. Xác định trước những khoản mục chi phí sẽ giúp việc triển khai
đảm bảo tiến độ và chất lượng, bằng không, sẽ dễ bị sa lầy và thất bại. Chi phí triển khai ERP gồm khá nhiều mục, tùy thuộc vào mỗi nhà triển khai. Tuy nhiên, chi phí cơ bản thường là chi phí bản quyền, hỗ trợ triển khai, tư vấn, bảo trì vận hành hệ thống... Ngoài ra là các chi phí cho hạ tầng ứng dụng công nghệ thông tin nói chung như phần cứng, hạ tầng mạng. Một chi phí nữa chiếm khá nhiều là chi phí con người trong doanh nghiệp để duy trì hệ thống, hỗ trợ người sử dụng và giải quyết các vấn đề liên quan đến hệ thống ERP.
Đảm bảo người dùng cuối được đào tạo đầy đủ
Việc triển khai chưa dừng lại sau khi đã thiết kế, cấu hình và cài đặt được hệ thống bởi hệ thống không thể tự nó mà vận hành được, những người dùng cuối bao gồm đội ngũ quản trị hệ thống và đội ngũ nhân viên cần phải được
đào tạo để sử dụng hệ thống đúng cách và hiệu quả nhất. Việc đào tạo cần
được thực hiện một các nghiêm túc, hướng dẫn lý thuyết phải gắn liền với thực hành ngay trên máy. Nếu có điều kiện doanh nghiệp nên đào tạo cho tất cả người dùng tuy nhiên, do đặc điểm doanh nghiệp có nhiều chi nhánh và người dùng quá đông, doanh nghiệp có thể lựa chọn đào tạo những người chủ
Quản lý thay đổi hiệu quả
Một điều chắc chắn là sự ra đời của hệ thống mới sẽ ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh trong doanh nghiệp: các quy trình kinh doanh, thủ tục thay
đổi dẫn đến vai trò của một số nhân sự sẽ khác… Do mỗi người đều có phản
ứng khác nhau trước những thay đổi, nên đây sẽ là lúc doanh nghiệp cần có một chiến lược khéo léo để từng bước đưa ERP vào hoạt động một cách nhịp nhàng, hiệu quả.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Trên cơ sở những hạn chế còn tồn tại trong công tác tổ chức thông tin kế
toán tại Công ty Cổ phần vận tải Đa phương thức ở chương 2, trong chương này tác giả đưa ra giải pháp tổ chức thông tin kế toán theo định hướng ERP tại Công ty như:
Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán theo định hướng ERP trong các chu trình bán hàng và thu tiền, chu trình mua hàng và thanh toán, chu trình sản xuất và chu trình tài chính. Tổ chức cơ sở dữ liệu theo định hướng ERP, hoàn thiện các bộ mã, và tổ chức hệ thống báo cáo trong các chu trình tại Công ty.
Đưa ra một số kiến nghị và đề xuất nhằm thực hiện triển khai giải pháp như xây dựng một quy trình chuẩn trong đó quy trình kế toán cần thống nhất với quy trình của toàn doanh nghiệp, giải pháp về tổ chức bộ máy kế toán, phân chia trách nhiệm, phân quyền truy cập.
Đưa ra các điều kiện để việc triển khai ERP tại Công ty được thành công như: cần phải có sự cam kết từ cấp lãnh đạo, sự đảm bảo về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin cũng như sự đảm bảo về chi phí, công tác huấn luyện người dùng và quản lý thay đổi hiệu quả. Sự chuẩn bị kỹ càng từ ban lãnh đạo và đội ngũ nhân viên sẽ từng bước giúp việc đưa ERP vào hoạt động một cách nhịp nhàng, hiệu quả.
KẾT LUẬN
ERP là một công cụ hiệu quả giúp cho doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh trong xu thế hội nhập quốc tế. Việc ứng dụng ERP đã đem lại những thay đổi to lớn với hệ thống kế toán và chất lượng thông tin kế toán giúp cho việc cung cấp thông tin tài chính nhanh chóng, chính xác. Nhờ đó doanh nghiệp có thể quản lý tối ưu các nguồn lực của mình, tạo niềm tin cho các đối tác và các nhà đầu tư.
Qua nghiên cứu lý luận và phân tích thực trạng tổ chức thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vận tải Đa phương thức, luận văn đã giải quyết một số
vấn đề sau:
Phân tích cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán theo định hướng ERP trong doanh nghiệp.
Tìm hiểu thực trạng tổ chức thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vận tải đa phương thức thông qua việc tìm hiểu về thực trạng hệ thống tài khoản kế toán, thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong các chu trình kế toán, thực trạng tổ chức dữ liệu và mã hóa dữ liệu cũng như thực trạng tổ chức hệ thống báo cáo tại Công ty. Đánh giá thực trạng tổ chức thông tin kế toán tại Công ty cổ phần Vận tải đa phương thức, chỉ ra những ưu điểm, nhược điểm để tìm giải pháp khắc phục.
Đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán theo định hướng ERP thông qua việc hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong các chu trình, tổ chức cơ sở dữ liệu theo định hướng ERP, hoàn thiện các bộ mã, đưa ra một số kiến nghị và đề xuất nhằm triển khai giải pháp.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
Tiếng Việt
[1] Nguyễn Văn Ba (2003), Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, NXB đại Học Quốc Gia Hà Nội
[2] TS. Phạm Thị Thanh Hồng, ThS. Phạm Minh Tuấn (2006), Giáo trình Hệ
thống thông tin quản lý, Nhà xuất bản Khoa học và kỹ thuật Hà Nội. [3] Nguyễn Thị Bích Liên ( 2012), Xác định và kiểm soát các nhân tố ảnh
hưởng chất lượng thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng hệ
thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp( ERP) tại các doanh nghiệp Việt Nam, Luận án Tiến sĩ kinh tế, Thành phố Hồ Chí Minh. [4] Huỳnh Thị Thanh Nguyên (2013), Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo
định hướng ERP tại Công ty cổ phần thương mại Nguyễn Kim, Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh, Đại học Đà Nẵng.
[5] TS Vũ Trọng Phong (2010), Bài giảng môn hệ thống thông tin kế toán,
Học viện Công nghệ bưu chính viễn thông.
[6] Thiều Thị Tâm, Nguyễn Việt Hưng, Phạm Quang Huy (2008), Hệ thống thông tin kế toán, NXB Thống Kê.
[7] Trần Thanh Thúy (2011), Tình hình ứng dụng ERP và sự tác động của ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam, Luận văn thạc sĩ kinh tế, Đại học Thành phố Hồ Chí Minh. [8] TS. Nguyễn Mạnh Toàn, Ths. Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011), “Tổ chức dữ
liệu kế toán trong điều kiện tin học hóa”, Tạp chí Kế toán và Kiểm toán, Số: 91, Trang: 31-34 và 36.
[9] TS. Nguyễn Mạnh Toàn (2011), “Tiếp cận theo chu trình – cơ sở để nâng cao hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán”, Tạp chí Kế toán & Kiểm toán, số 92, trang 20-23.
Tiếng Anh
[10 ] Abeer N. Al_Nafjan, Dr. Abdullah S. Al-Mudimigh, 2005, “ The impact of change management in ERP system: A case study of madar”, Journal of Theoretical and Applied Information Technology , Vol23No2, p91
[11] Marnewick, C. & Labuschagne, L, 2005, “ A conceptual model for enterprise resource planning (ERP)”, Information Management & Computer Security, 13 No.2, pp.144
[12]Mishra Alok, 2008, Achieving Business Benefits From ERP Systems. In:
Salim, R. & Ferran, C, ed. 2008. Enterprise Resource Planning for Global Economies: Managerial Issues and Challenges. IGI Global, p77-93
[13] James A. Hall (2004), Accounting information Systems, 4th. Ed, South-
Western Publishing Company.
[14] Jignesh Chheda (2008), Information Systems Control, The Institute of
Chartered Accountants of India, p253
[15] Qingling Liu (2012), The Research on the Enterprise Accounting Process Reengineering Based on the ERP Environment, in: Journal of
software, Vol.7, No.10
[16] Romney, M. & Steinbart, P., 2006, “Accounting Information System”,
United States of American, Pearson Prentice Hall.
[17] Shehab, E. M., Sharp, M. W., Supramaniam, L. & Spedding, T. A, 2004. “ Enterprise resource planning: An integrative review”, Business Process Management Journal, 10 No.4, 359-386.
[18] Sutton, S. G., 2006, “Enterprise systems and the re-shaping of accounting systems: A call for research”, International Journal of Accounting Information Systems 7, p 1-6.
[19]Sylvestre Uwizeyemungu, Louis Raymond, 2005, “Essential characteristics of an ERP system: conceptualization and operationalization”, Journal of information and organizational sciences, Volume 29, Number 2
Các trang website [20] www.itgvietnam.com [21] www.igi-global.com [22] www.pcworld.com [23] www.ssg.vn [24] www.swlearning.com [25] www.wirc-icai.org
PHỤ LỤC
[1] Phiếu yêu cầu
[2] Phiếu giao nhiệm vụ
[3] Giấy đề nghị mua vật tư, phụ tùng, thiết bị
[4] Danh sách tổng hợp các nhà cung ứng
[5] Báo cáo thông tin thu nhận từ khách hàng
[6] Bảng theo dõi báo giá, dự thầu
[7] Bảng theo dõi bàn giao chứng từ nội bộ
[8] Bảng tổng hợp kết quả hoàn thành công việc [9] Bảng tổng hợp tiền lương và phụ cấp
CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC BẢNG TỔNG HỢP KẾT QUẢ HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC
P. TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN PHÒNG TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN CÔNG TY MẸ
Tháng 3/2014
A- Kết quả hoàn thành công việc cá nhân
Công việc Điểm
KQHTCV
Xếp hạng kết quả hoàn thành công việc Ghi chú
Hhcn1 Hhcn2 Hhcn3 Hhcn5 Hhcn6
1. Phó TGĐ
2. Kế toán trưởng công ty
3. Phó phòng KT 4. Cv kế toán chuyên quản –Tổng hợp 5. Cv tổ thu hồi công nợ 6. Cv công nợ khách hàng 7. Cv kế toán chuyên quản 8. Thủ quỹ 9. Cv kế toán TSCĐ 10. Cv kế toán tổng hợp 11. Cv kế toán vật tư 12. CV kế toán tiền mặt
13. Cv công nợ, thanh toán, tiền
lương 1.05 1.05 0.97 1.05 1.05 0.98 1.05 1.05 0.98 1.05 0.95 0.95 0.97 1.1 1.1 1.1 1.1 1.1 1.1 1 1 1 1 1 1 1 Tổng GĐđánh giá Nt Nt Lãnh đạo phòng đánh giá Nt Nt download by : skknchat@gmail.com
B- Kết quả hoàn thành công việc tập thể
- Đơn vị, phòng ban tự kiểm điểm và nhận hạng hoàn thành công việc của tập thể.
Tổng GĐ/GĐ xét duyệt hạng hoàn thành công việc. + Hoàn thành tốt công việc + Hoàn thành tốt công việc nhưng có một số thiếu sót nhỏ + Chưa hoàn thành công việc Hhtt1 = 1.05 Hhtt2 = 1.00 Hhtt3 = 0.95 + Hoàn thành tốt công việc + Hoàn thành tốt công việc nhưng có một số thiếu sót nhỏ + Chưa hoàn thành công việc Hhtt1 = 1.05 Hhtt2 = 1.00 Hhtt3 = 0.95 X - - Đà Nẵng, ngày 31 tháng 03 năm 2014 TỔNG GIÁM ĐỐC / GIÁM ĐỐC TRƯỞNG ĐƠN VỊ TRƯỞNG BỘ PHẬN
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)
( Nguồn Phòng Tài chính kế toán)