6. Tổng quan tài liệu nghiên cứ u
2.2.3.Thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình sản xuấ t
Thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình sản xuấtđược thể hiện qua các quy trình: Quy trình xuất kho nguyên vật liệu, Quy trình quản lý nhân sự tiền lương, Quy trình tập hợp chi phí, tính giá thành dịch vụ vận tải.
Quy trình xuất kho nguyên vật liệu
Hình 2.6 Lưu đồ mô tả quy trình xuất kho nguyên, nhiên liệu, vật liệu
Đối với vật tư, phụ tùng phục vụ cho công tác sửa chữa phương tiện, thiết bị:
Trong quá trình sửa chữa phương tiện, thiết bị, khi có phát sinh nhu cầu về vật tư, phụ tùng, bộ phận sửa chữa lập giấy đề nghị hoặc phiếu giao nhiệm vụ chuyển đến phòng Kỹ thuật – Vật tư . Căn cứ vào giấy đề nghị hoặc phiếu giao nhiệm vụ được duyệt, Phòng Kỹ thuật – Vật tư sẽ lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên, một liên lưu chuyển xuống thủ kho để
xuất kho theo yêu cầu, một liên lưu ở phòng Kỹ thuật – Vật tư để làm cơ sở
kiểm tra đối chiếu khi cần. Thủ kho sau khi kiểm tra tiến hành xuất vật tư, phụ tùng theo đúng yêu cầu, đồng thời, ký vào phiếu xuất kho và vào thẻ kho.
Cuối tháng, phòng Kỹ thuật – Vật tư kiểm tra bảng tổng hợp vật tự phụ
tư, phụ tùng và báo cáo tiêu hao nguyên vật liệu chuyển đến phòng Tài chính – Kế toán. Kế toán vật tư căn cứ vào bảng tổng hợp vật tư, phụ tùng và báo cáo tiêu hao nguyên vật liệu để đối chiếu kiểm tra với số liệu xuất vật tư, cập nhật dữ liệu.
Đối với nguyên nhiên liệu:
Nguyên nhiên liệu vật liệu được sử dụng chủ yếu ở Công ty bao gồm: xăng, dầu DO, mỡ, dầu thủy lực, nhớt ô tô,…Trên cơ sở lệnh điều động theo hợp đồng, bộ phận có yêu cầu làm thủ tục tạm ứng chi phí nhiên liệu chuyển cho phòng Kỹ thuật – Vật tư duyệt phần chi phí nhiên liệu, việc xét duyệt chi phí nhiên liệu dựa trên sản lượng dự kiến. Sau đó chuyển toàn bộ chứng từ
cho Phòng Tài chính Kế toán để tiến hành thủ tục tạm ứng cho lái xe, chủ tàu. Sau khi lái xe thực hiện xong công việc, cán bộ chuyên trách của Phòng Kỹ
thuật vật tư căn cứ trên chứng từ (hóa đơn nhiên liệu, phiếu cấp nhiên liệu…) do lái xe, chủ tàu giao để lập Phiếu nhập xuất thẳng làm cơ sở nghiệm thu nhiên liệu cho lái xe, chủ tàu.
Lái xe, chủ tàu tập hợp toàn bộ chứng từ phát sinh trong quá trình thực hiện công việc như: Hóa đơn nhiên liệu, Phiếu cấp nhiên liệu, lệ phí cầu
đường…để làm thủ tục hoàn ứng. Phòng Tài chính kế toán căn cứ vào chứng từ do Lái xe, chủ tàu và Phòng Kỹ thuật – Vật tư cung cấp, tiến hành đối chiếu để làm thủ tục hoàn ứng cho lái xe, chủ tàu.
Như vậy, nhiên liệu được nghiệm thu chỉ mới căn cứ vào các chứng từ
do lái xe, chủ tàu mang về mà chưa quan tâm đến khối lượng công việc mà lái xe, chủ tàu đã thực hiện tương ứng với mức nhiên liệu được nghiệm thu.
Việc kiểm soát chi phí nhiên liệu tại Công ty chưa đạt hiệu quả do việc kiểm tra, đối chiếu các chứng từ này chỉ được thực hiện thủ công, dựa trên các báo cáo do các bộ phận cung cấp lẫn nhau nên rất khó kiểm soát, dễ xảy ra gian lận
Quy trình quản lý nhân sự tiền lương
Hình 2.7 Lưu đồ mô tả quy trình quản lý nhân sự, tiền lương
Hàng ngày, tổ trưởng của các tổ (đội) sản xuất tại các đơn vị thực hiện tiến hành kiểm tra theo dõi chấm công và chấm điểm mức độ hoàn thành công việc của từng cá nhân trong bộ phận hoặc trong đội của mình. Cuối tháng, tổ trưởng chuyển Bảng chấm công và Bảng tổng hợp hệ số hoàn thành công việc của cá nhân, tổ (đội) sản xuất về Phòng Tổ chức lao động. Phòng Tổ chức lao động có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra, đối chiếu danh sách công nhân, nhân viên trong bảng chấm công tiến hành xét duyệt vào bảng chấm công, sau đó các chứng từ về chi phí lương (bảng chấm công, bảng tổng hợp
nghiệm thu công, bảng tổng hợp hệ số hoàn thành công việc của cá nhân, tổ,
đội sản xuất…) được chuyển lên Phòng Tài chính Kế toán để lưu trữ, theo dõi, kiểm tra. Đồng thời căn cứ vào bảng tính lương đã được duyệt, kế toán tiền lương sẽ hạch toán vào máy. Sau đó in bảng thanh toán lương và tiến hành thanh toán lương cho người lao động.
Việc tính lương cho nhân viên gặp khó khăn do lượng lao động kỹ thuật, lái xe của Công ty thường xuyên thay đổi vị trí làm việc, nên rất mất thời gian việc đối chiếu chứng từ giữa bộ phận kế toán và phòng Tổ chức lao động. Vì vậy, khối lượng công việc của phòng kế toán rất nhiều do phải theo dõi tình hình điều động nhân sự, chức danh, nhiệm vụ, mức lương của người lao động tại từng thời điểm.
Quy trình tập hợp chi phí, tính giá thành dịch vụ vận tải
Hình 2.8 Lưu đồ mô tả quy trình tập hợp chi phí, tính giá thành dịch vụ vận tải
Tập hợp chi phí
Mỗi hợp đồng được phòng Tài chính kế toán mã hóa ra từng mã vụ việc
để quản lý các chi phí thực hiện phát sinh trực tiếp. Khi thực hiện hợp đồng, Kế toán cho tạm ứng chi phí thực hiện căn cứ vào các ước tính chi phí theo
định mức Công ty qui định. Sau khi thực hiện : căn cứ sản lượng thực tế (giờ
hoạt động, số km thực hiện, khối lượng hàng hóa vận chuyển ....) và định mức chi phí qui định để qui đổi, tính ra chi phí thực hiện (chi phí nhiên liệu, hướng dẫn giao thông, tiền lương). Các chi phí thực tế ( thuê ngoài ) căn cứ xác nhận thực tế tại hiện trường và đơn vị giám sát phê duyệt (theo thẩm quyền giao) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
được ghi nhận để thanh toán.
Cách tính giá thành :
+ Các chi phí liên quan trực tiếp đến công trình : sau khi thực hiện được tập hợp tính giá thành cho từng công trình.
+ Các chi phí gián tiếp được tổng hợp theo kỳ (chi phí tiền lương nhân viên quản lý theo từng tháng, khấu hao theo từng quí, mua vật tư dụng cụ, xăm lốp, sửa chữa tài sản cố định trích trước cuối kỳ và phát sinh từng lần) không xác định trực tiếp cho từng công trình nên được tập hợp vào chi phí quản lý chung.
Kế toán tổng hợp tập hợp chứng từ do các kế toán viên chuyển sang như: bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương, báo cáo tình hình nhập xuất nguyên nhiên liệu vật liệu, bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định…Tiến hành kiểm tra, đối chiếu rồi tính giá thành dịch vụ vận tải.
Dữ liệu đầu vào: Hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng tổng hợp nghiệm thu công, bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương, phiếu xuất kho, báo cáo tình hình nhập xuất nguyên nhiên liệu vật liệu…
Dữ liệu đầu ra:Bảng tính giá thành dịch vụ vận tải
cho từng công trình, từng hợp đồng vận chuyển dẫn đến Công ty không đánh giá được hiệu quả hoạt động của từng công trình, từng hợp đồng cụ thể.
Chi phí phục vụ sản xuất còn lớn, nhất là khâu sử dụng vật tư thiết bị còn lãng phí do công tác quản lý vật tư không tốt gây lãng phí, chồng chéo, dư
thừa làm cho giá thành quá cao.