6. Tổng quan tài liệu nghiên cứ u
1.3.3. Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình mua hàng và thanh toán
(1) Tiếp nhận, xử lí đơn đặt hàng và lập lệnh bán hàng,
(2) Chuẩn bị hàng, vận chuyển hàng và giao hàng cho khách hàng, (3) Lập hóa đơn, theo dõi thanh toán và thu tiền
(4) Phân tích tình hình tiêu thụ.
Hình 1.2 Sơ đồ dòng dữ liệu của chu trình bán hàng và thu tiền
1.3.3.Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình mua hàng và thanh toán toán
Chu trình mua hàng và thanh toán là chu trình liên quan đến quá trình mua hàng và thanh toán với nhà cung cấp. Chu trình mua hàng và thanh toán cũng tồn tại trong mọi loại hình doanh nghiệp. Hai chức năng chính của chu
trình mua hàng và thanh toán là mua hàng và thanh toán tiền cho nhà cung cấp. Xây dựng chu trình mua hàng và thanh toán một cách khoa học đóng vai trò quan trọng không chỉ góp phần thực hiện quá trình cung ứng một cách có hiệu quả mà còn đảm bảo các mục tiêu về kiểm soát và quản lí nội bộ doanh nghiệp. Chu trình này liên quan đến các phân hệ: mua hàng, nhận hàng, theo dõi thanh toán và chi tiền.
Mục tiêu của chu trình mua hàng và thanh toán là tạo điều kiện thuận lợi cho việc mua hàng và thanh toán với nhà cung cấp khi phát sinh nhu cầu về
nguyên liệu vật liệu, hàng hóa và dịch vụ. Chức năng của tài chính kế toán trong chu trình mua hàng và thanh toán là tham gia quản lí và kiểm soát hàng tồn kho, hạch toán chi tiết và tổng hợp hàng tồn kho về phương diện giá trị, theo dõi các khoản phải trả cho nhà cung cấp và cung cấp thông tin liên quan
đến quá trình mua hàng và thanh toán.
Các chủ thể chủ yếu tham gia vào quá trình cung ứng gồm nhà cung cấp, các bộ phận có nhu cầu, bộ phận mua hàng, bộ phận nhận hàng, quản lí kho hàng, kế toán hàng tồn kho, kế toán thanh toán, kế toán tiền mặt, kế toán tiền ngân hàng, kế toán tổng hợp và ngân hàng. Để thực hiện tốt các chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán, cần thiết phải có sự phối hợp đồng bộ
giữa các bộ phận thông qua việc chia sẻ thông tin trong toàn bộ chu trình.
Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình mua hàng và thanh toán:
Sơ đồ dòng dữ liệu chu trình mua hàng và thanh toán gồm 4 nút xử lí tương ứng với 4 chức năng cơ bản của chu trình, đó là:
(1) Tiếp nhận yêu cầu mua hàng và xử lí đơn đặt hàng,
(2) Làm các thủ tục nhận hàng, nhập kho và bảo quản hàng hóa,
(3) Chấp nhận thanh toán, theo dõi công nợ và chi tiền thanh toán cho nhà cung cấp,
Hình 1.3 Sơđồ dòng dữ liệu của chu trình mua hàng và thanh toán
1.3.4.Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình sản xuất
Chu trình sản xuất là quá trình biến đổi nguyên vật liệu, lao động, máy móc thiết bị và các yếu tố đầu vào khác thành sản phẩm và dịch vụ để thỏa mãn nhu cầu của khách hàng.
Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình sản xuất nhằm ghi chép, xử lí các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến việc sử dụng lao động, tiêu hao nguyên vật liệu và chi phí sản xuất chung để sản xuất ra sản phẩm, dịch vụ.
Tổ chức tốt hệ thống thông tin kế toán trong chu trình sản xuất nhằm: - Đảm bảo chi phí về nguyên vật liệu và các nguồn lực khác cần thiết cho quá trình sản xuất là thấp nhất. Khai thác năng lực sản xuất một cách tối đa,
tận dụng tối đa các nguồn lực và giảm thiểu sai hỏng trong quá trình sản xuất. - Xác định đầy đủ và chính xác chi phí, tính giá thành sản phẩm cho một
đơn đặt hàng hoặc một đối tượng tính giá thành cụ thể.
- Phân tích biến động chi phí phục vụ cho việc quản trị chi phí.
Các chủ thể chính tham gia vào chu trình sản xuất bao gồm: bộ phận thiết kế sản phẩm, kế hoạch sản xuất, phân xưởng sản xuất, quản lí tồn kho nguyên vật liệu, quản lí nhân sự, kế toán chi phí, và giá thành sản phẩm.
1.3.5.Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình tài chính
Chu trình tài chính bao gồm các hoạt động còn lại ngoài chu trình bán hàng và thu tiền, chu trình mua hàng và thanh toán, chu trình sản xuất. Đó là hoạt động huy động vốn, hoạt động đầu tư xây dựng, mua sắm tài sản cốđịnh và hệ thống kế toán tổng hợp – lập báo cáo tài chính.
Tổ chức thông tin trong hoạt động huy động vốn: Trong nền kinh tế thị
trường, các phương thức huy động vốn của doanh nghiệp cũng rất đa dạng, cho phép khai thác mọi nguồn vốn nhàn rỗi trong nền kinh tế thị trường. Xây dựng một chính sách huy động vốn một cách tối ưu nhất nhằm nâng cao hiệu quả tài chính của doanh nghiệp đồng thời hạn chế thấp nhất các rủi ro tác
động bởi chính sách huy động vốn. Để cung cấp kịp thời, đầy đủ và chính xác các thông tin tổng hợp về các nguồn huy động vốn, bộ phận kế toán phải theo dõi, ghi nhận, xử lí và báo cáo tất cả các nghiệp vụ huy động phát sinh theo từng nguồn vốn cụ thể.
Tổ chức thông tin trong hoạt động đầu tư TSCĐ: TSCĐ được hình thành là kết quả của quá trình đầu tư của doanh nghiệp. Đầu tư là hoạt động có vai trò quan trọng, quyết định sự phát triển và khả năng tăng trưởng của doanh nghiệp. Nội dung của kế toán trong quá trình chuẩn bị và triển khai thực hiện dự án đầu tư bao gồm: kế toán nguồn vốn đầu tư, hạch toán chi phí đầu tư xây dựng cơ bản và quyết toán vốn đầu tư. Trong đó trọng tâm là ghi nhận tất cả
các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình đầu tư, bao gồm chi phí xây lắp, chi phí thiết bị và các chi phí khác.
Tổ chức thông tin trong hạch toán tổng hợp và lập báo cáo tài chính:
Một trong những nội dung quan trọng trong hạch toán tổng hợp là kết chuyển dữ liệu trên các tài khoản. Đó là kết chuyển các tài khoản chi phí, doanh thu và xác định kết quả trước khi tiến hành tính toán các số dư cuối kì trên các tài khoản phản ánh tài sản và tài khoản phản ánh nguồn vốn.
Hệ thống thông tin trong ERP được tổ chức theo chu trình hoạt động kinh doanh nhằm tăng cường chức năng phối hợp, trao đổi dữ liệu và thông tin giữa các phần hành kế toán và giữa kế toán với các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Để đảm bảo các mối quan hệ phối hợp giữa các chức năng, bộ
phận thực hiện công đoạn trước phải thông tin đầy đủ, kịp thời và chính xác cho các bộ phận thực hiện công đoạn sau để các bộ phận này chủ động tiếp tục triển khai công việc nhằm hoàn thiện trọn vẹn chức năng của chu trình. Ngược lại, các bộ phận thực hiện các bước công việc sau cũng phải cung cấp các thông tin phản hồi cho các bộ phận trước đó để báo cáo tình hình và tiến triển công việc cũng như các vấn đề nảy sinh cần phối hợp giải quyết hoặc báo cáo kịp thời cho các cấp quản lí về tình hình và kết quả thực hiện kế
hoạch công tác.