6. Tổng quan tài liệu nghiên cứ u
3.1.3. Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình sản xuất theo định hướng
hướng ERP
a. Chu trình sản xuất
Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình sản xuất theo định hướng ERP
được thể hiện qua các quy trình: Quy trình xuất kho nguyên liệu, vật liệu, Quy trình quản lý nhân sự - tiền lương, Quy trình tính giá thành dịch vụ vận tải
Quy trình xuất kho nguyên liệu vật liệu
Hình 3.7 Lưu đồ hoàn thiện quy trình xuất kho nguyên liệu vật liệu
Trên cơ sơ phiếu giao nhiệm vụ do Phòng Kinh doanh lập để giao nhiệm vụ cho các đơn vị triển khai thực hiện. Mỗi khi người dùng kích hoạt một lệnh giao nhiệm vụ, hệ thống sẽ kiểm tra định mức nguyên nhiên liệu vật liệu, tính ra lượng vật tư, nhiên liệu cần dùng, sau khi kiểm tra lại với phân hệ Kho xem có cần mua bổ sung thêm loại vật tư nào không, hệ thống sẽ đưa lệnh sản xuất vào chu trình sản xuất. Căn cứ vào hợp đồng vận chuyển, định mức
nhiên liệu và định mức vật tư, bộ phận Kỹ thuật vật tư lập Phiếu xuất vật tư
hoặc Phiếu cấp nhiên liệu cho các bộ phận để triển khai thực hiện nhiệm vụ. Như vậy thông tin về tình hình xuất nhiên liệu, vật tư sẽ được cập nhật và chuyển đến kế toán vật tưđể tiến hành theo dõi.
Quy trình quản lý nhân sự - tiền lương
Tổ chức thông tin kế toán trong quy trình quản lý nhân sự - tiền lương sau khi được hoàn thiện như sau:
Hình 3.9 Lưu đồ hoàn thiện quy trình tính lương
Hàng ngày, dữ liệu về bảng chấm công từ các đơn vị thực hiện, các bộ
phận sẽ được cập nhật và do Phòng tổ chức lao động quản lý, căn cứ vào dữ
liệu về hệ số lương, hệ số phụ cấp, chức vụ…Hệ thống sẽ hỗ trợ việc tính lương, tính các khoản trích theo lương. Điều này làm giảm đáng kể khối lượng công việc của kế toán tiền lương. Hơn nữa, hệ thống cũng cho phép theo dõi việc điều động nhân sự khi có sự thay đổi nhân sự từ đội này sang
đội khác. Điều này hạn chế việc sai sót, chậm trễ trong công tác tính lương, và phòng Tổ chức lao động quản lý, nắm bắt kịp thời tình hình và vị trí làm việc của mọi nhân viên ở bất kỳ thời điểm nào.
Quy trình tính giá thành dịch vụ vận tải
Hình 3.10 Lưu đồ hoàn thiện quy trình tính giá thành
Tính giá thành sản xuất là một nhu cầu tiên quyết của hầu hết các doanh nghiệp vì giá thành chính là cơ sở cho việc phân tích hiệu quả sản xuất, phản ánh chính xác lãi lỗ thực sự của doanh nghiệp. Hệ thống ERP trợ giúp doanh nghiệp trong việc lập kế hoạch sản xuất, tính toán thời gian sản xuất, hoạch
định nhu cầu nguyên vật liệu, tính giá thành kế hoạch.... Trên cơ sở liên kết dữ liệu với các phần hành khác, hệ thống sẽ tự động nhận dữ liệu từ các tài khoản nguyên vật liệu, nhân công, chi phí khấu hao, chi phí sản xuất chung...
để tính giá thành dịch vụ vận tải.
Khi ứng dụng hệ thống ERP sẽđem lại những lợi ích như sau:
- Công tác quản lý việc biến động vật tư trên sổ sách đúng với trên thực tế để có kế hoạch nhập xuất vật tư.
- Tiết kiệm chi phí trong giới hạn định mức cho phép.
- Tập hợp, theo dõi chi phí sản xuất cho từng sản phẩm, công trình hoặc nhóm sản phẩm, nhóm công trình, … theo từng giai đoạn.
- Công tác tính lương nhanh chóng, chính xác.
b. Tổ chức cơ sở dữ liệu trong chu trình sản xuất
Cơ sở dữ liệu Quản lý nhân sự - tiền lương
Bước 1: Phân tích các yêu cầu về dữ liệu và xây dựng biểu đồ mô hình mối liên kết thực thể mở rộng
+ Xác định các tập thực thể và các thuộc tính
Bảng 3.5 Bảng các thực thể và thuộc tính của các thực thể trong quy trình Quản lý nhân sự - tiền lương
Thực thể Thuộc tính
PHONGBAN Mã phòng ban, tên phòng ban
NHANVIEN Mã nhân viên, Họ tên, Ngày sinh, Giới tính, chức vụ, Địa chỉ, Sốđiện thoại, email, Ngày làm việc, Ngày kết thúc
CHUCVU Mã chức vụ, tên chức vụ
DANHMUCHOPDONG Số hợp đồng, Tên hợp đồng, Ngày ký, Điều khoản
BANGLUONG Số bảng lương, tên bảng lương, Ngày lập, hệ số
BANGCHAMCONG Mã bảng chấm công, tên bảng, Ngày, Số ngày công, số ngày nghỉ
+ Xác định các mối liên kết và các thuộc tính
Bước 2:Biến đổi mô hình mối liên kết thực thể mở rộng thành các quan hệ
Bảng 3.6 Bảng các tập tin cơ sở dữ liệu trong quy trình Quản lý nhân sự - tiền lương
Các tập tin Thuộc tính
PHONGBAN MaPB, TenPB
NHANVIEN MaNV, Hoten, NgaySinh, GioiTinh, ChucVu, HeSoL, ĐiaChi, SĐTNV, Email, NgayLViec, NgayKetThuc, MaPB
CHUCVU MaCV, TenCV
DANHMUCHOPDONG SoHĐ, TenHĐ, NgayKyHĐ, ĐieuKhoan
BANGLUONG SoBangLuong, TenBangLuong, NgayLap, HeSo
BANGCHAMCONG MaBangCC, TenBangCC, Thang, Nam, SoNgayCong, SoNgayNghi, MaNV
Bước 3: Chuẩn hóa cơ sở dữ liệu
PHONGBAN ( MaPB, TenPB)
NHANVIEN (MaNV, Hoten, NgaySinh, GioiTinh, ChucVu, HeSoL,
ĐiaChi, SĐTNV, Email, NgayLViec, NgayKetThuc, MaPB) CHUCVU (MaCV, TenCV)
DANHMUCHOPDONG (SoHĐ, TenHĐ, NgayKyHĐ, ĐieuKhoan) BANGLUONG ( SoBangLuong, TenBangLuong, NgayLap, HeSo) BANGCHAMCONG (MaBangCC, TenBangCC, Thang, Nam, SoNgayCong, SoNgayNghi, MaNV)
Cơ sở dữ liệu Chu trình sản xuất
Bước 1: Phân tích các yêu cầu về dữ liệu và xây dựng biểu đồ mô hình liên kết thực thể mở rộng + Xác định các tập thực thể và các thuộc tính Trong chu trình sản xuất có các tập thực thể Bảng 3.7 Bảng các thực thể và thuộc tính của các thực thể trong chu trình sản xuất Thực thể Thuộc tính
KEHOACHSX Số Kế họach sản xuất, Ngày bắt đầu, Ngày hoàn thành
ĐONVITHUCHIEN Mã đơn vị, Tên đơn vị, Địa chỉ
LENHGIAONHIEMVU Số lệnh sản xuất, Ngày bắt đầu, Ngày hoàn thành NGUYENVATLIEU Mã vật tư, Tên vật tư, Đơn vị tính, Số lượng tồn
kho, Số lượng xuất kho, Số lượng tồn kho tối thiểu
DLĐINHMUC Mã vật tư, Số lượng định mức, Đơn vị tính
PHIEUXUATKHO Số phiếu xuất, Ngày Lập phiếu, Mẫ vật tư, Đơn vị tính, Nhân viên, nội dung
DICHVU Mã dịch vụ, tên dịch vụ
TAIKHOAN TK chi tiết, TK cấp 1, Tên TK
NHATKY Mã chứng từ, Số chứng từ, Ngày chứng từ, Họ
+ Xác định các mối liên kết và các thuộc tính
Hình 3.12 Sơ đồ mô tả các mối liên kết trong Chu trình sản xuất
Bước 2:Biến đổi mô hình mối liên kết thực thể mở rộng thành các quan hệ
Bảng 3.8 Bảng các tập tin cơ sở dữ liệu trong chu trình sản xuất
Các tập tin Thuộc tính
KEHOACHSX SoKeHoachSX, NgayBatĐau, NgayHoanThanh
ĐONVITHUCHIEN MaĐVi, TenĐVi, ĐiaChi
LENHGIAONHIEMVU SoLenhSX, NgayBatĐau, NgayHoanThanh
NGUYENVATLIEU MaVT, TenVT, ĐVT, SoLuongTonKho, SoLuongXuatKho, SoLuongTonKhoToiThieu DLĐINHMUC MaVT, SoLuongĐinhMuc, ĐVT
PHIEUXUATKHO SoPhieuXuat, NgayLapPhieu, MaVT, MaĐVi
DICHVU MaDV, TenDV
TAIKHOAN TKChiTiet, Tkcap1, TenTK
NHATKY MaCTu, SoCTu, NgayCTu, HoTen, ĐonVi, DienGiai
Bước 3: Chuẩn hóa cơ sở dữ liệu
KEHOACHSX (SoKeHoachSX, NgayBatĐau, NgayHoanThanh)
ĐONVITHUCHIEN (MaĐVi, TenĐVi, ĐiaChi)
LENHGIAONHIEMVU (SoLenhSX, NgayBatĐau, NgayHoanThanh) NGUYENVATLIEU (MaVT, TenVT, ĐVT, SoLuongTonKho, SoLuongXuatKho, SoLuongTonKhoToiThieu)
DLĐINHMUC (MaVT, SoLuongĐinhMuc, ĐVT)
PHIEUXUATKHO (SoPhieuXuat, NgayLapPhieu, MaVT, MaĐVi,) CTPHIEUXUATKHO (SoPhieuXuat, TKChiTiet, SoLuong, ĐonGia, SoPSNo, SoPSCo, DienGiai)
DICHVU (MaDV, TenDV)
c. Mã hóa dữ liệu trong chu trình sản xuất
(1) Mã phòng ban: gồm 3 kí tự : PPP, trong đó:
KTO: Phòng kế toán, KTH: Phòng kỹ thuật, KDO: Phòng Kinh doanh, SCH: Bộ phận sửa chữa, CKH: Bộ phận cơ khí, LXE: Bộ phận lái xe, TTA: Trung tâm tiếp thị, TCH: Phòng Tổ chức lao động
(2) Mã nhân viên: gồm 8 kí tựđược thiết kế:
PPP CC XXX
- PPP: Ba kí tự đầu thể hiện Phòng ban
-CC: Hai kí tự tiếp theo là chức vụ ( GĐ: Giám đốc; PG: Phó giám đốc, TP:Trưởng phòng, PP: Phó phòng, NV: Nhân viên)
-XXX: Ba kí tự sau là số thứ tự của nhân viên (3) Mã phí: gồm 8 kí tự
KKK YYYYY
- KKK: 3 kí tự đầu là tên tài khoản
- YYYYY: 5 kí tự tiếp theo là tên viết tắt của chi phí
liệu, nhiên liệu khác, ĐKĐBO: Phí kiểm định nộp Lệ phí đường bộ…)
d. Tổ chức hệ thống báo cáo trong chu trình sản xuất
Bản thân ERP là một hệ thống được thiết kế trên một kiến trúc tổng thể, các chu trình có sự tích hợp, liên thông chặt chẽ với nhau. Chu trình sản xuất cũng là một phần cốt lõi trong kiến trúc này. Hệ thống ERP giúp nhà quản lý
điều hành sản xuất một cách tối ưu nhờ cung cấp các thông tin kịp thời thông qua các báo cáo như: Báo cáo lịch sản xuất chi tiết, Báo cáo hoạch định nguyên vật liệu tổng quát, Báo cáo hoạch định nguyên vật liệu chi tiết, Báo cáo công suất sử dụng theo từng lệnh sản xuất, Nguyên liệu và các nguồn lực theo dịch vụ vận tải, Báo cáo chi phí theo khoản mục, Bảng kê/tập hợp chi phí công trình, Báo cáo tổng hợp chi phí phát sinh theo đối tượng tính giá…