7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.3.1. Hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ
a. Hệ thống chứng từ
Trong điều kiện ứng dụng ERP, hệ thống chứng từ của doanh nghiệp bị ảnh hƣởng trên nhiều phƣơng diện: nội dung lập và xét duyệt chứng từ, hình thức của chứng từ, số liên đƣợc lập. Ngoài bảy (07) yếu tố bắt buộc trên một bản chứng từ đƣợc quy định trong Luật Kế toán, nội dung chứng từ còn có các yếu tố phi tài chính. Khác với công tác kế toán thủ công, trong môi trƣờng ERP đòi hỏi tất cả các doanh nghiệp nói chung cũng nhƣ doanh nghiệp thƣơng mại nói riêng phải thực hiện xây dựng hệ thống chứng từ điện tử đáp ứng đầy đủ các tiêu chí nhƣ trên. Đồng thời, phải quy định rõ chứng từ gồm bao nhiêu liên, chứng từ nào đƣợc in ra, in ra bao nhiêu bản, chứng từ nào chỉ cần lƣu trữ trên máy tính…
Để có thể xây dựng hệ thống chứng từ điện tử, đầu tiên doanh nghiệp cần phải mã hóa các dữ liệu thuộc bản chứng từ và không đƣợc thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin nhƣ băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán. Khác với chứng từ giấy thông thƣờng, trong chứng từ điện tử ngƣời lập chứng từ và các cá nhân không thể sử dụng viết để ký vào chứng từ. Vì vậy, để đảm bảo tính pháp lý cho chứng từ điện tử, doanh nghiệp cần xây dựng chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
b. Quy trình luân chuyển chứng từ
Trong môi trƣờng ERP, tất cả những quy trình này phải đƣợc chuẩn hóa trong mỗi nghiệp vụ kinh tế cụ thể. Tùy thuộc vào đặc thù cũng nhƣ yêu cầu của nhà quản lý doanh nghiệp mà quy trình luân chuyển chứng từ sẽ khác nhau tại các doanh nghiệp khác nhau. Tuy nhiên, tất cả các bƣớc trong quy trình luân chuyển đều đƣợc thực hiện một cách tự động thông qua hệ thống phần mềm ERP, kế toán chỉ là giai đoạn cuối cùng thực hiện kiểm tra và xử lý các chứng từ của các bộ phận khác gửi đến [3].
1.3.2. Tổ chứ ơ sở dữ liệu và mã hóa dữ liệu
a. Cơ sở dữ liệu
Hệ thống ERP ghi nhận và xử lý thông tin theo nguyên tắc: nếu bƣớc hoạt động trƣớc chƣa đƣợc ghi nhận dữ liệu vào hệ thống thì sẽ không có căn cứ để hệ thống cho phép bƣớc hoạt động sau thực hiện. Hệ thống ERP tích hợp tất cả các dữ liệu và quy trình của một tổ chức vào trong một hệ thống hợp nhất. Một hệ thống ERP sẽ sử dụng nhiều thành phần của phần mềm và phần cứng máy tính để thực hiện việc tích hợp này.
Trong môi trƣờng ERP, tất cả các phân hệ phần mềm sử dụng cùng một ngôn ngữ lập trình và cùng sử dụng một cơ sở dữ liệu quản lý tập trung và chia sẻ thông tin. Cơ sở dữ liệu đầu vào của bộ phận này sẽ trở thành cơ sở dữ liệu đầu ra tại một bộ phận khác. Tất cả các dữ liệu của các phân hệ tích hợp đƣợc quản lý tập trung và tổ chức theo kiểu hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Do đó, các phân hệ đều có thể truy cập và sử dụng chung nguồn dữ liệu này giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng. Cách tổ chức dữ liệu tập trung này giúp việc thu thập và lƣu trữ dữ liệu không bị trùng lắp, không mâu thuẫn với nhau, các dữ liệu đƣợc sử dụng hiệu quả cao. Hệ thống ERP không chỉ thu thập và xử lý khối lƣợng lớn các giao dịch hàng ngày, mà còn nhanh chóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa dạng.
b. Mã hóa dữ liệu
Trong hệ thống ERP, thông tin kế toán không chỉ đƣợc cập nhật bởi bộ phận kế toán trong doanh nghiệp mà còn do các bộ phận nghiệp vụ khác thực hiện và các dữ liệu sẽ tự động luân chuyển giữa các bộ phận. Chính vì vậy, để dữ liệu đƣợc nhất quán và các bộ phận khác nhau có thể truy xuất các dữ liệu cần thiết liên quan thì bộ mã xây dựng cho các đối tƣợng phát sinh phải nhất quán, thống nhất chung toàn bộ hệ thống [3].
1.3.3. Hệ thống tài khoản kế toán
Ngoài hệ thống tài khoản mà Bộ Tài chính ban hành, doanh nghiệp có thể xây dựng một hệ thống tài khoản với nhiều chiều thông tin. Cấu trúc hệ thống tài khoản linh hoạt giúp nhà quản lý doanh nghiệp có thể dễ dàng phân tích và quản lý tài chính với mọi quy mô, đáp ứng cung cấp thông tin chi tiết theo yêu cầu quản lý nhƣ quản lý doanh thu và chi phí theo từng phòng ban sẽ thực hiện đơn giản bằng cách thêm thông tin về phòng ban vào hệ thống tài khoản. Điểm khác biệt giữa ERP so với kế toán truyền thống là việc sử dụng các tài khoản không thuộc hệ thống tài khoản chính thức của mình và xem đó là các tài khoản trung gian.. Mặc dù khác với kế toán truyền thống, nhƣng trên góc độ kinh tế thì sự vận động của tài sản và nguồn vốn trong các nghiệp vụ vẫn không có gì thay đổi. Nhƣ vậy, việc phát sinh giao dịch ở các tài khoản trung gian không làm ảnh hƣởng đến các báo cáo tài chính của doanh nghiệp và các doanh nghiệp có thể dựa vào số dƣ của các tài khoản này để kiểm tra quy trình tác nghiệp đã thực hiện đầy đủ chƣa [3].
1.3.4. Tổ chức hệ thống sổ và báo cáo kế toán
Trong điều kiện ứng dụng hệ thống ERP, sổ kế toán có chức năng giống nhƣ trong điều kiện hạch toán thủ công, là phƣơng tiện để ghi chép, xử lý, tổng hợp và lƣu trữ các dữ liệu kế toán. Doanh nghiệp cần thiết phải sử dụng nhiều loại sổ kế toán khác nhau cả về kết cấu, nội dung tạo thành một hệ thống sổ kế toán. Các loại sổ kế toán này đƣợc liên hệ với nhau một cách chặt chẽ theo trình tự hạch toán của mỗi phần hành. Báo cáo kế toán là sản phẩm cuối cùng của quá trình kế toán. Với hệ thống ERP, việc cung cấp các báo cáo ảnh hƣởng trên nhiều mặt: Nội dung, hình thức, thời gian, đối tƣợng cung cấp và sử dụng thông tin. Do đặc điểm hạch toán kế toán đồng thời với thao tác nghiệp vụ trên hệ thống số liệu kế toán luôn phản ảnh kịp thời và trung thực các hoạt động sản xuất kinh doanh và có độ tin cậy cao [3].
1.3.5. Tổ chức thông tin theo các chu trình
a. Sự cần thiết phải tổ chức thông tin theo chu trình trong hệ thống ERP
Việc ứng dụng ERP ảnh hƣởng lớn đến công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp. Hệ thống thông tin trong ERP đƣợc tổ chức theo chu trình hoạt động kinh doanh chứ không phải theo phần hành nhƣ trƣớc đây. Chính vì vậy điểm bắt đầu hoạt động của một bộ phận là kết quả của quá trình xử lý thông tin của bộ phận khác. Sự liên kết giữa các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp rất chặt chẽ, trách nhiệm công việc cũng đƣợc phân chia và thể hiện rõ ràng trong quá trình thực hiện. Nếu cắt đứt một trong các công đoạn của một chu trình nào đó, chức năng kiểm soát của hệ thống sẽ không còn ý nghĩa. Kéo theo đó, việc kiểm soát số liệu kế toán cũng khó khăn. Các hệ thống thông tin chuyên chức năng này thƣờng chia sẻ với nhau các nguồn lực chủ yếu của hệ thống và tất cả chúng đều có mối qua lại với HTTTKT. Các hệ thống thông tin chuyên chức năng này đều cung cấp dữ liệu đầu vào cho HTTTKT và từ đó, HTTTKT có nhiệm vụ biến đổi chúng thành những thông tin ở dạng các báo cáo quản trị, báo cáo tài chính. Ngƣợc lại, HTTTKT cũng cung cấp rất nhiều thông tin đầu vào cho các hệ thống thông tin chuyên chức năng nhƣ: báo cáo vật tƣ - tồn kho, thông tin chi phí cho bộ phận sản xuất…Tuy nhiên, việc sử dụng các phân hệ quản trị rời rạc để cập nhật và quản lý các thông tin chuyên chức năng và thông tin kế toán thì thông tin cung cấp cho nhau chỉ đƣợc thực hiện dƣới dạng thủ công, riêng lẻ, lƣu trữ chồng chéo dễ dẫn đến thông tin trùng lắp, không kịp thời.
Hơn nữa, hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP đòi hỏi các bƣớc công việc phải đƣợc thực hiện theo quy trình đặt ra, các dữ liệu của các bộ phận chức năng và dữ liệu kế toán phải thống nhất và có khả năng hợp nhất các dữ liệu liên quan với nhau khi cần thiết. Khi đó, thông tin kế
toán không nhất thiết đƣợc cập nhật hoàn toàn bởi bộ phận kế toán mà có thể đƣợc tích hợp từ các bộ phận liên quan nhƣ phòng kinh doanh, bộ phận kho,... và dễ dàng chia sẻ cho các bộ phận chức năng khác nhau các thông tin kế toán liên quan một cách nhanh chóng. Mục tiêu cơ bản của hệ thống này là đảm bảo luôn có sẵn các nguồn lực của doanh nghiệp nhƣ nhân lực, vật tƣ, máy móc và tiền bạc với số lƣợng vừa đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và kiểm soát chặt chẽ quá trình thực hiện. Nhƣ vậy, khi ứng dụng hệ thống ERP, nhiệm vụ của kế toán là kiểm tra, đối chiếu và khai thác các dữ liệu đã đƣợc cập nhật từ các bộ phận khác nhau để tiếp tục xử lý chứ không cần phải nhập lại chứng từ gốc từ các bộ phận khác chuyển đến. Tổ chức dữ liệu kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP cho phép nâng cao hiệu quả công tác kế toán và là cơ sở để tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo các chu trình.
Tóm lại, việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình là cần thiết để tăng cƣờng chức năng trao đổi thông tin giữa các phần hành kế toán cũng nhƣ giữa mỗi phần hành kế toán với các bộ phận chức năng khác của doanh nghiệp. Cách tiếp cận này hƣớng đến các đối tƣợng sử dụng thông tin kế toán trên cơ sở xác định rõ từng loại thông tin kế toán cần thiết cho ai, cho bộ phận chức năng nào trong một chu trình kinh doanh để tổ chức ghi nhận, theo dõi, báo cáo hoặc phân quyền truy cập khai thác dữ liệu, thông tin đó một cách nhanh chóng và chính xác. Để đảm bảo các hoạt động đƣợc diễn ra một cách nhịp nhàng, đồng bộ nhằm đạt đƣợc hiệu quả cao, phối hợp hoạt động giữa các chức năng, bộ phận, cá nhân cùng tham gia trong cùng một chu trình, khác với việc tổ chức HTTTKT theo từng phần hành, theo dõi và cung cấp thông tin về từng đối tƣợng kế toán. Cách tiếp cận nghiên cứu hệ thống thông tin kế toán theo chu trình là cách tiếp cận mới, có ý nghĩa to lớn trong hoạt động kiểm soát nội bộ và phù hợp với điều kiện ứng dụng công nghệ
thông tin, đặc biệt khi tổ chức có ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP [5].
Tuy có thể khác nhau về ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh, hoạt động chủ yếu trong doanh nghiệp đều có thể tổ chức thành 4 chu trình cơ bản gồm chu trình doanh thu, chu trình cung ứng, chu trình chuyển đổi và chu trình tài chính.
b. Các chu trình trong doanh nghiệp
Chu trình doanh thu
Hai chức năng chính của chu trình doanh thu là bán hàng và thu tiền. Chu trình này liên quan đến 4 phân hệ: nhận đặt hàng, gửi hàng, lập hoá đơn và thu tiền. Mục tiêu chủ yếu của chu trình doanh thu là phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả giữa các bộ phận trong việc bán hàng, theo dõi thanh toán và thu tiền của khách hàng.
Trong chu trình doanh thu liên quan đến mối quan hệ mật thiết giữa hệ thống thông tin bán hàng thuộc phòng kinh doanh và hệ thống thông tin kế toán thuộc phòng kế toán. Các chức năng cũng nhƣ phân công trách nhiệm và sự phối hợp giữa phòng kinh doanh và phòng kế toán trong chu trình doanh thu. Để thực hiện đồng bộ các giai đoạn trong chu trình doanh thu đòi hỏi phải có sự phối hợp đồng bộ và chặt chẽ giữa bộ phận bán hàng, giao hàng, thủ kho, kế toán hàng tồn kho, kế toán thanh toán và kế toán tổng hợp. Nếu có sự gián đoạn hoặc không đồng bộ sẽ dẫn đến sai sót trong việc ghi nhận, phản ánh doanh thu và thu tiền bán hàng gây mất thời gian và thất thoát trong quá trình thống kê doanh thu, số tiền thu đƣợc từ việc bán hàng cũng nhƣ công nợ khách hàng trong doanh nghiệp [5].
Hình 1.3. Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình doanh thu
(1) Nhận đặt hàng
(2) Kiểm tra tình hình công nợ khách hàng (3) Kiểm tra hàng tồn kho
(4) Lập lệnh bán hàng (5) Chuẩn bị hàng
(6) Giao hàng và vận chuyển hàng
(7) Cập nhật giảm giá hàng tồn kho (8) Lập hóa đơn
(9) Theo dõi phải thu khách hàng (10) Thu tiền
(11) Hạch toán tổng hợp và lập báo cáo
Chu trình cung ứng
Hai chức năng chính của chu trình cung ứng là mua hàng và thanh toán tiền cho nhà cung cấp. Chu trình này liên quan đến các phân hệ: mua hàng, nhận hàng, theo dõi thanh toán và chi tiền. Mục tiêu của chu trình là tạo điều kiện thuận lợi cho việc mua hàng và thanh toán với nhà cung cấp khi phát sinh nhu cầu về nguyên liệu vật liệu, hàng hóa và dịch vụ. Chức năng của tài chính kế toán trong chu trình mua hàng và thanh toán là tham gia quản lí và
kiểm soát hàng tồn kho, hạch toán chi tiết và tổng hợp hàng tồn kho về phƣơng diện giá trị, theo dõi các khoản phải trả cho nhà cung cấp và cung cấp thông tin liên quan đến quá trình mua hàng và thanh toán. Yêu cầu đặt ra đối với hoạt động cung ứng là phải cung ứng đầy đủ và kịp thời tất cả các loại vật tƣ, hàng hoá dịch vụ để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp không bị gián đoạn, đồng thờì không để tồn kho quá mức cần thiết gây ứ đọng vốn và làm tăng các khoản chi phí bảo quản [5].
Để thực hiện tốt các chức năng trên của chu trình, đòi hỏi phải có sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận nhƣ: bộ phận có nhu cầu, bộ phận mua hàng, bộ phận nhân hàng, quản lý kho hàng, kế toán hàng tồn kho, kế toán thanh toán, kế toán vốn bằng tiền và kế toán tổng hợp thông qua việc chia sẻ thông tin trong toàn bộ chu trình. Sự phân công trách nhiệm và phối hợp giữa cá bộ phận trong chu trình cung ứng đƣợc tham chiếu trong Hình 1.4.
Hình 1.4. Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình cung ứng
(2) Làm các thủ tục nhận hàng, nhập kho và bảo quản hàng hóa
(3) Chấp nhận thanh toán, theo dõi công nợ và chi tiền thanh toán cho nhà cung cấp
(4) Phân tích tình hình cung ứng và báo cáo
Chu trình chuyển đổi
Chu trình chuyển đổi là quá trình biến đổi các yếu tố đầu vào trở thành đầu ra của doanh nghiệp đƣợc xem nhƣ chiếc cầu nối giữa chu trình cung ứng và chu trình doanh thu. Chức năng chính của chu trình chuyển đổi là hạch toán chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh. Trong doanh nghiệp thƣơng mại, chu trình chuyển đổi tƣơng đối đơn giản hơn so với doanh nghiệp sản xuất. Hệ thống kế toán chi phí trong quá trình tiêu thụ hàng hoá: chi phí giá vốn hàng hoá, chi phí lƣơng nhân viên, khấu hao tài sản cố định, các chi phí khác bằng tiền… Để thực hiện tốt các chức năng trên, đòi hỏi các bộ phận có liên quan nhƣ bộ phận nhân sự, kế toán tài sản cố định, kế toán thanh toán, kế toán hàng tồn kho, thủ kho và các bộ phận khác có liên quan phải phối hợp với nhau một cách chặt chẽ [5].
Hình 1.5. Mối quan hệ giữa chu trình chuyển đổi và các chu trình khác trong doanh nghiệp thương mại