7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.3.6. xuất phần mềm ứng dụng ERP
Petrolimex là Tập đoàn đầu tiên tại Việt Nam ứng dụng thành công ERP - giải pháp quản trị nguồn lực doanh nghiệp để hiện thực hóa chiến lƣợc phát triển trong giai đoạn mới; phù hợp với mô hình Công ty đại chúng và tiến trình
tái cấu trúc sau cổ phần hóa. Hệ thống SAP ERP tại Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex) đƣợc xây dựng trong 3 năm (2010 - 2012) có trị giá lên tới 12,6 triệu USD đang là hệ thống ERP lớn nhất Việt Nam. Chính thức vận hành trên toàn quốc từ 1/1/2013, hệ thống này đã kết nối quản trị kinh doanh xăng dầu gồm các phân hệ: quản lý mua hàng, bán hàng, quản lý kho, bể, kế toán tài chính, kế toán quản trị.. từ Công ty mẹ - Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam đến 42 công ty, 21 chi nhánh, 11 xí nghiệp, 44 kho và tổng kho xăng dầu, 118 địa điểm, tích hợp với hệ thống quản lý EGAS tại hơn 2.200 cửa hàng xăng dầu trên toàn quốc. Giải pháp SAP ERP do Công ty Hệ thống thông tin FPT là nhà tƣ vấn triển khai kết hợp với hệ thống phần mềm quản lý cửa hàng xăng dầu EGAS của Petrolimex do Công ty Cổ phần Tin Học Viễn thông Petrolimex xây dựng.
Hiện tại, cũng có vài Công ty cổ phần thuộc Tập đoàn đã triển khai và áp dụng hệ thống quản lý mới này, đặc biệt là phần mềm quản lý cửa hàng xăng dầu EGAS. Đây là giải pháp ERP toàn diện, sẵn sàng đáp ứng cho mọi nhu cầu quản lý phức tạp và điều hành tức thời của bất kỳ doanh nghiệp nào.
Nghiên cứu giải pháp ERP này tại các đơn vị trong ngành hiện đang áp dụng, tác giả xin đề xuất rằng Công ty nên có hƣớng triển khai theo giải pháp ERP này vì phù hợp mô hình đặc thù kinh doanh, quản lý tại Công ty và chi phí đầu tƣ sẽ thấp hơn vì sản phẩm này đã đƣợc viết, sử dụng cho nhiều đơn vị trong ngành, nếu Công ty triển khai thì chỉ cần kế thừa và vận dụng hợp lý, phù hợp mô hình hiện tại. Hơn nữa, hoạt động kinh doanh tại Công ty chủ yếu trong ngành nên thuận tiện cho công việc, cũng nhƣ đối chiếu số liệu, lên báo cáo.
Tại công ty có thể triển khai giải pháp này theo các phân hệ cơ bản nhƣ sau:
Phân hệ mua hàng: đầy đủ các chức năng đơn giản tới phức tạp, từ khai
báo giá mua của nhà cung cấp tới ghi nhận các giao dịch nhập, mua hàng, quản lý kho theo luồng quy trình từ yêu cầu mua hàng, đơn đặt mua hàng, hợp
đồng, nhập hàng từng chuyến, nhập hóa đơn cho các lần nhập hàng. Từ đó phần mềm tự động tính lại giá trị hàng tồn kho từng mặt hàng, nguồn hàng, và tự động hạch toán các nghiệp vụ tăng hàng tồn kho, công nợ nhà cung cấp.
Phân hệ bán hàng: đầy đủ các chức năng ghi nhận các giao dịch xuất,
bán hàng theo luồng quy trình từ đơn đặt hàng, hợp đồng, xuất hàng, hóa đơn. Từ đó phần mềm tự động tính lại số lƣợng hàng tồn kho và tự động hạch toán giá vốn hàng bán, doanh thu và công nợ phải thu với khách hàng.
Phân hệ kho hàng: Các chức năng đầy đủ cho công tác quản lý sổ sách
về số lƣợng và giá trị nhập, xuất, tồn hàng hóa.
Phân hệ quản lý cửa hàng xăng dầu EGAS: hỗ trợ công tác quản lý tiền
hàng, công nợ tại cửa hàng và văn phòng công ty và tích hợp tự động hóa cột bơm, hỗ trợ VPCT quản lý chặt chẽ tình hình bán hàng tại cửa hàng.
Phân hệ quản lý vận tải: hỗ trợ các chức năng quản lý thông tin về các
tuyến đƣờng, nhu cầu và kế hoạch vận tải, tính phí vận tải cho các chuyến hàng. Quản lý việc giao khoán và quyết toán nhiên liệu, dầu nhớt, săm lốp, bình điện, tiền lƣơng theo từng đầu xe.
Phân hệ quản trị nhân sự: Quản lý nguồn nhân lực tại doanh nghiêp:
Hồ sơ nhân sự; theo dõi tình hình và biến động lao động về số lƣợng, chất lƣợng, tuyển dụng, qui hoạch, đào tạo bồi dƣỡng, thuyên chuyển, nghỉ chế độ, diễn biến lƣơng và các chế độ của ngƣời lao động…; quản lý chấm công: cho phép chấm công theo ngày hoặc theo tháng, với phƣơng pháp chấm công thủ công hoặc lấy dữ liệu tự động từ các hệ thống chấm công; cung cấp chức năng tính lƣơng công nhân viên theo mẫu biểu và công thức thiết lập, hệ thống tự động tính tiền phụ cấp, khoản trích theo lƣơng, và phí bảo hiểm bắt buộc; cung cấp các báo cáo kiểm tra thông tin tra cứu.
Phân hệ kế toán tài chính: đầy đủ các chức năng hạch toán chứng từ kế
hàng, tài sản cố định. Hỗ trợ các chức năng tự động tính toán và hạch toán đối với các nghiệp vụ hao mòn tài sản cố định, chênh lệch tỷ giá ngoại tệ, phân bổ chi phí trả trƣớc, kết chuyển tài khoản doanh thu, chi phí sang tài khoản kết quả hoạt động kinh doanh.
Phân hệ kế toán quản trị: Tự động kế thừa dữ liệu từ các phân hệ khác
để tập hợp chi phí, doanh thu, giá vốn để từ đó phân tích chi phí, lợi nhuận (lãi/ lỗ) theo các đối tƣợng cấu trúc tổ chức (Phòng ban, cửa hàng) và theo các chiều phân tích (nhóm hàng, mặt hàng, phƣơng thức bán hàng, khách hàng …), hỗ trợ doanh nghiệp ra quyết định.
Điểm đặc biệt trong phần mềm ERP của Tập đoàn, kết nối hệ thống quản lý bản lẻ xăng dầu tại CHXD (EGAS). Nếu Công ty áp dụng sẽ hỗ trợ công tác quản lý nhập hàng hóa, tình hình bán hàng, công tác quản lý tiền hàng, công nợ, hóa đơn tại cửa hàng và văn phòng công ty, nhƣ sau:
- Đáp ứng yêu cầu quản lý tại công ty đối với cửa hàng: Quản lý đƣợc
toàn bộ diễn biến nhập xuất tồn tại từng cửa hàng, kiểm soát đƣợc việc bán hàng qua thẻ, bán hàng thu tiền mặt, phát hành hóa đơn bán hàng, quản lý đƣợc việc thu tiền/nộp tiền/các tiện tích gia tăng tại cửa hàng, tình hình thực hiện đơn hàng của cửa hàng, quản lý đƣợc tình hình công nợ tại các cửa hàng.
- Đáp ứng yêu cầu quản lý tại cửa hàng: Quản lý hàng hóa, quá trình
nhập hàng/xuất hàng/tồn chứa/hao hụt theo quy định quản lý cửa hàng xăng dầu của Petrolimex, quản lý nhiệt độ, tỷ trọng hàng hóa trong khâu nhập, tự động tính toán và áp VCF bình quân theo mỗi lần nhập cho chứng từ xuất. (VCF: hệ số mùa miền), theo dõi diễn biến quá trình nhập hàng/xuất, quản lý các hình thức bán hàng khác nhau: bán lẻ thu tiền trực tiếp/ thanh toán qua thẻ, dịch vụ cấp lẻ theo hợp đồng công ty ký, quản lý tiền (bán hàng thu tiền ngay/tiền thu chuyển qua tài khoản trong ngày, theo từng dòng tiền: Xăng
dầu/Dầu mỡ nhờn/Gas…, tiền qua dịch vụ thẻ Flexicard, tiền qua dịch vụ chuyển tiền nhanh), quản lý quá trình phát hành, theo dõi, quyết toán hóa đơn. Ngoài ra, phần mềm hổ trợ tích hợp tự động hoá vòi bơm tại cửa hàng. Khi tích hợp tự động hóa cột bơm, hỗ trợ VPCT quản lý chặt chẽ tình hình bán hàng tại cửa hàng. Bao gồm: quản lý sản lƣợng bán hàng qua cột bơm tại thời điểm bất kỳ, hỗ trợ thay đổi giá tự động, thống nhất tại các cửa hàng, hỗ trợ kiểm kê cửa hàng tại thời điểm thay đổi giá, kiểm kê theo định kỳ.,ghi log bán cột bơm, hỗ trợ giải quyết tranh chấp trong quá trình bán hàng.
Lợi ích việc áp dụng phần mềm này sẽ giúp cho Công ty khắc phục những hạn chế tồn tại hiện nay, thông tin các bộ phận đƣợc cập nhật nhanh chóng, kịp thời, chính xác.