7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.3.1. Thiết kế tập tin danh mục
Từ thực trạng Công ty chƣa có thống nhất thông tin danh mục từ điển, các danh mục này không đƣợc khai báo ở mức độ chung toàn công ty mà khai báo riêng từng đơn vị nên rất khó khăn trong tổng hợp thông tin, quản lý cho từng đối tƣợng thông tin toàn Công ty. Do vậy Công ty cần hệ thống hóa lại danh mục tập tin để có thể tổng hợp thông tin, giúp theo dõi và quản lý hoạt động kinh doanh đƣợc dễ dàng, hợp lý hơn theo đặc thù riêng của mình. Qua tìm hiểu thực trạng, tham khảo tài liệu về phần mềm quản lý hiện tại của các đơn vị thành viên xăng dầu thuộc Tập đoàn đang triển khai, tác giả xin đề xuất giải pháp hoàn thiện tập tin danh mục chung tại Công ty.
Bảng 3.1. Bảng mô tả các tập tin danh mục chung tại Công ty
STT TÊN TẬP TIN THUỘC TÍNH NỘI DUNG
QUẢN LÝ
BỘ PHẬN QUẢN LÝ
1 Khách hàng
Mã khách hàng, Tên khách, Mã số thuế, Địa chỉ, Điện thoại, Fax, Số ngày hạn mức, Hạn mức tín dụng, Trạng thái Quản lý theo từng đối tƣợng khách hàng và theo hoạt động Phòng Kế toán tài chính
2 Nhà cung cấp Tên nhà cung cấp, Mã số thuế, Địa chỉ, Điện thoại, Fax, Xếp loại uy tín
Quản lý theo từng đối tƣợng nhà cung cấp
Phòng Kế toán tài chính
3 Cửa hàng
Mã cửa hàng, Tên cửa hàng, Vùng giá, Địa chỉ, Điện thoại, Fax, Hạn mức công nợ, Trạng thái Quản lý tiền, hàng, công nợ từng cửa hàng cho từng vùng giá bán Phòng Kinh doanh kỹ thuật 4 Phòng ban Mã phòng, Tên phòng ban, công việc
quản lý
Quản lý theo từng phòng ban
Phòng Kế toán tài chính 5 CBCNV Mã nhân viên, Tên nhân viên, Chức vụ,
Điện thoại, Địa chỉ, Trạng thái
Quản lý theo từng CBCNV
Phòng Kế toán tài chính 6 Ngân hàng Mã ngân hàng, Tên ngân hàng, địa chỉ,
Số tài khoản
Quản lý theo từng ngân hàng
Phòng Kế toán tài chính 7 Hàng hóa Mã hàng hóa, Tên hàng hóa, Mã nhóm
hàng hóa, Đơn vị tính
Quản lý theo từng loại hàng
Phòng Kinh doanh kỹ thuật 8 Khoản chi phí Mã phí, Tên khoản mục phí Quản lý theo từng
khoản mục chi phí
Phòng Kế toán tài chính 9 TSCĐ Mã tài sản, Tên TSCĐ, loại tài sản, phƣơng pháp khấu hao Quản lý theo từng loạiTSCĐ Phòng Kế toán
tài chính
10 Loại xe Mã loại xe, Tên từng loại xe Quản lý theo danh
mục loại xe
Phòng Kế toán tài chính 11 Phƣơng tiện
Mã phƣơng tiện, Tên phƣơng tiện vận tải, Dung tích xe, Mã loại xe, Tên đăng ký, Trạng thái
Quản lý theo từng xe Phòng Kế toán tài chính
13 Tuyến đƣờng Mã đƣờng, Tên từng tuyến đƣờng, Cự ly, Phân loại đường
Quản lý theo cự ly, loại đƣờng cho từng
tuyến đƣờng
XNVT
Bên cạnh đó, Tác giả đề xuất thiết kế một vài mã đối tƣợng mang tính đặc thù kinh doanh tại Công ty hiện nay nhằm giúp ngƣời dùng có thể dễ dàng theo dõi và quản lý.
Mã hàng hóa: Việc tạo mã hàng hóa này tƣơng tự với việc mã hóa trên
phần mềm các đơn vị xăng dầu trực thuộc Tập đoàn đang triển khai nhằm thuận tiện trong việc theo dõi và đối chiếu hàng hóa xăng dầu cũng nhƣ vận
chuyển. Mã hàng hóa đƣợc thiết kế gồm 7 ký tự theo quy tắc <M1><M2> với M1: 4 ký tự theo dõi từng nhóm hàng; M2: 3 ký tự theo từng loại hàng hóa.
Mã nhóm hàng hóa/ Mã hàng hóa
Tên nhóm hàng hóa/ Tên hàng hóa
11 Xăng dầu sáng
0101 Nhiên liệu bay 0101001 Xăng máy bay 0101002 Jet A1
0101003 TC-1
0201 Nhiên liệu xăng 0201001 Xăng Ron 92 0201002 Xăng Ron 95 0201003 Xăng Ron 97 0201004 Xăng E5 Ron 92 0201005 Xăng E10 Ron 92
…
0301 Nhiên liệu pha chế 0401 Nhiên liệu hàng hải 0501 Nhiên liệu thắp sáng 0601 Nhiên liệu Diezen 0601001 Do 0.25s 0601002 Do 0.05s 0601003 Do 0.5s 0701 Nhiên liệu đốt lò 21 Dầu mỡ nhờn 0801 Dầu nhờn động cơ 0802 Dầu nhờn truyền động 0803 Dầu nhờn công nghiệp
… 31 Hàng hóa tổng hợp 1100 Khí gas 1400 Vỏ bình gas 1501 Bếp gas 1801 Vật tƣ PCCC … 83 Vật tư
1900 Vật tƣ, thiết bị hóa nghiệm 1700 Văn phòng phẩm
Mã nhóm hàng hóa/ Mã hàng hóa Tên nhóm hàng hóa/ Tên hàng hóa … 84 Thiết bị cột bơm 2001 Thiết bị TĐH đo bồn 1501 Thiết bị TĐH nhập xuất hàng 1801 Vật tƣ, thiết bị TĐH khác 85 Công cụ dụng cụ 91 Phôi thẻ, ấn chỉ 9120 Ấn chỉ bảo hiểm
Mã phí: Nhằm thuận tiện trong việc quản lý, theo dõi từng khoản mục phí,
tập hợp tính giá thành. Mã phí đƣợc thiết kế gồm 5 ký tự theo quy tắc <M1><M2> với M1: 2 ký tự nhóm chi phí; M2: 3 ký tự, tăng dần từng loại chi phí. Mã phí Tên khoản mục phí 10 Tiền lương 10001 Tiền lƣơng 10002 Tiền ăn ca 10003 BHXH …
11 Nguyên vật liệu,nhiên liệu
11001 Nguyên vật liệu 11002 Nhiên liệu 11003 Săm lốp 11004 Bình điện 11005 Phụ tùng … 12 Sửa chữa 13 Công cụ dụng cụ, bao bì 14 Khấu hao TSCĐ 15 Bảo hiểm 16 Bảo quản
16 Đo lường, kiểm định
17 Phí và các khoản lệ phí
18 Chi phí quảng cáo, tiếp thị, giao dịch
19 Chi phí đào tạo, tuyển dụng
20 Chi phí văn phòng và công tác
Mã nhóm khách vận tải: gồm 1 ký tự, quản lý theo từng nhóm khách hàng vận chuyển.
Mã nhóm Tên nhóm khách vận tải A Tuyến KV5
B Tuyến Quảng Nam C Tuyến Quảng Ngãi D Tuyến Quảng Trị
E Tuyến Bắc Tây Nguyên F Tuyến Lào
G Tuyến khách khác ….
Mã đường: gồm 5 ký tự theo quy tắc <M1><M2><M3> Với M1: 1 ký tự nhóm khách vận tải; M2: 1 ký tự kho nhận hàng (1: Kho Khuê Mỹ, 2: Kho Dung Quất..); M3: 3 ký tự tăng dần theo từng tuyến đƣờng.
Ví dụ: A11001 có ý nghĩa là mã đƣờng vận chuyển từ Kho Khuê Mỹ đến CHXD số 1 của khách hàng vận tải (Công ty xăng dầu Khu Vực V).