7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Tên: Công ty Cổ phần Thƣơng mại và Vận tải Petrolimex Đà Nẵng Tên giao dịch quốc tế: Petrolimex Da Nang Transportation and Trading Joint Stock Company
Tên viết tắc: PETAJICO DANANG
Trụ sở: Số 179 Nguyễn Văn Thoại, phƣờng An Hải Đông, quận Sơn Trà, Thành phố Đà Nẵng, Việt Nam.
Website : http://petajicodanang.petrolimex.com.vn
Điện thoại: (84-0236) 3 987 224; Fax: (84-0236) 3 987 459
Công ty Cổ phần Thƣơng mại và Vận tải Petrolimex Đà Nẵng (gọi tắc là Công ty) trƣớc đây là Xí nghiệp Vận tải xây lắp trực thuộc Công ty xăng dầu khu vực 5. Sau ngày miền Nam hoàn toàn giải phóng, do nhu cầu vận chuyển xăng dầu ngày càng tăng, Đội xe vận tải xăng dầu đƣợc hình thành và trực thuộc Công ty xăng dầu khu vực 5.
Thực hiện chủ trƣơng Cổ phần hoá doanh nghiệp Nhà nƣớc của Chính phủ nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh phát huy nội lực và huy động mọi nguồn vốn để phát triển doanh nghiệp. Ngày 08/06/1999 Bộ Thƣơng mại (nay là Bộ công thƣơng) ban hành quyết định số 0723/1999/QĐ-BTM chuyển Xí nghiệp vận tải và xây lắp trực thuộc Công ty xăng dầu khu vực 5 thành Công ty Cổ phần Thƣơng mại và Vận tải Petrolimex Đà Nẵng.
Bảng 2.1. Bảng đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty qua 3 năm gần nhất
STT C ỉ t êu ĐVT Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
1 Sản lƣợng vận tải m3km 30.459.453 33.794.731 34.076.653 2 Sản lƣợng xăng
dầu m
3
17.885 16.677 17.976 3 Tổng doanh thu Triệu đồng 435.583 408.516 318.595 4 Lợi nhuận trƣớc
thuế Triệu đồng 2.186 5.981 4.255
(Nguồn: Công ty Cổ phần Thương mại và Vận tải Petrolimex Đà Nẵng)
2.1.2. Chứ năng, nhiệm vụ và đặ đ ểm hoạt động kinh doanh
a. Chức năng
Công ty Cổ phần Thƣơng mại và Vận tải Petrolimex Đà Nẵng với chức năng thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ và thƣơng mại. Dịch vụ vận tải xăng dầu trong và ngoài nƣớc, nhằm đáp ứng nhu cầu cho khách hàng trong các lĩnh vực mà Công ty có nhiệm vụ thực hiện. Để thực hiện các chức năng này Công ty đã thực hiện nhiệm vụ hoạt động kinh doanh trên các lĩnh vực sau:
- Kinh doanh vận tải xăng dầu trong và ngoài nƣớc bằng đƣờng bộ. - Kinh doanh bán buôn, bán lẻ xăng dầu và các sản phẩm hoá dầu. - Kinh doanh xây lắp, sửa chữa cơ khí, đóng mới phƣơng tiện vận tải, bồn bể chứa xăng dầu. Đào tạo dạy nghề.
- Kinh doanh dịch vụ khác mà pháp luật không cấm.
Các lĩnh vực hoạt động kinh doanh trên hỗ trợ và bổ sung cho nhau tạo điều kiện tận dụng và phát huy hết mọi tiềm năng về cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty.
b. Nhiệm vụ
Đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty phải sử dụng vốn góp của cổ đông có hiệu quả nhằm thu lợi nhuận tối đa cho các cổ đông, tạo việc làm ổn định cho ngƣời lao động, thƣờng xuyên đào tạo cán bộ đáp ứng yêu cầu kinh doanh, góp phần giữ vững vị thế chủ đạo của Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam trên thị trƣờng và đáp ứng nhu cầu nền kinh tế và xã hội. Đồng thời Công ty thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nƣớc.
c. Đặc điểm hoạt động kinh doanh
Hoạt động kinh doanh chính tại Công ty là kinh doanh xăng dầu và dịch vụ vận tải xăng dầu.
Hoạt động kinh doanh xăng dầu
Công ty kinh doanh các mặt hàng nhƣ xăng dầu chính: Xăng không chì (Mogas 95, Mogas 92, E5), Dầu Diesel (Do 0.05%S, Do 0.25%S, Do 0.001S- V), Dầu hoả... đƣợc nhập từ Công ty xăng dầu Khu vực V, Công ty xăng dầu Thừa Thiên Huế, Công ty xăng dầu Quảng Trị, Quảng Ngãi... là các đầu mối cung cấp xăng dầu của Tập đoàn. Đây là nguồn cung cấp hàng chính của Công ty và các loại dầu nhờn thông dụng.Do đặc thù của các sản phẩm này là dễ bay hơi, rất nhạy với lửa và do đó rất dễ cháy nên song song với việc tiêu thụ sản phẩm Công ty luôn chú trọng đến việc bảo quản theo tiêu chuẩn kỹ thuật để hạn chế sự hao hụt, đồng thời thực hiện tốt công tác phòng cháy chữa cháy để đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục, tránh xảy ra hoả hoạn gây hậu quả nghiêm trọng.
Thị trƣờng tiêu thụ của Công ty hiện nay là hệ thống bán lẻ tại các CHXD nằm trên các địa bàn tỉnh Quảng Trị, Huế, Đà Nẵng, Quảng Nam. Cụ thể tại Đà Nẵng gồm 2 CHXD (Số 2, Hòa Châu) và 1 trạm cấp phát nội bộ; chi nhánh Quảng Nam gồm 3 CHXD (Điện An, Mộc Bài, Điện Ngọc); chi
nhánh Huế gồm 2 CHXD (Thuận An, Phong Điền) và CHXD Diên Sanh còn lại nằm tại chi nhánh Quảng Trị.
Bên cạnh đó, Công ty có lƣợng khách hàng bán buôn. Vì đặc điểm kinh doanh của Công ty là thƣơng mại, tỷ lệ bán buôn, bán lẻ tƣơng đối lớn, số lƣợng mặt hàng cũng tƣơng đối phong phú nên khách hàng công ty rất đa dạng. Đối với mặt hàng xăng dầu, khách hàng của Công ty chủ yếu là các đại lý và bán lẻ khách vãng.
Hoạt động dịch vụ vận tải xăng dầu
Hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải đƣờng bộ bằng xe ô tô sitéc gồm có vận tải nội địa (nội bộ ngành, khách hàng) và vận tải Lào (Petrolimex Lào, khách hàng Lào). Công ty thực hiện việc chuyên chở xăng dầu từ kho này đến kho khác, do đó chi phí phát sinh cũng phụ thuộc vào quãng đƣờng vận chuyển và loại hàng vận chuyển (dầu hay xăng). Sản phẩm của loại hình này đƣợc tính theo đơn vị m3km. Hoạt động vận tải tại Công ty thực hiện bởi xí nghiệp vận tải trực thuộc Công ty.
Tổng số phƣơng tiện hiện nay của Công ty tính đến 30/09/2017 là 65 xe chuyên dụng ô tô sitec với nhiều loại chuẩn loại khác nhau. Tổng dung tích 1.672 m3, bình quân 25 m3/phƣơng tiện để có thể đáp ứng nhu cầu thị trƣờng vận tải nội địa và Lào của Công ty hiện nay. Thị trƣờng vận tải nội địa: Công ty cung cấp dịch vụ vận tải chủ yếu cho các Công ty xăng dầu thành viên thuộc Tập đoàn xăng dầu Việt Nam nhƣ Công ty xăng dầu khu vực 5, Công ty xăng dầu Thừa Thiên Huế, Công ty xăng dầu Quảng Trị, Công ty xăng dầu Bắc Tây Nguyên. Vì vậy, vận tải bằng ô tô sitéc phụ thuộc nhiều vào chính sách bán hàng của các Công ty xăng dầu thành viên. Bên cạnh đó, Công ty cũng đẩy mạnh hoạt động dịch vụ vận tải bằng việc tăng cƣờng hoạt động kinh doanh xăng dầu, Công ty đã mở rộng thị trƣờng bán lẻ ở khu vực miền trung từ Quảng Trị đến Quảng Nam hoạt động này nhằm hỗ trợ cho nhau tạo
ra lợi thế cạnh tranh trên thị trƣờng. Đối với thị trƣờng vận tải nƣớc Lào: Công ty đƣợc thực hiện qua hợp đồng vận chuyển hàng hóa xăng dầu tạm nhập tái xuất đƣợc ký kết giữa Công ty xăng dầu khu vực 5; Công ty TNHH Petrolimex Lào với Công ty, thực tế đây là sản lƣợng đƣợc giao căn cứ trên chỉ tiêu do Tập đoàn xăng dầu Việt Nam chỉ định, do đó sản lƣợng của thị trƣờng này khá ổn định.
2.1.3. Cơ ấu tổ chức bộ máy quản lý
Bộ máy quản lý của Công ty đƣợc tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng. B n đ ều àn Đạ ộ đồng ổ đông Hộ đồng quản trị B n ểm soát Phòng kinh doanh ỹ t uật Phòng ế toán tài chính P òng tổ ứ tổng ợp Xí ng ệp vận tả xăng ầu Các CHXD Đà Nẵng Các chi nhánh xăng ầu Xƣởng ơ í xây lắp Trƣờng ạy ng ề Qu n ệ trự tuyến Qu n ệ ứ năng Qu n ệ ểm tr
Bộ máy quản lý tại Công ty đƣợc tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng. Đại hội đồng cổ đông là cơ quan cao nhất bầu ra Hội đồng quản trị (HĐQT gồm có 5 ngƣời) và Ban kiểm soát (BKS gồm có 3 ngƣời). Ban điều hành gồm có một Giám đốc và hai phó giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, Giám đốc là ngƣời đại diện pháp luật và điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày tại Công ty. Giữa các phòng ban, các bộ phận có mối quan hệ với nhau trong việc cung cấp thông tin trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Mối quan hệ giữa Ban điều hành và các phòng ban quan hệ trực tuyến tham mƣu, bộ phận giúp cho việc cung cấp thông tin quản lý và thông tin từ hoạt động kinh doanh đƣợc chính xác kịp thời.
Đại hội đồng cổ đông: Đƣợc Công ty tổ chức mỗi năm một lần để
quyết định những vấn đề thuộc phạm vi, chức năng của Đại hội đƣợc quy định trong điều lệ Công ty và quy định của pháp luật.
Hội đồng quản trị: Do đại hội đồng cổ đông bầu ra, là cơ quan quản trị
cao nhất của Công ty có quyền nhân danh Công ty quyết định các vấn đề liên quan đến mục tiêu, quyền lợi của Công ty phù hợp với điều lệ và pháp luật trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của đại hội đồng cổ đông.
Ban kiểm soát: Do đại hội đồng cổ đông bầu ra, thay mặt cổ đông giám
sát mọi hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty.
Ban điều hành: Do HĐQT bổ nhiệm, quyết định công việc kinh doanh
hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh của Công ty theo nghị quyết của HĐQT và Đại hội cổ đông.
Phòng kinh doanh kỹ thuật: Là bộ phận tham mƣu cho Ban điều hành
về kinh doanh, có trách nhiệm tổ chức hệ thống kinh doanh tại Công ty, quản lý tốt việc mua bán hàng hóa, ký kết các hợp đồng kinh tế…
Phòng tổ chức tổng hợp: Là bộ phận tham mƣu cho Ban điều hành về
Phòng kế toán tài chính: Là bộ phận tham mƣu cho Ban điều hành về tài chính của Công ty, có trách nhiệm kiểm tra, tập hợp, ghi chép hạch toán, nắm vững tình hình sử dụng vốn, chi phí, đề xuất các biện pháp quản lý tốt hoạt động tài chính của Công ty.
2.1.4. Cơ ấu tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của Công ty đƣợc tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng.
Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng
Hình 2.2. Sơ đồ cơ cấu bộ máy kế toán Công ty
Kế toán trưởng: Tổ chức công tác kế toán tài chính tai Công ty, là ngƣời
hỗ trợ đắc lực cho Ban điều hành, giúp cho Giám đốc tham gia ký kết hợp đồng kinh tế, xây dựng các kế hoạch tài chính, chịu trách nhiệm về tài chính trƣớc Ban lãnh đạo. Kế toán trƣởng có thể uỷ quyền trong một số công việc, trực tiếp điều hành kiểm tra đôn đốc công việc tại phòng kế toán. Theo dõi tập hợp quyết toán báo cáo tài chính quý, năm, kê khai quyết toán thuế.
Phó phòng kế toán: Là kế toán tổng hợp, tổng hợp số liệu, xác định kết
quả, lập các báo cáo tài chính theo định kỳ và kiểm tra tính chính xác của báo
Kế toán trƣởng Kế toán dịch vụ vận tải Thủ quỹ Phó phòng kế toán Kế toán thƣơng mại Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Kế toán vật tƣ, tài sản cố định
cáo. Kế toán tổng hợp theo dõi tổng hợp thanh toán thuế, tiền mặt, ngân hàng, tài sản cố định, tiền lƣơng, BHXH, BHYT, KPCĐ...
Kế toán dịch vụ vận tải: Theo dõi lĩnh vực vận tải xăng dầu từ kho đầu
mối đến điểm đỗ, theo dõi đơn giá cƣớc, công nợ, sản lƣợng, doanh thu vận tải, các định mức kinh tế kỹ thuật, hợp đồng vận tải xăng dầu.
Kế toán thương mại: Theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh thƣơng
mại, bao gồm bán buôn, bán lẻ xăng dầu và các sản phẩm hóa dầu, báo cáo nhập xuất tồn, báo cáo sản lƣợng bán ra, báo cao sản lƣợng mua vào, chứng từ nhập, chứng từ xuất, công nợ, doanh thu, chỉ đạo kế toán cửa hàng.
Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: Theo dõi và thực hiện các nghiệp
vụ liên quan đến chi phí, thu, chi, tạm ứng tiền mặt, ngân hàng, tiền lƣơng, BHXH, BHYT, BHTN và kinh phí công đoàn...
Kế toán vật tư, tài sản cố định: Theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến
nhập xuất vật tƣ, cộng cụ dụng cụ, công nợ doanh thu xây lắp cơ khí và tình hình tài sản cố định tại Công ty.
Thủ quỹ: Là ngƣời chịu trách nhiệm thu chi tiền mặt, tiền ngân hàng
dựa vào các chứng từ thu chi tiền mặt, tiền ngân hàng lên sổ quỹ, sổ ngân hàng. Cộng sổ và đối chiếu với kế toán tiền mặt, tiền ngân hàng thống nhất sổ thu chi tồn quỹ, sổ ngân hàng.
Để phù hợp với công tác kế toán cũng nhƣ trình độ kế toán của nhân viên, Công ty đã xây dựng hệ thống sổ kế toán áp dụng hình thức nhật ký chung và sử dụng phần mềm kế toán.
2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TẠI CÔNG TY
2.2.1. Ứng dụng tin học hoá trong công tác quản lý tại Công ty
Tại văn phòng Công ty: phòng kế toán, phòng kinh doanh và xí nghiệp
mềm này sử dụng khá lâu từ khi chuyển đổi hình thức sở hữu Công ty sang Cổ phần hóa. Mức quản lý: quản lý kế toán; quản lý kinh doanh, quản lý thống kê vận tải. Phần mềm này có sẳn, dễ sử dụng cho ngƣời dùng. Tuy nhiên phần mềm không có dấu tiếng việt, mức độ quản lý tạm thời, không đồng bộ, chỉ in đƣợc trên máy in kim, báo cáo không kịp thời, chắp vá. Mẫu biểu không theo kịp chế độ kế toán mới và chính sách thuế.
Tại trạm xăng dầu: Công tác quản lý dữ liệu nhập xuất tồn, xuất bán,
thu chi tiền hàng, cân đối tiền hàng tại cửa hàng thực hiện trên phần mềm do Công ty Xăng dầu KV5 hỗ trợ trƣớc đây viết trên ngôn ngữ ACCESS (MS Office 4.3). Hiện nay Công ty đang lập báo cáo tổng hợp cho Chi nhánh bằng EXCEL rồi nhập vào hệ thống chƣơng trình tại Công ty để lên báo cáo toàn Công ty. Mặc dù, Công ty đã sử dụng tự động hóa tại CHXD nhƣng mức độ chỉ dừng lại việc tính toán lƣợng hàng bán thông qua cột bơm, còn việc quản lý nhập, xuất hàng thực hiện thủ công. Cụ thể trong khâu nhập hàng CHXD nhập theo vận đơn (chứng từ xuất kho) và tự theo dõi sổ kho riêng, chƣa ứng dụng thiết bị tự động hóa đo bể để thu nhận thông tin thực nhận hàng hóa tại bể chứa; khâu xuất hàng tại cửa hàng, mọi giao dịch xuất hàng hóa xăng dầu đều thông qua cột bơm. Việc quản lý hàng hóa tại bể chứa lắp đặt các thiết bị đo mức tự động, nhân viên thực hiện đo mức thủ công. Thêm vào đó, hệ thống các vòi bơm chƣa tích hợp với phần mềm, việc kiểm kê/ thay đổi giá bán/ giao nhận giữa các ca bán hàng tại cửa hàng thực hiện thủ công.
2.2.2. Hệ thống chứng từ kế toán và quá trình luân chuyển chứng từ
Công ty áp dụng hệ thống chứng từ theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 26/03/2006. Các trình tự luân chuyển xét duyệt chứng từ không đƣợc quy định thành văn bản cụ thể để làm căn cứ thực hiện thống nhất và có sự khác biệt trong hoạt động kinh doanh xăng dầu và hoạt động dịch vụ vận tải.
Đối với hoạt động kinh doanh xăng dầu
Việc luân chuyển chứng từ trong trƣờng hợp bán buôn: Công ty chuyên chở xăng dầu trực tiếp từ nơi cung cấp đến kho của khách hàng, khách hàng xác nhận trực tiếp trên hóa đơn GTGT (nhà cung cấp xuất). Sau đó, hóa đơn mua hàng (Phụ lục 1) đƣợc lái xe gửi về phòng kinh doanh cập nhập, sau đó phát hóa đơn bán hàng cho khách hàng (Phụ lục 2).
Qua mạng lƣới bán lẻ tại các CHXD: Việc nhập hàng tƣơng tự bán buôn, cửa hàng trƣởng sẽ ký vào hóa đơn mua hàng để xác nhận việc đã nhập hàng đầy đủ. Hóa đơn này sẽ đƣợc chuyển về cho tổ bán hàng tại phòng kinh doanh nhập liệu. Định kỳ phòng kinh doanh chuyển toàn bộ hóa đơn chứng từ tập hợp đƣợc lên phòng kế toán để kiểm tra. Khi bán hàng, cửa hàng xuất hóa