7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.3. TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CÁC CHU TRÌNH
2.3.1. Chu trình doanh thu
a. Hoạt động kinh doanh xăng dầu
doanh xăng dầu đƣợc ghi nhận các giao dịch xuất, bán hàng theo luồng quy trình từ đơn đặt hàng, hợp đồng, xuất hàng, hóa đơn, thu tiền.
Hình 2.3. Các bộ phận, đơn vị tham gia trong quy trình bán hàng
Đối với bán buôn: Khách hàng của Công ty là các đơn vị có nhu cầu mua xăng dầu chính với khối lƣợng lớn. Công ty cung cấp hàng hoá và thu tiền nhƣ trong hợp đồng đã ký kết giữa hai bên. Việc giao hàng cho khách hàng đƣợc thực hiện thông qua phƣơng thức giao hàng thẳng, giá bán áp dụng theo từng khách hàng. Theo phƣơng thức này, Công ty mua hàng của các Công ty thành viên trực thuộc Tập đoàn nhƣ: Công ty xăng dầu khu vực V, Công ty xăng dầu Thừa Thiên Huế, Quảng Trị…sau đó tiến hành bán thẳng cho khách hàng mà không cần nhập qua kho Công ty mà chuyển đến địa điểm theo yêu cầu của khách hàng.
- Tiếp nhận vào xử lý đơn hàng: Nghiệp vụ bán buôn đƣợc bắt đầu từ
đơn đặt hàng, phòng kinh doanh sẽ xem xét đối tƣợng khách hàng rồi mới xét duyệt đơn hàng nhƣ sau: Đối với khách hàng mới lần đầu tiên đặt hàng tại Công ty thì phòng kinh doanh sẽ xem xét các yêu cầu của khách hàng về sản phẩm và các điều kiện khác mà khách hàng đƣa ra. Sau khi xem xét các điều kiện nếu phòng kinh doanh có khả năng đáp ứng đƣợc các yêu cầu đó thì sẽ liên lạc với khách hàng thông qua điện thoại, fax. Trƣờng hợp phòng kinh doanh thấy các nhu cầu mà khách hàng đƣa ra không thể đáp ứng đƣợc hoặc có những yêu cầu không hợp lý về giá cả, kho bãi… thì sẽ thƣơng lƣợng với
Nhà cung cấp Phòng kinh doanh - KT XNVT (Lái xe) Cửa hàng xăng dầu Khách hàng
khách hàng khi hai bên trực tiếp gặp mặt để ký kết hợp đồng. Đối với khách hàng truyền thống đã có quan hệ lâu dài với Công ty, khi có nhu cầu đặt hàng tại Công ty chỉ cần gọi điện thoại, gửi fax đến phòng kinh doanh của Công ty.
- Phê duyệt nghiệp vụ bán hàng: Tất cả các công việc từ lúc nhận đơn
đặt hàng đến khi hợp đồng kinh tế đƣợc ký kết và bắt đầu triển khai hợp đồng do phòng kinh doanh đảm nhận. Một đơn đặt hàng đƣợc chấp nhận khi nó đƣợc phê chuẩn các điều kiện về giá cả, số lƣợng, thời hạn thanh toán và các điều kiện khác. Việc phê chuẩn các điều khoản thanh toán tùy vào từng trƣờng hợp cụ thể để đƣa ra quyết định. Việc tìm hiểu khách hàng trƣớc khi quyết định có cho nợ hay không đều do phòng kinh doanh đảm nhận. Để tìm hiểu về khách hàng, đối với khách hàng truyền thống nhân viên phòng kinh doanh sẽ liên hệ với phòng kế toán yêu cầu đƣợc cung cấp thông tin về tình hình công nợ của khách hàng đó. Nếu xét thấy khách hàng này có uy tín về thanh toán phòng kinh doanh sẽ cho khách hàng nợ.
- Chuyển giao hàng: Khi xét duyệt xong, căn cứ vào địa điểm và thời
gian giao hàng mà hai bên thoả thuận trong hợp đồng. Trƣớc tiên phòng kinh doanh sẽ thông báo cho khách hàng về việc giao hàng: thời gian giao hàng, chủng loại hàng hoá, giá cả… Sau đó, phòng kinh doanh đăng ký hàng hóa tại nhà cung cấp. Phòng kinh doanh thông báo XNVT điều lái xe đi nhận và giao hàng. Lái xe đến kho của nhà cung cấp lấy hàng kèm theo hóa đơn GTGT (liên 2: giao cho ngƣời mua; liên 3: thanh toán nội bộ) do nhà cung cấp xuất. Lái xe nhận hàng chuyển thẳng đến địa điểm khách hàng yêu cầu, khách hàng sẽ xác nhận việc nhận hàng trực tiếp vào hoá đơn. Sau đó lái xe chuyển hóa đơn GTGT (liên 2) về phòng kinh doanh nhập liệu vào máy, liên 3 để làm căn cứ tính cƣớc vận chuyển nội bộ.
- Xuất hoá đơn và thu tiền: Phòng kinh doanh sẽ xuất hoá đơn đỏ cho
hàng hoá xuất bán sẽ đƣợc đổ về phòng kế toán kiểm tra đối chiếu. Phòng kế toán sẽ hạch toán, theo dõi công nợ khách hàng. Đối với trƣờng hợp bán hàng thu tiền ngay, kế toán thƣơng mại căn cứ vào tổng giá trị ghi trên hoá đơn GTGT để kiểm tra chuyển kế toán thanh toán lập phiếu thu, thủ quỹ thu tiền, ký xác nhận. Nếu khách hàng chuyển khoản vào tài khoản của công ty. Căn cứ giấy báo có ngân hàng, kế toán thanh toán sẽ hạch toán, giảm công nợ khách hàng.
Đối với bán lẻ: Công ty tổ chức bán trực tiếp cho khách hàng tại cửa
hàng xăng dầu của Công ty. Tại đây có hai phƣơng thức bán lẻ: bán lẻ trực tiếp lƣợng hàng xuất bán lẻ cho ngƣời tiêu dùng, thu tiền ngay và dịch vụ cấp lẻ nghĩa là bán công nợ, cửa hàng xuất xăng dầu cho khách hàng cho nhiều lần và thu tiền cho một lần theo giá bán lẻ nhƣ hợp đồng dịch vụ đã ký.
Khi lƣợng hàng tồn trong kho của các cửa hàng, không đủ đáp ứng nhu cầu ngƣời mua thì cửa hàng sẽ điện thoại hoặc gửi fax với phòng kinh doanh để yêu cầu Công ty cung cấp thêm hàng. Khi đó phòng kinh doanh đăng ký hàng hóa tại nhà cung cấp, thông báo XNVT điều lái xe đi nhận và giao hàng. Lái xe đến kho của nhà cung cấp lấy hàng kèm theo hóa đơn GTGT (liên 2: giao cho ngƣời mua; liên 3: thanh toán nội bộ) do nhà cung cấp lập. Lái xe nhận hàng chuyển đến cửa hàng, và cửa hàng xác nhận việc nhận hàng trực tiếp trên hóa đơn. Trƣờng hợp thiếu ngoài định mức, ngƣời nhận hàng có quyền yêu cầu chủ phƣơng tiện (lái xe) bồi thƣờng số hàng thiếu theo giá bán lẻ tại thời điểm giao hàng. Nếu không thể giải quyết đƣợc, cửa hàng và lái xe lập biên bản đồng thời báo cáo cho ban giám đốc để xử lý.
Cửa hàng thực hiện bán, xuất hóa đơn cho khách hàng, tổng hợp giao dịch rồi gửi về VPCT hạch toán. Đối với khách hàng mua hàng có yêu cầu hoá đơn, thì các cửa hàng sẽ xuất hoá đơn theo lƣợng thực bán. Đối với khách hàng mua lẻ không cần hoá đơn thì các cửa hàng đến cuối ngày dựa trên sổ
giao ca viết hoá đơn cho lƣợng bán còn lại sau khi lƣợng bán đã xuất hoá đơn. Cuối tháng, cửa hàng thống kê lại và gửi các báo cáo về Công ty (Cân đối tiền hàng, Báo cáo công nợ…) để kế toán kiểm tra, đối chiếu. Ở cửa hàng, khi nhập hàng hóa vào bồn bể, cửa hàng có sổ kho ghi tay lƣợng nhập căn cứ vào số xác nhận với lái xe, đến hết ca bán hàng dựa vào lƣợng bán thực tế cũng ghi vào sổ kho theo dõi. Tiền bán hàng đƣợc thủ quỹ các cửa hàng nộp hằng ngày nộp vào tài khoản ngân hàng. Tại CHXD ngoài Đà Nẵng, quá trình xuất hoá đơn cũng giống nhƣ tại các cửa hàng tại Đà Nẵng nhƣng kế toán chi nhánh tự hạch toán tại Chi nhánh. Cuối tháng, gửi báo cáo về Công ty (sổ theo dõi số phát sinh, tờ khai thuế GTGT, báo cáo công nợ…)
Do tính chất đặc trƣng của xăng dầu là dễ bay hơi, trong quá trình vận chuyển cũng nhƣ khi xuất, nhập xăng dầu vào bồn bể không tránh khỏi hao hụt nên trong ngành xăng dầu còn qui định mức hao hụt xăng dầu. Hao hụt xăng dầu đƣợc đƣa vào giá vốn với định mức nhƣ sau (đây là định mức cho phép theo qui định của Công ty). Hao hụt xăng dầu đƣợc tính một lần vào cuối tháng. Để tính hao hụt dựa vào báo cáo nhập xuất tồn cuối tháng. Tỷ lệ hao hụt xăng dầu quy định tại quy định này là tỷ lệ hao hụt xăng dầu tối đa. Công thức tính:
(Tổng số lƣợng nhập + Tổng số lƣợng xuất)/2 x Tỷ lệ hao hụt
Bảng 2.2. Bảng định mức hao hụt xăng dầu
STT Sản p ẩm Tỷ lệ H o ụt (%) 1 2 Xăng các loại Dầu Diesel 0.04 0.018
Ngoài ra, dữ liệu chi tiết bán hàng thì mỗi CHXD tự theo dõi trên phần mềm ACESS, đến cuối tháng truyền dữ liệu một lần về phòng kế toán kiểm tra, đối chiếu. Đến cuối tháng Công ty tiến hành kiểm kê để xác định lƣợng
hàng tồn kho ở các cửa hàng và thực hiện đối chiếu giữa số lƣợng thực tế và sổ sách. Dựa vào hóa đơn mua hàng, xuất bán kế toán theo dõi trên sổ chi tiết nhập xuất tồn để tính giá vốn hàng xuất khẩu. Dựa vào hoá đơn, phiếu thu, giấy báo có kế toán theo dõi trên sổ chi tiết công nợ cho từng cửa hàng.
Dữ liệu đầu vào của quy trình: Hợp đồng xăng dầu, đơn đặt hàng, hoá đơn GTGT, Giấy báo có, Phiếu thu.
Dữ liệu đầu ra của quy trình: bảng kê chứng từ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, báo cáo xuất bán, báo cáo chi tiết công nợ, biên bản đối chiếu công nợ.
b. Hoạt động dịch vụ vận tải
Hiện nay, vận chuyển hàng tại Công ty đƣợc bắt đầu từ 2 kho: Kho Dung Quất (Quảng Ngãi): Thƣờng chở cho công ty Xăng dầu Quảng Ngãi từ Dung Quất; Kho Khuê Mỹ (Đà Nẵng): Chở từ kho Khuê Mỹ (KV5) cho các khách hàng thuộc Đà Nẵng, Quảng Nam Quảng Trị, Huế, Lào, Bắc Tây Nguyên..., Chở từ kho Khuê Mỹ (KV5) cho các CHXD công ty và khách hàng xăng dầu bán buôn. Quy trình thực hiện:
Khi nhận kế hoạch vận chuyển từ khách hàng qua hình thức email, fax,
điện thoại, bao gồm thông tin: Thời gian (ngày), điểm đổ, mặt hàng, số lƣợng, số phƣơng tiện. Xí nghiệp vận tải kiểm tra thực tế phƣơng tiện đang có sẵn, sắp xe, và xác nhận với khách hàng. Toàn bộ thông tin yêu cầu khách hàng, xác nhận khách hàng, điều xe đi, xe về không đƣợc ghi nhận vào phần mềm để quản lý mà qua hình thức nhớ, ghi tay (hầu hết các xe nội địa đều đi-về trong ngày, chỉ có tuyến đi Lào mới dài ngày).
Thực hiện vận tải: Căn cứ vào kế hoạch vận tải, lái xe chủ động xuống
kho (lấy hàng, lấy phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoặc hóa đơn GTGT) chở hàng tới điểm đổ, xác nhận lƣợng hàng giao.
Cập nhật chứng từ và thu tiền: Đội xe căn cứ chứng từ vận chuyển: hóa
ty, khách hàng xăng dầu bán buôn; phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ khi vận chuyển cho công ty xăng dầu thành viên. Chứng từ này đƣợc đội xe nhập liệu vào phần mềm Foxpro đƣợc cài riêng, thƣờng cuối tháng dữ liệu đổ về phòng kế toán. Khi nhận chứng từ từ đội xe, kế toán vận tải kiểm tra theo từng hóa đơn/phiếu xuất kho. Cuối tháng, kế toán vận tải kiểm tra, đối chiếu với khách hàng, xuất hoá đơn, quyết toán nhiêu liệu, tính lƣơng sản phẩm cho lái xe. Sau khi nhận đƣợc bảng kê cƣớc vận chuyển, hoá đơn, khách hàng vận tải thanh toán cho Công ty theo hình thức chuyển khoản. Kế toán ngân hàng sẽ theo dõi công nợ ghi giảm công nợ khách hàng vận tải.
Dữ liệu đầu vào của quy trình: Hợp đồng vận chuyển, vận đơn (phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ/hóa đơn GTGT), giấy báo có, phiếu thu.
Dữ liệu đầu ra của quy trình: bảng kê chứng từ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, bảng kê cƣớc vận chuyển, biên bản đối chiếu công nợ.
c. Nhận xét về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình doanh thu
Đối với hoạt động kinh doanh xăng dầu
Hàng nhập, xuất do phòng kinh doanh, CHXD đƣợc theo dõi nhập liệu riêng, đến cuối tháng mới đổ dữ liệu về phòng kế toán kiểm tra, đối chiếu. Việc xét duyệt đơn hàng do phòng kinh doanh, nếu muốn biết công nợ khách hàng nào đó tại một thời điểm bất kỳ thì phòng kinh doanh phải đợi thông tin phòng kế toán báo, gây chậm trễ, làm ảnh hƣởng đến việc đánh giá, phản hồi thông tin lại cho khách hàng. Do vậy, thông tin dữ liệu tiền hàng, công nợ không đáp ứng đƣợc nhu cầu kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các phòng này tức thời làm cho vốn lƣu động bị khách hàng chiếm dụng thƣờng xuyên.
Tại phòng kế toán, vì dữ liệu hàng nhập định kỳ hàng tháng đổ về phòng kế toán, việc thanh toán và theo dõi công nợ nhà cung cấp phụ thuộc vào phòng kinh doanh nhập liệu, kế toán không cân đối tiền chuyển để tối đa
hạn mức chiếm dụng trong kỳ và cuối tháng. Cũng nhƣ việc theo dõi công nợ từng CHXD chậm trễ, không chính xác.
Hiện nay, chính sách giá xăng dầu sẽ thay đổi theo giá thế giới, 15 ngày sẽ điều chỉnh tăng giảm, rủi ro trong khâu dự trữ cho doanh nghiệp dễ xảy ra các hành vi gian lận theo sự thay đổi này. Đây là rủi ro trong việc thay đổi ngày xuất bán trên hóa đơn tại các thời điểm giá xăng dầu tăng giảm liên tục, kẽ hở gây thất thu. Vì văn phòng công ty chỉ theo dõi hàng hoá, tiền hàng trên sổ sách, khi muốn biết luợng tiền hàng, hàng hoá thực tế tại các CHXD thì phải tiến hành kiểm kê. Mặc khác, áp dụng hình thức khoán chi phí cho CHXD và công ty không theo dõi công nợ từng khách hàng tại các CHXD. Do vậy, rất dễ xảy ra các hành vi gian lận tại các thời điểm thay đổi giá nếu không kiểm kê tức thời. Vì tại các CHXD các vòi bơm chƣa tích hợp với phần mềm, việc kiểm kê/ thay đổi giá bán/ giao nhận giữa các ca bán hàng tại cửa hàng thực hiện thủ công. Mặc khác, lúc nhập hàng từ lái xe, cửa hàng ký xác nhận lƣợng hàng trực tiếp trên hóa đơn GTGT của nhà cung cấp, sau đó theo dõi thủ công vào sổ riêng và thẻ kho từng loại, chứ không có biên bản giao nhận để làm căn cứ phiếu nhập kho theo dõi.
Tại CHXD, chỉ phát sinh hao hụt lƣu trữ, công ty có qui đinh về định mức hao hụt cho từng loại hàng, tuy nhiên, hàng tháng cửa hàng tự tính tay cập nhật vào báo cáo. Trên VPCT, kế toán thƣơng mại cũng phải tính toán thủ công lại lƣợng hao hụt một lần nữa trƣớc khi đơn giá, ghi nhận giá vốn.
Đối với hoạt động dịch vụ vận tải
Xí nghiệp vận tải theo dõi xe đi, xe về theo từng chuyến hàng, lƣợng hàng vận chuyển cho khách hàng đều theo dõi bằng hình thức thủ công. Do vậy, nếu có thay đổi về điểm đổ, lái xe báo về công ty để thống nhất với khách hàng, bổ sung thêm thông tin số km phát sinh vào hóa đơn. Không có
sự đối chiếu số liệu về lái xe, lƣợng hàng, điểm đổ hay lệ phí đƣờng bộ từng chuyến giữa xí nghiệp vận tải với phòng kế toán.
Với phần mềm hiện tại, kế toán vận tải rất vất vả từ khâu cập nhật lại mã đƣờng phát sinh, cự ly, nhập tay đơn giá cho từng tuyến đƣờng của từng khách hàng vận tải. Hơn nữa, phần mềm không hỗ trợ trong việc đối chiếu số liệu từng khách hàng vận tải, kế toán phải thực hiện đối chiếu thủ công, mất thời gian, hiệu quả không cao.
2.3.2. C u trìn ung ứng
Việc tổ chức thông tin trong quy trình cung ứng thực hiện ghi nhận các giao dịch nhập, mua hàng, quản lý kho theo luồng quy trình từ yêu cầu mua hàng, đơn đặt mua hàng, hợp đồng…
a. Quy trình mua hàng hoá xăng dầu và thanh toán
Đầu năm, Công ty ký hợp đồng nguyên tắc với nhà cung cấp về việc mua bán xăng dầu. Do vậy, mỗi lần nhu cầu mua hàng khi phòng kinh doanh cân đối, tính toán khả năng kinh doanh của các cửa hàng hoặc có đơn hàng bán buôn, sẽ lập yêu cầu mua hàng gửi nhà cung cấp. Lái xe tới kho lấy hàng (nhận hóa đơn GTGT), chở hàng về cửa hàng hoặc về thẳng khách hàng (xác nhận giao nhận). Đội xe gửi hồ sơ về cho Công ty hạch toán chứng từ. Phòng kinh doanh nhập liệu hàng mua vào, cân đối báo số tiền cần phải lên phòng kế toán thanh toán bằng hình thức chuyển khoản, giảm công nợ phải trả nhà cung cấp.