7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2. ĐỊNH HƢỚNG HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
TOÁN TẠI CÔNG TY
Với định hƣớng phát triển Công ty hiện nay, việc ứng dụng một hệ thống thông tin hiện đại, đáp ứng đầy đủ các nhu cầu cần thiết và nâng cao năng lực cạnh tranh thì việc ứng dụng hệ thống ERP là một định hƣớng không xa và Công ty cũng có kế hoạch để triển khai trong thời gian tới. Nhƣng trƣớc tiên để có thể vận hành một hệ thống hiện đại thì chúng ta phải có cuộc cải cách từ giai đoạn ban đầu và một trong những công việc đó là phải hoàn thiện HTTTKT để phù hợp với việc ứng dụng ERP. Do vậy, tác giả đƣa ra một định hƣớng ứng dụng ERP. Đó là tìm kiếm một giải pháp ERP phải có khả năng hoàn toàn đáp ứng đƣợc những yêu cầu, những hạn chế đã đề cập hiện nay,ho phép quản trị mọi lĩnh vực hoạt động trong công ty, ví dụ nhƣ: tài chính kế toán, kho hàng, bộ phận mua hàng, bộ phận bán hàng, vận tải, quản lý cửa hàng,… Ngoài ra phải có khả năng tối ƣu hóa các quy trình nghiệp vụ khi
đƣợc chuẩn hóa, tối ƣu hóa việc trao đổi thông tin một cách đồng nhất trong hệ thống kinh doanh và sản xuất của toàn Công ty. Các tiêu chí đặt ra cụ thể:
- Phục vụ tốt yêu cầu tác nghiệp, điều hành, quyết định tại các cấp quản lý đáp ứng đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ: kế toán tài chính, kế toán quản trị, mua hàng, bán hàng, kho hàng. Tập trung vào nghiệp vụ quản lý kinh doanh vận tải xăng dầu, bán lẻ xăng dầu. Hỗ trợ công tác điều hành, ra quyết định tại các cấp quản lý, đặc biệt là VPCT.
- Tập trung và chia sẻ thông tin giữa các bộ phận liên quan trong công ty: dữ liệu chỉ nhập một lần. Chia sẻ cho tất cả các bộ phận liên quan (các phòng ban/cửa hàng). Tích hợp và luân chuyển thông tin. Luân chuyển thông tin chính xác, kịp thời giữa các bộ phận. Giảm thiểu thủ tục giấy tờ.
- Cung cấp các báo cáo tức thời: việc nhập các giao dịch và in ra các báo cáo đảm báo tính tức thời (online). Loại bỏ những sai lệch, chậm trễ của hệ thống phân tán hiện thời. Có cơ chế kiểm soát tiến trình công việc. Phân định trách nhiệm công việc để kiểm soát. Hỗ trợ lãnh đạo giám sát tiến trình công việc.
- Đảm bảo tính bảo mật: Bảo mật thông tin giữa các bộ phận. Bảo mật thông tin giữa các quy trình. Đảm bảo tính minh bạch. Phân quyền quản lý và hạch toán. Lƣu vết thông tin dữ liệu khi đƣợc nhập mới/ sửa/ xóa.
- Phù hợp với định hƣớng phát triển của công ty: Khả năng đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ của các dịch vụ trong tƣơng lai.
HTTTKT phải phù hợp để có thể ứng dụng đƣợc hệ thống ERP. Phù hợp ở đây đƣợc hiểu là HTTTKT cần đảm bảo đầy đủ cơ sở hạ tầng, máy móc, thiết bị, hệ thống mạng, khả năng ứng dụng công nghệ thông tin và con ngƣời phải đáp ứng đầy đủ kiến thức để có thể vận hành hệ thống ERP. Bên cạnh đó còn phải phù hợp về mặt quy trình kinh doanh, các quy trình này phải đảm bảo đáp ứng đƣợc yêu cầu của hệ thống ERP, không chỉ là quy trình hoạt
động của kế toán mà toàn bộ các quy trình sản xuất kinh doanh đều tham gia vào hệ thống ERP, vì vậy các quy trình này trƣớc tiên cần phải phù hợp mới có thể vận hành ERP hiệu quả. Tóm lại, công tác chuẩn bị trƣớc tiên để ứng dụng hệ thống ERP cần phải hoàn thiện lại các quy trình hoạt động, bên cạnh đó Ban lãnh đạo công ty ban hành các quy định, chính sách để hoàn thiện hơn hệ thống thông tin kế toán.
Thay đổi văn hóa doanh nghiệp và tƣ duy của nhân viên. Ngày nay, ERP là một giải pháp công nghệ quản lý mới đƣợc nhiều doanh nghiệp quan tâm. Do đặc điểm của ERP liên quan đến toàn bộ doanh nghiệp, thế nên, mọi tác động của cá nhân đều ảnh hƣởng đến tất cả hệ thống, Vì vậy, để đảm bảo tính kiểm soát cũng nhƣ mức độ an toàn của dữ liệu, trách nhiệm của từng ngƣời cần đƣợc quy định bằng văn bản cụ thể.
Việc ứng dụng hệ thống ERP nếu nhƣ thành công thì đem lại rất nhiều lợi ích cho Công ty. Nhƣng để có thể ứng dụng thành công thì vấn đề chi phí là vấn đề Công ty cần quan tâm.