7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.4. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ
Ứng dụng ERP là một thay đổi lớn đối với Công ty. Việc triển khai ERP không phải là một công việc dễ dàng đối với bất kỳ đơn vị nào. Điều mấu chốt là ban lãnh đạo phải nhận ra triển khai dự án ERP không chỉ đơn thuần nghiêng về kỹ thuật mà còn có rất nhiều việc liên quan đến kế hoạch và truyền thông cần đƣợc thực hiện một cách đúng đắn trên toàn công ty. Thực tế ERP mang lại rất nhiều lợi ích cho Công ty, nhƣng gặp rất nhiều rủi ro khi triển khai dự án ERP. Để việc triển khai ERP đƣợc hiệu quả, các yếu tố sau cần đƣợc đảm bảo thực hiện:
- Cam kết hỗ trợ của ban lãnh đạo công ty: Chỉ đạo và định hƣớng chiến lƣợc thực hiện theo đúng phạm vi dự án. Dự án ERP cần phải đƣợc định hƣớng từ trên xuống dƣới, cần có ngƣời từ đội ngũ lãnh đạo tham gia chỉ đạo, hỗ trợ hàng ngày. Chuẩn bị về con ngƣời sẽ là khâu quan trọng nhất trong khi chuẩn bị triển khai ERP. Cần phải có sự đồng lòng từ ban quản trị cấp cao nhất đến từng nhân viên. Để chuẩn bị tốt điều này, ban quản trị cần phải giải thích rõ tác dụng của ERP và cần phải tìm hiểu, quan tâm đến những khó
khăn của nhân viên khi thực hiện ERP. Cũng nhƣ cần phải động viên, khen thƣởng trong quá trình thực hiện. Sự quyết tâm cao của cán bộ công nhiên viên là yếu tố dẫn đến thành công rất cao khi triển khai ERP. Và việc giải quyết tốt nguồn lao động bên cạnh chính sách động viên cũng rất cần thiết khi nghiên cứu triển khai ERP. Công ty cũng cần có đủ cán bộ có năng lực, dám chấp nhận và biết cách thay đổi. Quan trọng nhất là sự cam kết của lãnh đạo và năng lực quản lý đƣợc các thay đổi mà ERP yêu cầu.
- Đảm bảo về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin: Đổi mới về công nghệ, trang bị hệ thống mạng máy tính cho toàn hệ thống. Cần có sự đổi mới đồng bộ trong hệ thống công nghệ thông tin của toàn doanh nghiệp. Một hệ thống muốn hoạt động tốt thì nhất thiết các bộ phận trong nó phải đều tốt. Tránh sự đầu tƣ tập trung thật tốt ở một chỗ rồi sẽ dẫn đến sự khập khiễng. Vì bản chất của ERP là sự hoạt động tải dữ liệu về trung tâm xử lý và mang tính cập nhật liên tục trên toàn hệ thống. Do vậy, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin cần phải đƣợc đồng bộ hóa, chuẩn hóa và củng cố nhƣ các mạng, băng thông rộng, mạng LAN tin cậy và tính tƣơng hợp của các mạng.
- Đảm bảo chi phí: Chi phí để đầu tƣ cho ERP và để đƣa nó vào hoạt
động hoàn chỉnh là tƣơng đối lớn không chỉ về năng lực phần cứng, phần mềm và cả năng lực con ngƣời. Chi phí lớn nhất trong ngân sách chi tiêu cho ERP nằm ở phần triển khai. Xác định trƣớc những khoản mục chi phí sẽ giúp việc triển khai đảm bảo tiến độ và chất lƣợng, bằng không, sẽ dễ bị sa lầy và thất bại. Chi phí triển khai ERP gồm khá nhiều mục, tùy thuộc vào mỗi nhà triển khai. Tuy nhiên, chi phí cơ bản thƣờng là chi phí bản quyền, hỗ trợ triển khai, tƣ vấn, bảo trì vận hành hệ thống... Ngoài ra là các chi phí cho hạ tầng ứng dụng công nghệ thông tin nói chung nhƣ phần cứng, hạ tầng mạng. Một chi phí nữa chiếm khá nhiều là chi phí con ngƣời trong doanh nghiệp để duy
trì hệ thống, hỗ trợ ngƣời sử dụng và giải quyết các vấn đề liên quan đến hệ thống ERP.
- Đảm bảo đào tạo đội ngũ người dùng: Việc triển khai chƣa dừng lại
sau khi đã thiết kế, cấu hình và cài đặt đƣợc hệ thống bởi hệ thống không thể tự nó mà vận hành đƣợc, những ngƣời dùng cuối bao gồm đội ngũ quản trị hệ thống và đội ngũ nhân viên cần phải đƣợc đào tạo để sử dụng hệ thống đúng cách và hiệu quả nhất. Việc đào tạo cần đƣợc thực hiện một các nghiêm túc, hƣớng dẫn lý thuyết phải gắn liền với thực hành ngay trên máy.
- Quản lý thay đổi hiệu quả: Một điều chắc chắn là sự ra đời của hệ thống mới sẽ ảnh hƣởng đến nhiều khía cạnh trong Công ty: các quy trình kinh doanh, thủ tục thay đổi dẫn đến vai trò của một số nhân sự sẽ khác… Do mỗi ngƣời đều có phản ứng khác nhau trƣớc những thay đổi, nên đây sẽ là lúc Công ty cần có một chiến lƣợc khéo léo để từng bƣớc đƣa ERP vào hoạt động một cách nhịp nhàng, hiệu quả.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 3
Trên cơ sở những hạn chế còn tồn tại trong công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Thƣơng mại và Vận tải Petrolimex Đà Nẵng ở chƣơng 2. Trong chƣơng này, tác giả thấy sự cần thiết tổ chức HTTTKT theo định hƣớng ERP và định hƣớng tìm kiếm ứng dụng một hệ thống thông tin hiện đại, phù hợp, đáp ứng đầy đủ các nhu cầu cần thiết và nâng cao năng lực cạnh tranh đó là ứng dụng ERP. Từ đó, tác giả đề xuất giải pháp hoàn thiện các quy trình chuẩn, thiết lập tập tin danh mục, tăng cơ sở hạ tầng thông tin, đào tạo nhân viên…nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán theo định hƣớng ERP, giúp hoạt động sản xuất kinh doanh đƣợc diễn ra nhịp nhàng, đồng bộ và phát huy đầy đủ vai trò từng bộ phận chức năng khi ứng dụng ERP. Đồng thời đƣa ra một số kiến nghị cho công ty khi triển khai ERP đảm bảo đƣợc hiệu quả. Việc này sẽ có ý nghĩa quan trọng trong việc ứng dụng ERP thời gian tới.
KẾT LUẬN
Ứng dụng hệ thống quản lý nhƣ ERP là xu thế tất yếu vì những lợi ích mà ERP đem lại cho doanh nghiệp là rất lớn. Bên cạnh đó ERP còn là công cụ quan trọng để giúp doanh nghiệp quản lý các nguồn lực của mình một cách hiệu quả, cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời cho việc quản lý, điều hành, nâng cao năng lực cạnh tranh doanh nghiệp.
Đề tài lần lƣợt đƣa ra các tìm hiểu chung về hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP và đánh giá thực trạng HTTTKT hiện tại để thấy đƣợc những hạn chế, bất cập còn tồn tại. Bên cạnh đó, tác giả tiến hành phỏng vấn chuyên sâu cấp quản lý các bộ phận nhằm nhận thấy sự cấp thiết nhu cầu thông tin kế toán. Từ đó có những định hƣớng mới hữu hiệu ERP nhằm khắc phục đƣợc những hạn chế về mặt không gian và thời gian nhờ khả năng chia sẻ và liên kết cao giữa các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp. Đề xuất giải pháp thiết thực cải tiến các quy trình trong hai chu trình chính bán hàng và thu tiền, mua hàng và thanh toán, tăng cƣờng cơ sở hạ tầng, mua phần mềm ERP… nhằm giúp cho việc triển khai hệ thống ERP sau này của Công ty đƣợc thuận lợi và đạt hiệu quả.
Quản lý dựa vào hệ thống ERP còn khá mới mẻ đối với các doanh nghiệp Việt Nam. Áp dụng các hệ thống quản lý ERP luôn là một quá trình không quá phức tạp nhƣng cũng không phải đơn giản. Việc làm đó đòi hỏi nhiều nguồn lực, nhận thức đúng và quyết tâm cao của ban lãnh đạo Công ty. Khi Công ty áp dụng thành công, thì điều đó không những hỗ trợ các nhân viên, các nhà quản lý mà còn trợ giúp ban lãnh đạo ra những quyết định đúng đắn và kịp thời. Với kiến thức còn hạn chế, luận văn không tránh khỏi những thiếu sót, kính mong quý thầy, cô quan tâm đóng góp ý kiến để luận văn đƣợc hoàn thiện hơn.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
T ếng V ệt
[1] Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT (2010), Dự án cung cấp và triển khai hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp cho Petrolimex, Tài liệu quy trình nghiệp vụ ERP, Phân hệ bán hàng xăng dầu.
[2] Công ty Cổ phần Tin Học Viễn Thông Petrolimex (2013), Hệ thống quản lý cửa hàng xăng dầu EGAS.
[3] Huỳnh Thị Thanh Nguyên (2013), Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo định hướng ERP tại Công ty Cổ phần Thương mại Nguyễn Kim, Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh, Đại học Đà Nẵng. [4] Nguyễn Thị Ngọc Quỳnh (2015), Tổ chức thông tin kế toán theo định
hướng ERP tại Công ty Cổ phần Cổ phần Vận tải Đa Phương Thức,
Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh, Đại học Đà Nẵng.
[5] PGS.TS Nguyễn Mạnh Toàn, TS Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011), Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán, Nhà Xuất bản Tài chính.
[6] Nguyễn Mạnh Toàn (2011), “Tiếp cận theo chu trình – Cơ sở để nâng cao hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán”, Tạp chí Kế toán & Kiểm toán-số 05/2011(92), tr.20-23
[7] Trần Thị Thanh Thúy (2011), Tình hình ứng dụng ERP và sự tác động của ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại các doanh
nghiệp Việt Nam, Luận văn Thạc sĩ kinh tế, Đại học Kinh tế Thành
phố Hồ Chí Minh.
T ếng An
[8] Alzoubi, A. (2011), “ The effectiveness of the accouting information systems under the ERP”, Research Journal of Finance and
[9] Azhar Susanto (2013), Accounting Information Systems: Structure,
Control, Risk, Development, Bandung, Lingga Jaya.
[10] Colmenares, L. (2009) “ Benefit of ERP systems for Accouting and Financial Management”, Procesdings of the Academy of
Information and Management Science, 13(1), pp.3-7
[11] Marnewick, C. and Labuschagne, L (2005), “A conceptual model for enterprise resource planning (ERP)”, Information Management &Computer Security, 13(2), pp.144
[12] Marshall Romney and Paul Steinbart (2006), Accounting Information
Systems, Pearson Education International, pp.651-758.
[13] Olson, David L (2003), Managerial Issues of Enterprise Resource
Planning Systems, McGraw-Hill, Inc., New York.
[14] Y.Zeng, R. H. L.Chiang and D.C.Yen (2003), “Enterprise integration with advanced information technologies: ERP and data warehousing”, Information Management & Computer Security, Vol. 11, Issue 3, page 115-122.
Các trang web khác
[15] Công ty IMC [Trực tuyến]. Địa chỉ: http://phanmemerp.net/kho-tai- lieu/tai-lieu-erp/loi-ich-cua-viec-su-dung-he-thong-erp [Truy cập: 15/09/2017].
PHỤ LỤC
P ụ lụ Tên p ụ lụ
1 Hóa đơn mua hàng hóa xăng dầu từ nhà cung cấp 2 Hóa đơn GTGT xuất bán hàng hóa xăng dầu 3 Vận đơn bao gồm Hóa đơn GTGT/PXKKVCNB 4 Bảng thống kê các báo cáo chính của Công Ty 5 Nội dung phỏng vấn
6 Danh sách đối tƣợng phỏng vấn
7 Kết quả phỏng vấn cấp quản lý các bộ phận chức năng 8 Kết quả phỏng vấn nhân viên phòng Kế toán tài chính
P ụ lụ 1: Hó đơn mu àng ó xăng ầu từ n à ung ấp Công ty xăng ầu K u vự V, Công ty Xăng ầu Quảng Trị…
P ụ lụ 2: Hó đơn GTGT xuất bán àng ó xăng ầu
P ụ lụ 3: Vận đơn b o gồm Hó đơn GTGT/PXKKVCNB
Vận tải cho khách hàng vận tải: Công ty Xăng dầu khu vực V từ kho Khuê Mỹ (KV5) đến CHXD số 14 (KV5)
Vận tải cho khách hàng vận tải: Công ty Xăng dầu Quảng Trị từ kho Khuê Mỹ (KV) đến CHXD số 26 (Quảng Trị)
P ụ lụ 4: Bảng t ống ê á báo áo ín ủ Công Ty
STT Tên báo cáo Loạ báo áo
1 Báo cáo xuất bán Kinh doanh xăng dầu
2 Báo cáo nhập xuất tồn Kinh doanh xăng dầu
3 Cân đối tiền hàng Kinh doanh xăng dầu
4 Báo cáo công nợ Kinh doanh xăng dầu
5 Bảng cƣớc vận chuyển Kinh doanh vận tải 6 Bảng kê lệ phí cầu đƣờng Kinh doanh vận tải 7 Báo cáo quyết toán nhiên liệu Kinh doanh vận tải 8 Báo cáo hoạt động xe Kinh doanh vận tải 9 Bảng kê hành trình xe Kinh doanh vận tải
10 Báo cáo luồng đƣờng Kinh doanh vận tải
11 Báo cáo tăng giảm TSCĐ Chung
12 Sổ chi tiết tài khoản (có tài khoản đối ứng) Chung
13 Sổ nhật ký chung Chung
14 Bảng cân đối phát sinh Chung
15 Bảng cân đối kế toán Chung
16 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Chung 17 Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ (trực tiếp) Chung
P ụ lụ 5:
NỘI DUNG PHỎNG VẤN P ần 1: G ớ t ệu
Tôi tên là Lê Nguyễn Hà Vinh - là Học viên cao học khóa 32 chuyên ngành Kế Toán tại trường Đại Học Kinh Tế Đà Nẵng. Hiện tại tôi đang thực hiện đề tài nghiên cứu về “ Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong định hướng ERP tại Công ty Cổ phần Thương mại và Vận tải Petrolimex Đà Nẵng” với mục đích hoàn thành luận văn tốt nghiệp. Tôi rất mong quý Anh Chị dành một ít thời gian cho cuộc phỏng vấn này. Moi ý kiến, quan điểm cua quý anh chi đều là tài sản quý giá đối với tôi. Tôi cam kết chỉ sử dụng các dữ liệu thu thập được từ Quý anh chị cho mục đích nghiên cứu học thuật đơn thuần.
P ần 2: T ông t n ngƣờ p ỏng vấn
1. Họ tên ngƣời trả lời:
2. Giới tính: ☐Nam ☐Nữ 3. Số điện thoại:
4. Địa chỉ email: 5. Bộ phận làm việc: 6. Chức vụ:
7. Thời gian làm việc tại Công ty:
PHẦN 3. T ông t n ần t u t ập
Mụ t êu: Nhận diện nhu cầu sử dụng thông tin kế toán của các bộ phận chức năng liên quan tại công ty hiện nay.
N ững âu ỏ p ỏng vấn trự t ếp:
- Đối với bộ phận, công việc của mình, Anh/chị hãy cho biết nhu cầu thông tin của bộ phận mình là gì và Anh/chị có nhu cầu sử dụng thông tin kế toán hay không? (cần thông tin kế toán gì và mục đích sử dụng thông tin đó).
- Anh/chị có ý kiến nhƣ thế nào về hệ thống thông tin kế toán và thực trạng cung cấp thông tin kế toán hiện nay?
Cảm ơn sự hợp tác của các anh/chị!
P ụ lục 6: D n sá đố tƣợng phỏng vấn
Stt Họ tên G ớ
tính C ứ vụ Đ ện t oạ
1 Trần Đình Phƣơng Nam Trƣởng phòng Kinh doanh
Kỹ thuật 0913.499.706
2 Quảng Tấn Nam Nam Phó phòng Kinh doanh Kỹ
thuật 0913.403.225
3 Dƣơng Văn Phƣớc Nam Giám đốc XNVT 0913.499.743
4 Nguyễn Thị Hà Nữ Phó giám đốc XNVT 0979.210.296
5 Lê Thị Lƣơng Nữ Trƣởng phòng Tổ chức Tổng hợp
0905.032.688
6 Võ Thị Hồng Nữ Cửa hàng trƣởng CHXD số 2 0915.856.373
7 Trần Việt Hà Nam Cửa hàng trƣởng CHXD
Điện An 0987.353.635
8 Nguyễn Thị Nhàn Nữ Cửa hàng trƣởng CHXD
Diên Sanh 0915.875.123
9 Ngô Ngọc Dũng Nam Trƣởng phòng Kế toán Tài
chính 0914.302.905
10 Phạm Lê Bích Tuyền Nữ Phó phòng Kế toán Tài chính 0913.404.922
11 Lê Thị Thu Hiền Nữ Kế toán vận tải 0905.373.999
12 Bùi Thị Tuyết Nữ Kế toán thƣơng mại 0905.930.925
13 Trần Thị Hồng Đào Nữ Kế toán dịch vụ khác 0905.225.467 14 Nguyễn Ngọc Linh Nữ Kế toán ngân hàng, thuế 0987.531.002
P ụ lụ 7: Kết quả p ỏng vấn ấp quản lý á bộ p ận ứ năng
Stt Họ tên Ý ến
1 Trần Đình Phƣơng
Là ngƣời chịu trách nhiệm hiệu quả hoạt động kinh doanh xăng dầu. Bộ phận kinh doanh cần có những thông tin kế toán cập nhật kịp thời về giá, lƣợng hàng tồn kho, công nợ khách hàng…để đƣa ra những quyết định kịp thời, đặc biệt là trong thời điểm thay đổi giá, hay mở rộng thị trƣờng. Tuy nhiên, quy trình hoạt động kinh doanh xăng
Stt Họ tên Ý ến
dầu hiện nay vẫn đang xây dựng rời rạc với các quy trình khác, việc thu thập thông tin qua lại thƣờng làm thủ công, chậm. Mong muốn công ty phát triển quy trình theo hƣớng hiện đại để có quản lý chặt chẽ đƣợc hệ thống các CHXD, cũng nhƣ phối hợp với phòng kế toán, các phòng ban khác nhịp nhàng, chặt chẽ hơn.
2 Quảng Tấn Nam
Là ngƣời phụ trách chính mảng kỹ thuật, mua sắm vật tƣ, sửa chữa, cấp săm lốp, bình điện cho lái xe...cần những thông tin về định mức săm lốp, km xe chạy, kế hoạch mua sắm, sửa chữa…để triển khai công việc, vì hầu hết việc theo dõi trên excel. Ví dụ, việc cấp săm lốp dựa vào hành trình xe chạy để tính định mức cấp, thƣờng hành trình đƣợc kế toán cung cấp sau nên chỉ dự kiến trƣớc số lốp sẽ cấp.
3 Dƣơng Văn Phƣớc
Nhiệm vụ XNVT: nhập yêu cầu khách hàng, điều động phƣơng tiện vận tải…Ngoài thông tin từ khách hàng: sản lƣợng vận chuyển, tuyến đƣờng.., kế hoạch vận chuyển cho nội bộ công ty và khách hàng xăng dầu bán buôn từ phòng kinh doanh thì bộ phận cần những thông tin kế toán cung cấp: định mức nhiên liệu, quyết toán nhiên liệu để cấp