7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.4. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản Công ty hiện đang áp dụng là hệ thống tài khoản theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006, đang dần chuyển sang
theo thông tƣ 200/2016-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính nhƣng vƣớng do phần mềm kế toán không thể nâng cấp lên cho phù hợp. Bên cạnh đó, xây dựng thêm các tài khoản chi tiết phục vụ cho nhu cầu theo dõi, hạch toán chi tiết tại công ty. Hệ thống tài khoản đƣợc sắp xếp theo nguyên tắc cân đối giữa giá trị tài sản và nguồn hình thành tài sản phù hợp với các chỉ tiêu phản ánh trên báo cáo tài chính. Các tài khoản đƣợc mã hóa thuận lợi cho việc hạch toán xử lý thông tin cũng nhƣ thu thập thông tin của công ty.
2.2.5. Đán g á ung t ực trạng tổ chức HTTTKT tại Công ty
a. Ưu điểm
Hệ thống chứng từ tại công ty đƣợc tổ chức khá hoàn thiện với đầy đủ
các chứng từ cần thiết và biểu mẫu của chứng từ đƣợc thiết kế theo đúng chế độ kế toán hiện hành kết hợp với những đặc điểm riêng có của ngành xăng dầu. Chứng từ luôn đƣợc lập ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Nội dung phản ánh vào chứng từ ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu. Chứng từ luôn đƣợc lập nhanh chóng, chính xác bảo đảm phản ánh tình hình hoạt động của đơn vị.
Hệ thống tài khoản tại công ty tƣơng đối phù hợp, phản ánh đầy đủ các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đáp ứng yêu cầu thông tin, kiểm tra quá trình tiêu thụ tại công ty.
b. Nhược điểm
Các phần mềm ứng dụng tại VPCT và cửa hàng đã đƣợc triển khai từ lâu, trên nền tảng công nghệ đã bị lạc hậu, đồng thời với việc các phần mềm này không đƣợc tiếp tục nâng cấp, phát triển để phù hợp với các yêu cầu quản lý mới, cũng nhƣ các quy định hiện hành của nhà nƣớc, cụ thể nhƣ sau:
- Chƣa phù hợp với chế độ kế toán doanh nghiệp theo thông tƣ 200/2014/TT-BTC hiện nay.
- Cơ sở dữ liệu chƣa thống nhất toàn Công ty mà rời rạc theo từng đơn vị, trên VPCT không thể quan sát thông tin của một hoặc nhiều đơn vị trực
thuộc và ngƣợc lại, các đơn vị cấp dƣới cũng chƣa truy cập các dữ liệu liên quan ở VPCT. Đối với phần mềm kế toán Công ty đang sử dụng là phần mềm offline, cài đặt riêng cho từng đơn vị, cấu trúc cơ sở dữ liệu riêng chỉ để lƣu trữ dữ liệu từ những giao dịch kế toán phát sinh hàng ngày tại từng đơn vị và theo định kỳ mới truyền dữ liệu về cho VPCT tổng hợp.
- Chƣa thống nhất thông tin danh mục từ điển nhƣ khách hàng, nhà cung cấp, tài sản cố định, công cụ dụng cụ, những danh mục này không đƣợc khai báo ở mức chung cho toàn công ty, mà đƣợc khai báo riêng theo từng đơn vị, dẫn tới khó khăn trong việc tổng hợp thông tin chung. Ví dụ việc xác định công nợ của 1 khách hàng có giao dịch với tất cả các đơn vị thuộc Công ty phải tổng hợp thủ công, không quản lý đƣợc hạn mức công nợ khách hàng.
- Các bộ mã hiện có tại Công ty chƣa khoa học, chƣa có sự thống nhất giữa các phòng ban.
Công tác quản lý tiền/ hàng tại cửa hàng chƣa đƣợc ứng dụng tự động hoá (cột bơm, đo bể): Chƣa tích hợp với các cột bơm điện tử, việc quản lý giao nhận hàng hóa qua số cơ. Tại VPCT không giám sát đƣợc chặt chẽ tình hình bán hàng tại cửa hàng, nhất là thời điểm thay đổi giá. Chƣa quản lý đƣợc thuận lợi lƣợng hàng hóa tồn kho thực tế tại các cửa hàng, nhất là thời điểm kiểm kê/thay đổi giá, đồng thời cũng gây khó khăn cho công tác dự báo, điều độ hàng hóa.
Phần mềm hiện nay không hỗ trợ chuẩn UNICODE, việc sử dụng bộ font cũ (tiêu chuẩn ABC) gây bất tiện trong việc hiển thị thông tin, nhất là việc chia sẻ dữ liệu/ báo cáo với các bộ phận khác.
2.3. TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CÁC CHU TRÌNH 2.3.1. Chu trình doanh thu 2.3.1. Chu trình doanh thu
a. Hoạt động kinh doanh xăng dầu
doanh xăng dầu đƣợc ghi nhận các giao dịch xuất, bán hàng theo luồng quy trình từ đơn đặt hàng, hợp đồng, xuất hàng, hóa đơn, thu tiền.
Hình 2.3. Các bộ phận, đơn vị tham gia trong quy trình bán hàng
Đối với bán buôn: Khách hàng của Công ty là các đơn vị có nhu cầu mua xăng dầu chính với khối lƣợng lớn. Công ty cung cấp hàng hoá và thu tiền nhƣ trong hợp đồng đã ký kết giữa hai bên. Việc giao hàng cho khách hàng đƣợc thực hiện thông qua phƣơng thức giao hàng thẳng, giá bán áp dụng theo từng khách hàng. Theo phƣơng thức này, Công ty mua hàng của các Công ty thành viên trực thuộc Tập đoàn nhƣ: Công ty xăng dầu khu vực V, Công ty xăng dầu Thừa Thiên Huế, Quảng Trị…sau đó tiến hành bán thẳng cho khách hàng mà không cần nhập qua kho Công ty mà chuyển đến địa điểm theo yêu cầu của khách hàng.
- Tiếp nhận vào xử lý đơn hàng: Nghiệp vụ bán buôn đƣợc bắt đầu từ
đơn đặt hàng, phòng kinh doanh sẽ xem xét đối tƣợng khách hàng rồi mới xét duyệt đơn hàng nhƣ sau: Đối với khách hàng mới lần đầu tiên đặt hàng tại Công ty thì phòng kinh doanh sẽ xem xét các yêu cầu của khách hàng về sản phẩm và các điều kiện khác mà khách hàng đƣa ra. Sau khi xem xét các điều kiện nếu phòng kinh doanh có khả năng đáp ứng đƣợc các yêu cầu đó thì sẽ liên lạc với khách hàng thông qua điện thoại, fax. Trƣờng hợp phòng kinh doanh thấy các nhu cầu mà khách hàng đƣa ra không thể đáp ứng đƣợc hoặc có những yêu cầu không hợp lý về giá cả, kho bãi… thì sẽ thƣơng lƣợng với
Nhà cung cấp Phòng kinh doanh - KT XNVT (Lái xe) Cửa hàng xăng dầu Khách hàng
khách hàng khi hai bên trực tiếp gặp mặt để ký kết hợp đồng. Đối với khách hàng truyền thống đã có quan hệ lâu dài với Công ty, khi có nhu cầu đặt hàng tại Công ty chỉ cần gọi điện thoại, gửi fax đến phòng kinh doanh của Công ty.
- Phê duyệt nghiệp vụ bán hàng: Tất cả các công việc từ lúc nhận đơn
đặt hàng đến khi hợp đồng kinh tế đƣợc ký kết và bắt đầu triển khai hợp đồng do phòng kinh doanh đảm nhận. Một đơn đặt hàng đƣợc chấp nhận khi nó đƣợc phê chuẩn các điều kiện về giá cả, số lƣợng, thời hạn thanh toán và các điều kiện khác. Việc phê chuẩn các điều khoản thanh toán tùy vào từng trƣờng hợp cụ thể để đƣa ra quyết định. Việc tìm hiểu khách hàng trƣớc khi quyết định có cho nợ hay không đều do phòng kinh doanh đảm nhận. Để tìm hiểu về khách hàng, đối với khách hàng truyền thống nhân viên phòng kinh doanh sẽ liên hệ với phòng kế toán yêu cầu đƣợc cung cấp thông tin về tình hình công nợ của khách hàng đó. Nếu xét thấy khách hàng này có uy tín về thanh toán phòng kinh doanh sẽ cho khách hàng nợ.
- Chuyển giao hàng: Khi xét duyệt xong, căn cứ vào địa điểm và thời
gian giao hàng mà hai bên thoả thuận trong hợp đồng. Trƣớc tiên phòng kinh doanh sẽ thông báo cho khách hàng về việc giao hàng: thời gian giao hàng, chủng loại hàng hoá, giá cả… Sau đó, phòng kinh doanh đăng ký hàng hóa tại nhà cung cấp. Phòng kinh doanh thông báo XNVT điều lái xe đi nhận và giao hàng. Lái xe đến kho của nhà cung cấp lấy hàng kèm theo hóa đơn GTGT (liên 2: giao cho ngƣời mua; liên 3: thanh toán nội bộ) do nhà cung cấp xuất. Lái xe nhận hàng chuyển thẳng đến địa điểm khách hàng yêu cầu, khách hàng sẽ xác nhận việc nhận hàng trực tiếp vào hoá đơn. Sau đó lái xe chuyển hóa đơn GTGT (liên 2) về phòng kinh doanh nhập liệu vào máy, liên 3 để làm căn cứ tính cƣớc vận chuyển nội bộ.
- Xuất hoá đơn và thu tiền: Phòng kinh doanh sẽ xuất hoá đơn đỏ cho
hàng hoá xuất bán sẽ đƣợc đổ về phòng kế toán kiểm tra đối chiếu. Phòng kế toán sẽ hạch toán, theo dõi công nợ khách hàng. Đối với trƣờng hợp bán hàng thu tiền ngay, kế toán thƣơng mại căn cứ vào tổng giá trị ghi trên hoá đơn GTGT để kiểm tra chuyển kế toán thanh toán lập phiếu thu, thủ quỹ thu tiền, ký xác nhận. Nếu khách hàng chuyển khoản vào tài khoản của công ty. Căn cứ giấy báo có ngân hàng, kế toán thanh toán sẽ hạch toán, giảm công nợ khách hàng.
Đối với bán lẻ: Công ty tổ chức bán trực tiếp cho khách hàng tại cửa
hàng xăng dầu của Công ty. Tại đây có hai phƣơng thức bán lẻ: bán lẻ trực tiếp lƣợng hàng xuất bán lẻ cho ngƣời tiêu dùng, thu tiền ngay và dịch vụ cấp lẻ nghĩa là bán công nợ, cửa hàng xuất xăng dầu cho khách hàng cho nhiều lần và thu tiền cho một lần theo giá bán lẻ nhƣ hợp đồng dịch vụ đã ký.
Khi lƣợng hàng tồn trong kho của các cửa hàng, không đủ đáp ứng nhu cầu ngƣời mua thì cửa hàng sẽ điện thoại hoặc gửi fax với phòng kinh doanh để yêu cầu Công ty cung cấp thêm hàng. Khi đó phòng kinh doanh đăng ký hàng hóa tại nhà cung cấp, thông báo XNVT điều lái xe đi nhận và giao hàng. Lái xe đến kho của nhà cung cấp lấy hàng kèm theo hóa đơn GTGT (liên 2: giao cho ngƣời mua; liên 3: thanh toán nội bộ) do nhà cung cấp lập. Lái xe nhận hàng chuyển đến cửa hàng, và cửa hàng xác nhận việc nhận hàng trực tiếp trên hóa đơn. Trƣờng hợp thiếu ngoài định mức, ngƣời nhận hàng có quyền yêu cầu chủ phƣơng tiện (lái xe) bồi thƣờng số hàng thiếu theo giá bán lẻ tại thời điểm giao hàng. Nếu không thể giải quyết đƣợc, cửa hàng và lái xe lập biên bản đồng thời báo cáo cho ban giám đốc để xử lý.
Cửa hàng thực hiện bán, xuất hóa đơn cho khách hàng, tổng hợp giao dịch rồi gửi về VPCT hạch toán. Đối với khách hàng mua hàng có yêu cầu hoá đơn, thì các cửa hàng sẽ xuất hoá đơn theo lƣợng thực bán. Đối với khách hàng mua lẻ không cần hoá đơn thì các cửa hàng đến cuối ngày dựa trên sổ
giao ca viết hoá đơn cho lƣợng bán còn lại sau khi lƣợng bán đã xuất hoá đơn. Cuối tháng, cửa hàng thống kê lại và gửi các báo cáo về Công ty (Cân đối tiền hàng, Báo cáo công nợ…) để kế toán kiểm tra, đối chiếu. Ở cửa hàng, khi nhập hàng hóa vào bồn bể, cửa hàng có sổ kho ghi tay lƣợng nhập căn cứ vào số xác nhận với lái xe, đến hết ca bán hàng dựa vào lƣợng bán thực tế cũng ghi vào sổ kho theo dõi. Tiền bán hàng đƣợc thủ quỹ các cửa hàng nộp hằng ngày nộp vào tài khoản ngân hàng. Tại CHXD ngoài Đà Nẵng, quá trình xuất hoá đơn cũng giống nhƣ tại các cửa hàng tại Đà Nẵng nhƣng kế toán chi nhánh tự hạch toán tại Chi nhánh. Cuối tháng, gửi báo cáo về Công ty (sổ theo dõi số phát sinh, tờ khai thuế GTGT, báo cáo công nợ…)
Do tính chất đặc trƣng của xăng dầu là dễ bay hơi, trong quá trình vận chuyển cũng nhƣ khi xuất, nhập xăng dầu vào bồn bể không tránh khỏi hao hụt nên trong ngành xăng dầu còn qui định mức hao hụt xăng dầu. Hao hụt xăng dầu đƣợc đƣa vào giá vốn với định mức nhƣ sau (đây là định mức cho phép theo qui định của Công ty). Hao hụt xăng dầu đƣợc tính một lần vào cuối tháng. Để tính hao hụt dựa vào báo cáo nhập xuất tồn cuối tháng. Tỷ lệ hao hụt xăng dầu quy định tại quy định này là tỷ lệ hao hụt xăng dầu tối đa. Công thức tính:
(Tổng số lƣợng nhập + Tổng số lƣợng xuất)/2 x Tỷ lệ hao hụt
Bảng 2.2. Bảng định mức hao hụt xăng dầu
STT Sản p ẩm Tỷ lệ H o ụt (%) 1 2 Xăng các loại Dầu Diesel 0.04 0.018
Ngoài ra, dữ liệu chi tiết bán hàng thì mỗi CHXD tự theo dõi trên phần mềm ACESS, đến cuối tháng truyền dữ liệu một lần về phòng kế toán kiểm tra, đối chiếu. Đến cuối tháng Công ty tiến hành kiểm kê để xác định lƣợng
hàng tồn kho ở các cửa hàng và thực hiện đối chiếu giữa số lƣợng thực tế và sổ sách. Dựa vào hóa đơn mua hàng, xuất bán kế toán theo dõi trên sổ chi tiết nhập xuất tồn để tính giá vốn hàng xuất khẩu. Dựa vào hoá đơn, phiếu thu, giấy báo có kế toán theo dõi trên sổ chi tiết công nợ cho từng cửa hàng.
Dữ liệu đầu vào của quy trình: Hợp đồng xăng dầu, đơn đặt hàng, hoá đơn GTGT, Giấy báo có, Phiếu thu.
Dữ liệu đầu ra của quy trình: bảng kê chứng từ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, báo cáo xuất bán, báo cáo chi tiết công nợ, biên bản đối chiếu công nợ.
b. Hoạt động dịch vụ vận tải
Hiện nay, vận chuyển hàng tại Công ty đƣợc bắt đầu từ 2 kho: Kho Dung Quất (Quảng Ngãi): Thƣờng chở cho công ty Xăng dầu Quảng Ngãi từ Dung Quất; Kho Khuê Mỹ (Đà Nẵng): Chở từ kho Khuê Mỹ (KV5) cho các khách hàng thuộc Đà Nẵng, Quảng Nam Quảng Trị, Huế, Lào, Bắc Tây Nguyên..., Chở từ kho Khuê Mỹ (KV5) cho các CHXD công ty và khách hàng xăng dầu bán buôn. Quy trình thực hiện:
Khi nhận kế hoạch vận chuyển từ khách hàng qua hình thức email, fax,
điện thoại, bao gồm thông tin: Thời gian (ngày), điểm đổ, mặt hàng, số lƣợng, số phƣơng tiện. Xí nghiệp vận tải kiểm tra thực tế phƣơng tiện đang có sẵn, sắp xe, và xác nhận với khách hàng. Toàn bộ thông tin yêu cầu khách hàng, xác nhận khách hàng, điều xe đi, xe về không đƣợc ghi nhận vào phần mềm để quản lý mà qua hình thức nhớ, ghi tay (hầu hết các xe nội địa đều đi-về trong ngày, chỉ có tuyến đi Lào mới dài ngày).
Thực hiện vận tải: Căn cứ vào kế hoạch vận tải, lái xe chủ động xuống
kho (lấy hàng, lấy phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoặc hóa đơn GTGT) chở hàng tới điểm đổ, xác nhận lƣợng hàng giao.
Cập nhật chứng từ và thu tiền: Đội xe căn cứ chứng từ vận chuyển: hóa
ty, khách hàng xăng dầu bán buôn; phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ khi vận chuyển cho công ty xăng dầu thành viên. Chứng từ này đƣợc đội xe nhập liệu vào phần mềm Foxpro đƣợc cài riêng, thƣờng cuối tháng dữ liệu đổ về phòng kế toán. Khi nhận chứng từ từ đội xe, kế toán vận tải kiểm tra theo từng hóa đơn/phiếu xuất kho. Cuối tháng, kế toán vận tải kiểm tra, đối chiếu với khách hàng, xuất hoá đơn, quyết toán nhiêu liệu, tính lƣơng sản phẩm cho lái xe. Sau khi nhận đƣợc bảng kê cƣớc vận chuyển, hoá đơn, khách hàng vận tải thanh toán cho Công ty theo hình thức chuyển khoản. Kế toán ngân hàng sẽ theo dõi công nợ ghi giảm công nợ khách hàng vận tải.
Dữ liệu đầu vào của quy trình: Hợp đồng vận chuyển, vận đơn (phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ/hóa đơn GTGT), giấy báo có, phiếu thu.
Dữ liệu đầu ra của quy trình: bảng kê chứng từ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, bảng kê cƣớc vận chuyển, biên bản đối chiếu công nợ.
c. Nhận xét về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình doanh thu
Đối với hoạt động kinh doanh xăng dầu
Hàng nhập, xuất do phòng kinh doanh, CHXD đƣợc theo dõi nhập liệu riêng, đến cuối tháng mới đổ dữ liệu về phòng kế toán kiểm tra, đối chiếu. Việc xét duyệt đơn hàng do phòng kinh doanh, nếu muốn biết công nợ khách hàng nào đó tại một thời điểm bất kỳ thì phòng kinh doanh phải đợi thông tin phòng kế toán báo, gây chậm trễ, làm ảnh hƣởng đến việc đánh giá, phản hồi