7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.2. Hệ thống chứng từ kế toán và quá trình luân chuyển chứng từ
Công ty áp dụng hệ thống chứng từ theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 26/03/2006. Các trình tự luân chuyển xét duyệt chứng từ không đƣợc quy định thành văn bản cụ thể để làm căn cứ thực hiện thống nhất và có sự khác biệt trong hoạt động kinh doanh xăng dầu và hoạt động dịch vụ vận tải.
Đối với hoạt động kinh doanh xăng dầu
Việc luân chuyển chứng từ trong trƣờng hợp bán buôn: Công ty chuyên chở xăng dầu trực tiếp từ nơi cung cấp đến kho của khách hàng, khách hàng xác nhận trực tiếp trên hóa đơn GTGT (nhà cung cấp xuất). Sau đó, hóa đơn mua hàng (Phụ lục 1) đƣợc lái xe gửi về phòng kinh doanh cập nhập, sau đó phát hóa đơn bán hàng cho khách hàng (Phụ lục 2).
Qua mạng lƣới bán lẻ tại các CHXD: Việc nhập hàng tƣơng tự bán buôn, cửa hàng trƣởng sẽ ký vào hóa đơn mua hàng để xác nhận việc đã nhập hàng đầy đủ. Hóa đơn này sẽ đƣợc chuyển về cho tổ bán hàng tại phòng kinh doanh nhập liệu. Định kỳ phòng kinh doanh chuyển toàn bộ hóa đơn chứng từ tập hợp đƣợc lên phòng kế toán để kiểm tra. Khi bán hàng, cửa hàng xuất hóa đơn bán hàng cho khách hàng (Phụ lục 2), đến cuối tháng kế toán cửa hàng lên một bảng kê các hóa đơn xuất bán bán hàng trong tháng, sau đó chuyển toàn bộ chứng từ và bảng kê hoá đơn xuất bán về công ty. Kế toán thƣơng mại sẽ kiểm tra và nhập vào máy căn cứ vào bảng kê. Hàng ngày, tiền bán hàng của các cửa hàng nộp vào tài khoản của công ty.
Đối với hoạt động dịch vụ vận tải
Dịch vụ vận tải của Công ty gồm vận tải nội địa và vận tải Lào. Tuyến nội địa bao gồm vận chuyển nội bộ ngành, vận chuyển khách hàng ngoài và vận chuyển công ty Cổ phần. Chứng từ sử dụng trong hoạt động vận tải về cơ bản là nhƣ nhau, đó là vận đơn, vận đơn đƣợc thiết kế gồm ba phần: phần hàng hóa đƣợc dùng để kê khai thông tin về hàng vận chuyển (xăng, dầu, dung lƣợng), phần vận chuyển thông tin về phƣơng tiện vận chuyển (tên lái xe, các thông số kỹ thuật của xe), phần kho liệt kê các thông số về nhiệt độ lúc xuất hàng, khối lƣợng riêng của xăng/dầu Diesel (Phụ lục 3). Trƣờng hợp vận tải cho Lào thì ngoài vận đơn nhƣ trên còn kèm theo Bảng kê hải quan (do XNVT lập) là căn cứ lập tờ khai hải quan (do Hải quan lập) để đƣợc xuất - nhập cảnh.
Việc luân chuyển chứng từ bắt đầu các hợp đồng vận tải sẽ đƣợc công ty ký với các khách hàng. Khi có yêu cầu về vận chuyển tổ điều độ điều động lái xe đến kho nhà cung cấp nhận hàng kèm vận đơn (hóa đơn GTGT/phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ), sau đó chở hàng đến nơi nhận, tại đây ngƣời nhận sẽ ký trực tiếp trên vận đơn để chứng tỏ việc đã nhận hàng đầy đủ theo đúng nhƣ các thông tin. Chứng từ này lái xe mang về XNVT để cập nhật, cuối tháng chuyển toàn bộ chứng từ này về phòng kế toán công ty, kế toán vận tải sẽ kiểm tra chứng từ, sau đó nhập vào máy, tổng hợp và định kỳ cuối tháng phát hóa đơn cƣớc vận chuyển gửi cho khách hàng để thu cƣớc vận chuyển.
2.2.3. Tổ chứ ơ sở dữ liệu và mã ó á đố tƣợng quản lý tại Công ty
Tổ chức cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu chƣa thống nhất toàn công ty mà rời rạc theo từng bộ phận, không thể cập nhật kịp thời thông tin của một hoặc nhiều đơn vị trực thuộc và văn phòng công ty. Trên VPCT không thể truy cập thông tin của một hoặc nhiều đơn vị trực thuộc và ngƣợc lại, các đơn vị cấp dƣới cũng chƣa truy cập các dữ liệu liên quan ở VPCT. Phần mềm kế toán Công ty đang sử dụng là phần mềm offline, cài đặt riêng cho từng đơn vị, cấu trúc cơ sở dữ liệu riêng chỉ để lƣu trữ dữ liệu từ những giao dịch kế toán phát sinh hàng ngày tại từng đơn vị và theo định kỳ mới truyền dữ liệu về cho VPCT tổng hợp. Điều này làm hạn chế việc truy xuất thông tin để lập các báo cáo phục vụ cho công tác quản lý.
Bên cạnh đó, tại Công ty chƣa có sự tách biệt các tập tin từng đối tƣợng khách hàng, từng nhà cung cấp, từng cán bộ nhân viên mà gộp chung thành 1 tập tin danh mục Khach/phong/ban/CBCNV (Ma_kh;Masothue;Ten;Diachi), thiếu trƣờng “hạn mức tín dụng”…dễ nhầm lẫn mã khách hàng của các hoạt động với nhau.
Thực trạng mã hóa các đối tượng quản lý
Phần mềm sử dụng thiết kế và xây dựng bộ mã các đối tƣợng kế toán theo nhóm mã sơ đẳng gồm có mã số tuần tự và mã số tuần tự theo từng khoảng cách. Việc xây dựng bộ mã nhƣ hiện nay chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lí, các bộ mã không thể hiện đƣợc thuộc tính của đối tƣợng, chƣa thống nhất giữa các phòng ban. Thực tế bộ mã một số đối tƣợng tại Công ty nhƣ sau
Mã loại hình kinh doanh: gồm 8 ký tự số
Ma_lhkd Ten
10000000 KINH DOANH THUONG MAI 10100000 Kinh doanh xang dau chinh
…
20000000 SAN XUAT 30000000 DICH VU
90000000 SAN XUAT CHUNG
Mã khách/phòng/ban/CBCNV: gồm 8 ký tự số theo thứ tự tăng dần,
không có phân loại theo đối tƣợng khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên cho từng phòng ban riêng biệt.
Ma_kh Ten khach/phong/ban/CBCNV XXXXXXXX
Mã hàng hoá: gồm 6 ký tự số trong đó 2 ký tự đầu nhóm hàng hoá, 4
ký tự còn lại là tên hàng hoá. Hiện nay, mã hàng hóa công ty sử dụng không giống với mã hàng hóa theo qui định chung của Tập đoàn nên gây ra khó khăn trong việc đối chiếu.
Ma _hhoa Ten hang hoa
010000 Nhien lieu dong co may bay 020000 Xang cac loai
….
110000 Nhom phu gia 120000 Khi dot
Mã khoản mục phí: gồm 8 ký tự số theo thứ tự tăng dần
Ma_kmphi Ten khoan muc phi XXXXXXXX
Mã tài sản cố định: gồm 8 ký tự số
Ma so Ten tai san
10000000 MAY MOC THIET BI THUOC TSCD 11000000 May moc thiet bi dong luc
….
12000000 May moc thiet bị cong tac
13000000 May moc, thiet bi do luong, thi nghiem 14000000 Phƣơng tien van tai, boc do
15000000 Dung cu quan ly
20000000 NHA CU, VAT KIEN TRUC
…
Mã đường: gồm 3 ký tự, không có sự thống nhất mã đƣờng cho từng
nhóm khách hàng vận tải. Mã đƣờng gồm ký tự số hoặc vừa số vừa ký tự.
Ma_duong Ten duong
100 Khue My-CHXD so 1 101 Khue My-CHXD so 5
…
10A Khue My-Dai loc 10B Khue My-Dien Phuoc
…
Mã loại xe: 2 ký tự số theo thứ tự tăng dần
Ma_so Loai xe 01 Zin 02 Maz 03 Kamaz 04 Hyndai … … 12 Howo
Mã xe: gồm 4 ký tự, thể hiện số hiệu xe vì phần mềm viết phù hợp thời
điểm biển số cũ 4 số nên khi nhà nƣớc nâng cấp lên biển số mới 5 số, rất khó khăn trong việc theo dõi, dễ nhầm lẫn nếu biển số cuối trùng nhau.
2.2.4. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản Công ty hiện đang áp dụng là hệ thống tài khoản theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006, đang dần chuyển sang
theo thông tƣ 200/2016-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính nhƣng vƣớng do phần mềm kế toán không thể nâng cấp lên cho phù hợp. Bên cạnh đó, xây dựng thêm các tài khoản chi tiết phục vụ cho nhu cầu theo dõi, hạch toán chi tiết tại công ty. Hệ thống tài khoản đƣợc sắp xếp theo nguyên tắc cân đối giữa giá trị tài sản và nguồn hình thành tài sản phù hợp với các chỉ tiêu phản ánh trên báo cáo tài chính. Các tài khoản đƣợc mã hóa thuận lợi cho việc hạch toán xử lý thông tin cũng nhƣ thu thập thông tin của công ty.
2.2.5. Đán g á ung t ực trạng tổ chức HTTTKT tại Công ty
a. Ưu điểm
Hệ thống chứng từ tại công ty đƣợc tổ chức khá hoàn thiện với đầy đủ
các chứng từ cần thiết và biểu mẫu của chứng từ đƣợc thiết kế theo đúng chế độ kế toán hiện hành kết hợp với những đặc điểm riêng có của ngành xăng dầu. Chứng từ luôn đƣợc lập ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Nội dung phản ánh vào chứng từ ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu. Chứng từ luôn đƣợc lập nhanh chóng, chính xác bảo đảm phản ánh tình hình hoạt động của đơn vị.
Hệ thống tài khoản tại công ty tƣơng đối phù hợp, phản ánh đầy đủ các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đáp ứng yêu cầu thông tin, kiểm tra quá trình tiêu thụ tại công ty.
b. Nhược điểm
Các phần mềm ứng dụng tại VPCT và cửa hàng đã đƣợc triển khai từ lâu, trên nền tảng công nghệ đã bị lạc hậu, đồng thời với việc các phần mềm này không đƣợc tiếp tục nâng cấp, phát triển để phù hợp với các yêu cầu quản lý mới, cũng nhƣ các quy định hiện hành của nhà nƣớc, cụ thể nhƣ sau:
- Chƣa phù hợp với chế độ kế toán doanh nghiệp theo thông tƣ 200/2014/TT-BTC hiện nay.
- Cơ sở dữ liệu chƣa thống nhất toàn Công ty mà rời rạc theo từng đơn vị, trên VPCT không thể quan sát thông tin của một hoặc nhiều đơn vị trực
thuộc và ngƣợc lại, các đơn vị cấp dƣới cũng chƣa truy cập các dữ liệu liên quan ở VPCT. Đối với phần mềm kế toán Công ty đang sử dụng là phần mềm offline, cài đặt riêng cho từng đơn vị, cấu trúc cơ sở dữ liệu riêng chỉ để lƣu trữ dữ liệu từ những giao dịch kế toán phát sinh hàng ngày tại từng đơn vị và theo định kỳ mới truyền dữ liệu về cho VPCT tổng hợp.
- Chƣa thống nhất thông tin danh mục từ điển nhƣ khách hàng, nhà cung cấp, tài sản cố định, công cụ dụng cụ, những danh mục này không đƣợc khai báo ở mức chung cho toàn công ty, mà đƣợc khai báo riêng theo từng đơn vị, dẫn tới khó khăn trong việc tổng hợp thông tin chung. Ví dụ việc xác định công nợ của 1 khách hàng có giao dịch với tất cả các đơn vị thuộc Công ty phải tổng hợp thủ công, không quản lý đƣợc hạn mức công nợ khách hàng.
- Các bộ mã hiện có tại Công ty chƣa khoa học, chƣa có sự thống nhất giữa các phòng ban.
Công tác quản lý tiền/ hàng tại cửa hàng chƣa đƣợc ứng dụng tự động hoá (cột bơm, đo bể): Chƣa tích hợp với các cột bơm điện tử, việc quản lý giao nhận hàng hóa qua số cơ. Tại VPCT không giám sát đƣợc chặt chẽ tình hình bán hàng tại cửa hàng, nhất là thời điểm thay đổi giá. Chƣa quản lý đƣợc thuận lợi lƣợng hàng hóa tồn kho thực tế tại các cửa hàng, nhất là thời điểm kiểm kê/thay đổi giá, đồng thời cũng gây khó khăn cho công tác dự báo, điều độ hàng hóa.
Phần mềm hiện nay không hỗ trợ chuẩn UNICODE, việc sử dụng bộ font cũ (tiêu chuẩn ABC) gây bất tiện trong việc hiển thị thông tin, nhất là việc chia sẻ dữ liệu/ báo cáo với các bộ phận khác.
2.3. TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CÁC CHU TRÌNH 2.3.1. Chu trình doanh thu 2.3.1. Chu trình doanh thu
a. Hoạt động kinh doanh xăng dầu
doanh xăng dầu đƣợc ghi nhận các giao dịch xuất, bán hàng theo luồng quy trình từ đơn đặt hàng, hợp đồng, xuất hàng, hóa đơn, thu tiền.
Hình 2.3. Các bộ phận, đơn vị tham gia trong quy trình bán hàng
Đối với bán buôn: Khách hàng của Công ty là các đơn vị có nhu cầu mua xăng dầu chính với khối lƣợng lớn. Công ty cung cấp hàng hoá và thu tiền nhƣ trong hợp đồng đã ký kết giữa hai bên. Việc giao hàng cho khách hàng đƣợc thực hiện thông qua phƣơng thức giao hàng thẳng, giá bán áp dụng theo từng khách hàng. Theo phƣơng thức này, Công ty mua hàng của các Công ty thành viên trực thuộc Tập đoàn nhƣ: Công ty xăng dầu khu vực V, Công ty xăng dầu Thừa Thiên Huế, Quảng Trị…sau đó tiến hành bán thẳng cho khách hàng mà không cần nhập qua kho Công ty mà chuyển đến địa điểm theo yêu cầu của khách hàng.
- Tiếp nhận vào xử lý đơn hàng: Nghiệp vụ bán buôn đƣợc bắt đầu từ
đơn đặt hàng, phòng kinh doanh sẽ xem xét đối tƣợng khách hàng rồi mới xét duyệt đơn hàng nhƣ sau: Đối với khách hàng mới lần đầu tiên đặt hàng tại Công ty thì phòng kinh doanh sẽ xem xét các yêu cầu của khách hàng về sản phẩm và các điều kiện khác mà khách hàng đƣa ra. Sau khi xem xét các điều kiện nếu phòng kinh doanh có khả năng đáp ứng đƣợc các yêu cầu đó thì sẽ liên lạc với khách hàng thông qua điện thoại, fax. Trƣờng hợp phòng kinh doanh thấy các nhu cầu mà khách hàng đƣa ra không thể đáp ứng đƣợc hoặc có những yêu cầu không hợp lý về giá cả, kho bãi… thì sẽ thƣơng lƣợng với
Nhà cung cấp Phòng kinh doanh - KT XNVT (Lái xe) Cửa hàng xăng dầu Khách hàng
khách hàng khi hai bên trực tiếp gặp mặt để ký kết hợp đồng. Đối với khách hàng truyền thống đã có quan hệ lâu dài với Công ty, khi có nhu cầu đặt hàng tại Công ty chỉ cần gọi điện thoại, gửi fax đến phòng kinh doanh của Công ty.
- Phê duyệt nghiệp vụ bán hàng: Tất cả các công việc từ lúc nhận đơn
đặt hàng đến khi hợp đồng kinh tế đƣợc ký kết và bắt đầu triển khai hợp đồng do phòng kinh doanh đảm nhận. Một đơn đặt hàng đƣợc chấp nhận khi nó đƣợc phê chuẩn các điều kiện về giá cả, số lƣợng, thời hạn thanh toán và các điều kiện khác. Việc phê chuẩn các điều khoản thanh toán tùy vào từng trƣờng hợp cụ thể để đƣa ra quyết định. Việc tìm hiểu khách hàng trƣớc khi quyết định có cho nợ hay không đều do phòng kinh doanh đảm nhận. Để tìm hiểu về khách hàng, đối với khách hàng truyền thống nhân viên phòng kinh doanh sẽ liên hệ với phòng kế toán yêu cầu đƣợc cung cấp thông tin về tình hình công nợ của khách hàng đó. Nếu xét thấy khách hàng này có uy tín về thanh toán phòng kinh doanh sẽ cho khách hàng nợ.
- Chuyển giao hàng: Khi xét duyệt xong, căn cứ vào địa điểm và thời
gian giao hàng mà hai bên thoả thuận trong hợp đồng. Trƣớc tiên phòng kinh doanh sẽ thông báo cho khách hàng về việc giao hàng: thời gian giao hàng, chủng loại hàng hoá, giá cả… Sau đó, phòng kinh doanh đăng ký hàng hóa tại nhà cung cấp. Phòng kinh doanh thông báo XNVT điều lái xe đi nhận và giao hàng. Lái xe đến kho của nhà cung cấp lấy hàng kèm theo hóa đơn GTGT (liên 2: giao cho ngƣời mua; liên 3: thanh toán nội bộ) do nhà cung cấp xuất. Lái xe nhận hàng chuyển thẳng đến địa điểm khách hàng yêu cầu, khách hàng sẽ xác nhận việc nhận hàng trực tiếp vào hoá đơn. Sau đó lái xe chuyển hóa đơn GTGT (liên 2) về phòng kinh doanh nhập liệu vào máy, liên 3 để làm căn cứ tính cƣớc vận chuyển nội bộ.
- Xuất hoá đơn và thu tiền: Phòng kinh doanh sẽ xuất hoá đơn đỏ cho
hàng hoá xuất bán sẽ đƣợc đổ về phòng kế toán kiểm tra đối chiếu. Phòng kế toán sẽ hạch toán, theo dõi công nợ khách hàng. Đối với trƣờng hợp bán hàng thu tiền ngay, kế toán thƣơng mại căn cứ vào tổng giá trị ghi trên hoá đơn GTGT để kiểm tra chuyển kế toán thanh toán lập phiếu thu, thủ quỹ thu tiền, ký xác nhận. Nếu khách hàng chuyển khoản vào tài khoản của công ty. Căn cứ giấy báo có ngân hàng, kế toán thanh toán sẽ hạch toán, giảm công nợ khách hàng.
Đối với bán lẻ: Công ty tổ chức bán trực tiếp cho khách hàng tại cửa
hàng xăng dầu của Công ty. Tại đây có hai phƣơng thức bán lẻ: bán lẻ trực