7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.4. NHẬN DIỆN NHU CẦU THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
Với mục tiêu hoàn thiện HTTTKT tại Công ty theo định hƣớng ERP, bên cạnh việc đánh giá thực trạng HTTTKT hiện tại Công ty, tác giả thực hiện phỏng vấn chuyên sâu các bộ phận chức năng trong công ty nhằm nhận thức rõ hơn về thực trạng HTTTKT, về nhu cầu sử dụng thông tin kế toán tại Công ty hiện nay cũng nhƣ sự cần thiết cung cấp thông tin kế toán xuất phát từ nhu cầu này.
2.4.1. Mụ t êu và đố tƣợng phỏng vấn
Mục tiêu phỏng vấn: Tìm hiểu thực tế nhu cầu sử dụng thông tin kế toán của các bộ phận chức năng liên quan tại Công ty về nội dung thông tin kế toán cần cung cấp và mục đích sử dụng những thông tin này. Đồng thời ghi nhận đánh giá của ngƣời phỏng vấn về thực trạng tổ chức thông tin kế toán tại Công ty. Để đảm bảo mục tiêu phỏng vấn, các nội dụng phỏng vấn đƣợc tác giả chuẩn bị sẵn trong (Phụ lục 5).
Đối tượng phỏng vấn: Cấp quản lý các bộ phận, đơn vị có liên quan đến việc sử dụng thông tin kế toán: Phòng kinh doanh kỹ thuật, phòng tổ chức tổng hợp, Các CHXD, Xí nghiệp vận tải và nhân viên bộ phận Kế toán - Tài chính. Danh sách thông tin đối tƣợng phỏng vấn gồm 8 cán bộ quản lý các phòng Kinh doanh kỹ thuật, XNVT, CHXD, Tổ chức tổng hợp và 6 cán bộ thuộc phòng kế toán tài chính (Phụ lục 6)
2.4.2. P ƣơng p áp phỏng vấn
Bằng phƣơng pháp phỏng vấn chuyên sâu sẽ đƣợc thực hiện vào thời điểm thích hợp với ngƣời tham gia phỏng vấn.
Ngoài những thông tin cơ bản về ngƣời phỏng vấn, tác giả phỏng vấn trực tiếp từng đối tƣợng liên quan để xác định nhu cầu sử dụng thông tin kế toán và mục đích sử dụng thông tin, đánh giá thực trạng HTTTKT.
Trong quá trình phỏng vấn, tác giả thực hiện việc ghi chép lại nội dung phỏng vấn, sau đó tiến hành tổng hợp lại kết quả phỏng vấn ở (Phụ lục 7) và (Phụ lục 8).
2.4.3. Kết quả p ỏng vấn
a. Đánh giá thực trạng HTTTKT tại Công ty
Kết quả phỏng vấn lấy ý kiến cấp quản lý các bộ phận kinh doanh, vận tải, nhân sự... cho thấy HTTTKT hiện nay đang phải sử dụng thủ công nhiều, quy trình luân chuyển chứng từ còn rời rạc, độc lập giữa các phòng ban, có sự
trùng lắp giữa các bộ phận, thực hiện lại cùng một công việc, thu thập, báo cáo cùng một công việc. Thông qua kết quả phỏng vấn các nhân viên phòng kế toán bằng phỏng vấn trực tiếp đều cho thấy rõ hơn, mặc dù đã có phần mềm nhƣng việc theo dõi chứng từ vẫn thực hiện thủ công. Phần lớn các báo cáo đều thực hiện thủ công, theo dõi riêng từng file, các file chƣa đƣợc liên kết với nhau chặt chẽ để cho ra kết quả báo cáo, có sự báo cáo trùng lắp giữa các phần hành. Kết quả báo cáo thƣờng bị chậm trễ do thông tin từ các phòng ban khác cung cấp cho phòng kế toán chậm, không chính xác với thực tế phát sinh. Tất cả các ý kiến đều mong muốn hoàn thiện HTTTKT hiện hành để giúp công việc đƣợc thực hiện tốt hơn và giảm bớt khối lƣợng công việc mà kế toán hiện đang đảm nhiệm.
b. Nhu cầu sử dụng thông tin các bộ phận
Qua kết quả phỏng vấn bằng việc phỏng vấn trực tiếp cấp quản lý các bộ phận liên quan và nhân viên phòng kế toán cho thấy các bộ phận liên quan cần những thông tin từ kế toán chính xác, kịp thời để kiểm soát hàng hoá, điều phối xe…đặc biệt những thời điểm thay đổi giá, điều hàng hóa gấp cũng nhƣ cần những thông tin nhanh chóng để đƣa ra quyết định bán hàng, đầu tƣ kịp thời. Bên cạnh đó, bộ phận kế toán cũng cần những thông tin chuẩn xác, nhanh chóng từ bộ phận kinh doanh, cửa hàng, vận tải, nhân sự nhƣ lƣợng hàng tồn, hàng mua vào để quản lý công nợ, hàng hóa; chuyến vận tải, lƣợng nhiên liệu, săm lốp xuất…để kiểm soát và quản lý điều chỉnh, cân đối chi phí. Nhằm có cái nhìn rõ hơn, tác giả xin đƣa ra so sánh giữa thực trạng cung cấp thông tin và nhu cầu sử dụng thông tin kế toán hiện tại Công ty (Bảng 2.3) từ kết quả phỏng vấn và thực trạng đã tìm hiểu.
Nhƣ vậy, qua kết quả phỏng vấn thấy rõ hơn HTTTKT hiện nay không có sự kiểm tra đối chiếu dữ liệu giữa các phòng ban khác với bộ phận kế toán dẫn đến thông tin đôi khi chậm lại, dễ xảy ra sai sót và báo cáo chậm trễ,
không chính xác. Đồng thời, thông tin đến bộ phận kế toán chậm, số lƣợng công việc tập trung ở phòng kế toán lớn và thông tin đôi khi không đƣợc kiểm tra, đối chiếu làm ảnh hƣởng đến chất lƣợng thông tin, chất lƣợng báo cáo. Trong khi đó, nhu cầu ngày càng cao và thông tin đòi hỏi phải kịp thời nên, đặt ra yêu cầu việc tổ chức thông tin hiện nay đòi hỏi càng chi tiết, nhanh chóng để đáp ứng nhu cầu cấp thiết, việc hoàn thiện HTTTKT để có thể ứng dụng lên đƣợc một công nghệ cao cấp hơn là điều mà các nhà quản trị cấp cao tại Công ty đang quan tâm và tìm hiểu. Vì tất cả đều mong muốn quy trình hoạt động của Công ty thống nhất với nhau nhằm dễ quản lý, theo dõi và tiết kiệm thời gian, chi phí.
Bảng 2.3. Bảng so sánh nhu cầu thông tin kế toán và thực trạng cung cấp thông tin các bộ phận liên quan tại Công ty
Stt Bộ
p ận N u ầu t ông t n ế toán T ự trạng ung ấp
1 Phòng Kinh doanh kỹ thuật Sản luợng tồn kho chính xác, kịp thời tại các CHXD để cân đối đặt hàng, đặc biệt vào những thời điểm thay đổi giá.
Chƣa có hệ thống đo đếm tự động, liên kết, truyền dữ liệu tức thời từ CHXD về VPCT. Tại CHXD tự kiểm kê chốt số lƣợng hàng. Phòng chỉ dựa vào số CHXD báo mà đặt hàng. Trong khi phòng kinh doanh cần những thông tin chi tiết, kip thời cho từng chuẩn loại theo từng CHXD.
Số công nợ khách hàng để quyết định đơn đặt hàng cho khách hàng bán buôn.
Thông tin đƣợc bộ phận kế toán cung cấp thƣờng chậm, không kịp thời.
Stt Bộ
p ận N u ầu t ông t n ế toán T ự trạng ung ấp
Thông tin hành trình xe để cán bộ kỹ thuật tính toán cấp săm lốp, bình điện cho lái xe.
Kế toán vận tải cung cấp hành trình cho xe, sau khi đối chiếu khách hàng vận tải để tính doanh thu, lên hành trình cho lái xe.
Thông tin về công nợ nhà cung cấp (săm lốp, bình điện, vật tƣ…) để cần khi nhu cầu mua hàng.
Khi có yêu cầu về tình hình công nợ của nhà cung cấp thì kế toán cung cấp.
Kế hoạch mua sắm đầu tƣ xây dựng, thanh lý tài sản cố định (xe vận chuyển, CHXD…) để tìm kiếm nhà cung cấp, sắp xếp hoạt động kinh doanh.
Căn cứ kế hoạch năm do đại hội đồng cổ đông hàng năm thông qua, phòng kế toán lên chi tiết kế hoạch đầu tƣ gửi ban giám đốc, các phòng ban liên quan. 2 Phòng Tổ chức tổng hợp
Thông tin về khoản tiền tạm ứng của CBCNV để trừ trực tiếp trên bảng lƣơng.
Đƣợc kế toán thanh toán in ra từ phần mềm cung cấp, phòng thống kê cập nhật thủ công lên bảng lƣơng, dễ sai sót.
Thông tin về tổng quỹ lƣơng, các khoản trích theo lƣơng(BHXH,BHYT,KPCĐ) để thông kê, lên báo cáo tổng hợp, kế hoạch lƣơng cho các bộ phận. Ngoài ra, hàng quý cần thông tin về đoàn phí công đoàn để trích nộp lên công đoàn cấp trên.
Phòng kế toán in ra chứ không kết xuất đƣợc sang excel để chuyển, tại bộ phận tổ chức nhận phải cập nhật lại, tốn thời gian, dễ sai sót.
Thông tin về tiền thuế thu nhập cá nhân từ đầu tƣ vốn, lƣơng để quyết toán thuế TNCN hằng quý.
Stt Bộ
p ận N u ầu t ông t n ế toán T ự trạng ung ấp
3
Xí nghiệp vận tải
Thông tin về mua xe mới, thanh lý xe để phòng có kế hoạch sắp xếp điều phối hoạt động.
Hệ thống phần mềm giữa kế toán không kết nối với XNVT nên các thông tin thƣờng thông báo đƣợc in file cứng, cập nhật khi có yêu cầu.
Thông tin về hành trình xe, quyết toán nhiên liệu để tính toán cấp dầu cho xe.
Thông tin về tình hình công nợ của khách hàng vận tải. 4 Cửa hàng xăng dầu
Thông tin về tiền chuyển của khách hàng tại CHXD chuyển khoản trực tiếp về tài khoản công ty để đổ hàng cho khách.
Số phát sinh thƣờng cuối tháng kế toán thƣơng mại in ra gửi cho CHXD, do vậy trong tháng CHXD khi có nhu cầu liên hệ lên kế toán cập nhật, tuy nhiên thƣờng chậm, không tức thời.
Thông tin về các khoản bù trừ lƣơng, chi phí khác…để tính toán.
Thông tin về giá bán, hao hụt.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2
Trong nội dung chƣơng 2, tác giả tìm hiểu thực trạng tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ Phần Thƣơng mại và Vận tải Petrlomiex Đà Nẵng, trong đó tập trung nghiên cứu về thực tế thông tin kế toán tại từng chu trình bán hàng và thu tiền, chu trình mua hàng và thanh toán, chu trình chuyển đổi và chu trình tài chính. Từ đó, nhận thấy những bất cập còn tồn tại của HTTTKT Công ty hiện nay. Bên cạnh đó, tiến hành phỏng vấn chuyên sâu quản lý các bộ phận, đơn vị và nhân viên phòng kế toán tài chính để tìm hiểu mối quan hệ thông tin giữa bộ phận kế toán với các bộ phận chức năng khác nhau cũng nhƣ có cái nhìn rõ hơn về nhu cầu thông tin kế toán các bộ phận.
Với thực tế về nhu cầu thông tin kế toán và thực trạng hệ thống thông tin kế toán của Công ty cùng với những tìm hiểu về hệ thống ERP, luận văn sẽ đƣa ra giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán theo định hƣớng ERP trong phần trình bày chƣơng 3 nhằm giúp cho các hoạt động then chốt của công ty vận hành và thực hiện tốt nhất vai trò nhiệm vụ của mình.
CHƢƠNG 3
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN THEO ĐỊNH HƢỚNG ERP TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI PETROLIMEX ĐÀ NẴNG
3.1. SỰ CẦN THIẾT TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN THEO ĐỊNH HƢỚNG ERP TẠI CÔNG TY
Thông tin kế toán cung cấp có vai trò tổng hợp toàn bộ các hoạt động kinh tế diễn ra hàng ngày tại doanh nghiệp và dù ở bất cứ bộ phận hay khối chuyên môn nào, do vậy thông tin kế toán đối với họ rất quan trọng. Qua đánh giá thực trạng HTTTKT và kết quả phỏng vấn trong chƣơng 2 nhận thấy nhu cầu thông tin đơn vị hiện nay chƣa đáp ứng những đòi hỏi chi tiết và nhanh chóng, chính xác. Việc thực hiện chuyển giao thông tin, xét duyệt thủ công và quy trình vẫn chƣa đƣợc chuẩn hóa rõ ràng. Các quy trình doanh thu, chi phí vẫn hoạt động mang tính thủ công, đơn lẻ và giữa các bộ phận chƣa có sự liên kết chặt chẽ để tận dụng và trao đổi thông tin cho nhau. Với tình hình thực tế hiện nay, sự thay đổi giá xăng dầu liên tục và sự cạnh tranh thị trƣờng vận tải, đòi hỏi các hoạt động từng bộ phận, phòng ban đƣợc diễn ra nhịp nhàng, đồng bộ và hiệu quả công việc cao. Từ đó, nhà quản trị có thể kiểm soát doanh thu, tính toán cân đối chi phí và xem xét, đƣa ra những quyết định đầu tƣ, khai thác tối đa nguồn lực doanh nghiệp. Tuy nhiên, HTTTKT tại Công ty chƣa đáp ứng nhu cầu thông tin kế toán nhanh chóng, kịp thời, chuẩn xác hiện nay. Do vậy, giải quyết vấn đề cấp bách hiện nay, việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ERP là một giải pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp giải quyết tình trạng trễ thông tin, kiểm soát vật tƣ và các chi phí khác, theo dõi tình hình công nợ kịp thời trong quá trình sản xuất kinh doanh, tăng sự liên
kết, chia sẻ thông tin giữa các bộ phận. Ngoài ra, việc cung cấp các báo cáo có độ tin cậy cao sẽ giúp nâng cao vị thế của Công ty trong các cổ đông, nhân viên cũng nhƣ các khách hàng, các tổ chức bên ngoài doanh nghiệp.
Đây là một giải pháp toàn diện nhất và việc ứng dụng ERP mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều cơ hội từ những ứng dụng đó, cụ thể là thứ nhất,
Vì ERP là một phần mềm quản lý theo quy trình, toàn bộ thông tin đều đƣợc liên kết với nhau và đƣợc kiểm tra liên tục giúp cho các bộ phận cũng nhƣ ban lãnh đạo có đƣợc thông tin kịp thời và chính xác và đa dạng theo nhiều chiều, nhiều góc cạnh thay vì trƣớc kia thông tin đƣợc quản lý rời rạc, chồng chéo nhau gây khó khăn khi cập nhật thông tin. Đồng thời việc quản lý theo quy trình giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực và vật lực. ERP còn giúp Công ty tiết kiệm chi phí và thời gian, cụ thể nhƣ việc lƣu trữ dữ liệu, tất cả các hoạt động đều đƣợc thực hiện trên hệ thống mạng, trình ký, xét duyệt, chấp nhận, đề nghị đều đƣợc thực hiện qua các hệ thống mạng nội bộ nên phần nào giảm bớt những giấy tờ không cần thiết phải lƣu trữ, tiết kiệm diện tích kho và tiết kiệm thời gian do phải quản lý kho chứng từ. Ngoài ra, ERP còn giúp thay đổi tƣ duy làm việc của con ngƣời, tạo ra văn hóa làm việc trong công ty đó là tính cẩn thận, chịu trách nhiệm và tuân thủ. Thứ hai, sửdụng ERP giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện hơn, còn là một phƣơng thức quản lý hữu hiệu cho doanh nghiệp, đặc biệt với Công ty, hệ thống CHXD nằm rải rác, bằng việc sử dụng ERP, các thông tin từ các chi nhánh, từ đó VPCT có thể kiểm tra đối chiếu, phát hiện những vấn đề bất thƣờng để kịp thời xử lý. Thứ ba, sử dụng ERP, các bút toán hạch toán đƣợc theo dõi chi tiết từng cấp nhỏ nhất, giúp cho việc quản lý đƣợc cụ thể và chi tiết hơn. Việc hạch toán chỉ đƣợc thực hiện một lần và không thể chỉnh sửa, nếu nhƣ muốn chỉnh sửa chỉ có thể thực hiện bằng cách sử dụng bút toán đảo. Điều này giúp nâng cao ý thức của nhân viên, tính cẩn thận, chịu trách nhiệm…hình thành một văn hóa làm việc cho
Công ty. Thứ tư, với ERP báo cáo quản trị luôn đƣợc cập nhật, giúp cho nhà quản trị có đƣợc cái nhìn đúng đắn hơn về tình hình hoạt động của doanh nghiệp, thay vì nhƣ trƣớc kia phải chờ tập hợp đầy đủ các dữ liệu vào phần hành kế toán sau đó mới tổng hợp và phân tích thủ công để cho ra báo cáo thì ERP tự phân tích và cho ra kết quả sơ bộ trƣớc khi phòng Kế toán cung cấp báo cáo chi tiết hơn, giúp tiết kiệm thời gian và có những quyết định kịp thời nhất.
Hơn nữa, Tập đoàn đã áp dụng thành công chƣơng trình quản trị nguồn lực doanh ERP. Với điều kiện này, bắt đầu năm 2018, Tập đoàn có lộ trình triển khai hoá đơn điện tử. Nằm trong xu thế này thì Công ty sẽ sử dụng hoá đơn điện tử trong thời gian tới. Do vậy, việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo định hƣớng ERP là điều tất yếu.
3.2. ĐỊNH HƢỚNG HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TOÁN TẠI CÔNG TY
Với định hƣớng phát triển Công ty hiện nay, việc ứng dụng một hệ thống thông tin hiện đại, đáp ứng đầy đủ các nhu cầu cần thiết và nâng cao năng lực cạnh tranh thì việc ứng dụng hệ thống ERP là một định hƣớng không xa và Công ty cũng có kế hoạch để triển khai trong thời gian tới. Nhƣng trƣớc tiên để có thể vận hành một hệ thống hiện đại thì chúng ta phải có cuộc cải cách từ giai đoạn ban đầu và một trong những công việc đó là phải hoàn thiện HTTTKT để phù hợp với việc ứng dụng ERP. Do vậy, tác giả đƣa ra một định