7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.3.4. Chu trình tài chính
a. Hoạt động huy động vốn
giá thực trạng và hiệu quả kinh doanh của phƣơng án huy động vốn đã đƣợc HĐQT phê duyệt theo thẩm quyền. Vốn huy động chỉ đƣợc sử dụng vào mục đích sản xuất kinh doanh và đầu tƣ tài sản cố định, không đƣợc sử dụng vào mục đích khác, trừ trƣờng hợp có quyết định khác của HĐQT, theo đó: huy động vốn ngắn hạn của các tổ chức tín dụng, các cá nhân và tổ chức kinh tế khác chỉ đƣợc sử dụng vào mục đích bổ sung nguồn vốn lƣu động của Công ty. Huy động vốn để đầu tƣ, xây dựng CHXD, mua sắm trang thiết bị máy móc… mang tính chất trung, dài hạn chỉ đƣợc sử dụng nguồn vốn huy động trung và dài hạn. Ngoài ra, Công ty còn huy động vốn từ nguồn tín dụng thƣơng mại chiếm dụng vốn từ công nợ phải trả nhà cung cấp xăng dầu đầu mối. Đối với hoạt động huy động vốn từ nguồn vay ngân hàng, vay cá nhân, kế toán ngân hàng phải theo dõi các khoản vay, kiểm tra, đáo hạn, trả gốc vay, lãi định kỳ.
b. Hoạt động đầu tư và mua sắm TSCĐ
Tại công ty chủ yếu đầu tƣ chính: mua sắm phƣơng tiện vận tải và sửa chữa CHXD. Các kế hoạch đầu tƣ, xây dựng và mua sắm TSCĐ cho hoạt động sản xuất kinh doanh đƣợc thông qua đại hội đồng cổ đông hằng năm. Ban giám đốc chỉ quyết định đầu tƣ những giá trị TSCĐ dƣới 1 tỷ, còn trên thì phải trình lên HĐQT xét duyệt. Sau khi đƣợc sự xét duyệt sẽ tiến hành lập tổ khảo sát: tiến hành khảo sát, tham khảo, lựa chọn nhà cung cấp. Khi ban giám đốc cùng tổ khảo sát sẽ lựa chọn nhà cung cấp, tiến hành ký hợp đồng hoặc bảng dự toán sửa chữa CHXD. Gửi toàn bộ hồ sơ lên phòng kế toán kiểm tra thanh toán, hạch toán. Khi hoàn thành, lập biên bản bàn giao xác nhận việc đầu tƣ và mua sắm TSCĐ hoàn tất. Kế toán sẽ tập hợp, theo dõi tăng TSCĐ trong năm để làm căn cứ tính khấu hao. Tại Công ty chƣa có văn bản quy định cụ thể quy trình xét duyệt mua sắm đầu tƣ TSCĐ.
c. Hệ thống báo cáo
Chỉ xây dựng hệ thống báo cáo tài chính, các báo cáo cho hoạt động kinh doanh. Hệ thống phần mềm chƣa có mẫu báo cáo quản trị phục vụ việc đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn vốn hay xây dựng các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn trong hoạt động đầu tƣ và huy động vốn, xây dựng các chiến lƣợc và chính sách kinh doanh phù hợp. Khi cần các báo cáo quản trị thƣờng phải thống kê thủ công trên excel nhƣ: báo cáo phân tích lãi lỗ theo loại kinh doanh và theo khách hàng, báo cáo theo dõi chi phí và kiểm soát chi phí dựa trên định mức, báo cáo năng lực vận tải, bảng tính giá thành xăng dầu, vận tải, báo cáo vận tải theo từng nhà cung cấp. (Phụ lục 4)
d. Nhận xét về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình tài chính
Công tác đầu tƣ luôn đƣợc chú trọng đã đảm bảo hệ thống thiết bị, phƣơng tiện cơ bản đồng bộ để thực hiện nhiệm vụ sản xuất làm tăng năng lực sản xuất. Ngoài ra, Công ty chú trọng đến công tác huy động vốn, sử dụng khai thác hiệu quả TSCĐ.
Chƣa có báo cáo quản trị về phân tích chi phí, lợi nhuận (lãi/ lỗ) theo các đối tƣợng cấu trúc tổ chức (Phòng ban, kho, cửa hàng) và theo các chiều phân tích (nhóm hàng, mặt hàng, phƣơng thức bán hàng, khách hàng …), để từ đó có thể hoạch định chiến lƣợc, kế hoạch và quản trị tối ƣu nhất.