7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.3.5. Tổ chức thông tin theo các chu trình
a. Sự cần thiết phải tổ chức thông tin theo chu trình trong hệ thống ERP
Việc ứng dụng ERP ảnh hƣởng lớn đến công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp. Hệ thống thông tin trong ERP đƣợc tổ chức theo chu trình hoạt động kinh doanh chứ không phải theo phần hành nhƣ trƣớc đây. Chính vì vậy điểm bắt đầu hoạt động của một bộ phận là kết quả của quá trình xử lý thông tin của bộ phận khác. Sự liên kết giữa các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp rất chặt chẽ, trách nhiệm công việc cũng đƣợc phân chia và thể hiện rõ ràng trong quá trình thực hiện. Nếu cắt đứt một trong các công đoạn của một chu trình nào đó, chức năng kiểm soát của hệ thống sẽ không còn ý nghĩa. Kéo theo đó, việc kiểm soát số liệu kế toán cũng khó khăn. Các hệ thống thông tin chuyên chức năng này thƣờng chia sẻ với nhau các nguồn lực chủ yếu của hệ thống và tất cả chúng đều có mối qua lại với HTTTKT. Các hệ thống thông tin chuyên chức năng này đều cung cấp dữ liệu đầu vào cho HTTTKT và từ đó, HTTTKT có nhiệm vụ biến đổi chúng thành những thông tin ở dạng các báo cáo quản trị, báo cáo tài chính. Ngƣợc lại, HTTTKT cũng cung cấp rất nhiều thông tin đầu vào cho các hệ thống thông tin chuyên chức năng nhƣ: báo cáo vật tƣ - tồn kho, thông tin chi phí cho bộ phận sản xuất…Tuy nhiên, việc sử dụng các phân hệ quản trị rời rạc để cập nhật và quản lý các thông tin chuyên chức năng và thông tin kế toán thì thông tin cung cấp cho nhau chỉ đƣợc thực hiện dƣới dạng thủ công, riêng lẻ, lƣu trữ chồng chéo dễ dẫn đến thông tin trùng lắp, không kịp thời.
Hơn nữa, hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP đòi hỏi các bƣớc công việc phải đƣợc thực hiện theo quy trình đặt ra, các dữ liệu của các bộ phận chức năng và dữ liệu kế toán phải thống nhất và có khả năng hợp nhất các dữ liệu liên quan với nhau khi cần thiết. Khi đó, thông tin kế
toán không nhất thiết đƣợc cập nhật hoàn toàn bởi bộ phận kế toán mà có thể đƣợc tích hợp từ các bộ phận liên quan nhƣ phòng kinh doanh, bộ phận kho,... và dễ dàng chia sẻ cho các bộ phận chức năng khác nhau các thông tin kế toán liên quan một cách nhanh chóng. Mục tiêu cơ bản của hệ thống này là đảm bảo luôn có sẵn các nguồn lực của doanh nghiệp nhƣ nhân lực, vật tƣ, máy móc và tiền bạc với số lƣợng vừa đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và kiểm soát chặt chẽ quá trình thực hiện. Nhƣ vậy, khi ứng dụng hệ thống ERP, nhiệm vụ của kế toán là kiểm tra, đối chiếu và khai thác các dữ liệu đã đƣợc cập nhật từ các bộ phận khác nhau để tiếp tục xử lý chứ không cần phải nhập lại chứng từ gốc từ các bộ phận khác chuyển đến. Tổ chức dữ liệu kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP cho phép nâng cao hiệu quả công tác kế toán và là cơ sở để tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo các chu trình.
Tóm lại, việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình là cần thiết để tăng cƣờng chức năng trao đổi thông tin giữa các phần hành kế toán cũng nhƣ giữa mỗi phần hành kế toán với các bộ phận chức năng khác của doanh nghiệp. Cách tiếp cận này hƣớng đến các đối tƣợng sử dụng thông tin kế toán trên cơ sở xác định rõ từng loại thông tin kế toán cần thiết cho ai, cho bộ phận chức năng nào trong một chu trình kinh doanh để tổ chức ghi nhận, theo dõi, báo cáo hoặc phân quyền truy cập khai thác dữ liệu, thông tin đó một cách nhanh chóng và chính xác. Để đảm bảo các hoạt động đƣợc diễn ra một cách nhịp nhàng, đồng bộ nhằm đạt đƣợc hiệu quả cao, phối hợp hoạt động giữa các chức năng, bộ phận, cá nhân cùng tham gia trong cùng một chu trình, khác với việc tổ chức HTTTKT theo từng phần hành, theo dõi và cung cấp thông tin về từng đối tƣợng kế toán. Cách tiếp cận nghiên cứu hệ thống thông tin kế toán theo chu trình là cách tiếp cận mới, có ý nghĩa to lớn trong hoạt động kiểm soát nội bộ và phù hợp với điều kiện ứng dụng công nghệ
thông tin, đặc biệt khi tổ chức có ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP [5].
Tuy có thể khác nhau về ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh, hoạt động chủ yếu trong doanh nghiệp đều có thể tổ chức thành 4 chu trình cơ bản gồm chu trình doanh thu, chu trình cung ứng, chu trình chuyển đổi và chu trình tài chính.
b. Các chu trình trong doanh nghiệp
Chu trình doanh thu
Hai chức năng chính của chu trình doanh thu là bán hàng và thu tiền. Chu trình này liên quan đến 4 phân hệ: nhận đặt hàng, gửi hàng, lập hoá đơn và thu tiền. Mục tiêu chủ yếu của chu trình doanh thu là phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả giữa các bộ phận trong việc bán hàng, theo dõi thanh toán và thu tiền của khách hàng.
Trong chu trình doanh thu liên quan đến mối quan hệ mật thiết giữa hệ thống thông tin bán hàng thuộc phòng kinh doanh và hệ thống thông tin kế toán thuộc phòng kế toán. Các chức năng cũng nhƣ phân công trách nhiệm và sự phối hợp giữa phòng kinh doanh và phòng kế toán trong chu trình doanh thu. Để thực hiện đồng bộ các giai đoạn trong chu trình doanh thu đòi hỏi phải có sự phối hợp đồng bộ và chặt chẽ giữa bộ phận bán hàng, giao hàng, thủ kho, kế toán hàng tồn kho, kế toán thanh toán và kế toán tổng hợp. Nếu có sự gián đoạn hoặc không đồng bộ sẽ dẫn đến sai sót trong việc ghi nhận, phản ánh doanh thu và thu tiền bán hàng gây mất thời gian và thất thoát trong quá trình thống kê doanh thu, số tiền thu đƣợc từ việc bán hàng cũng nhƣ công nợ khách hàng trong doanh nghiệp [5].
Hình 1.3. Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình doanh thu
(1) Nhận đặt hàng
(2) Kiểm tra tình hình công nợ khách hàng (3) Kiểm tra hàng tồn kho
(4) Lập lệnh bán hàng (5) Chuẩn bị hàng
(6) Giao hàng và vận chuyển hàng
(7) Cập nhật giảm giá hàng tồn kho (8) Lập hóa đơn
(9) Theo dõi phải thu khách hàng (10) Thu tiền
(11) Hạch toán tổng hợp và lập báo cáo
Chu trình cung ứng
Hai chức năng chính của chu trình cung ứng là mua hàng và thanh toán tiền cho nhà cung cấp. Chu trình này liên quan đến các phân hệ: mua hàng, nhận hàng, theo dõi thanh toán và chi tiền. Mục tiêu của chu trình là tạo điều kiện thuận lợi cho việc mua hàng và thanh toán với nhà cung cấp khi phát sinh nhu cầu về nguyên liệu vật liệu, hàng hóa và dịch vụ. Chức năng của tài chính kế toán trong chu trình mua hàng và thanh toán là tham gia quản lí và
kiểm soát hàng tồn kho, hạch toán chi tiết và tổng hợp hàng tồn kho về phƣơng diện giá trị, theo dõi các khoản phải trả cho nhà cung cấp và cung cấp thông tin liên quan đến quá trình mua hàng và thanh toán. Yêu cầu đặt ra đối với hoạt động cung ứng là phải cung ứng đầy đủ và kịp thời tất cả các loại vật tƣ, hàng hoá dịch vụ để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp không bị gián đoạn, đồng thờì không để tồn kho quá mức cần thiết gây ứ đọng vốn và làm tăng các khoản chi phí bảo quản [5].
Để thực hiện tốt các chức năng trên của chu trình, đòi hỏi phải có sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận nhƣ: bộ phận có nhu cầu, bộ phận mua hàng, bộ phận nhân hàng, quản lý kho hàng, kế toán hàng tồn kho, kế toán thanh toán, kế toán vốn bằng tiền và kế toán tổng hợp thông qua việc chia sẻ thông tin trong toàn bộ chu trình. Sự phân công trách nhiệm và phối hợp giữa cá bộ phận trong chu trình cung ứng đƣợc tham chiếu trong Hình 1.4.
Hình 1.4. Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình cung ứng
(2) Làm các thủ tục nhận hàng, nhập kho và bảo quản hàng hóa
(3) Chấp nhận thanh toán, theo dõi công nợ và chi tiền thanh toán cho nhà cung cấp
(4) Phân tích tình hình cung ứng và báo cáo
Chu trình chuyển đổi
Chu trình chuyển đổi là quá trình biến đổi các yếu tố đầu vào trở thành đầu ra của doanh nghiệp đƣợc xem nhƣ chiếc cầu nối giữa chu trình cung ứng và chu trình doanh thu. Chức năng chính của chu trình chuyển đổi là hạch toán chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh. Trong doanh nghiệp thƣơng mại, chu trình chuyển đổi tƣơng đối đơn giản hơn so với doanh nghiệp sản xuất. Hệ thống kế toán chi phí trong quá trình tiêu thụ hàng hoá: chi phí giá vốn hàng hoá, chi phí lƣơng nhân viên, khấu hao tài sản cố định, các chi phí khác bằng tiền… Để thực hiện tốt các chức năng trên, đòi hỏi các bộ phận có liên quan nhƣ bộ phận nhân sự, kế toán tài sản cố định, kế toán thanh toán, kế toán hàng tồn kho, thủ kho và các bộ phận khác có liên quan phải phối hợp với nhau một cách chặt chẽ [5].
Hình 1.5. Mối quan hệ giữa chu trình chuyển đổi và các chu trình khác trong doanh nghiệp thương mại
Chu trình tài chính
Chức năng chính của chu trình tài chính là huy động vốn và sử dụng nguồn vốn đó một cách có hiệu quả. Vì vậy, hệ thống thông tin kế toán trong chu trình tài chính có nhiệm vụ ghi nhận tất cả các hoạt động liên quan đến việc huy động vốn cũng nhƣ theo dõi, cung cấp thông tin về tình hình và sự biến động của từng loại tài sản, phục vụ cho công tác quản lý, bảo vệ và sử dụng hiệu quả tài sản của doanh nghiệp. Có thể thấy, chu trình tài chính bao hàm tất cả các hoạt động, chức năng của doanh nghiệp. Chu trình tài chính bao gồm các hoạt động còn lại trong doanh nghiệp, đó là hoạt động huy động vốn, hoạt động đầu tƣ xây dựng, mua sắm tài sản cố định và hệ thống kế toán tổng hợp - lập báo cáo tài chính. Để thực hiện tốt chu trình tài chính, đòi hỏi phần mềm phải xử lý đƣợc các bút toán trùng trong công tác kế toán, tính toán và cập nhật số dƣ của các tài khoản đồng thời kết chuyển dữ liệu trên tài khoản tổng hợp. Xử lý tốt các vấn đề đó, chu trình tài chính trong doanh nghiệp sẽ phát huy hiệu quả tối đa.
Hệ thống thông tin trong ERP đƣợc tổ chức theo chu trình hoạt động kinh doanh nhằm tăng cƣờng chức năng phối hợp, trao đổi dữ liệu và thông tin giữa các phần hành kế toán và giữa kế toán với các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Để đảm bảo các mối quan hệ phối hợp giữa các chức năng, bộ phận thực hiện công đoạn trƣớc phải thông tin đầy đủ, kịp thời và chính xác cho các bộ phận thực hiện công đoạn sau để các bộ phận này chủ động tiếp tục triển khai công việc nhằm hoàn thiện trọn vẹn chức năng của chu trình. Ngƣợc lại, các bộ phận thực hiện các bƣớc công việc sau cũng phải cung cấp các thông tin phản hồi cho các bộ phận trƣớc đó để báo cáo tình hình và tiến triển công việc cũng nhƣ các vấn đề nảy sinh cần phối hợp giải quyết hoặc báo cáo kịp thời cho các cấp quản lí về tình hình và kết quả thực hiện kế hoạch công tác [5].
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1
Trong chƣơng này, tác giả đã trình bày những lý luận cơ bản về hệ thống thông tin kế toán, hệ thống ERP. Đặc biệt, tác giả đã chú trọng làm rõ việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP. Từ đó, làm rõ tầm quan trọng của việc ứng dụng hệ thống ERP vào hệ thống thông tin của doanh nghiệp. Khi ứng dụng ERP, tổ chức thông tin kế toán phải thay đổi, hƣớng đến việc tổ chức dữ liệu kế toán, quy trình xử lý và cung cấp thông tin kế toán theo chu trình trên cơ sở mối quan hệ thông tin giữa bộ phận kế toán với các bộ phận chức năng khác trong Công ty nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán nói riêng và công tác quản lý nói chung tại doanh nghiệp. Tất cả những vấn đề lý luận trong chƣơng này là cơ sở để tác giả phân tích thực trạng tại Công ty và đề xuất giải pháp nhằm tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo định hƣớng ERP tại Công ty Cổ phần Thƣơng mại và Vận tải Petrolimex Đà Nẵng trong chƣơng tiếp theo.
CHƢƠNG 2
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI VÀ VẬN