7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2.3. Phƣơng diện quy trình hoạt động nội bộ
Khía cạnh thứ ba đƣợc đề cập trong thẻ điểm cân bằng là quy trình hoạt động nội bộ. Để đáp ứng nhu cầu của sinh viên và thỏa mãn kỳ vọng của các cán bộ công nhân viên, nhà trƣờng cần thực hiện vƣợt trội quy trình nội bộ nào? Và làm thế nào để xây dựng quy trình nội bộ tuyệt hảo để đáp ứng sinh viên và các thành viên có liên quan khác. Nếu nhà trƣờng làm đƣợc điều đó thì sẽ góp phần quan trọng để đạt đƣợc mục tiêu phƣơng diện tài chính cũng nhƣ phƣơng diện khách hàng. Quy trình nội bộ đƣợc coi là cốt lõi nếu nó giúp nhà trƣờng cung cấp các giá trị cho sinh viên và thỏa mãn kỳ vọng của các thành viên.
a. Mục tiêu phương diện quy trình hoạt động nội bộ
Để có thể thực hiện tốt công tác tổ chức quản lý của từng phòng ban đòi hỏi từng quy trình phải đƣợc thực hiện đúng và liên tục cải tiến. Không những thế, quy trình hoạt động của các phòng ban phải phối hợp thật đồng bộ và nhịp nhàng để phát huy hết sức mạnh của mình, góp phần đạt đƣợc mục tiêu
chung trong chiến lƣợc đã đề ra. Mục tiêu của phƣơng diện quy trình hoạt động nội bộ là cung cấp dịch vụ tối ƣu để thỏa mãn nhu cầu sinh viên nhƣ: đổi mới phƣơng pháp giảng dạy cũng nhƣ chƣơng trình đào tạo, nâng cao chất lƣợng các hoạt động dịch vụ hỗ trợ đào tạo, rút ngắn thời gian giải quyết các vấn đề liên quan đến từng quy trình hoạt động nội bộ,…
b. Thước đo của phương diện quy trình hoạt động nội bộ
Trong phƣơng diện này, một số thƣớc đo có thể đƣợc sử dụng nhƣ: số lƣợt khiếu nại của sinh viên, tỷ lệ đề nghị của sinh viên đƣợc đáp ứng kịp thời, tỷ lệ diện tích sàn trực tiếp phục vụ giảng dạy, tỷ lệ diện tích sàn ký túc xá phục vụ cho sinh viên, tỷ lệ máy tính trên sinh viên, tỷ lệ diện tích phòng làm việc trên cán bộ, công nhân viên, tỷ lệ máy móc phục vụ thực hành chuyên môn trên 1 sinh viên chính quy, tần suất đổi mới chƣơng trình đào tạo, tần suất đổi mới phƣơng pháp giảng dạy, tỷ lệ giảng viên thực hiện đúng quy trình giảng dạy,…
Tỷ lệ đề nghị của sinh viên đƣợc đáp ứng kịp thời: Thƣớc đo này cho biết đƣợc tốc độ, thời gian giải quyết công việc của các phòng ban, các khoa trong trƣờng. Thƣớc đo đƣợc xác định bằng số lƣợng đề nghị của sinh viên đƣợc đáp ứng kịp thời chia cho tổng số đề nghị, số liệu này sẽ đƣợc lấy từ những báo cáo của các cuộc họp giao ban.
Tỷ lệ đề nghị của SV đƣợc đáp ứng kịp thời = SL đề nghị của SV đƣợc đáp ứng kịp thời X 100% (1.11) Tổng số lƣợng đề nghị của SV
Tỷ lệ diện tích sàn phục vụ đào tạo trên 1 sinh viên: Thƣớc đo đƣợc xác định bằng cách lấy tổng diện tích sàn xây dựng trực tiếp phục vụ đào tạo thuộc sở hữu của cơ sở đào tạo (bao gồm diện tích các hạng mục: Hội trƣờng, giảng đƣờng, phòng học các loại; Thƣ viện, trung tâm học liệu; Phòng thí nghiệm, phòng thực hành, xƣởng thực tập, nhà tập đa năng) chia cho tổng quy
mô đào tạo hệ chính quy của cơ sở đào tạo. Thƣớc đo này cho biết đƣợc nhà trƣờng có đảm bảo diện tích trực tiếp phục vụ học tập cho sinh viên hay không.
Tỷ lệ diện tích sàn phục vụ đào
tạo trên 1SV =
Tổng diện tích sàn phục vụ đào tạo
(1.12) Tổng số sinh viên
Tỷ lệ diện tích sàn kí túc xá trên 1 sinh viên: Thƣớc đo này đƣợc xác định dựa vào tổng diện tích sàn kí túc xá và tổng số sinh viên, thƣớc đo cho
biết đƣợc liệu nhà trƣờng có đảm bảo chỗ ở cho sinh viên hay không. Tỷ lệ diện tích sàn
KTXa trên 1SV =
Tổng diện tích sàn KTXa
(1.13) Tổng số sinh viên
Tỷ lệ diện tích sàn phòng làm việc trên 1 cán bộ, giảng viên: Thƣớc đo này đƣợc xác định dựa vào tổng diện tích sàn làm việc và tổng số cán bộ, giảng viên, thƣớc đo cho biết đƣợc liệu nhà trƣờng có đảm bảo không gian làm việc hay không.
Tỷ lệ diện tích sàn phòng làm việc/CB, GV = Tổng diện tích sàn phòng làm việc (1.14) Tổng số cán bộ, giảng viên
Tỷ lệ máy móc phục vụ thực hành chuyên môn trên 1 sinh viên chính quy: thƣớc đo này đƣợc tính bằng các lấy tổng số máy móc phục vụ cho từng chuyên ngành chia cho tổng sinh viên của chuyên ngành đó. Qua thƣớc đo có thể thấy đƣợc máy móc của nhà trƣờng có khả năng phục vụ cho nhu cầu thực hành của sinh viên hay không.
Tỷ lệ máy móc thực hành trên SV =
Tổng số máy móc chuyên ngành i
(1.15) Tổng số sinh viên chuyên ngành i
Tỷ lệ giảng viên thực hiện đúng quy trình giảng dạy: Với thƣớc đo này, nhà trƣờng có thể biết đƣợc tỷ lệ giảng viên thực hiện đúng quy trình giảng dạy về nội dung, chƣơng trình, số tiết giảng dạy, phƣơng pháp giảng
dạy,… Từ đó, nhà trƣờng có thể đánh giá chất lƣợng giảng dạy của giảng viên để có thể đƣa ra giải pháp khắc phục những hạn chế. Tỷ lệ GV thực hiện đúng quy trình giảng dạy =
SL GV thực hiện đúng quy trình giảng dạy
X 100% (1.16) Tổng SL GV tham gia giảng dạy
Thƣớc đo mức độ phối hợp gữa các phòng ban, các khoa: Thông qua thƣớc đo này, nhà trƣờng có thể biết đƣợc mức độ phối hợp giữa các phòng ban, các khoa nhƣ thế nào. Để biết đƣợc mức độ phối hợp, nhà trƣờng phải điều tra khảo sát nhân viên của từng phòng ban rồi tổng hợp lại. Và các mức phối hợp đƣợc thể hiện cụ thể trong bảng 1.1.
Bảng 1.1. Thang đo mức độ phối hợp giữa các phòng ban, khoa
Thang đo Mức phối hợp
1 Kém (dƣới 50%)
2 Trung bình (50% – 70%)
3 Tốt (trên 70% - 90%)
4 Rất tốt (trên 90%)