6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.1.2. Cơ cấu quản lý bộ máy của Công ty
a. Sơựồ cơ cấu tổ chức
Sơ ựồ 2.1. Cơ cấu tổ chức của Công ty b. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
ỚGiám ựốc: là người lãnh ựạo cao nhất, là người ựứng ựầu Công ty, ựại diện pháp nhân của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm trước Bộ Thương Mại và toàn thể Công ty. Giám ựốc quyết ựịnh các chiến lược và sách lược ựể thực hiện các hoạt ựộng kinh doanh của Công ty.
Phó Giám đốc Phòng Hành Chắnh Phòng Kế Toán Phòng Kinh Doan Phòng Ngân Quỹ Quản Lý Kho Phòng Nhập Khẩu Kho Km 10 Kho Eahleo Giám đốc
ỚPhó giám ựốc: giúp giám ựốc ựiều hành công việc chung, ựược phân công quản lý và ựiều phối các hoạt ựộng kinh doanh, tiêu thụ của công ty thông qua phòng kinh doanh và mạng lưới các cửa hàng, ựại lý, chi nhánh, tổng kho.
ỚPhòng hành chắnh:
- Tham mưu, giúp việc cho giám ựốc công ty và tổ chức thực hiện các việc trong lĩnh vực tổ chức lao ựộng, quản lý và bố trắ nhân lực, bảo hộ lao ựộng, chế ựộ chắnh sách, chăm sóc sức khỏe cho người lao ựộng, bảo vệ quân sự theo luật và quy chế công ty.
- Kiểm tra , ựôn ựốc các bộ phận trong công ty thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế công ty.
- Làm ựầu mối liên lạc cho mọi thông tin của giám ựốc công ty.
ỚPhòng kế toán:
- Quản trị, giám sát tài chắnh của Công ty.
- Giám sát, phản ánh ựầy ựủ toàn bộ hoạt ựộng kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh ở các phòng trực thuộc Công ty.
- Lập kế hoạch và nhu cầu vốn phục vụ sản xuất kinh doanh ựịnh kỳ và phương án luận chứng kinh tế kỷ thuật yêu cầu của Công ty. Nhằm chủ ựộng ựảm bảo nguồn vốn, phục vụ sản xuất kinh doanh trong toàn bộ Công ty.
- Theo dõi chặt chẻ các hoạt ựộng kế toán tài chắnh trong Công ty, kịp thời ựiều chỉnh các phát sinh không hợp lý trong sản xuất kinh doanh, trong tiêu dùng tập thể và có cơ sở trả lương cho từng cán bộ.
- Báo cáo quyết toán ựúng hạn của Công ty và ựơn vị chủ quản.
ỚPhòng kinh doanh:
- Tham mưu, giúp việc cho Tổng giám ựốc về công tác bán các sản phẩm và dịch vụ của Công ty (cho vay, bảo lãnh, các hình thức cấp tắn dụng khác, huy ựộng vốn trên thị trường , dịch vụ tư vấn thanh toán quốc tế, dịch
vụ tư vấn tài chắnh, ựầu tư góp vốn, liên doanh liên kết, chào bán sản phẩm kinh doanh ngoại tệ trên thị trường liên ngân hàng); công tác nghiên cứu & phát triển sản phẩm, phát triển thị trường; công tác xây dựng và phát triển mối quan hệ khách hàng. Chịu trách nhiệm trước giám ựốc về các hoạt ựộng ựó trong nhiệm vụ, thẩm quyền ựược giao.
- Thực hiện xây dựng chiến lược, kế hoạch ngân sách hàng năm, kế hoạch công việc của phòng từng tháng ựể trình Tổng giám ựốc phê duyệt.
- Lập mục tiêu, kế hoạch bán hàng trình Tổng giám ựốc phê duyệt ựịnh kỳ và thực hiện tổ chức triển khai bán các sản phẩm và dịch vụ thuộc chức năng nhằm ựạt mục tiêu ựã ựược phê duyệt. Tuân thủ các quy ựịnh của Công ty trong công tác ựề xuất các chắnh sách cho khác hàng khi cung cấp các sản phẩm & dịch vụ thuộc chức năng nhiệm vụ.
- Xây dựng các quy trình, quy ựịnh nghiệp vụ thuộc lĩnh vực của phòng; ựánh giá hiệu quả các quy trình, quy ựịnh này trong thực tế ựể liên tục cải tiến, giúp nâng cao hoạt ựộng của Công ty.
- Thực hiện việc nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới.
ỚPhòng ngân quỹ:
- Kiểm, ựếm, thu tiền mặt cho khách hàng.
- Thu, chi hộ tại các ựơn vị của khách hàng khi có yêu cầu. - Kiểm ựếm tiền tồn quỹ.
ỚQuản lý kho:
- Tiếp nhận thông tin xuất nhập hàng, tổ chức sắp xếp giao nhập hàng, xuất hàng.
- Thực hiện ựơn hàng, tổ chức người giao hàng tới khách hàng.
- Chịu trách nhiệm chắnh chất lượng, số lượng: hàng nhấp xuất và tồn kho.
- Chủ ựộng giải quyết công việc có liên quan, giải quyết và khắc phục rốt ráo công việc ựáp ứng thỏa mãn yêu cầu khách hàng và nội bộ có liên quan.
ỚPhòng nhập khẩu:
- Lập và triển khai các kế koạch nhận hàng, xuất hàng nhằm ựáp ứng yêu cầu sản xuất và yêu cầu của khách hàng.
- Thực hiện và giám sát việc mở tờ khai ựể nhận hàng, xuất hàng ựúng thời hạn yêu cầu.
- Lập và triển khai các báo cáo cho hải quan theo yêu cầu của luật hải quan.
- đề xuất với cấp trên trực tiếp về mỗi ý tưởng sáng tạo nhằm cải thiện và nâng cao chất lượng công việc của bộ phận.
ỚCác kho:
- Thực hiện thủ tục xuất nhập hàng - Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu - Thực hiện thủ tục ựặt hàng của kho - Sắp xếp hàng hóa trong kho
- đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa trong kho
- Tuân thủ quy ựịnh về phòng cháy chữa cháy (PCCC) và an toàn trong kho
2.1.3. đặc ựiểm về nguồn lực của Công ty
a. Tình hình sử dụng nguồn cơ sở vật chất
- Văn phòng làm việc:
Trụ sở chắnh: 11 Lê đại Hành, Phường Thắng Lợi, Thành phố Buôn Ma Thuột, Tỉnh đăk Lăk
- Kho chứa hàng hóa:
kho khoảng 3ha với sức chứa 15.000 tấn phân nằm tại ựịa chỉ: Quốc lộ 26 - Xã Eatu - TP. Buôn Ma Thuột - Tỉnh đăk Lăk
ỚKho Eahleo: với diện tắch ựất khoảng 6ha và diện tắch sử dụng làm kho khoảng 4,5ha với sức chứa 22.000 tấn phân nằm tại ựịa chỉ: Thôn Tri C1 - Xã Dliê Yang - Huyện Ea Hleo - Tỉnh đăk Lăk
b. Tình hình sử dụng tài sản và nguồn vốn của Công ty Bảng 2.1. Bảng cân ựối kế toán của Công ty
đơn vị tắnh: ựồng Chỉ tiêu Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 TÀI SẢN 82.297.044.761 95.652.458.561 116.564.588.861 1. Tài sản ngắn hạn 70.644.575.641 83.544.641.456 100.874.844.458 - Tiền và các khoản tương ựương tiền 6.878.968.788 7.978.748.484 8.564.842.151 - Các khoản phải thu ngắn hạn 15.564.974.846 22.566.488.844 32.654.644.865 - Hàng tồn kho 43.458.684.895 48.799.788.944 53.884.947.974 - Tài sản ngắn hạn khác 4.741.947.112 4.199.615.184 5.770.409.468 2. Tài sản dài hạn 11.652.469.120 10.107.817.105 8.689.744.403 - Tài sản cốựịnh 8.466.844.614 7.484.841.484 6.048.844.815 - Tài sản dài hạn khác 3.185.624.506 2.622.975.621 2.640.899.588 NGUỒN VỐN 82.297.044.761 95.652.458.561 116.564.588.861 1. Nợ phải trả 69.618.556.761 81.763.676.561 92.763.673.861 - Nợ ngắn hạn 65.844.687.484 78.900.710.858 90.464.863.123 - Nợ dài hạn 3.773.869.277 2.862.965.703 2.298.81.738 2. Vốn chủ sở hữu 12.678.488.000 13.888.782.000 23.800.915.000
(Nguồn: Phòng kế toán công ty)
Theo tình hình số liệu của công ty qua các năm thì ta thấy nguồn vốn bằng tiền tăng ựều qua các năm chứng tỏ công ty luôn chủ ựộng ựược nguồn
vốn trong sản xuất kinh doanh.
Hàng tồn kho tăng qua các năm chứng tỏ nguồn hàng của công ty rất dồi dào sẵn sàng cung ứng kịp thời và ựầy ựủ ra thị trường tiêu thụ.
Nhờ chắnh sách bán hàng cho ựại lý gối ựầu công nợ nên doanh thu của công ty tăng lên rất nhiều.
Do công ty thường nhập khẩu một khối lượng lớn hàng hoá với giá trị lớn nên phải mất một thời gian nhât ựịnh ựể thực hiện việc mở L/C và nhận hàng rồi mới thanh toán, vì vậy phải huy ựộng phần lớn nguồn vốn ngắn hạn từ bên ngoài. Còn nợ dài hạn chỉ chiếm 1 tỉ lệ rất nhỏ.
c. Tình hình sử dụng nguồn nhân lực của Công ty
Bảng 2.2. Tình hình sử dụng nguồn nhân lực của Công ty
đơn vị tắnh: người
Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 Chỉ tiêu Số lượng % Số lượng % Số lượng % Tổng số lao ựộng 63 100.00 97 100.00 110 100.00 1.Theo giới tắnh - Lao ựộng Nam 44 69.84 78 80.41 90 81.82 - Lao ựộng Nữ 19 30.16 19 19.59 20 18.18 2.Theo trình ựộ - đại học 17 26.98 20 20.62 23 20.91 - Cao ựẳng 5 7.94 6 6.18 7 6.36 - Trung cấp 6 9.52 7 7.22 10 9.09 - Lao ựộng phổ thông 35 55.56 64 65.98 70 63.64
(Nguồn: Phòng hành chắnh công ty)
năm. Số lượng lao ựộng tại công ty tập trung ựông ở các kho, ựây là những nơi cần có nhiều nguồn lực phù hợp với tắnh chất nghành nghề lao ựộng.
Do ựặc ựiểm kinh doanh của công ty chủ yếu là nhập khẩu và cung ứng phân bón nên công ty cần tuyển dụng lao ựộng nam ựể thuận lợi cho công tác nhận hàng cũng như cung ứng. Tại văn phòng công ty, lao ựộng nữ chiếm tỷ lệ cao hơn do yêu cầu ngành nghề ựòi hỏi phải có tắnh chắnh xác, cẩn thận và khôn khéo.
Tỷ lệ ựại học chiếm tỷ lệ khá cao do công ty ựang rất quan tâm ựến việc nâng cao trình ựộ chuyên môn nghiệp vụ, chú trọng vào việc ựào tạo và bồi dưỡng cho cán bộ nhân viên từ trung cấp lên cao ựẳng, từ cao ựẳng lên ựại học. Tỷ lệ cao ựẳng, trung cấp cũng chiếm tỷ trọng tương ựối và ắt biến ựộng qua các năm, do công ty ắt có nhu cầu tuyển dụng, và quan tâm ựặc biệt ựến chất lượng hơn là số lượng. Tỷ lệ lao ựộng phổ thông cũng chiếm tỷ trọng cao và ắt biến ựộng qua các năm.
2.1.4. Chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu của Công ty
a. Chức năng
Nhập khẩu và phân phối các sản phẩm phân bón trên thị trường Miền Trung - Tây Nguyên.
b. Nhiệm vụ
- Mua bán, kinh doanh vật tư nông nghiệp (chủ yếu là phân bón các loại)
- Vận chuyển hàng hóa, vận tải hàng hóa.
- Nộp ngân sách ựầy ựủ, thực hiện tốt các chắnh sách chế ựộ của Nhà nước và cấp trên giao.
c. Mục tiêu
- Mở rộng và khai thác triệt ựể các thị trường tiêu thụ tại khu vực Miền Trung - Tây Nguyên, giữ vững thị phần trong khu vực 40 - 45%.
- đa dạng hóa ựối tác kinh doanh phân phối sản phẩm.
- Phát triển các ựiểm bán hàng hiện tại
- Hoàn thiện cơ chế, các chắnh sách phân phối.
2.2. TÌNH HÌNH HOẠT đỘNG KINH DOANH SẢN PHẨM PHÂN BÓN TẠI CÔNG TY TNHH MTV MINH TÂN THỜI GIAN QUA
2.2.1. Về sản phẩm phân bón do Công ty phân phối
Chủ yếu là các loại phân bón vô cơ giúp cho cây trồng phát triển và cho năng suất cao như:
a. Phân đạm
Phân ựạm là tên gọi chung của các loại phân ựạm cung cấp chất ựạm (nitơ) cho cây. Bón ựạm sẽ thúc ựẩy sự tăng trưởng của cây, giúp cho chồi, cành lá phát triển, làm lá có kắch thước to, xanh quang hợp mạnh và làm tăng năng suất cây trồng. Phân ựạm cần cho cây trồng trong suốt quá trình sinh trưởng, ựặc biệt là giai ựoạn cây tăng trưởng mạnh, nhất là các loại sâu ăn lá, thiếu ựạm cây trồng tăng trướng còi cọc, ựẻ nhánh kém, ắt phát triển mầm non, phân cành ra lá ựều kém, lá nhỏ. Cây ra hoa kết quả muộn, ắt hoa, ắt quả, khả năng tắch lũy chất có ựạm, bột ựường ựều kém. Tuy nhiên nếu bón ựạm nhiều cho cây sẽ có tác dụng ngược lại: cây lớn mạnh, ựẻ nhánh nhiều, phân nhiều nhánh, lá phát triển quá mức, bộ rễ phát triển kém, thẩn non mềm. đó là hiện tượng Ộlốp câyỢ, cây dễ bị ựổ, chậm ra hoa, hoa ắt và khó ựậu quả, quả không chẳc hạt, củ khó hình thành vì tinh bột tắch luỹ về củ chậm, nhiều rễ ựực ắt củ,... Các loại phân ựạm chủ yếu phổ biến là: phân ựạm (urea) và phân ựạm sulphate (thường gọi là SA)
ỚPhân Urea (NH2)COlà loại phân ựạm màu trắng ựục, dạng viên tròn, có loại nhỏ như hạt mè, hoặc có loại lớn gần bằng hạt ựậu xanh. Loại phân này trong thành phần chỉ có phân ựạm là có giá trị cho cây trồng. Phân urea bón không làm chua ựất, sử dụng tốt cho mọi loại cây trồng ở ựất lúa cũng như ựất màu, trên mọi loại ựất: từ ựất chua ựến ựất mặn. Hàm lượng ựạm
trong loại phân này rất cao, chiếm tới 46%. Phân urea thường ựược ựóng bao 2 lớp PP/PE, trọng lượng 50kg/bao.
ỚPhân ựạm Sulphate (NH4)S04: ựây là loại phân rất phổ biến như phân urea. Phân ựạm sulphate có chứa 21 % ựạm nguyên chất. Như vậy, hàm lượng ựạm trong phân sulphate ựạm chỉ bằng nửa so với phân urea. Có nghĩa là phải bón 2kg phân sulphate ựạm mới cho lượng ựạm tương ứng trên lkg urea. Tuy vậy phân ựạm SA lại có ưu ựiểm là cùng một lúc cung cấp cả phân ựạm và phân lưu huỳnh cho cây nên phân có giá cao hơn phân urea nếu chỉ tắnh trên mỗi ựơn vị ựạm. Tuy nhiên nếu bón trong nhiều năm liên tục có thể làm ựất chua. Ngoài hai dạng ựạm chắnh ựã nói ở trên, còn có những loại phân chứa ựạm khác: trong phân DAP có 18% ựạm nguyên chất - tức gần bằng với hàm lượng ựạm trong phân SA; trong phân Multi-K (tức phân Natrat Kali) có 16% ựạm nguyên chất. Phân SA thường ựược tiêu thụ cho các diện tắch trồng cây công nghiệp như cà phê, cao su ở Tây Nguyên.
b. Phân Lân
Phân lân là những phân có chứa nguyên tố dinh dưỡng photpho, dùng bón cho cây trồng. Phân lân có nhiều loại, có thể ựược phân ra phân lân thiên nhiên và phân lân chế biến. Trong ựó có 2 loại phân lân bà con thường sử dụng:
ỚPhân lân supe: Là loại bột mịn màu trắng, vàng xám hoặc màu xám thiếc. Một số trường hợp supe lân ựược sản xuất dưới dạng viên. Trong supe lân có 16 - 20% lân nguyên chất. Ngoài ra, trong phân này có chứa một lượng lớn thạch cao. Trong phân còn chứa một lượng khá lớn axit, vì vậy phân có phản ứng chua. Phân dễ hoà tan trong nước cho nên cây dễ sử dụng. Phân thường phát huy hiệu quả nhanh, ắt bị rửa trôi. Supe lân có thể dùng ựể bón lót hoặc bón thúc ựều ựược. Phân này có thể sử dụng ựể bón ở các loại ựất trung tắnh, ựất kiềm, ựất chua ựều ựược. Tuy nhiên, ở các loại ựất chua nên bón vôi khử chua trước khi bón supe lân. Supe lân có thể dùng ựể ủ với phânchuồng.
ỚPhân lân nung chảy: Phân lân nung chảycòn có tên gọi khác: phân lân thủy tinh; phân lân can-xi ma-giê; Fused Calcium Magnesium Phosphate (FMP), Calcium Magnesium Phosphate (CMP). Phân lân nung chảy ựược sản xuất bằng cách nung chảy lỏng quặng Apatit (hoặc quặng phosphorit) và một số phụ gia sau ựó làm lạnh nhanh bằng nước. Phân lân nung chảy có màu ghi hoặc xám,rất ắt tan trong nước nhưng tan ựến 98% trong môi trường ựất và dịch của rễ cây. Phân lân nung chảy có tắnh kiềm (pH=8)nên có tác dụng khử chua. Phân lân nung chảy có nhiều thành phần dinh dưỡng có ắch cho cây trồng: P2O5: 13-21%; MgO:10-20%; Cao:20-35%; SiO2:20-30%...Lân nung chảy có phản ứng kiềm, cho nên không nên trộn lẫn với phân ựạm vì dễ làm cho ựạm bị mất. Phân này không tan trong nước, nhưng tan ựược trong axit yếu. Cây sử dụng dễ dàng. Phân có thể sử dụng ựể bón lót hoặc bón thúc ựều tốt. Lân nung chảy phát huy hiệu lực tốt ở các vùng ựất chua. Phân sử dụng có hiệu quả trên các vùng ựất cát nghèo, ựất bạc màu vì phân chứa nhiều thành phần, có các nguyên tố vi lượng và một ắt kali. Lân nung chảy ắt hút ẩm, luôn ở trong trạng thái tơi rời và không làm hỏng dụng cụ ựong ựựng.
c. Phân Kali
Kali là một trong 3 nguyên tố dinh dưỡng, chỉ ựứng sau ựạm, lân. Phân Kali ựược sản xuất chú yểu ờ 2 dạng: Kali Clorua (KC1) và Kali Sulphate (K2SO4). Hiện nay trên thị trường có thêm loại Multi - K (KNO3) nhưng loại này rất hiếm và ựắt nên chỉ dùng trong một số trường hợp ựặc biệt.
ỚPhân Kali Clorua là loại phân cung cấp cho cây chủ yếu là chất dinh dưỡng Kali (K). Phân Kali Clorua thường chứa 60% K20 mà thường gọi là