6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2.2. Quản trị dự trữ hàng tồn kho
Quản trị hàng tồn kho là việc đảm bảo việc dự trữ hàng tồn kho một cách tối ƣu nhất với chi phí thấp nhất. Mục đích của việc quản lý hàng tồn kho là xác định đƣợc lƣợng tồn kho cần lƣu trữ, bao giờ nên đặt hàng lại và nên bổ sung bao nhiêu cho quá trình sản xuất. Việc lƣu trữ hàng tồn kho nhằm đáp ứng đủ hàng để hoạt động liên tục, bình thƣờng cho công ty; dự phòng trƣớc khả năng gia tăng khối lƣợng sản xuất kinh doanh; phản ứng trƣớc dự báo khan hiếm, biến động giá cả trên thị trƣờng.
Quản trị hàng tồn kho đúng đắn đòi hỏi một sự liên hệ chặt chẽ giữa các bộ phận bán hàng, mua hàng, sản xuất và bộ phận tài chính.
a. Nội dung quản trị hàng tồn kho bao gồm:
- Dự đoán nhu cầu đƣợc tiến hành đầu tiên bởi bộ phận mua hàng nhằm xác định nhu cầu dự trữ tồn kho. Xác định mức đầu tƣ vào hàng tồn kho gắn liền với: nhu cầu hàng tồn kho và các loại chi phí (chi phí lƣu trữ tồn kho, chi phí hoạt động, chi phí tài chính, chi phí đặt hàng, chi phí cơ hội, chi phí khác..).
+ Nhu cầu hàng tồn kho đƣợc tính dựa vào nhu cầu hàng hóa, nguyên vật liệu. Doanh nghiệp luôn phải đối phó với sự tăng (giảm) đột ngột nhu cầu đối với những sản phẩm mang tính mùa vụ. Bởi vậy để đảm bảo sự ổn định của sản xuất, doanh nghiệp cần phải duy trì 1 lƣợng hàng tồn kho dự trữ. Sử dụng mô hình EOQ hoặc mô hình JIT nhằm xác định đƣợc nhu cầu dự trữ hàng tồn kho.
+ Các loại chi phí tồn kho bao gồm:
Chi phí tồn trữ: là những chi phí liên quan đến việc tồn trữ hàng hóa và có thể chia thành 2 loại là chi phí hoạt động và chi phí tài chính. Chi phí hoạt động bao gồm: chi phí bốc xếp hàng hóa, chi phí bảo hiểm hàng tồn kho, chi phí hao hụt, mất mát, mất giá trị do bị hƣ hỏng bà chi phí bảo quản hàng hóa…Chi phí tài chính bao gồm: chi phí sử dụng vốn, trả lãi vay cho nguồn kinh phí vay mƣợn để mua hàng dự trữ, chi phí về thuế, khấu hao,…
Chi phí đặt hàng gồm: chi phí quản lý, giao dịch và vận chuyển hàng hóa. Chi phí đặt hàng cho mỗi lần đặt hàng thƣờng rất ổn định, không phụ thuộc vào số lƣợng hàng đƣợc mua. Trong nhiều trƣờng hợp, chi phí đặt hàng thƣờng tỷ lệ thuận với số lần đặt hàng trong năm. Khi số lƣợng hàng của mỗi lần đặt hàng nhỏ thì số lần đặt hàng tăng và chi phí đặt hàng cao. Khi khối
lƣợng mỗi lần đặt hàng lớn, số lần đặt hàng giảm và chi phí đặt hàng cũng thấp hơn.
Chi phí cơ hội: nếu 1 doanh nghiệp không thực hiện đƣợc đơn hàng khi có nhu cầu, công ty sẽ bị đình đốn sản xuất và có thể không kịp giao hàng. Sự thiệt hại do để lỡ cơ hội này gọi là chi phí cơ hội.
Chi phí khác: các chi phí khác đƣợc quan tâm trong quản trị tồn kho là các chi phí thành lập kho (chi phí lắp đặt thiết bị kho và các chi phí hoạt động) chi phí trả lƣơng làm thêm giờ, chi phí huấn luyện…
- Sau khi xác định đƣợc nhu cầu dự trữ tồn kho, tiến hành sắp xếp các hoạt động tài trợ cần thiết hỗ trợ cho việc thiết lập tồn kho. Sử dụng kỹ thuật phân tích ABC nhằm phân loại hàng tồn kho nhằm xác định mức độ quan trọng của hàng hóa tồn kho khác nhau. Từ đó xây dựng các phƣơng pháp dự báo, chuẩn bị nguồn lực và kiểm soát tồn kho cho từng nhóm hàng khác nhau. Trong kỹ thuật phân tích ABC phân loại toàn bộ hàng hóa dự trữ của đơn vị thành 3 nhóm hàng: Nhóm A, nhóm B và nhóm C. Căn cứ vào mối quan hệ giá trị hàng năm với số lƣợng chủng loại hàng.
Giá trị hàng hoá dự trữ hàng năm đƣợc xác định bằng tích số giữa giá bán một đơn vị hàng hoá với lƣợng dự trữ hàng hoá đó trong năm. Số lƣợng chủng loại hàng là số lƣợng từng loại hàng hoá dự trữ trong năm.
+ Nhóm A: Bao gồm những hàng hóa dự trữ có giá trị hàng năm cao nhất, chiếm từ 70－80% so với tổng giá trị hàng hoá sự trữ, nhƣng về mặt số lƣợng, chủng loại thì chỉ chiếm khoảng 10－15% lƣợng hàng dự trữ.
+ Nhóm B: Bao gồm những loại hàng hoá dự trữ có giá trị hàng năm ở mức trung bình, chiếm từ 15－25% so với tổng giá trị hàng dự trữ, nhƣng về số lƣợng, chủng loại chúng chỉ chiếm khoảng 30% tổng số hàng dự trữ.
+ Nhóm C: Gồm những loại hàng có giá trị thấp, giá trị dự trữ chỉ chiếm khoảng 5% so với tổng giá trị hàng dự trữ, nhƣng số lƣợng chiếm khoảng 50%-55% tổng số lƣợng hàng dự trữ.
Hình 1.3. Phân loại hàng hóa tồn kho
Kỹ thuật phân tích ABC trong công tác quản trị có những tác dụng sau: + Các nguồn vốn dùng để mua hàng nhóm A cần phải nhiều hơn so với nhóm C, do đó cần sự ƣu tiên đầu tƣ thích đáng vào quản trị nhóm A.
+ Các loại hàng nhóm A cần có sự ƣu tiên trong bố trí, kiểm tra, kiểm soát hiện vật. Việc thiết lập các báo cáo chính xác về nhóm A phải đƣợc thực hiện thƣờng xuyên nhằm đảm bảo khả năng an toàn trong sản xuất.
+ Trong dự báo nhu cầu dự trữ, chúng ta cần áp dụng các phƣơng pháp dự báo khác nhau cho nhóm mặt hàng khác nhau, nhóm A cần đƣợc dự báo cẩn thận hơn so với các nhóm khác.
+ Nhờ có kỹ thuật phân tích ABC trình độ của nhân viên giữ kho tăng lên không ngừng, do họ thƣờng xuyên thực hiện các chu kỳ kiểm tra, kiểm soát từng nhóm hàng.
Tóm lại, kỹ thuật phân tích ABC sẽ cho chúng ta những kết quả tốt hơn trong dự báo, kiểm soát, đảm bảo tính khả thi của nguồn cung ứng, tối ƣu hoá lƣợng dự trữ.
- Xác định quy mô và thời điểm đặt hàng. Sau khi đã định mức đƣợc dự trữ của từng loại tồn kho, tiến hành lựa chọn mô hình tồn kho để xác định quy mô và thời điểm đặt hàng phù hợp với từng loại hàng hóa, nhằm tính toán thời gian lƣu kho, cũng nhƣ các phân đoạn giao hàng, nhận hàng thuận lợi nhất.
b. Lựa chọn mô hình tồn kho
Giữa chi phí đặt hàng và chi phí bảo quản tồn kho có mối quan hệ tỷ lệ nghịch. Mức tồn kho thấp thì đem lại lợi thế về tiết kiệm vốn đầu tƣ, chi phí tồn kho thấp (chi phí kho bãi, chi phí bảo quản, chi phí bảo hiểm, chi phí cơ hội vốn,...). Tuy nhiên tốn kém chi phí đặt hàng và rủi ro thiếu hàng cung cấp kịp thời và có thể mất khách hàng. Ngƣợc lại mức tồn kho cao thì đòi hỏi nhiều vốn đầu tƣ, tiết kiệm đƣợc chi phí đặt hàng, chi phí vận chuyển hàng về kho, chi phí tồn kho cao (chi phí kho bãi, chi phí bảo quản, chi phí bảo hiểm...)
Kiểm soát đƣợc nguồn vốn hàng hóa tồn kho, làm cơ sở cho việc đánh giá chính xác tài sản của doanh nghiệp và hiệu quả sử dụng vốn hàng hóa từ đó nhà quản trị đƣa ra các cơ sở giá bán hợp lý và tính toán mức lãi thu đƣợc do bán hàng.
* Mô hình đặt hàng hiệu quả EOQ (Economic Ordering Quantity – EOQ) nhằm đạt mục đích tổng chi phí tồn kho là nhỏ nhất.
(1) Nhu cầu vật tƣ trong 1 năm đƣợc biết trƣớc và ổn định (không đổi); (2) Thời gian chờ hàng (kể từ khi đặt hàng cho tới khi nhận hàng) không thay đổi và phải đƣợc biết trƣớc;
(3) Sự thiếu hụt dự trữ không xảy ra nếu đơn hàng đƣợc thực hiện đúng; (4) Toàn bộ số lƣợng đặt mua hàng đƣợc nhận cùng một lúc và đƣợc thực hiện tại 1 thời điểm đã định trƣớc
(5) Không có chiết khấu theo số lƣợng.
Sơ đồ biểu diễn mô hình EOQ đƣợc thể hiện trong sơ đồ hình 1.4.
Hình 1.4. Mô hình chu kỳ đặt hàng dự trữ EOQ
Theo mô hình này có 2 loại chi phí thay đổi theo lƣợng đặt hàng là chi phí lƣu kho và chi phí đặt hàng. Do trong mô hình này không cho phép thiếu hàng nên không tính chi phí do thiếu hàng, còn chi phí mua hàng cũng không ảnh hƣởng đến sự thay đổi lƣợng hàng lƣu kho trong mô hình này nên chúng ta không xét đến 2 loại chi phí này.
Nhƣ vậy, mục tiêu của mô hình này là nhằm làm tối thiểu hóa tổng chi phí đặt hàng và chi phí lƣu kho. Hai chi phí này phản ứng ngƣợc chiều nhau. Khi quy mô đơn hàng tăng lên, ít đơn hàng hơn đƣợc yêu cầu làm cho chi phí đặt hàng giảm, trong mức dự trữ bình quân sẽ tăng lên, đƣa đến tăng chi phí lƣu kho. Do đó, việc đặt hàng hiệu quả EOQ tỉ lệ thuận với nhu cầu và chi phí đặt hàng, tỉ lệ nghịch với chi phí bảo quản.
Để quá trình phân tích đơn giản hơn ta quy ƣớc các ký hiệu nhƣ sau: D: Nhu cầu hàng năm;
S: Chi phí đặt hàng cho 1 đơn hàng; H: Chi phí lƣu kho cho 1 đơn vị hàng hoá;
Q: Lƣợng hàng đặt mua trong 1 đơn đặt hàng (Quy mô đơn hàng); Cđh: Chi phí đặt hàng hàng năm;
Clk: Chi phí lƣu kho hàng năm; TC: Tổng chi phí tồn kho; Q*: Lƣợng đặt hàng tối ƣu;
T: Khoảng cách giữa hai lần đặt hàng; R: Điểm đặt hàng lại;
d: Nhu cầu hàng ngày; L: Thời gian chờ hàng.
* Xác định các thông số cơ bản của mô hình EOQ:
Chi phí đặt hàng hàng năm (Cđh) đƣợc tính bằng cách nhân chi phí đặt hàng cho 1 đơn hàng (S), với số đơn hàng mỗi năm. Mà số đơn hàng mỗi năm đƣợc tính bằng cách lấy nhu cầu hàng năm (D) chia cho số lƣợng hàng đặt mua trong 1 đơn hàng (Q).
Nhƣ vậy, ta sẽ có đƣợc:
Biến số duy nhất trong phƣơng trình này là Q; cả S và D đều là các tham số không đổi. Do đó, độ lớn tƣơng đối của chi phí đặt hàng phụ thuộc vào số lƣợng hàng đặt mua trong 1 đơn hàng.
Tổng chi phí lƣu kho hàng năm (Clk) đƣợc tính bằng cách nhân chi phí lƣu kho cho 1 đơn vị hàng hoá (H), với mức dự trữ bình quân, đƣợc xác định bằng cách chia lƣợng hàng đặt mua trong một đơn hàng (Q) cho 2. Ta sẽ đƣợc:
Mối quan hệ của hai loại chi phí này đƣợc mô tả bằng hình 1.5:
Hình 1.5. Mô hình chi phí theo EOQ
Qua đồ thị trên, ta thấy lƣợng đặt hàng tối ƣu (Q*) khi tổng chi phí đạt giá trị nhỏ nhất. Tổng chi phí nhỏ nhất tại điểm đƣờng cong chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng cắt nhau. Do đó, lƣợng đặt hàng tối ƣu sẽ đƣợc xác định:
Nhƣ vậy, tổng chi phí tồn kho tối thiểu đƣợc xác định bằng cách thay giá trị qui mô đơn hàng tối ƣu (Q*) vào phƣơng trình tổng chi phí:
Thời gian chờ hàng (L) là thời gian cần thiết từ lúc đặt hàng đến khi nhận đƣợc hàng. Thời gian này có thể ngắn vài giờ, có thể dài tới vài tháng. Do đó phải tính toán đƣợc thời gian chờ hàng chính xác để tiến hành đặt hàng. Thời điểm đặt hàng đƣợc xác định tại thời điểm có mức tồn kho đủ cho nhu cầu sử dụng trong thời gian chờ hàng.
Mức tồn kho đó gọi là điểm đặt hàng lại (R).
R = Nhu cầu hàng ngày (d) * Thời gian chờ hàng (L) Trong đó: