6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.3. Phân tích thực trạng công tác quản trị tiền mặt tại Công ty
a. Thực trạng tiền mặt tại Công ty
Tiền mặt là khoản quan trọng không thể thiếu trong mọi hoạt động, nó làm động lực cho sự phát triển năng động hiệu quả của Công ty.
Bảng 2.18. Bảng kê dự trữ tiền mặt
(Đơn vị tính: triệu đồng)
Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Giá trị Tỷ trọng (%) Giá trị Tỷ trọng (%) Giá trị Tỷ trọng (%) Tiền mặt tồn quỹ 26.484 34,2 361,95 2,2 246,3 1,5
Tiền gửi ngân hàng 50.410 65,8 128.232,1 97,8 86.670,6 63,3
Khoản tƣơng đƣơng tiền - - 49.500 35,2
Tổng tiền mặt 76.894 100 128.594 100 136.416 100
Quy mô tiền mặt tăng nhanh. Năm 2013 tổng tiền mặt của Công ty tăng so với năm 2012 là 51,7 tỷ đồng; tăng từ 76,893 tỷ đồng đến 128,594 tỷ đồng; tƣơng ứng với mức tăng là 67,24%. Năm 2014, tổng tiền mặt của Công ty là 136,416 tỷ đồng, tăng so với năm 2013 là 7,822 tỷ đồng, tƣơng ứng tỷ lệ tăng là 6,41% và tăng hơn 50% so với năm 2012.
Xét về kết cấu, tỷ trọng tiền mặt chiếm tỷ lệ cao trong tổng giá trị tiền và các khoản tƣơng đƣơng tiền. Nên hiện tại, Công ty chỉ tập trung quản lý tiền mặt. Công ty chuyển dần tỷ trọng qua tiền gửi ngân hàng cũng nhƣ các khoản tƣơng đƣơng tiền. Năm 2012, tiền gửi ngân hàng của Công ty chỉ vào khoản 50 tỷ, đến năm 2013 con số này là 128 tỷ đồng, chiếm tỷ trọng hơn 97% trong tổng giá trị tiền mặt. Tuy nhiên, đến năm 2014, để đảm bảo khả năng thanh toán tại quầy, Công ty quyết định gia tăng giá trị tiền mặt tại quầy từ đó giảm tiền gửi ngân hàng lại. Năm 2014 tiền gửi ngân hàng là 86 tỷ, vẫn chiếm tỷ trọng cao trong tổng giá trị tiền mặt, tƣơng đƣơng 63,3%.
Các khoản đầu tƣ tƣơng đƣơng tiền đã đƣợc chú ý. Các năm trƣớc hầu nhƣ không có khoản này. Năm 2014, khoản tƣơng đƣơng tiền là 49,5 tỷ đồng tƣơng ứng 35% trong tổng giá tị tiền mặt.
Cụ thể tình hình quản trị vốn bằng tiền của Công ty thông qua bảng 2.19.
Bảng 2.19. Bảng đánh giá hiệu quả công tác quản trị tiền mặt
(Đơn vị tính: lần) Các chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Hệ số thanh toán ngắn hạn 1,08 1,05 1,06 1,07
Hệ số thanh toán nhanh 0,1 0,11 0,17 0,17
(Nguồn: Bảng cân đôi kế toán năm 2013-2014)
Xét về chỉ tiêu khả năng thanh toán, hệ số thanh toán ngắn hạn duy trì ở mức 1,05 đến 1,07. Chỉ số này cho thấy khả năng thanh toán hiện thời của
Công ty là ổn, vì thực tế lƣợng tiền, các khoản tƣơng đƣơng tiền và nợ phải trả gần nhƣ ngang nhau. Tuy nhiên, hệ số thanh toán nhanh từ 0,1 đến 0,2 lại khá thấp, ảnh hƣởng đến khả năng thanh toán tức thời của công ty.
Công ty có khoản tiền gửi kỳ hạn 3 tháng trị giá hơn 43 tỷ đồng bao gồm ở 2 ngân hàng là ngân hàng Thƣơng mại cổ phần Chi nhánh Đà Nẵng và ngân hàng Phát triển Nhà Đồng bằng Sông Cửu Long. Việc quan hệ với nhiều ngân hàng cùng lúc giúp Công ty thực hiện tốt việc quản lý tiền mặt, tránh bị lệ thuộc vào 1 ngân hàng nào duy nhất.
b. Mô hình quản trị tiền mặt tại Công ty
Công ty hiện tại áp dụng mô hình quản trị tiền mặt truyền thống. Bộ phận kế toán tài vụ cũng đã theo dõi tình hình thu chi tiền mặt hàng ngày bằng excel, đồng thời tổng hợp theo từng tháng để báo cáo.
Để sản xuất và cung cấp các dƣợc phẩm, thiết bị y tế, Công ty chi tiền mua nguyên vật liệu cũng nhƣ nhập hàng từ nƣớc ngoài. Chính vì vậy, Công ty phải luôn tính toán thời gian trả tiền hàng tƣơng ứng với khoảng thời gian thu đƣợc từ việc bán hàng. Công ty đã tận dụng hết thời gian mà nhà cung cấp bán chịu đầu vào cho mình, chỉ giao dịch với các nhà cung cấp có uy tín và quan hệ lâu dài.
Thông thƣờng, Công ty thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp sau 20 ngày, thậm chí có những nhà cung cấp yêu cầu Công ty trả tiền ngay khi nhận đƣợc hàng, gây khó khăn cho việc thu mua với số lƣợng lớn.
Thời gian chi trả lƣơng cho nhân viên và công nhân kéo dài 2, 3 ngày so với quy định của Công ty, vào ngày mùng 5 hàng tháng và đƣợc thanh toán bằng hình thức chuyển khoản. Vì vậy, thủ quỹ không thể giữ tiền lâu hơn.
Công ty đã xây dựng các nội quy, quy chế về quản lý các khoản thu chi đặc biệt là khoản thu chi bằng tiền mặt để tránh sự mất mát lạm dụng tiền
công mƣu lợi cá nhân. Hàng ngày, kế toán phải theo dõi và cập nhật những biến động của tài khoản nhằm quản lý chặt chẽ, xác định rõ các đối tƣợng các trƣờng hợp mức độ đƣợc tạm ứng… Tất cả các khoản thu, chi tiền mặt đều phải đƣợc thông qua quỹ, không chi tiêu ngoài quỹ. Mọi phát sinh thu chi đều phải có phiếu thu.
Bảng 2.20. Trích Báo cáo luân chuyển tiền tệ năm 2012- 2014
(Đvt: triệu đồng)
31/12/2012 31/12/2013 31/12/2014 Tiền lƣu chuyển từ hoạt động
kinh doanh 695.977 24.376 28.074 Lƣu chuyển tiền từ hoạt động
đầu tƣ 1.546 1.03 953 Lƣu chuyển tiền từ hoạt động tài
chính 680.638 28.354 21.217 Lƣu chuyển tiền thuần trong kỳ 16.885 51.701 7.821
Tiền và tƣơng đƣơng tiền đầu kỳ 60.008 76.893 128.594
Tiền và tƣơng đƣơng tiền cuối kỳ 76.893 128.594 136.416
(Nguồn: Báo cáo luân chuyển tiền tệ 2012-2014)
Hoạt động kinh doanh của Công ty phụ thuộc chủ yếu vào mua bán dƣợc phẩm, thiết bị y tế và hoạt động tài chính. Năm 2014, lƣu chuyển tiền thuần trong kỳ ở mức 7.821 triệu đồng cho thấy, chênh lệch giữa số dƣ cuối kỳ và số dƣ đầu kỳ thấp. Doanh nghiệp không có biến động nhiều về tiền mặt.
Bảng 2.21. cho thấy chênh lệch thu chi giữa các tháng. Qua đó, nhận xét quý I và quý II năm 2014 Công ty để lƣợng ngân quỹ cuối kỳ ở mức âm. Thời điểm này là thời điểm Công ty bị thiếu hụt tiền mặt tại quầy. Công ty cũng đã kịp thời tiến hành các biện pháp nhằm tăng tốc độ thu hồi tiền mặt, thu hồi các khoản nợ đến hạn và nợ quá hạn kịp thời. Các tháng 1, 2, 4, 6 Công ty phải tiến hành vay ngắn hạn, ngân hàng Công Thƣơng Đà Nẵng, ngân hàng
Đồng bằng Sông Cửu Long, ngân hàng Techombank Đà Nẵng. Nhờ vậy, việc bội chi không bị xảy ra liên tục, không ảnh hƣởng tới hoạt động của Công ty.
Quý III và quý IV, dòng ngân quỹ dƣơng, chênh lệch dòng tiền cao cho thấy Công ty đang bị bội thu. Đây là thời điểm doanh thu tăng cao, Công ty cũng đã lƣu ý việc trả trƣớc nợ cho nhà cung cấp và hoàn thành việc nộp các khoản ngân sách theo yêu cầu. Cụ thể, xem thêm bảng 2.21. về tình hình tổng thu tổng chi tiền mặt theo tháng trong năm 2014
Bảng 2.21. Bảng thu chi tiền mặt theo tháng của năm 2014
(Đơn vị tính: triệu đồng)
Tháng Tổng thu Tổng chi Dòng ngân quỹ ròng
1 84.174 120.851 -36.656 2 134.303 124.876 9.424 3 124.44 143.956 -19.456 4 160.93 175.732 -14.832 5 143.643 122.35 21.944 6 107.3639 128.156 -20.826 7 173.583 146.496 27.084 8 144.293 109.124 34.840 9 171.443 128.134 42.224 10 166.282 126.356 40.208 11 150.763 105.813 44.944 12 194.571 157.676 36.424
(Nguồn: Phòng kế toán tài vụ)
Tùy giai đoạn công việc, định kỳ sẽ tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt thƣờng là vào cuỗi mỗi tháng,, mỗi quý, năm hoặc kiểm tra đột xuất khi có tình trạng bất thƣờng.
Sau khi kiểm kê, lập biên bản báo cáo theo 3 trƣờng hợp:
+ Số tiền tồn tại quỹ thực tế khớp đúng với số tiền trên quỹ tiền mặt của kế toán vốn bằng tiền
+ Số tiền tồn tại quỹ thực tế ít hơn số tiền trên quỹ tiền mặt của kế toán vốn bằng tiền
+ Số tiền tồn tại quỹ thực tế nhiều hơn số tiền trên quỹ tiền mặt của kế toán vốn bằng tiền
Công ty chƣa có mức tiền mặt tồn quỹ tối ƣu cũng nhƣ kế hoạch thanh toán tiền công nợ thống nhất nên dẫn tới tình trạng số tiền mặt tại quầy không ổn định.