6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.2. Giải pháp về quản trị dự trữ hàng tồn kho
Hàng tồn kho của Công ty là hàng các loại thuốc, dƣợc liệu, một loại hàng hóa yêu cầu phải có quy trình bảo quản chặt chẽ để không làm giảm chất lƣợng của hàng hóa lƣu kho. Nên, Công ty cần đầu tƣ xây dựng quy trình quản lý chất lƣợng hàng tồn kho khoa học, đúng kỹ thuật nhằm bảo đảm hàng tồn kho luôn đạt tiêu chuẩn.
Do công ty dùng chủ yếu là hàng nhập khẩu. Mặt khác, nhập khẩu những sản phẩm từ nƣớc ngoài thì thƣờng vận chuyển theo đƣờng biển nên thời gian cần dài. Mỗi lần đặt hàng công ty phải đặt với số lƣợng lớn nên mất nhiều chi phí cho việc bảo quản và lƣu trữ mặt hàng. Hơn nữa, trong những mặt hàng nhập khẩu thì có những mặt hàng công ty có thể tự sản xuất để có thể giảm chi phí.
Hiện nay, chính phủ đang có chính sách khuyến khích “ngƣời Việt dùng hàng Việt”, công ty có thể thúc đẩy những mặt hàng này kèm theo dịch vụ tƣ vấn miễn phí cho ngƣời dân thấy đƣơc thuốc nội và thuốc ngoại không có gì khác nhau nhiều về chất lƣợng nhƣng lại có giá rẻ hơn.
Để thúc đẩy lƣợng hàng bán ra và giảm lƣợng hàng còn lại trong kho quá nhiều. Công ty nên đi vào ngách thị trƣờng là vùng nông thôn kinh tế còn kém phát triển, các dịch vụ y tế chƣa nhiều. Do vậy, khi đƣa những thuốc nội về với giá rẻ, chất lƣợng đảm bảo nên sẽ bán đƣợc. Nhƣ vậy, giảm chi phí cho bảo quản hàng tồn kho.
Công ty có thể mở rộng kinh doanh sang thị trƣờng nƣớc ngoài thông qua việc hỗ trợ dƣợc phẩm cho tổ chức y tế thế giới WHO để có thể quảng bá danh tiếng của quốc gia cũng nhƣ của công ty cho thế giới đặc biệt là những nƣớc thuộc thế giới thứ 3.
Công ty thƣờng bán thuốc cho bệnh viện nên thƣờng bị ứ đọng vốn, thời gian quay vòng lâu và lƣợng tồn kho cần dự trữ nhiều thời gian lâu, nên mất rất nhiều chi phí. Hiện nay, thế giới đang bƣớc vào kỷ nguyên của công nghệ thông tin, ngƣời dân tiếp xúc nhiều với Internet. Do vậy công ty nên bổ sung thêm các dịch vụ tƣ vấn, hỗ trợ y tế trực tuyến vào trang web để có thể bán đƣợc hàng và quảng bá thêm thƣơng hiệu của công ty. Công ty có thể giúp lƣu thông lƣợng hàng nhanh, giảm chi phí cho bảo quản hàng tồn kho.
Việc quản trị hàng tồn kho của công ty dựa nhiều theo kinh nghiệm, đây là một điều cần thiết. Tuy nhiên, thì kinh nghiệm vẫn có khả năng sai sót. Do vậy, công ty nên áp dụng thêm quản trị hàng tồn kho theo mô hình đặt hàng hiệu quả EOQ. Khi áp dụng mô hình này sẽ giúp công ty có những dự báo chính xác về lƣợng hàng cần đặt trong mỗi đơn hàng? Thời gian đặt hàng? Để có thể tiết kiệm chi phí tối đa và không bị gián đoạn trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Để giảm rủi ro trong việc giao hàng, nhận hàng, Công ty lấy hàng từ nhiều nguồn cung cấp khác nhau.
Công ty chuyên kinh doanh, bán buôn bán lẻ các loại dƣợc phẩm, thiết bị y tế. Vì thế hàng hóa dự trữ của Công ty là thành phẩm, hàng hóa đã mua của nhà cung cấp, đƣợc giữ lại trong kho chờ tiêu thụ ra thị trƣờng. Hàng hóa của Công ty đa dạng, nhiều chủng loại, nhiều nhóm hàng. Công ty có thể áp dụng mô hình quản trị EOQ để xác định lƣợng hàng tối ƣu đối với các mặt hàng.
Trƣớc hết, Công ty cần xem xét áp dụng mô hình ABC để phân loại hàng dự trữ dựa vào 2 tiêu thức là % về giá trị sản lƣợng và % về chủng loại
Bảng 3.6. Danh mục giá trị hàng tồn kho của Công ty năm 2014 STT Nhóm Tổng giá trị hàng hóa tồn kho 2014 (triệu đồng) Số lƣợng chủng loại hàng (loại) Tỷ trọng tích lũy của giá trị (%)
1 Thuốc điều trị ung thƣ và miễn
dịch 17.081 26 16.36
2 Thuốc tim mạch 13.98 16 29.75
3 Thuốc chống rối loạn tâm thần 10.683 10 39.99 4 Hormon và thuốc tác động vào
hệ thống nội tiết 14.026 11 53.42
5 Khoáng chất và vitamin 13.65 9 66.50
6 Thuốc gây tê, mê 6.541 5 69.82
7 Thuốc chống dị ứng và dùng
trong trƣờng hợp quá mẫn cảm 4.356 8 73.99 8 Thuốc điều trị ký sinh trùng,
chống nhiễm khuẩn 3.279 62 77.13
9 Huyết thanh và globulin miễn
dịch 2.862 9 79.87
Thuốc tác dụng đối với máu 3.46 11 83.19
11 Thuốc giảm đau, hạ sốt 1.456 28 84.58
12 Thuốc lợi tiểu 0.636 19 85.19
13 Thuốc điều trị bệnh tai mũi họng 2.45 35 87.54
14 Thuốc dùng chẩn đoán 1.31 13 88.79
15 Thuốc chống co giật, động kinh 0.23 16 89.01
16 Thuốc giải độc 0.98 22 89.95
17 Thuốc đƣờng tiêu hóa 4.47 21 94.23
18 Thuốc giãn cơ 0.82 17 95.02
19 Thuốc tác dụng hô hấp 1.08 24 97.05
20 Thuốc điều trị đau nửa đầu,
Bảng 3.7. Phân loại nhóm hàng hóa
Nhóm Chủng loại Tỷ lệ (%) Giá trị (tỷ đồng) Tỷ lệ (%)
A 77 20,1 75,961 72,77
B 111 29,36 18,427 17,65
C 190 50,27 10,002 9,58
Nhóm A gồm 77 chủng loại thuốc về điều trị ung thƣ và miễn dịch, thuốc tim mạch, thuốc chống rối loạn tâm thần, khoáng chất và vitamin, thuốc gây tê, gây mê. Công ty có sự đầu tƣ lớn cho mặt hàng này, ƣu tiên về bố trí, kiểm tra, kiểm soát về hiện vật, thiết lập một chế độ báo cáo chính xác. Hàng nhóm A có mức tiêu thụ cao, thƣờng xuyên, Công ty có những dự báo nhu cầu tiêu thụ theo tuần, tháng.
Nhóm B gồm 111 chủng loại thuốc về thuốc điều trị ký sinh trùng chống nhiễm khuẩn, đƣờng tiêu hóa, thuốc chống dị ứng và dùng trong trƣờng hợp quá mẫn cảm, thuốc tác dụng với máu, huyết thanh và globulin miễn dịch; chiếm tỷ trọng doanh thu nhỏ hơn. Công ty kiểm tra định kỳ với chu kỳ dài hơn. Công tác nhập hàng đối với các mặt hàng nhóm B tại Công ty có thể theo quý
Nhóm C gồm 190 chủng loại thuốc về giảm đau, hạ sốt, thuốc lợi tiểu, thuốc điều trị bệnh tai, mũi họng, thuốc dùng chẩn đoán, thuốc chống co giật động kinh, thuốc giải độc, thuốc giãn cơ, thuốc tác dụng hô hấp, thuốc điều trị đau nửa đầu, chóng mặt. Chủng loại khá đa dạng nhƣng doanh thu nhỏ nhất. Để đáp ứng đầy đủ nhu cầu đa dạng của khách hàng thì hiện tại công ty vẫn duy trì nhập mua, dự trữ các mặt hàng nhóm C. Lƣợng hàng dự trữ các mặt hàng này đƣợc tính theo nửa năm, một năm tùy theo hạn sử dụng từng loại sản phẩm.
Theo kỹ thuật phân loại ABC ta chọn ra mặt hàng nhóm A để phân tích, áp dụng mô hình EOQ tính đƣợc chi phí và tìm ra lƣợng đặt hàng tối ƣu cho sản phẩm các mặt hàng nhóm A.
Nhóm A là nhóm có giá trị cao nhất nên áp dụng mô hình EOQ đối với các sản phẩm của nhóm này. Nhóm B, C có giá trị ít hơn và chiếm tỷ trọng dự trữ thấp hơn nên quản lý nhóm B, C theo quý hoặc nửa năm. Có đơn đặt hàng mới tiến hành thanh toán
Nhóm A gồm 2 nhóm sản phẩm gọi là nhóm A1 và nhóm A2; đƣợc cung cấp bởi 2 nhà cung cấp là Savipharm và Công ty Indico. Đây là những nhà cung cấp có truyền thống lâu đời với công ty, chi phí thấp hơn và an toàn hơn. Tiến hành tính toán tìm ra lƣợng đặt hàng tối ƣu đối với 2 nhóm sản phẩm này.
Việc xác định lƣợng đặt hàng cần thiết dựa trên giả thiết là:
+ Nhu cầu vật tƣ đƣợc biết trƣớc và ổn định (thông qua cơ sở là các dự báo nhu cầu tiêu thụ hàng hóa của Công ty những năm gần đây)
+ Vì Công ty khi ký kết hợp đồng luôn có thỏa thuận rõ về thời gian kể từ khi đặt hàng tới khi nhận hàng, nên thời gian chờ hàng không thay đổi)
+ Sự thiếu hụt dự trữ không xảy ra nếu đơn hàng đƣợc thực hiện đúng + Toàn bộ số lƣợng đặt mua hàng đƣợc nhận cùng lúc
+ Không có chiết khấu theo số lƣợng
+ Chỉ tính đến 2 loại chi phí là chi phí lƣu kho và chi phí đặt hàng
(i) Nhóm thuốc A1 (đơn vị sản phẩm: hộp)
Nhà cung cấp: Công ty TNHH Savipharm.
Nhu cầu hàng năm của các mặt hàng là D = 257.000 hộp; Số lần đặt hàng trong năm 2015 dự là 22 lần.
Bảng 3.8. Chi phí tồn trữ hàng tồn kho dự kiến trong năm 2015
(Đơn vị tính: nghìn đồng)
Chỉ tiêu Giá trị
Khấu hao kho 315.000
Khấu hao quyền sử dụng đất 211.000
Chi phí thuế 149.000
Chi phí nhân viên 236.300
Chi phí sử dụng thiết bị trong kho 430.000
Chi phí hao hụt lƣu kho 254.000
Chi phí bốc xếp, đóng gói hàng hóa 171.000
Chi phí tài chính 431.000
Tổng cộng 2.197.300 Chi phí tồn trữ trên 1 đơn vị hàng hóa H 99.877
Bảng 3.9. Bảng chi phí đặt hàng dự kiến năm 2015
(Đơn vị tính: nghìn đồng)
Stt Loại chi phí Thành tiền
1 Giao dịch: điện thoại, giấy tờ, hội họp, đi lại 48.000
2 Quản lý 75.000
3 Vận chuyển 88.000
4 Kiểm tra 55.000
5 Thanh toán 58.585.000
Tổng 58.851.000
Chi phí đặt hàng trên 1 đơn hàng S 2.675.045
Tổng chi phí tồn kho trong năm (TC) là:
TC = Cđh + Clk = 2.197.300+ 58.851.000= 61.048.300 nghìn đồng Lƣợng đặt hàng tối ƣu đƣợc tính nhƣ sau:
Q* =
= 3711 hộp
*Xác định điểm đặt hàng lại
R = Nhu cầu hàng ngày (d) x Thời gian chờ hàng (L)
Nhu cầu sử dụng hàng ngày của nhóm thuốc này là d =
= 704 hộp Thời gian chờ hàng bao gồm thời gian vận chuyển, giao nhận hàng, thời gian chờ hàng bình quân tại công ty là L = 15 ngày
R = 704 * 15 = 10.561 hộp
Nhƣ vậy, thời điểm đặt hàng lại cho nhóm hàng hóa này là khi số lƣợng hàng tồn trong kho còn 10.561 hộp và số lƣợng đặt tối ƣu là 3711 hộp nhằm đảm bảo chi phí tồn kho là thấp nhất.
(ii) Nhóm thuốc A2 (Đơn vị sản phẩm: Hộp)
Công ty phân phối là công ty TNHH Indico
Nhu cầu hàng năm D = 95.000 hộp; Số lần đặt hàng trong năm 14 lần * Xác định tổng chi phí dự trữ tồn kho:
Bảng 3.10. Chi phí tồn trữ hàng tồn kho dự kiến trong năm 2015
(Đơn vị tính: nghìn đồng)
Chỉ tiêu Giá trị
Khấu hao kho 112.000
Khấu hao quyền sử dụng đất 86.000
Chi phí thuế 57.000
Chi phí nhân viên 84.000
Chi phí sử dụng thiết bị trong kho 120.000
Chi phí hao hụt lƣu kho 97.000
Chi phí bốc xếp, đóng gói hàng hóa 65.000
Chi phí tài chính 162.000
Tổng cộng 783.000
Bảng 3.11. Bảng chi phí đặt hàng dự kiến 2015
(Đơn vị tính: nghìn đồng)
Stt Loại chi phí Thành tiền
1 Giao dịch: điện thoại, giấy tờ, hội họp, đi lại 17.000
2 Quản lý 25.000
3 Vận chuyển 26.000
4 Kiểm tra 18.000
5 Thanh toán 14.006.000
Tổng 14.092.000
Chi phí đặt hàng trên 1 đơn hàng S 1.006.571
Tổng chi phí tồn kho trong năm (TC) là:
TC = Cđh + Clk = 783.000+ 14.092.000= 14.875.000 nghìn đồng Lƣợng đặt hàng tối ƣu đƣợc tính nhƣ sau:
Q* = = 1849 hộp *Xác định điểm đặt hàng lại
R = Nhu cầu hàng ngày (d) x Thời gian chờ hàng (L) Nhu cầu sử dụng hàng ngày của nhóm thuốc này là d =
= 260 hộp Thời gian chờ hàng bao gồm thời gian vận chuyển, giao nhận hàng, thời gian chờ hàng bình quân tại công ty là L = 21 ngày
R = 260 * 21 = 5.460 hộp
Nhƣ vậy, thời điểm đặt hàng lại cho nhóm hàng hóa này là khi số lƣợng hàng tồn trong kho còn 5.460 hộp và số lƣợng đặt tối ƣu là 1.849 hộp nhằm đảm bảo chi phí tồn kho là thấp nhất.
Bảng 3.12. Lƣợng đặt hàng tối ƣu của sản phẩm năm 2015 (Đơn vị tính: triệu đồng) Tên dƣợc phẩm Nhà cung cấp Dự báo lƣợng tiêu thụ (hộp) Chi phí đặt hàng Chi phí lƣu kho Sản lƣợng tối ƣu (hộp) Điểm đặt hàng lại Tổng chi phí TC Nhóm A1 Savipharm 257.000 58.851 2.197 3711 10.561 61.048 Nhóm A2 Indico 95.000 14.092 783 1849 5.460 14.875
Việc sử dụng mô hình đặt hàng hiệu quả EOQ đã giúp công ty giảm bớt chi phí, thời gian đặt hàng đƣợc tiến hành kịp thời. Luôn tính toán đƣợc thời gian đặt hàng lại, không để xảy ra việc thiếu hàng, góp phần nâng cao công tác quản trị hàng tồn kho