6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.2. Phân tích thực trạng quản trị hàng tồn kho tại Công ty
a. Thực trạng hàng hóa tồn kho tại Công ty
Nhìn vào bảng tổng kết tài sản, giá trị hàng tồn kho qua các năm đều giữ khá ổn định, năm 2012 hàng tồn kho của Công ty là 110,21 tỷ đồng đến năm
2013 giảm xuống còn 84,921 tỷ đồng và tăng lên lại hơn 110 tỷ đồng vào năm 2014. Sự gia tăng vào năm 2014 là do Công ty mở rộng quy mô, nhập hàng về dự trữ nhiều hơn cho năm sau nên nguồn hàng tồn kho tăng lên.
Bảng 2.14. Bảng chi tiết về giá trị hàng tồn kho
(Đơn vị tính: triệu đồng)
Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Giá trị Tỷ trọng (%) Giá trị Tỷ trọng (%) Giá trị Tỷ trọng (%) Nguyên vật liệu 854 0.76 1,095 1.29 1,126 1.02 Thành phẩm 534 0.48 416 0.49 624 0.56 Hàng hóa 110,666 98.76 83,531 98.22 108,731 98.42 Tổng giá trị tồn kho 112,055 100% 85,042 100% 110,480 100%
( Nguồn: Phòng Kế toán tài vụ )
Giá trị nguyên vật liệu năm 2012 là 854 triệu đồng chiếm chƣa tới 1% trong tổng giá trị hàng tồn kho. Năm 2013 là 1095 triệu đồng chiếm 1,29% tổng hàng tồn kho và năm 2014 tỷ lệ này giảm còn 1,02%. Năm 2012 giá trị lƣu kho của thành phẩm là 534 triệu đồng đến năm 2014 là 624 triệu đồng. Chiếm tỷ trọng chƣa tới 1% trong tổng hàng tồn kho.
Chỉ tiêu này thấp vì Công ty tập trung phân phối các sản phẩm thuốc tân dƣợc, việc sản xuất chủ yếu các thiết bị y tế nhƣ bông, gạc y tế... Tuy nhiên, giá trị này đang tăng vì Công ty đang chuyển hƣớng sang sản xuất, cần nhiều nguyên vật liệu hơn.
Công ty có nhu cầu với nguyên, vật liệu ít và thành phẩm ít, quy mô các lần đặt hàng thƣờng bé và chỉ phát sinh thiếu đâu mua đó, chƣa sử dụng mô hình cụ thể.
Tỷ trọng hàng hóa chiếm cao nhất trong tổng giá trị hàng tồn kho. Qua 3 năm, giá trị của hàng hóa đều chiếm tới hơn 98% trong tổng giá trị hàng tồn kho và chiếm hơn 10% trong tổng vốn luân chuyển.
Doanh nghiệp thực hiện việc mua hàng theo kinh nghiệm đó là việc tập hợp các số liệu (cả số lƣợng lẫn giá trị) về hàng hóa bán ra trong thực tế, lƣợng tồn kho thực tế, đơn hàng chƣa giải quyết…
Hàng hóa tồn kho của Công ty bao gồm dƣợc phẩm, dƣợc liệu, thành phẩm đông dƣợc, thực phẩm chức năng, mỹ phẩm, thiết bị y tế... Trong đó, chiếm tỷ trọng chủ yếu là dƣợc phẩm. Năm 2012 giá trị dƣợc phẩm tồn kho là 106,96 tỷ đồng tƣơng ứng là 96,65% trong tổng giá trị hàng tồn kho. Năm 2013, do gặp một số khó khăn về chính sách, giá trị dƣợc phẩm tồn kho giảm mạnh còn gần 80 tỷ làm cho tổng giá trị hàng hóa tồn kho giảm theo nên tỷ trọng vẫn không đổi. Sang năm 2014, giá trị này tăng lại là 104 tỷ đồng và vẫn chiếm tỷ trọng là 96%.
Chính vì vậy, xây dựng các mô hình quản trị hàng tồn kho, chỉ tập trung làm cho các hàng hóa là dƣợc phẩm.
Bảng 2.15. Bảng chi tiết về giá trị hàng hóa hàng tồn kho
(Đơn vị tính: triệu đồng) 12-31-2012 12-31-2013 12-31-2014 Giá trị Tỷ trọng (%) Giá trị Tỷ trọng (%) Giá trị Tỷ trọng (%) Tổng giá trị hàng hóa tồn kho 110.666 100 83,531 100 108,731 100 Dƣợc phẩm 106.96 96,65 79.4 95 104.39 96,5 Dƣợc liệu 1.634 0,95 1.521 1,8 1.431 1,3 Thiết bị y tế 2.072 1,9 2.61 3,2 2.91 2,25
Đánh giá hiệu quả sử dụng hàng tồn kho thông qua các chỉ số về số vòng quay hàng tồn kho, số ngày 1 vòng quay hàng tồn kho
Bảng 2.16. Bảng đánh giá hiệu suất sử dụng hàng tồn kho
(Đơn vị tính: triệu đồng) Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Giá vốn hàng bán 1987.511 1930.985 1891.434
Hàng tồn kho 110.210 84.921 110.480
Số vòng quay HTK (lần/năm) 19,5 19,58 20,3
Số ngày 1 vòng quay HTK
(ngày) 18,46 18,39 17,74
( Nguồn: Bảng cân đôi kế toán năm 2013-2014)
Mức độ tồn kho bình quân qua phân tích cho thấy giữ ổn định, hệ số vòng quay hàng tồn kho tăng dần, năm 2013 tăng lên 0,08 lần so với 2012 và năm 2014 là 20,3 tăng 0,72 chứng tỏ hàng tồn kho không còn ứ đọng, tốc độ luân chuyển hàng tồn kho nhanh dần.
Chỉ số số ngày 1 vòng quay hàng tồn kho giảm dần. Năm 2012, chỉ số này là 18,46 ngày qua năm 2013 tăng nhẹ 18,39 ngày và giảm còn 17,74 ngày vào năm 2014.
Hệ số vòng quay hàng tồn kho hợp lý đảm bảo hàng hóa, thành phẩm đáp ứng nhu cầu thị trƣờng, đảm bảo hàng hóa đƣợc tiêu thụ kịp thời nhanh chóng. Công ty luôn duy trì mức tồn kho thấp, chiếm tỷ trọng thấp trong tổng số vốn luân chuyển.
b. Thực trạng quản trị tồn kho tại Công ty
Công ty sử dụng phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên, nhằm theo dõi, phản ánh thƣờng xuyên, liên tục có hệ thống tình hình tăng giảm hàng hóa trên sổ sách sau mỗi nghiệp vụ nhập và xuất kho. Vì mặt hàng công ty kinh doanh đa dạng về chủng loại và có giá trị cao, ảnh hƣởng trực tiếp đến sức khỏe con
ngƣời nên việc sử dụng phƣơng pháp này cho phép nhà quản lý biết rõ về tình hình ứ đọng hay thiếu hụt, thời hạn sử dụng của hàng hóa..để có biện pháp xử lý kịp thời, nhanh chóng tiêu thụ hàng tồn kho trong hạn sử dụng hay bổ sung hàng thiếu.
(i) Về kho thuốc: Công ty đã triển khai và áp dụng nguyên tắc GSP.
+ Công ty đã đầu tƣ cơ sở vật chất (nhà kho, bến bãi…) đáp ứng đủ yêu cầu mà bộ Y tế quy định. Công ty có hệ thống kho bảo quản thuốc đạt tiêu chuẩn, đáp ứng yêu cầu nhà sản xuất với đầy đủ các trang thiết bị bào quản thuốc nhƣ: Tủ bảo quản, kệ thuốc, hệ thống nhiệt, hệ thống làm lạnh, nhiệt kế đo độ ẩm…
+ Kho thuốc có diện tích thoáng mát, cao ráo, sạch sẽ với diện tích 3000m2
và 1 kho có diện tích 414m2
trang bị đầy đủ các biện pháp phòng chống cháy nổ.
+ Nhiệt độ và độ ẩm là hai nhân tố quan trọng, ảnh hƣởng nhiều đến chất lƣợng của thuốc. Nên công ty đã trang bị các thiết bị làm lạnh, làm mát, máy hút không khí nhằm đối lƣu gió…nhằm bảo quản thuốc tốt nhất.
Bảng 2.17. Bảng độ ẩm và nhiệt độ ở kho thuốc
Nhiệt độ ( độ C) Độ ẩm tƣơng đối (%) Tối đa Trung bình Tôi thiểu Tối đa Trung bình Tối thiểu
35,5 32,0 25,0 88,0 83,5 75,0
(ii) Về phương pháp quản lý dự trữ tồn kho:
Công ty sử dụng hệ thống giám sát, quản lý kho hàng, sản phẩm dựa trên máy tính. Sử dụng phần mềm excel đơn giản nhằm tính toán lƣợng đặt hàng khi có nhu cầu. Thực tế, Công ty chỉ xuất nhập khẩu các hàng hóa bắt nguồn từ yêu cầu của khách hàng hay nắm đƣợc nhu cầu lớn của thị trƣờng, chính vì vậy
lƣợng hàng tồn kho của Công ty ít, không chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số vốn luân chuyển
Đồng thời, cùng với việc quan sát động thái thị trƣờng, theo dõi kế hoạch phát triển sản phẩm mới, chƣơng trình khuyến mãi, thông tin phản hồi mà doanh nghiệp có những điều chỉnh và dự báo về nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trong tƣơng lai. Ngoài ra khi kiểm kê, doanh nghiệp cũng phân loại mặt hàng, đánh dấu ký tự, xem xét phiếu nhập kho cũng nhƣ tiến hành kiểm tra xem hàng nào còn tốt, hàng nào đã hết hạn sử dụng thì tìm cách xử lý.
Công ty đã mua hàng theo dự báo nhu cầu dƣợc phẩm trên thị trƣờng Việt Nam. Nhóm hàng thuốc kháng sinh đang có xu hƣớng tăng mạnh. Thêm vào đó, do đời sống ngƣời dân ngày càng đƣợc nâng cao, ngƣời ta quan tâm đến sức khỏe nhiều hơn nên nhu cầu về mặt hàng vitamin, thuốc bổ, thuốc đặc trị, thực phẩm chức năng có giá trị cao cũng đƣợc dự báo gia tăng.