6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.1. Phân tích thực trạng quản trị khoản phảithu tại Công ty
a. Thực trạng khoản phải thu tại Công ty
Quy mô các khoản phải thu lớn, chiếm tỷ trọng hơn 70% trong tổng số vốn luân chuyển qua các năm. Năm 2012 các khoản phải thu là 528,662 triệu chiếm 73,86% trong tổng số vốn luân chuyển. Năm 2013 tăng nhẹ đạt 582,128 tỷ chiếm 73,16% trong tổng vốn luân chuyển. Đến năm 2014, tổng số khoản phải thu đạt 591,250 triệu đồng.
Bảng 2.8. Bảng chi tiết về giá trị khoản phải thu
(Đơn vị tính: triệu đồng) 12-31-2012 12-31-2013 12-31-2014 Giá trị Tỷ trọng (%) Giá trị Tỷ trọng (%) Giá trị Tỷ trọng (%)
Phải thu của khách hàng 453.467 85,7 512.793 88,08 587.997 99,45
Trả trƣớc cho ngƣời bán 75.256 14,24 69.833 12 3.770 0,64
Phải thu nội bộ - - -
Phải thu khác 858 0,16 449 0,02 401 0,07
Dự phòng phải thu
ngắn hạn khó đòi -917 -917 -917
Khoản phải thu 528.663 100 582.158 100 591.250 100
(Nguồn: Phòng Kế toán tài vụ)
Khoản phải thu khách hàng chiếm phần lớn trong tổng các khoản phải thu, chủ yếu là khách hàng trong nƣớc, Công ty không có khách hàng nƣớc
ngoài. Năm 2013 khoản phải thu khách hàng là 512.793 triệu đồng; chiếm tỷ trọng 88% trong tổng khoản phải thu. Năm 2014 khoản phải thu khách hàng là 587.997 triệu đồng chiếm 99,45% tổng giá trị khoản phải thu và chiếm tới hơn 70,45% trong tổng giá trị vốn luân chuyển.
Giá trị khoản phải thu tăng cao. Tập trung ở các mặt hàng tân dƣợc, các loại thuốc và dƣợc liệu. Đây cũng là sản phẩm chủ yếu của Công ty.
Dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi qua 3 năm đều không đổi giữ nguyên 917.826.085 cho thấy Công ty đang quản lý các khoản phải thu khá tốt, nợ khó đòi không tăng. Khách hàng của Công ty cũng có độ uy tín cao, có mối quan hệ làm ăn lâu năm.
Bảng 2.9. Bảng đánh giá hiệu suất sử dụng khoản phải thu
(Đơn vị tính: triệu đồng) Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Doanh thu thuần bán hàng 2.085.007 2.031.301 1.983.593
KPT khách hàng bình quân 423.212.5 483.129.5 600.394.5
Số vòng quay KPT khách hàng (lần/năm) 5,4 4,6 4,2
Số ngày 1 vòng quay KPT khách hàng 66,4 77,8 89,1
Kỳ thu tiền bình quân (ngày) 73,1 85,6 98,9
( Nguồn: Phòng kế toán tài vụ)
Các chỉ số phản ánh công tác quản trị khoản phải thu đều ở mức tốt. Tuy nhiên qua các năm chỉ số vòng quay giảm và chỉ số số ngày 1 vòng quay khoản phải thu khách hàng tăng. Cho thấy, chính sách bán hàng tín dụng của Công ty đang đƣợc mở rộng, khoản phải thu khách hàng của Công ty tăng rõ rệt.
Năm 2013, số vòng quay khoản phải thu khách hàng là 5,4 lần thì đến năm 2014 chỉ số này chỉ còn 4,2 lần/năm. Làm cho số ngày 1 vòng quay
khoản phải thu khách hàng tăng. Từ 66 ngày năm 2012 tăng lên 89 ngày trong năm 2014.
Kỳ thu tiền bình quân phản ánh khoản thời gian trung bình cần thiết để Công ty thu hồi nợ của khách hàng trong 1 kỳ. Chỉ số này đang tăng, cụ thể, năm 2012, kỳ thu tiền bình quân là 73,1 đến năm 2014 thì tăng lên 98,9.
Nguyên nhân là doanh thu thuần bán hàng bị giảm nhẹ trong khi đó việc mở rộng chính sách tín dụng làm khoản phải thu khách hàng tăng lên. Việc đƣợc xét ký hợp đồng cung cấp thuốc cho các bệnh viện trực thuộc Sở y tế là một sự bảo đảm ổn định nên các công ty đƣợc hƣởng chính sách bán hàng tín dụng đều thỏa mãn các tiêu chí về thanh toán cũng nhƣ đặc điểm về vốn.
b. Mô hình quản trị khoản phải thu tại Công ty
- Chính sách bán hàng tín dụng cho khách hàng
Khách hàng của Công ty bao gồm 2 nhóm khách hàng cụ thể: khách hàng cá nhân và khách hàng tổ chức.Trong đó khách hàng tổ chức chiếm tỷ trọng cao trong tổng số khách hàng của Công ty; chủ yếu là bệnh viện, công ty có uy tín trên thị trƣờng miền Trung và có thời gian kinh doanh ít nhất là trên 5 năm. Nhóm khách hàng này thƣờng xuyên sử dụng sản phẩm và thiết bị với số lƣợng lớn và lâu dài.
Để đƣợc cấp tín dụng trong quá trình mua hàng, các khách hàng của Công ty phải thỏa mãn điều kiện:
+ Ký hợp đồng nguyên tắc
+ Có thời gian giao dịch ít nhất 6 tháng + Có lịch sử thanh toán tốt
+ Hồ sơ chứng minh tƣ cách pháp nhân, giấy phép đăng ký kinh doanh, Quyết định thành lập, Quyết định bổ nhiệm giám đốc và kế toán trƣởng
+ Lập bảo lãnh ngân hàng thời hạn 1 năm với số tiền tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh và năng lực tài chính của khách hàng
Tiêu chuẩn tín dụng của Công ty bao gồm:
(i) Tiêu chuẩn định tính: Về quy mô khách hàng, mối quan hệ hợp tác lâu năm với Công ty, khách hàng truyền thống, các thông tin ngoài lề liên quan đến kết quả kinh doanh và thực trạng của khách hàng
(ii) Tiêu chuẩn định lượng: Dựa vào 3 tiêu chí là về giá trị mua hàng trả sau (thành tích tín dụng của khách hàng), số lần mua hàng trong năm và khả năng thanh toán của khách hàng.
Theo hệ số quan trọng tƣơng ứng mà Công ty cho phép là 4:3:3; Công ty đánh giá theo thang điểm 10 và phân loại đƣợc 3 nhóm khách hàng:
+ Nhóm I là các khách hàng lớn, truyền thống và làm ăn lâu năm. Đặc điểm quy mô lớn, số lần giao dịch với công ty nhiều (điểm lớn hơn 8);
+ Nhóm II là khách hàng có tiềm lực tài chính và quy mô nhỏ, đơn đặt hàng không thƣờng xuyên (điểm lớn hơn 7 và nhỏ hơn 8);
+ Nhóm III là khách hàng có khả năng tài chính không vững chắc, uy tín thấp, có thể phát sinh nợ khó đòi (điểm nhỏ hơn 7 và lớn hơn 5);
Những khách hàng dƣới 5 điểm, Công ty không tiến hành giao dịch. Từ việc phân loại khách hàng, Công ty đƣa ra quyết định về thời hạn tín dụng cấp cho khách hàng:
+ Loại 1: Khách hàng nhóm I đƣợc hƣởng chính sách bán hàng tín dụng không quá 50 ngày
+ Loại 2: Khách hàng nhóm II đƣợc hƣởng tín dụng không quá 40 ngày + Loại 3: Khách hàng nhóm III hƣởng tín dụng không quá 30 ngày, giá trị đơn hàng dƣới 20 triệu đồng.
Nhƣ vậy, trên cơ sở tiêu chuẩn tín dụng, khách hàng của Công ty sẽ đƣợc hƣởng hạn mức tín dụng với thời hạn công nợ tối đa là 50 ngày.
Bảng 2.10. Bảng phân loại nhóm khách hàng Nhóm khách hàng Tên khách hàng Doanh số năm 2014 (tr đồng) Tỷ trọng doanh số (%) Điểm số của khách hàng Nhóm I Bệnh viện Đà Nẵng 279.098 12.56 9,1 Bệnh viện Tâm thần 230.092 11.60 9,2
Bệnh viện đa khoa Bình Dân Đà Nẵng 179.252 9.04 8,7 Bệnh viện đa khoa Hoàn Mỹ Đà Nẵng 177.284 8.94 9,0 Bệnh viện Đa khoa Gia đình 156.409 7.89 8,9
Bệnh viện Phụ sản Nhi 155.989 7.86 8,8
Nhóm II
Bệnh viện Lao và bệnh phổi 150.576 7.59 7,9 Bệnh viện Đa khoa Vĩnh Toàn 89.453 4.51 7,8
Trung tâm Y tế dự phòng 69.765 3.98 7,5
Trung tâm Phòng chống HIV/AIDS 55.89 3.52 7,4
Bệnh viện da liễu 55.091 2.82 7,2
Bệnh viện mắt 49.853 2.78 7,1
Trung tâm chăm sóc sức khỏe sinh sản 47.987 2.51 7,1 Bệnh viện điều dƣỡng và phục hồi
chức năng 45.098 2.42 7,0
Nhóm III
Phòng khám Đa khoa Phƣớc An 43.856 2.27 6,9
Nhà thuốc Hồng Đức 43.123 2.21 6,8
Hiệu thuốc Tâm Đức 36.871 2.17 6,8
Nhà thuốc Khang Hƣng 34.895 1.86 6,6
Nhà thuốc Thanh Sƣơng 34.095 1.76 6,6
Nhà thuốc Phƣớc Thiện 32.098 1.72 6,5
Nhà thuốc Thanh Sƣơng 30.092 1.6 6,5
Nhà thuốc Tâm (HT109) 29.252 1.56 6,4
Về chính sách chiết khấu tín dụng, Công ty áp dụng cho từng nhóm khách hàng khác nhau là khác nhau và phụ thuộc vào doanh thu của khách hàng trong từng quý.
Bảng 2.11. Phân loại các chính sách bán hàng tín dụng đang áp dụng Nhóm khách hàng Thời hạn cấp tín dụng Hạn mức tín dụng Chiết khấu đƣợc hƣởng Nhóm I 41-50 ngày Không quá 50
triệu/khách hàng
Không quá 9%/năm
Nhóm II 31-40 ngày Không quá 30 triệu/khách hàng
Không quá 8%/năm
Nhóm III 20-30 ngày Không quá 20 triệu/khách hàng
Không quá 8%/năm
( Nguồn: Phòng kế toán tài vụ)
Khách hàng là các đại lý, các quầy thuốc của Công ty sẽ đƣợc tham gia chƣơng trình chiết khấu trên doanh số mua hàng dành riêng cho họ. Cụ thể, khi đạt đủ doanh số mua hàng cam kết, các đại lý sẽ đƣợc hƣởng khoảng chiết khấu theo tỷ lệ đã thỏa thuận từ đầu quý. Chính sách chiết khấu này độc lập và đƣợc tiến hành song song với các chƣơng trình hỗ trợ hoặc thúc đẩy kinh doanh khác từ công ty cho các đại lý.
Công ty đang nới lỏng các chính sách tín dụng nên tỷ lệ nợ cao và kéo dài. Tuy nhiên, các khoản nợ này đều đƣợc bảo đảm nhất định nên ít rủi ro và ít có nguy cơ trở thành nợ xấu. Mặc dù vậy, cũng cần thƣờng xuyên theo dõi và liên lạc với khách hàng nhằm nhắc nhở khách hàng trả nợ đúng và đủ.
- Theo dõi tình hình khoản phải thu
Công ty theo dõi đánh giá khoản phải thu dựa trên số liệu của sổ theo dõi chi tiết các khoản phải thu. Tổng nợ phải thu đƣợc phân ra thành 5 nhóm chính: Nhóm nợ trong hạn đang trong thời gian thu hồi, nhóm nợ dƣới 1 năm,
nhóm nợ từ 1 đến 2 năm, nhóm nợ từ 2 đến 3 năm, nhóm nợ trên 3 năm. Từ đó, nắm rõ thực trạng và tính hiệu quả của công tác quản trị khoản phải thu. Trong thực tế, Công ty đang sử dụng phƣơng pháp theo dõi độ tuổi của các khoản phải thu nhằm đƣa ra cách giải quyết kịp thời và hợp lý, thực trạng 3 năm qua thể hiện theo bảng 2.12.
Bảng 2.12. Bảng theo dõi tuổi của các khoản phải thu khách hàng
(Đơn vị tính: %)
Tuổi của khoản phải thu (ngày)
Tỷ lệ % so với tổng số tiền phải thu tính đến 31/12/2012 Tỷ lệ % so với tổng số tiền phải thu tính đến 31/12/2013 Tỷ lệ % so với tổng số tiền phải thu tính đến 31/12/2014 0-30 25,4 19,5 18,2 31-60 10,8 17,5 13,1 61-90 11,1 13,2 12,9 91-120 13,7 11,2 8,1 121-150 7,6 8,5 7,5 151-180 8,2 8,1 8,2 181-210 7,9 5,4 8,1 211-240 6,6 5,1 8,7 241-270 4,8 4,6 7,6 271-300 2,7 3,5 4,9 301-330 0,7 2,4 1,7 331-360 0,5 1 1
Việc theo dõi và phân tích tuổi của khoản phải thu giúp Công ty xác định sớm hơn khoản phải thu có vấn đề từ đó đƣa ra hành động thích hợp. Qua 3 năm, nhận thấy 3 tháng đầu thƣờng các khoản nợ đƣợc thanh toán đầy đủ. Tỷ trọng thanh toán cho thấy, càng về cuối năm, Công ty càng thu hồi hết đƣợc
nợ. Năm 2014, tuổi nợ kéo dài hơn những năm trƣớc nguyên nhân là do Công ty mở rộng chính sách bán hàng tín dụng, các chính sách đƣợc nới lỏng để tăng lƣợng hàng bán ra. Tuy nhiên, việc thu hồi nợ cũng đƣợc cải thiện tốt, đến cuối năm cũng đã đạt chỉ tiêu đề ra.
- Công tác thu nợ của Công ty
Thƣờng xuyên thu thập thông tin về chính sách tín dụng của các đối thủ cạnh tranh về vốn, giá cả, chất lƣợng hàng hóa…để đƣa ra thời hạn tín dụng và tỷ lệ chiết khấu phù hợp với từng đối tƣợng khách hàng. Công ty còn ủy quyền cho các ngân hàng nhƣ ngân hàng nông nghiệp phát triển nông thôn Việt Nam, ngân hàng Công thƣơng Đà Nẵng, ngân hàng Quân đội Đà Nẵng … và các tổ chức tín dụng khác tiến hành các thủ tục pháp lý đòi nợ. Công tác thu tiền hợp lý giúp thu hồi nhanh chóng các khoản nợ và tăng cơ hội xoay nhanh đồng vốn. Bộ phận kế toán kiêm luôn việc theo dõi đôn đốc các khoản phải thu, thƣờng xuyên thực hiện những thông báo nhắc khách hàng đến hạn thanh toán gửi thƣ cảm ơn vì đã thanh toán.
Công ty thực hiện những hoạt động kiểm soát tín dụng nhằm cung cấp một lƣợng thông tin kịp thời và đầy đủ nhất về khách hàng của mình để có những kế hoạch nhanh chóng, kịp thời.
Công việc thu hồi nợ không chỉ ở các thành viên trong phòng tín dụng mà cả thành viên bán hàng. Cần thực hiện nhanh và đảm bảo các khoản nợ không thanh toán là tối thiểu nhất
Căn cứ vào kết quả phân loại nợ phải thu của Công ty, tiến hành lập các khoản dự phòng đối với những khoản phải thu khó đòi, giúp cho Công ty có thể chủ động đối phó khi rủi ro xảy ra.
Công tác quản trị khoản phải thu tƣơng đối ổn định về tổng quy mô, mức độ thu hồi tiền của các tháng đầu năm của năm 2014 lại bị suy giảm không bằng những năm trƣớc đó.
Bảng 2.13. Quá trình thu nợ của Công ty Thời hạn Hành động cần thiết
10 ngày sau khi hoá đơn đến hạn
Gửi thƣ kèm theo nhắn thời hạn và giá trị đúng hạn, đồng thời yêu cầu trả tiền
20 ngày sau khi hoá đơn đến hạn
Gửi thƣ kèm theo hoá đơn thúc giục trả tiền và khuyến cáo có thể làm giảm uy tín trong các yêu cầu tín dụng. 30 ngày sau khi
hoá đơn đến hạn
Gửi thƣ, gửi hoá đơn thông báo nếu không trả đủ tiền trong thời hạn sẽ huỷ bỏ các thời hạn tín dụng đã thiết lập trƣớc đây.
45 ngày sau khi hóa đơn hết hạn
Gọi điện thoại khẳng định thông báo cuối cùng.
75 ngày sau khi hoá đơn đến hạn
Gửi thƣ thông báo huỷ bỏ giá trị tín dụng đã thiết lập trƣớc đây ngay cả khi đã trả đủ tiền, nếu khoản nợ quá lớn, thông báo khách hàng có thể đòi nợ bằng pháp luật 90 ngày sau khi
hoá đơn đến hạn
Có thể đƣa khoản nợ vào nợ khó đòi: Nếu khoản nợ quá lớn có thể đòi nợ bằng pháp luật
Nhƣ vậy, việc quản trị khoản phải thu của Công ty đang diễn ra khá suôn sẻ. Các khách hàng đều là đối tƣợng có độ tín nhiệm cao, làm ăn lâu năm, từ đó đảm bảo khả năng thanh toán. Tuy nhiên, việc mở rộng chính sách tín dụng làm tăng khoản phải thu cũng làm cho khả năng thu hồi nợ gặp khó khăn. Công ty cần có những chính sách kịp thời thu tiền từ các khoản nợ đến hạn, và xử lý nợ khó đòi đang còn tồn đọng