1.2.3.1. Hệ thống văn bản pháp luật của Nhà nước
Tất cả các hoạt động thu chi tài chính tại các trường ĐHCL đều phải hoạt động trong khuôn khổ, chuẩn mực pháp lý do các văn bản phảp luật Nhà nước quy định. Cụ thể hoạt động thu chi tài chính của các trường ĐHCL được căn cứ vào các văn bản pháp luật chính sau:
- Thông tư 08/2014/TT-BGDĐT ngày 20/3/2014 của Bộ GD&ĐT về Quy chế tổ chức và hoạt động của đại học vùng và các cơ sở giáo dục
đại học thành viên.
- Thông tư liên tịch số 21/2010; số 163/2010 và số 25/2013...
- Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính về Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp và Thông tư 107/2017/TT-BTT ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính về việc Hướng dẫn Chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp thay thế Quyết định 19 có hiệu lực từ ngày 01/01/2018.
- Luật kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003 của Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam;
- Nghị định 49/2010/NĐ-CP của Chính phủ: Quy định chế độ thu, sử dụng học phí đối với cơ sở giáo dục thuộc hệ thống giáo dục quốc dân và Nghị định 86/2015/NĐ-CP thay thế Nghị định 49 có hiệu lực từ ngày 01 tháng 12 năm 2015
- Nghị định 43/2006/NĐ-CP của Chính phủ: Quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập và Nghị định 16/2015/NĐ-CP của Chính phủ ngày 14/2/2015 thay thế Nghị định 43 có hiệu lực từ ngày 06 tháng 4 năm 2015. Tuy nhiên, chưa có thông tư hướng dẫn Nghị định 16 cho từng lĩnh vực cụ thể nên hiện nay các ĐHCL vẫn còn áp dụng Nghị định 43.
- Thông tư 71/2006/TT-BTC của Bộ Tài chính về Hướng dẫn thực hiện Nghị định 43.
- Thông tư 113/2007/TT-BTC của Bộ Tài chính về Sửa đổi Thông tư 71/2006/TT-BTC.
- Thông tư 81/2006/TT-BTC của Bộ Tài chính về: Hướng dẫn kiểm soát chi đơn vị sự nghiệp.
- Thông tư 118/2004/BTC của Bộ Tài chính về: Quy định chế độ công tác phí, chế độ chi hội nghị.
Quy chế công khai tài chính.
- Quyết định 67/2004/QĐ-BTC của Bộ Tài chính về: Ban hành quy chế tự kiểm tra tài chính.
- Thông tư 01/2007/TT-BTC của Bộ Tài chính về: Hướng dẫn thẩm định, xét duyệt quyết toán.
1.2.3.2. Công tác kế hoạch tài chính
Theo tác giả Lê Chi Mai (2013) “Kế hoạch gồm một tập hợp các mục tiêu, cơ cấu chương trình, nguồn thu, chi tiêu và các dự đoán về kết quả thực hiện” [26, tr104].
Công tác lập kế hoạch là một công cụ quan trọng trong quản lý thu chi tài chính ở các Trường ĐHCL, nó đảm bảo cho các khoản thu chi của nhà trường đáng tin cậy hơn. Công tác lập kế hoạch trong quản lý thu chi tài chính tại các trường ĐHCL là quá trình đưa ra kế hoạch (dự toán) ngân sách cho năm tài khóa và xác lập các giải pháp chủ yếu để đảm bảo thực hiện các mục tiêu đề ra.
Việc lập kế hoạch dựa trên cơ sở đánh giá khả năng huy động các nguồn lực tài chính (thu), xác định và lựa chọn nhu cầu chi tiêu, dự kiến phân bổ nguồn lực cho các nhu cầu đó, đồng thời đảm bảo cân đối giữa thu và nhu cầu chi tiêu. Hàng năm, bộ phận làm công tác kế hoạch tại các Trường ĐHCL căn cứ vào 2 cơ sở trong năm báo cáo để lập kế hoạch: Thứ nhất là quy mô đào tạo, cơ sở vật chất, hoạt động sự nghiệp và các hoạt động khác của trường; Thứ hai là dựa vào số liệu chi cho con người, chi quản lý hành chính, chi nghiệp vụ chuyên môn và chi mua sắm, sửa chữa, xây dựng cơ bản của năm báo cáo.
1.2.3.3. Quy chế chi tiêu nội bộ
Để thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính, các trường ĐHCL tiến hành xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ làm căn cứ để cán bộ viên chức trong đơn vị thực hiện và cũng để Kho bạc
nhà nước kiểm soát chi.
Đồng thời, Khoản 4 Điều 27 Thông tư 08/2014/TT-BGDĐT ngày 20/3/2014 quy định: “Ban hành quy chế chi tiêu nội bộ của đại học vùng để thống nhất các nguyên tắc phân bổ, điều tiết, sử dụng kinh phí và các tiêu chuẩn, định mức chi trong toàn Đại học vùng trên cơ sở quy định của pháp luật; thẩm định quy chế chi tiêu nội bộ đối với các cơ sở giáo dục đại học thành viên, các đơn vị trực thuộc” [1, Điều 27].
Đây là công cụ quan trọng trong quản lý thu, chi tài chính, nó đảm bảo các khoản thu chi tài chính của nhà trường được thực hiện theo quy định. Việc xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ nhằm quản lý và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực tài chính. Thông qua quy chế chi tiêu nội bộ sẽ thực hiện quản lý tập trung, thống nhất các nguồn thu, duy trì và khuyến khích mở rộng các nguồn thu, đảm bảo chi tiêu thống nhất trong toàn trường tiết kiệm và hợp lý.
1.2.3.4. Công tác kế toán
Kế toán là công cụ ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, quá trình và kết quả hoạt động sử dụng kinh phí của đơn vị. Các trường ĐHCL thực hiện công tác kế toán và quyết toán thu - chi theo quy định của mục lục NSNN và chế độ kế toán hành chính sự nghiệp tại Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ Tài chính [16].
1.2.3.5. Công tác thanh kiểm tra thu chi tài chính
“Kiểm tra, thanh tra tài chính là việc vận dụng các kỹ thuật và phương pháp quan sát, phân tích, đối chiếu, so sánh một cách có hệ thống các thông tin và dữ liệu qua các tài liệu, sổ sách của chủ thể kiểm tra đối với nhà trường nhằm đánh giá tính đúng đắn, hợp lý và có hiệu quả trong hoạt động thu chi của nhà trường”. Chủ thể kiểm tra các trường ĐHCL gồm: Chính phủ (kiểm tra việc chấp hành ngân sách nhà nước); Bộ tài chính (BTC) và
các vụ của BTC (kiểm tra dự toán, kiểm tra thực hiện từng khoản mục thu, chi); Hệ thống thanh tra tài chính và thanh tra Nhà nước (kiểm tra sau khi thực hiện kế hoạch tài chính, kiểm tra các vụ việc trong hoạt động tài chính) [34, tr.234].
Ngoài ra, kiểm tra còn được thực hiện trong trường hợp đơn vị cấp trên kiểm tra cấp dưới, kiểm tra nội bộ, kiểm tra hoạt động thu chi của Kho bạc Nhà nước đối với các đơn vị có sử dụng NSNN. Công cụ này nhằm ngăn ngừa các hiện tượng tiêu cực về các hoạt động thu chi tài chính của các trường Đại học.
- Kiểm tra việc lập dự toán ngân sách
Các cơ quan kiểm tra cần kiểm tra căn cứ lập dự toán theo các văn bản hướng dẫn lập dự toán của Bộ Tài chính đối với các đơn vị dự toán cấp I, các hướng dẫn của của cơ quan quản lý nhà nước cấp trên đối với đơn vị dự toán cấp II …
Việc lập dự toán chi ngân sách phải lập theo hai nội dung riêng biệt, đó là kinh phí thực hiện chế độ tự chủ và kinh phí không thực hiện chế độ tự chủ. Khi kiểm tra phải kiểm tra từng phần theo dự toán kinh phí thực hiện chế độ tự chủ và dự toán phần kinh phí không thực hiện chế độ tự chủ.
- Kiểm tra việc thực hiện dự toán
Cơ quan kiểm tra thẩm tra xem các cơ quan chủ quản cấp trên (đơn vị dự toán cấp I) phân bổ dự toán cho đơn vị dự toán cấp dưới, có căn cứ vào dự toán do cơ quan nhà nước có thẩm quyền giao không? Có phân bổ và giao dự toán theo hai phần: Phần thực hiện chế độ tự chủ và phần không thực hiện chế độ tự chủ không?
Kiểm tra sử dụng kinh phí thực hiện chế độ tự chủ, cần xem xét từng khoản chi phí thực hiện chế độ tự chủ có đúng quy định không? (có vượt quá chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định
không? Có đúng chứng từ hoá đơn hợp lệ không?) nhất là đối với các khoản chi thanh toán cá nhân, chi thanh toán dịch vụ công cộng, chi thuê mướn, chi vật tư, văn phòng, thông tin tuyên truyền, liên lạc, chi công tác phí trong nước, hội nghị, chi các đoàn đi công tác nước ngoài và đón khách nước ngoài vào Việt Nam…
Kiểm tra việc sử dụng kinh phí quản lý hành chính giao để thực hiện chế độ tự chủ tiết kiệm được: Cuối năm ngân sách, sau khi đã hoàn thành các nhiệm vụ, công việc được giao, cơ quan thực hiện chế độ tự chủ có số chi thấp hơn số dự toán kinh phí quản lý hành chính được giao (kinh phí do ngân sách nhà nước cấp, các khoản phí, lệ phí được để lại theo chế độ quy định, các khoản thu hợp pháp khác), kiểm tra cần xem xét kinh phí tiết kiệm được có sử dụng đúng nội dung và mục đích không?
Đối với kiểm tra việc thực hiện dự toán kinh phí không thực hiện chế độ tự chủ, kiểm tra nên xem xét từng khoản chi của đơn vị có đúng với quy định chi hiện hành không?
- Kiểm tra việc quyết toán kinh phí
Quá trình này, kiểm tra nên xem xét việc chuyển nguồn kinh phí (nguồn thực hiện chế độ tự chủ và không thực hiện chế độ tự chủ) sang năm sau có đúng không? kiểm tra lại số kinh phí tiết kiệm được, việc hạch toán kế toán và mục lục ngân sách có đúng quy định không? việc quyết toán ngân sách có đúng thời hạn, biểu mẫu không? xem xét quyết toán có được công khai không?