Việc quản lý sử dụng hiệu quả, tiết kiệm nguồn lực tài chính đối với Trường Đại học Kinh tế là rất quan trọng, với nguồn thu thì hạn hẹp nhưng nhu cầu chi tiêu lại rất lớn. Để quản lý nguồn chi tài chính của Trường hiệu quả tốt nhất, Trường Đại học Kinh tế đã kết hợp các công cụ: Văn bản pháp luật, công tác kế hoạch, quy chế chi tiêu nội bộ, thanh kiểm tra và công tác kế toán để quản lý tốt các khoản chi.
Công tác quản lý nguồn chi được thực hiện thông qua việc ban hành các quy định cụ thể để kiểm tra kiểm soát chứng từ chi. Đại học Huế kiểm tra nhà trường một năm 2 lần thông qua công tác thẩm định và xét duyệt quyết toán. Đây là hai đợt kiểm tra tổng thể hoạt động tài chính của đơn vị từ việc lập kế hoạch, giao kế hoạch, soạn thảo và thực hiện quy chế chi tiêu nội bộ đến việc hạch toán, quyết toán, chứng từ, tự kiểm tra tài chính.... trong đó chủ yếu nhất vẫn là kiểm tra công tác hạch toán, quyết toán, kiểm tra chứng từ thu chi của đơn vị.
Nhìn vào biểu đồ 2.2, thấy rằng chi chủ yếu của Trường Đại học Kinh tế trong giai đoạn 2015-2018 chủ yếu là chi hoạt động thường xuyên có sự tăng nhẹ về số tuyệt đối cũng như tỷ trong tổng số chi phí của đơn vị.
ĐVT: triệu đồng
Biểu đồ 2.2. Tình hình chi của trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế giai đoạn 2015 - 2018
(Nguồn: Báo cáo quyết toán Trường ĐHKT năm 2015, 2016, 2017, 2018) 2.2.4.1. Công tác quản lý chi thường xuyên
Tùy thuộc vào đặc điểm cả từng trường mà sẽ có nhiều khoản chi khác nhau, nhưng chung quy lại kinh phí chi thường xuyên sẽ gồm 4 nhóm chi: chi thanh toán cá nhân, chi nghiệp vụ chuyên môn, chi mua sắm sửa chữa tài sản, chi khác. 74,302 72,566 74,621 75421 1,380 3,633 2,003 2041 0 10,000 20,000 30,000 40,000 50,000 60,000 70,000 80,000 2015 2016 2017 2018
Chi kinh phí thường xuyên
Chi kinh phí không thường xuyên
66
Bảng 2.8 Tình hình chi thường xuyên của Trường Đại học Kinh tế giai đoạn 2015-2018
ĐVT: triệu đồng Nội dung 2015 2016 2017 2018 2018/2015 TĐ TTBQ (%) +/- %
Chi cho thanh toán cá nhân 37.903 41.386 41.492 44.979 7.076 18,67 5,95
Tiền lương 35.466 36.865 38.135 40.560 5.094 14,36 4,58
Học bổng sinh viên 2.437 4.521 3.357 4.419 1.982 81,33 30,47
Chi nghiệp vụ chuyên môn 26.834 27.213 29.077 25.481 -1.353 -5,04 -1,37
Chi đào tạo 22.359 22.775 24.108 21.014 -1.345 -6,02 -1,71
Chi hành chính (điện nước, dịch vụ, VPP, công tác phí, hội nghị) 4.475 4.438 4.969 4.467 -8 -0,18 0,35
Chi mua sắm, sữa chữa 5.917 1.350 1.231 2.251 -3.666 -61,96 -1,05
Chi cho hoạt động thường xuyên khác 3.648 2.617 2.821 2.710 -938 -25,71 -8,13
Tổng 74.302 72.566 74.621 75.421 1.119 1,51 0,52
Số liệu chi thường xuyên của Trường Đại học Kinh tế giai đoạn 2015- 2018 được thể hiện bảng 2.8. Qua đó ta thấy được tổng chi thường xuyên của nhà trường giai đoạn 2015-2018 có xu hướng tăng và không đều qua các năm, cụ thể như sau:
- Nhóm chi 1: Chi thanh toán cá nhân
Bao gồm: Lương, phụ cấp lương, phúc lợi và các khoản bảo hiểm xã hội và chi học bổng cho sinh viên. Đây là nhóm chi được thực hiện theo công thức và ít bị thay đổi theo thời gian và không gian.
+ Đối với tiền lương, tiền công và các khoản trích theo lương, lương tăng thêm( gọi chung là tiền lương) Đây là các khoản chi bù đắp hao phí lao động, đảm bảo duy trì quá trình tái sản xuất sức lao động cho đội ngũ giáo viên, cán bộ nhân viên của Trường. Hàng năm trường lập báo cáo đăng ký quỹ tiền lương rồi nộp lên ĐHH phê duyệt, sau đó sẽ gửi cho kho bạc để làm cơ sở theo dõi và kiểm soát các khoản chi lương của đơn vị mình.
Các khoản bảo hiểm: Đây là khoản đơn vị phải đóng cho bảo hiểm xã hội, căn cứ vào số tiền lương cơ bản của cán bộ, giáo viên. Tỷ lệ đóng là: 17,5% bảo hiểm xã hội, 3% bảo hiểm y tế, 1% bảo hiểm thất nghiệp. Các khoản này được đơn vị chú trọng, luôn luôn đóng theo tháng không có tình trạng nợ bảo hiểm xã hội nhằm đáp ứng mọi quyền lợi của cán bộ, giáo viên.
Lương tăng thêm: Tùy kinh phí của nhà trường từng năm, sau khi cân đối thu chi hoạt động sự nghiệp, Hiệu trưởng quyết định mức lương chi thêm cho các cán bộ, giáo viên. Hằng năm trường Đại học Kinh tế Đại học Huế trích một phần kinh phí hằng năm để tổ chức khen thưởng, đánh giá cán bộ, giáo viên cũng như sinh viên nhằm động viên các cá nhân, tổ chức có nhiều đóng góp trong công tác xây dựng và phát triển của nhà trường.
Chi thanh toán cá nhân tăng nhẹ qua các năm do nhân sự nhà trường ít biến động và nhà nước tăng mức lương cơ bản qua các năm. Năm 2015, chi
tiền lương là 35.466 triệu đồng, đến năm 2018 là 40.560 triệu đồng tăng 14,36% so với năm 2015.
+ Chi học bổng sinh viên: Học bổng của sinh viên được chia theo từng mức khác nhau căn cứ vào kết quả học tập của sinh viên, được chia thành khá, giỏi, xuất sắc.
Bảng 2.9 Tình hình chi học bổng sinh viên qua các năm 2015-2018
ĐVT: triệu đồng
Chỉ tiêu 2015 2016 2017 2018
I. Học phí hệ chính quy 38.964 42.847 47.130 55.238 II. Học bổng cần trích tối thiểu (8%*I) 3.117 3.428 3.770 4.419 III. Học bổng thực tế đã trích 2.437 4.521 3.357 4.419 IV. Số học bổng trích thừa thiếu trong năm (III-II) -680 1.093 -413 0
(Nguồn: Tác giả tính toán dựa trên số liệu thu thập được)
Thực tế chi học bổng của trường Đại học Kinh tế tại Bảng 2.9 ta thấy năm 2015 do việc xét học bổng kì 1 năm học 2015-2016 thực hiện chậm sau khi quyết toán năm 2015, nên số chi học bổng năm 2015 lại thiếu và số chi học bổng năm 2016 có dư so với quy định trích tối thiểu 8% học phí chính quy. Ở giai đoạn 2015-2018, số học bổng trích đủ tỷ lệ quy định 8% nguồn thu học phí chính quy.
- Nhóm chi 2: Chi phí nghiệp vụ chuyên môn
Bao gồm: chi phí đào tạo và chi hành chính. Đây là nhóm chi chiếm tỷ trọng lớn thứ 2 trong cơ cấu chi thường xuyên tại trường Đại học Kinh tế sau nhóm chi 1-thanh toán cá nhân.
+ Chi đào tạo: Chủ yếu là chi hợp đồng giảng dạy giữa các đơn vị, thuê giảng viên, thanh toán vượt giờ… Các khoản này thường được chi theo hợp đồng thoả thuận giữa hai bên.
+ Chi hành chính: thanh toán dịch vụ công cộng, vật tư văn phòng phẩm, thông tin liên lạc tuyên truyền, hội nghị, công tác phí, chi phí thuê mướn, chi đoàn ra, chi đoàn vào. Đơn vị không để cho các bộ phận tự mua
hàng hóa mà quy định một trình tự kiểm soát rất chặt chẽ. Trong đó, phòng cơ sở vật chất thực hiện nhiệm vụ đặt hàng, lập hợp đồng mua hàng, kiểm tra hàng hoá (chất lượng, quy cách, giá cả vận chuyển bốc xếp...) đến việc bàn giao nghiệm thu hàng hoá vật tư vào kho hoặc giao trực tiếp cho bộ phận yêu cầu. Bộ phận kế toán thực hiện kiểm tra thủ tục, chứng từ mua hàng, xuất nhập kho, ghi chép các nghiệp vụ vào sổ sách kế toán, theo dõi công nợ và thanh toán cho bên bán hàng.
- Nhóm chi 3: Chi mua sắm - sửa chữa tài sản.
Bao gồm: Chi mua tài sản cố định vô hình, tài sản cố định hữu hình; sửa chữa tài sản phục vụ chuyên môn và các công trình; chi đầu tư xây dựng cơ bản.
Theo phân cấp của Đại học Huế, các đơn vị thành viên chỉ thực hiện mua sắm tài sản cố định và sửa chữa các hạng mục có quy mô nhỏ dưới 100 triệu đồng. Đối với các hợp đồng mua sắm tài sản cố định và hạng mục công trình lớn hơn 100 triệu đồng tuỳ vào nguồn kinh phí sử dụng mà đơn vị phải trình cấp trên phê duyệt (Đại học Huế, Bộ GD&ĐT) hoặc chuyển lên cho Đại học Huế làm chủ đầu tư thực hiện.
+ Công tác mua sắm tài sản cố định tại Trường hiện nay phần lớn mang tính chất nhỏ lẻ, không có kế hoạch, giá trị các lô mua sắm thường dưới 100 triệu. Khi lựa chọn nhà cung ứng đã thực hiện đúng quy trình, trên 15 triệu đồng đã gồm 3 biên bản báo giá, đã thành lập hội đồng xét chọn giá, ngoài ra đã có căn cứ cơ sở dựa trên thẩm định giá của trung tâm thẩm định. Quy trình mua sắm đã rất hoàn thiện và đúng quy định của Đại học Huế nói riêng và nhà nước nói chung.
+ Đối với công tác xây dựng sửa chữa, phần lớn các đơn vị thực hiện các hạng mục nhỏ, quy trình xây dựng sửa chữa thực hiện theo quy định của Nhà nước và của Đại học Huế. Công tác xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn được thực
hiện chủ yếu ở Đại học Huế qua ban Quản lý dự án. Quy trình thanh toán được quy định khá chặt chẽ và được Nhà trường thực hiện đúng quy định: Nhà trường đã phải tiến hành thuê đơn vị tư vấn lập thiết kế kỹ thuật và dự toán, sau đó tiến hành thẩm định thiết kế và dự toán. Căn cứ vào thẩm định thiết kế và dự toán, đơn vị thực hiện các thủ tục chỉ định thầu hoặc đấu thầu theo quy định, ký hợp đồng với nhà thầu. Trong quá trình thi công, Nhà trường đã phải có cán bộ kỹ thuật giám sát. Sau khi công trình hoàn thành, tổ chức nghiệm thu đưa vào sử dụng và làm thủ tục thanh lý hợp đồng và thanh toán cho bên thi công.
Sự phân cấp quản lý về mua sắm và xây dựng cơ bản của Đại học Huế mặc dù theo văn bản của nhà nước quy định, nhưng cũng tạo một số khó khăn, bất lợi cho các đơn vị: khi khảo sát giá mua sắm, sữa chữa ban đầu thì dưới 100 triệu đồng nhưng khi đi vào làm thủ tục mua sắm có thể do giá cả thị trường thay đổi, có thể do có phát sinh thêm làm giá trị hợp đồng vượt quá 100 triệu đồng. Trong trường hợp đó phải trình lại Đại học Huế phê duyệt, thủ tục rườm rà mất thời gian.
Năm 2015, Nhà trường đã chi 5.917 triệu đồng cho mua sắm sữa chữa nguyên nhân là do giảng đường C đưa vào hoạt động nên cần mua sắm bàn ghế trang thiết bị, mục chi này có giảm qua các năm 2016 còn 1.350 triệu đồng giảm 77,18% so với năm 2015, năm 2017 chỉ còn 1.231 triệu đồng. Năm 2018 nhà trường bắt đầu tiến hành xây dựng nhà hiệu bộ nên mục chi này tăng đến 2.251 triệu đồng.
- Nhóm 4: Chi khác
Bao gồm: Các khoản chi hỗ trợ, chi viện trợ, chi công tác Đảng, chi trả lãi vay, các khoản chi khác.
Các khoản chi khác thông thường không được quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ.Vì vậy, khi phát sinh phải lập dự toán ký duyệt kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị, sau đó mới làm thủ tục thanh toán.
ĐVT: %
Biểu đồ 2.3 Cơ cấu chi thường xuyên của Trường Đại học Kinh tế giai đoạn 2015-2018
(Nguồn: Tác giả tính toán dựa trên số liệu thu thập được)
Xét về cơ cấu chi thường xuyên, qua biểu đồ ta thấy chi thường xuyên của Trường Đại học Kinh tế giai đoạn 2015-2018 chủ yếu dành chi cho cá nhân và chi cho hoạt động chuyên môn, đồng thời tỷ trọng chi cho hai nội dung này trong tổng chi thường xuyên khá ổn định qua các năm. Điều này là do chủ trương của lãnh đạo Trường luôn cố gắng duy trì, tăng thu nhập cho CBVC, đặc biệt là cán bộ trẻ với chủ trương nâng cao chất lượng giảng dạy, đầu tư hiệu quả công tác chuyên môn. Cho đến hiện nay, Trường Đại học Kinh tế là một trong những trường thành viên của Đại học Huế dẫn đầu về tỉ lệ chia lương tăng thêm hàng tháng cho CBVC là 0,3 và 0,45 cho cán bộ hành chính (không có phụ cấp giảng viên). Ngoài ra, cuối năm tài chính, sau khi cân đối thu chi, phần lương tăng thêm 0,2 còn lại theo quy chế chi tiêu nội bộ cũng được chi trả tùy vào tình hình tài chính của đơn vị trong năm đó.
2.2.4.2. Quản lý chi không thường xuyên tại Trường Đại học Kinh tế
So với chi thường xuyên thì chi không thường xuyên chiếm tỉ trọng thấp trong tổng chi của Trường Đại học Kinh tế. Chi không thường xuyên
51.01 57.03 55.60 59.64 36.12 37.50 38.97 33.79 7.96 1.86 1.65 2.98 4.91 3.61 3.78 3.59 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 2015 2016 2017 2018
Chi cho hoạt động thường xuyên khác
Chi mua sắm, sữa chữa Chi nghiệp vụ chuyên môn Chi cho thanh toán cá nhân
được quản lý theo nội dung từng hoạt động. Các khoản này nếu sử dụng sai mục đích sẽ bị xuất toán, trả lại NSNN. Kinh phí chi không thường xuyên có thể đề nghị xét chuyển sang năm sau nếu như trong năm chưa sử dụng hết. Tuy nhiên, nếu không đầy đủ hồ sơ chuyển số dư thì Bộ Tài chính cũng thu hồi nộp NSNN. Vì vậy, việc quản lý chi không thường xuyên phải thật chặt chẽ và kịp thời.
- Chi nghiên cứu khoa học và công nghệ:
Nghiên cứu khoa học là hoạt động hết sức quan trọng và là hoạt động không thể thiếu đối với trường Đại học, việc đẩy mạnh nghiên cứu khoa học sẽ tạo điều kiện cho trường khẳng định được thương hiệu và uy tín đối với xã hội. Hàng năm, Đại học Huế cấp kinh phí NCKH cho các đề tài cấp Bộ với quy định chủ đề tài được tạm ứng 30% kinh phí, 70% kinh phí còn lại sẽ được thanh toán sau khi nghiệm thu đề tài và có đủ chứng từ. Tuy nhiên, hiện nay có một khó khăn chung là thời gian nghiệm thu đề tài NCKH của Phòng KHCN & HTQT luôn vào tháng 2,3 chậm hơn nhiều so với tháng 12 kết thúc năm tài chính của phòng KH-TC. Vì vậy để đảm bảo tính linh hoạt và quyền lợi của chủ đề tài, phòng KH-TC thường tiến hành hoàn tất chứng từ thanh toán trước sau đó nghiệm thu đề tài mới bổ sung biên bản vào. Nếu đề tài nào không đủ điều kiện nghiệm thu sẽ bị thu hồi kinh phí. Nguồn kinh phí nghiên cứu khoa học được sử dụng chưa hiệu quả, thậm chí một số đề tài nghiên cứu khoa học đến hạn nhưng vẫn chưa hoàn thành xong.
Ngoài ra, một phần nhỏ kinh phí NCKH còn lại là để chi cho các hoạt động khoa học công nghệ khác: in ấn tạp chí khoa học, tổ chức hội nghị, hội thảo.
- Chi đào tạo sinh viên Lào:
Chi không thường xuyên đối với đào tạo sinh viên Lào tại Trường Đại học Kinh tế được trích trong ngân sách cho sinh viên Lào cấp Bộ nhằm thúc
đẩy mối quan hệ hợp tác giữa hai nước cũng như trao đổi giữa hai nên giáo dục. Các khoản chi này bao gồm chi hoạt động đào tạo chuyên môn của trường và chi hỗ trợ cho sinh viên. Chi hỗ trợ cho sinh viên được thực hiện theo thông tư số 120/2012/TT-BTC với các nội dung chi tiền học bổng hàng tháng, trang cấp ban đầu, hỗ trợ kinh phí thực tập tốt nghiệp, hỗ trợ các ngày lễ lớn của hai dân tộc,…
- Chi đào tạo nghiên cứu sinh theo đề án 911:
Hiện nay, trường Đại học Kinh tế có một NCS theo đề án 911 đang theo học tại trường từ năm học 2012-2013, chi đào tạo NCS theo đề án 911 bao gồm chi tiền cho giáo viên hướng dẫn, hội đồng bảo vệ các cấp, hỗ trợ đi lại cho NCS,…
Tại biểu đồ 2.4 cho thấy tổng chi không thường xuyên của Trường Đại học Kinh tế tăng trong giai đoạn 2015-2018. Do chi phục vụ tổ chức kỳ thi quốc gia là khoản chi cá biệt trong năm 2016, nên tác giả không tính đến trong cơ cấu chi thường xuyên để phân tích tại đơn vị.
Năm 2015, tổng chi không thường xuyên của trường là 1380 triệu đồng trong đó chi cho NCKH là 1.085 triệu đồng chiếm 78,62% tổng chi; chi đào tạo sinh viên Lào chiếm 14,86% tổng chi; chi đào tạo NCS theo đề án 911 là