2.2. Tiếp công dân trên địa bàn huyện Triệu Phong, tỉnh Quảng Trị
2.2.1. Thực trạng triển khai quy định của Nhà nước về tiếp công dân
2.2.1.1. Việc ban hành các văn bản thực hiện các quy định của Nhà nước về tiếp công dân
Trên địa bàn huyện Triệu Phong, để thực hiện các quy định của nhà nước về TCD, UBND huyện đã ban hành cơ bản đầy đủ các văn bản triển khai thực hiện, cụ thể:
Sau khi Luật TCD 2013 và Nghị định số 64/2014/NĐ-CP ngày 26/6/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật TCD
ban, ngành phối hợp chặt chẽ với Ủy ban Mặt trận, các đoàn thể trên địa bàn huyện Triệu Phong, xây dựng kế hoạch, tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về TCD một cách sâu rộng đối với cán bộ, đảng viên và các tầng lớp nhân dân góp phần nâng cao nhận thức, ý thức chấp hành pháp luật về TCD. Thực hiện Kế hoạch số 2869/KH-UBND ngày 21/8/2014 của UBND tỉnh Quảng Trị về việc triển khai thực hiện Luật TCD 2013 và Nghị định số 64/2014/NĐ-CP ngày 26/6/2014 của Chính phủ, UBND huyện Triệu Phong đã ban hành Công văn số 1339/UBND-NC ngày 26/8/2014 giao Thanh tra huyện chủ trì, phối hợp Văn phòng HĐND - UBND huyện, Phòng Nội vụ huyện triển khai thực hiện Luật TCD 2013 và Nghị định số 64/2014/NĐ-CP ngày 26/6/2014 của Chính phủ về hướng dẫn thi hành Luật TCD.
Năm 2014, UBND huyện đã ban hành Quyết định số 1660A/2014/QĐ- UBND ngày 30/12/2014 về việc ban hành Quy chế TCD của huyện Triệu Phong. Để phù hợp với Luật Tổ chức Chính quyền địa phương, ngày 07/4/2017 UBND huyện Triệu Phong đã ban hành Quyết định số 448/QĐ- UBND thay thế Quyết định số 1660A/2014/QĐ-UBND ngày 30/12/2014 về việc ban hành Quy chế TCD của huyện Triệu Phong nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động trong công tác TCD, phù hợp với tình hình thực tế của địa phương. Quy định tổ chức và hoạt động của Ban TCD huyện Triệu Phong đã quy định về vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức, bộ máy, biên chế và quan hệ công tác của Ban TCD huyện Triệu Phong; quyền và nghĩa vụ của người đến KN, TC, kiến nghị, phản ánh.
Bên cạnh đó, UBND huyện Triệu Phong thường xuyên chỉ đạo Thanh tra huyện, Ban TCD huyện, các phòng ban chuyên môn, UBND các xã, thị trấn căn cứ chức năng, nhiệm vụ quy định tổ chức tuyên truyền và triển khai thực
hiện nghiêm túc Luật TCD 2013, xây dựng lịch TCD, nội quy, quy chế TCD và niêm yết công khai. Đồng thời yêu cầu các cơ quan, đơn vị, UBND các xã, thị trấn thực hiện nghiêm túc lịch TCD, gắn với việc giải quyết KN, TC, tăng cường tiếp dân tại cơ sở, giải quyết kịp thời, đúng chính sách, pháp luật các KN, TC, kiến nghị, phản ánh ngay từ khi mới phát sinh; cán bộ, công chức TCD phải nâng cao tinh thần, trách nhiệm, tận tụy, tôn trọng dân, lắng nghe dân, làm tốt công tác dân vận, tạo điều kiện thuận lợi để người dân thực hiện quyền KN, TC, kiến nghị, phản ánh theo đúng quy định của pháp luật.
UBND các xã, thị trấn trên địa bàn huyện đã ban hành quy chế TCD và phân công cán bộ, công chức thực hiện nhiệm vụ TCD theo quy định Luật TCD 2013.
2.2.1.2. Việc thực hiện nguyên tắc tiếp công dân
Nguyên tắc TCD được Ban TCD huyện Triệu Phong và UBND các xã, thị trấn trên địa bàn huyện Triệu Phong thực hiện tương đối đảm bảo, cụ thể:
- Nguyên tắc TCD phải được tiến hành tại nơi TCD của cơ quan, tổ chức, đơn vị
Trên thực tế, đa số người dân đến KN, TC, kiến nghị, phản ánh trên địa bàn huyện Triệu Phong đều được đón tiếp tại Trụ sở Ban TCD huyện và địa điểm TCD tại UBND các xã, thị trấn. Cán bộ, công chức TCD thực hiện nhiệm vụ đón tiếp, lắng nghe, tiếp nhận KN, TC, kiến nghị, phản ánh của công dân. Đây chính là quá trình giao tiếp giữa cán bộ, công chức TCD với người dân. Khi tiến hành giao tiếp, cán bộ TCD phải ở thế chủ động điều khiển cuộc đón tiếp theo ý muốn của mình, khi nào cần lắng nghe, khi nào cần hỏi, hỏi thông tin gì để phục vụ cho việc xử lý sau này.
Về cơ bản, khi TCD tại Trụ sở Ban TCD huyện và địa điểm TCD tại UBND các xã, thị trấn trên địa bàn huyện Triệu Phong, cán bộ, công chức TCD tuân thủ tốt mục đích, yêu cầu của việc TCD. Đó là đón tiếp để lắng nghe, tiếp nhận KN, TC, kiến nghị, phản ánh của công dân. Ở đây, cán bộ, công chức TCD bằng các biện pháp nghiệp vụ của mình đã vận động để người dân nói ra những ý kiến của mình, trình bày những vấn đề mà họ quan tâm, bổ sung thêm thông tin, tài liệu về nội dung KN, TC, kiến nghị, phản ánh.
- Nguyên tắc TCD phải bảo đảm công khai, dân chủ, kịp thời; thủ tục đơn giản, thuận tiện; giữ bí mật và bảo đảm an toàn cho người TC theo quy định của pháp luật
Trong quá trình TCD tại Trụ sở Ban TCD huyện và địa điểm TCD tại UBND các xã, thị trấn trên địa bàn huyện Triệu Phong, nguyên tắc công khai, dân chủ, kịp thời luôn được cán bộ, công chức TCD tuân thủ. Theo đó, việc đón tiếp được thực hiện tại Trụ sở TCD; khi TCD, cán bộ, công chức thực hiện nhiệm vụ tiếp dân thường trao đổi kỹ với người dân về nội dung người dân trình bày, lắng nghe ý kiến của họ và trao đổi lại khi thấy ý kiến không phù hợp, thông tin, tài liệu được cung cấp chưa đầy đủ, chính xác. Bên cạnh đó, việc tuân thủ TCD tại trụ sở TCD cũng là một nội dung thể hiện sự công khai trong việc tiếp dân, mọi công việc đều được giải quyết một cách công khai, không có sự riêng tư trong quá tình TCD.
Tính kịp thời thể hiện mọi người dân đến Trụ sở TCD huyện Triệu Phong và địa điểm TCD tại UBND các xã, thị trấn trên địa bàn huyện đều được đón tiếp (theo lịch đăng ký), Ban TCD huyện, UBND các xã, thị trấn bố trí đầy đủ cán bộ để TCD. Trong một số trường hợp đột biến có nhiều người đến Trụ sở TCD huyện, nhằm hạn chế việc người dân phải chờ đợi, Ban TCD
huyện Triệu Phong đã tăng cường thêm cán bộ, công chức từ các phòng chuyên môn như Thanh tra huyện, Phòng Tài nguyên và Môi trường để TCD. Về cơ bản, người dân đến Trụ sở TCD huyện Triệu Phong và địa điểm TCD ở các xã, thị trấn trên địa bàn huyện đều được đón tiếp kịp thời, đúng trình tự, thủ tục.
Ngoài ra, thực hiện quy định của Luật TCD 2013, Ban TCD huyện Triệu Phong và UBND các xã, thị trấn đã có trách nhiệm niêm yết công khai thông tin về việc TCD của cơ quan, tổ chức, đơn vị mình tại trụ sở TCD huyện và UBND các xã, thị trấn trên địa bàn. Nội dung thông tin công bố bao gồm: nơi TCD; thời gian TCD thường xuyên; lịch TCD của Chủ tịch UBND huyện Triệu Phong và Chủ tịch UBND các xã, thị trấn; thành phần tham dự và dự kiến nội dung TCD của các buổi TCD định kỳ; lịch TCD được niêm yết chậm nhất là 05 ngày làm việc, trước ngày TCD; trong một số trường hợp không thể thực hiện việc TCD theo lịch đã công bố do có lý do chính đáng Ban TCD huyện và UBND các xã, thị trấn đã lùi lịch TCD sang thời gian khác và phải thông báo cụ thể thời gian dự kiến TCD tại nơi TCD.
Trường hợp người TC, trong quá trình tiếp, cán bộ, công chức TCD trên địa bàn huyện Triệu Phong đã thực hiện nghiêm chỉnh việc giữ bí mật họ tên, địa chỉ, bút tích người TC trừ khi người TC đồng ý công khai; không được tiết lộ những thông tin có hại cho người TC; nếu thấy cần thiết hoặc khi người TC yêu cầu thì người TCD áp dụng những biện pháp cần thiết hoặc kiến nghị áp dụng những biện pháp cần thiết để bảo vệ người TC, người thân thích của người TC. Về cơ bản, ở giai đoạn này thì việc giữ bí mật thông tin của người TC được cán bộ, công chức tiếp dân huyện Triệu Phong thực hiện theo đúng quy trình đề ra.
- Nguyên tắc tôn trọng, tạo điều kiện thuận lợi cho công dân thực hiện việc KN, TC, kiến nghị, phản ánh theo quy định của pháp luật
Trong quá trình TCD, cán bộ, công chức thực hiện nhiệm vụ TCD trên địa bàn huyện Triệu Phong khi TCD đã thực hiện nghiêm túc nguyên tắc này. Người dân đến KN, TC, kiến nghị, phản ánh đều được tôn trọng, tạo điều kiện thuận lợi khi thực hiện quyền của mình. Ví dụ, theo quy định của Luật TCD 2013 thì cán bộ TCD có quyền từ chối tiếp trong trường hợp người KN, TC về vụ việc đã giải quyết đúng chính sách, pháp luật, được cơ quan nhà nước có thẩm quyền kiểm tra, rà soát, thông báo bằng văn bản và đã được tiếp, giải thích, hướng dẫn nhưng vẫn cố tình KN, TC kéo dài. Nhưng thực tế, rất nhiều trường hợp đã có thông báo chấm dứt giải quyết, nhưng đương sự vẫn liên tục đến KN gay gắt mà cán bộ tiếp dân không thể từ chối việc tiếp. Trong trường hợp này, cán bộ TCD vẫn phải lắng nghe, giải thích, hướng dẫn để người dân hiểu và thực hiện quyền của mình chứ không từ chối TCD. Bởi vì, xét ở khía cạnh nào đó việc giải quyết của các cơ quan có thẩm quyền chưa làm hài lòng người dân, có thể ảnh hưởng đến quyền và lợi ích của họ nên người dân tiếp tục thực hiện quyền của mình được pháp luật quy định.
Theo quy định, khi người KN có đơn trình bày nội dung rõ ràng, đầy đủ ngày, tháng, năm KN; tên, địa chỉ của người KN; tên địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân bị KN; nội dung, lý do KN và yêu cầu của người KN. Đơn KN phải do người KN ký tên thì người TCD cần xác định nội dung vụ việc, yêu cầu của người KN để xử lý cho phù hợp. Một số trường hợp tại Ban TCD huyện Triệu Phong và UBND các xã, thị trấn nội dung đơn KN của công dân không rõ ràng, chưa đầy đủ thì người TCD đã đề nghị người KN viết lại đơn KN hoặc viết bổ sung vào đơn KN về những nội dung chưa rõ, còn thiếu. Ngoài ra, có nhiều trường hợp công dân đến Trụ sở Ban TCD huyện và
UBND các xã, thị trấn KN nhưng không có đơn KN thì người TCD đã hướng dẫn người KN viết đơn KN theo các nội dung quy định. Trường hợp công dân đến trình bày trực tiếp thì người TCD trên địa bàn huyện Triệu Phong đã thực hiện ghi chép đầy đủ, trung thực, chính xác nội dung KN do công dân trình bày.
2.2.1.3. Việc thực hiện nội dung, hình thức và quy trình tiếp công dân
Về thực hiện nội dung
Cán bộ, công chức tại Ban TCD huyện và cán bộ, công chức thực hiện chế độ kiêm nhiệm TCD tại các xã, thị trấn trên địa bàn huyện Triệu Phong đã thực hiện tương đối đảm bảo các nội dung TCD, cụ thể:
Trong quá trình TCD, cán bộ, công chức thực hiện nhiệm vụ TCD trên địa bàn huyện Triệu Phong đã tích cực lắng nghe kiến nghị, phản ánh, tâm tư, nguyện vọng từ phía công dân, tổ chức hoặc các KN, TC liên quan đến quyền và lợi ích của công dân, tổ chức. Song song với việc lắng nghe người dân trình bày thì cán bộ, công chức thực hiện nhiệm vụ TCD đã giải thích, hướng dẫn cho công dân về pháp luật; quyền và nghĩa vụ của công dân, tổ chức. Hướng dẫn công dân thực hiện quyền của mình theo đúng quy định của pháp luật.
Trong quá trình TCD thì cán bộ, công chức TCD đã tiếp nhận đơn thư của công dân, tổ chức và chuyển đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
Về thực hiện hình thức
- TCD thường xuyên: Ban TCD huyện Triệu Phong làm nhiệm vụ TCD thường xuyên tại trụ sở TCD. Tại UBND các xã, thị trấn trên địa bàn huyện Triệu Phong, Chủ tịch UBND các xã, thị trấn đã phân công cán bộ, công chức
Văn phòng - Thống kê, Tư pháp - Hộ tịch kiêm nhiệm nhiệm vụ TCD thường xuyên tại trụ sở UBND xã, thị trấn.
-TCD định kỳ: Chủ tịch UBND huyện Triệu Phong trực tiếp TCD định kỳ tại Trụ sở TCD huyện vào ngày mồng 10 và ngày 22 trong tháng. Chủ tịch UBND các xã, thị trấn trên địa bàn huyện Triệu Phong thực hiện TCD đình kỳ vào ngày thứ 2 hàng tuần.
-TCD đột xuất: Chủ tịch UBND huyện Triệu Phong và Chủ tịch UBND các xã, thị trấn trên địa bàn huyện Triệu Phong đã thực hiện việc TCD đột xuất trong các trường hợp vụ việc gay gắt, phức tạp, có nhiều người tham gia, liên quan đến trách nhiệm của nhiều cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc ý kiến của các cơ quan, tổ chức, đơn vị con khác nhau; vụ việc nếu không chỉ đạo, xem xét kịp thời có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng hoặc có thể dẫn đến hủy hoại tài sản của Nhà nước, của tập thể, xâm hại đến tính mạng, tài sản của nhân dân, ảnh hưởng đến an ninh, chính trị, trật tự, an toàn xã hội.
Về thực hiện quy trình
Quy trình TCD tại Ban TCD huyện Triệu Phong và các xã, thị trấn trên địa bàn huyện cơ bản thực hiện theo quy trình thủ tục hành chính của các cơ quan nhà nước, được quy định cụ thể tại Quyết định số 4164/QĐ-TTCP ngày 26/12/2017 của Thanh tra Chính phủ. Quy trình TCD trên địa bàn huyện Triệu Phong cơ bản thực hiện theo 03 bước, cụ thể:
Bước 1: Đón tiếp, xác minh nhân thân của công dân
Bước 2: Nghe, ghi chép nội dung KN, TC, kiến nghị, phản ánh, tiếp nhận thông tin, tài liệu
2.2.1.4. Về bố trí cơ sở vật chất phục vụ công tác TCD
- Đối với Ban TCD: Chủ tịch UBND huyện Triệu Phong đã có trách nhiệm bố trí phòng làm việc, trang bị phương tiện và các điều kiện làm việc cần thiết khác phục vụ cho việc TCD của người đại diện cơ quan, tổ chức tham gia TCD thường xuyên tại Trụ sở TCD. Căn cứ Quyết định số 1016/QĐ-UBND ngày 29/8/2014 của UBND huyện Triệu Phong về việc thành lập Ban TCD huyện, trụ sở TCD huyện đặt tại trụ sở cơ quan Thanh tra huyện. Ngày 05/4/2017, trụ sở TCD huyện được chuyển đến địa chỉ số 244, đường Lê Duẩn, thị trấn Ái Tử. Trụ sở TCD huyện Triệu Phong được bố trí ở địa điểm thuận lợi cho việc TCD, việc đi lại của công dân đến KN, TC, kiến nghị, phản ánh.
Trụ sở TCD huyện về cơ bản bảo đảm cơ sở vật chất như phòng TCD, ghế ngồi, bàn làm việc, tủ đựng tài liệu, nơi công dân ngồi đợi đăng ký TCD, bảng nội quy trụ sở TCD, lịch TCD, các phương tiện kỷ thuật như máy tính, máy in, máy photocopy. Thể hiện cụ thể ở bảng 2.2:
Bảng 2.2. Thống kê có sở vật chất tại Ban TCD huyện Triệu Phong
STT Danh mục Đơn vị tính Số lượng
1 Phòng TCD Phòng 01
2 Bàn đôi TCD Cái 02
3 Bàn làm việc Cái 02
5 Ghế gỗ ngồi tựa loại thấp Cái 08
6 Tủ đựng tài liệu Cái 01
7 Thùng tôn đựng tài liệu Cái 02
8 Phông màn chính Cái 01
9 Màn rèm cửa sổ Bộ 03
10 Bục tượng Cái 01
11 Bảng nội quy Cái 01
12 Bảng tên trụ sở Cái 01
13 Bảng Lịch TCD Cái 01
14 Máy vi tính Cái 02
15 Máy in Cái 02
16 Máy điều hòa nhiệt độ Cái 01
17 Quạt nhỏ treo tường Cái 03
18 Bộ Tip bóng đền neon1m2 Bộ 04
(Nguồn: Tổng hợp từ các báo cáo TCD trên địa bàn huyện Triệu Phong)
- Đối với địa điểm TCD tại các xã, thị trấn trên địa bàn huyện Triệu
Phong: Chủ tịch UBND các xã, thị trấn đã có trách nhiệm bố trí phòng làm