3.2. Một số giải pháp nâng cao chất lượng tiếp công dân trên địa bàn huyện
3.2.5. Hoàn thiện cơ sở vật chất, kỹ thuật, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ
nghệ thông tin phục vụ tiếp công dân
Cơ sở vật chất (địa điểm, phòng làm việc, bàn, ghế, tủ tài liệu,…) là điều kiện quan trọng trong việc nâng cao tần suất, hiệu quả TCD. Thực tế ở nhiều cơ quan, địa phương trên địa bàn huyện Triệu Phong do điều kiện còn hạn chế và việc bố trí không khoa học nên không có phòng TCD, việc TCD diễn ra ngay tại phòng làm việc của lãnh đạo cơ quan hoặc tại bộ phận một cửa. Bên cạnh đó, cũng có một số địa phương tuy có phòng tiếp dân nhưng lại bộ trí
thiếu khoa học, phòng TCD đặt khuất phía trong trụ sở khiến công dân rất khó tìm hoặc ngại không dám tới. Thêm vào đó, cơ sở vật chất tại các phòng tiếp dân, nhất là cấp cơ sở chưa được trang bị đầy đủ, thiếu tủ sách pháp luật, ghế chờ, quạt làm mát, một số vật dụng trong phòng tiếp dân cũ kỹ, không được quan tâm sửa chữa, gây mất thiện cảm cho người dân khi tới KN, TC, kiến nghị, phản ánh. Bên cạnh đó, việc sử dụng thiếu khoa học cũng làm giảm hiệu quả trong công tác TCD.
Tại trụ sở TCD huyện và địa điểm TCD ở các xã, thị trấn trên địa bàn huyện nên bố trí tủ sách pháp luật, nhất là phòng chờ cho công dân; triển khai ứng ứng công nghệ thông tin trong TCD. Bên cạnh đó, cần bố trí phòng TCD đặt ở nơi dễ tìm, thuận tiện cho việc đi lại của người dân, trong phòng TCD cần trang bị tủ sách pháp luật, báo chí, tạp chí, mục lục thủ tục hành chính,... để công dân có thể tham khảo thông tin pháp lý, tìm hiểu các thủ tục hành chính, đối chiếu với lĩnh vực mình đang cần quan tâm, giải quyết. Tài liệu, trang mục lục, thông tin pháp luật tại các địa điểm TCD cần được lược hóa những nội dung chính, dễ đọc, dễ hiểu để người dân có thể dễ dàng đọc và tra cứu nội dung.
Bên cạnh đó, công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng ngay từ khâu tiếp nhận thông tin tới xử lý, lưu trữ hồ sơ. Tuy nhiên, thực tế cho thấy, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong TCD hầu như chưa được triển khai thống nhất, đồng bộ trên địa bàn huyện. Việc sử dụng máy tính chủ yếu dành cho công tác soạn thảo văn bản và lưu giữ thông tin. Website thông tin điện tử của các cơ quan hành chính nhà nước của huyện chủ yếu phục vụ công tác thông tin. Trong điều kiện hiện nay, để nâng cao hiệu quả TCD, xử lý đơn thư KN, TC, kiến nghị, phản ánh, trong khi nguồn nhân lực có hạn, đòi hỏi tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin. UBND huyện Triệu Phong nên xây dựng cổng thông tin điện tử dùng chung cho các cơ quan để tiếp nhận, xử lý đơn thư của
công dân; theo đó, các giao dịch của người dân có thể được thực hiện thông qua phương thức gửi KN, TC, kiến nghị, phản ánh thông qua trang web điện tử hoặc trực tiếp tại phòng TCD. Đối với các giao dịch qua cổng thông tin điện tử, công dân cần đăng ký tên người dùng (user) giao dịch và được bảo mật thông tin, đối thoại trực tiếp với cán bộ, công chức tiếp dân hoặc gửi đơn qua đường truyền; cán bộ, công chức TCD có trách nhiệm xử lý thông tin tiếp nhận qua cổng giao dịch, và đơn nhận tại phòng TCD (đối với đơn gửi qua đường bưu điện, có thể gửi thông tin phản hồi để xác nhận tính xác thực của người có đơn); tổng hợp, tham mưu cho lãnh đạo và chuyển tiếp tới bộ phận có thẩm quyền giải quyết (kể cả cấp cơ sở), tự động hóa quá trình chuyển đơn, tránh phiền hà, sách nhiễu trong nhân dân; buộc cơ quan có thẩm quyền phải lựa chọn hoặc trả lời đơn, hoặc chuyển tới cơ quan có thẩm quyền. Sau khi có kết quả xử lý, xác minh, giải quyết, cơ quan tiếp nhận gửi thông tin phản hồi cho người có đơn theo địa chỉ công dân sử dụng ban đầu.
Như vậy, việc tiếp nhận các nội dung công dân KN, TC, kiến nghị, phản ánh của công dân qua cổng thông tin có thể giúp cho công dân không phải đến trực tiếp trụ sở, giúp tiết kiệm thời gian, quá trình giải quyết đơn nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm, bảo đảm tính bảo mật thông tin người TC, đồng thời, giúp người có đơn kiểm soát được thời gian xử lý đơn của cơ quan có thẩm quyền và theo dõi đơn của mình do cơ quan nào đang thụ lý, giải quyết.
Mặt khác, trên cổng thông tin có thể lưu trữ cơ sở dữ liệu về các vụ việc KN, TC, kiến nghị, phản ánh đã hoặc đang được giải quyết, là cơ sở để cho cán bộ, công chức TCD tra cứu, trích xuất thông tin phục vụ cho buổi TCD hoặc làm thống kê, tổng hợp, báo cáo một cách nhanh chóng, thuận tiện.
Làm tốt việc xây dựng cổng thông tin điện tử, cơ sở dữ liệu dùng chung cho các cơ quan trên địa bàn huyện chắc chắn sẽ nâng cao được hiệu quả TCD và giải quyết KN, TC, kiến nghị, phản ánh. Nó giúp cho các cơ quan có
điều kiện tương tác, phối hợp, trao đổi, tra cứu thông tin phục vụ trực tiếp cho quá trình làm nhiệm vụ, đồng thời cũng là một phương thức để công dân thực hiện quyền KN, TC, kiến nghị, phản ánh theo hướng hiện đại, công khai, minh bạch, tiết kiệm.
Mặc dù chi phí đầu tư ban đầu lớn, nhưng xét ở góc độ hiệu quả thì việc sử dụng mạng thông tin điện tử sẽ góp phần khuyến khích công dân tham gia tố giác các hành vi vi phạm pháp luật, giúp công dân có thể thực hiện các quyền KN, TC, kiến nghị, phản ánh một cách chủ động, tiết kiệm chi phí, thời gian, tạo sự minh bạch thông tin đối với nhân dân, phù hợp với mục tiêu xây dựng Chính phủ điện tử và Chính quyền điện tử phục vụ nhân dân một cách tốt nhất, hiệu quả nhất.