1.2.4 .Những quy định của pháp luật về văn hóa công sở
3.2. Giải pháp cụ thể
3.2.5. Giải pháp hiện đại hóa trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật
Trang thiết bị, cơ sở vật chất đóng vai trò quan trọng, giúp cho đội ngũ cán bộ, công chức thuận lợi trong quá trình thực thi công vụ. Do đó, hiện đại hóa cơ sở vật chất là việc làm cần thiết trong giai đoạn hiện nay, đáp ứng yêu cầu của cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả làm việc.
Cơ sở vật chất, kỹ thuật là một trong các yếu tố làm nên văn hóa công sở. Trong quá trình thực thi công vụ, cán bộ, công chức cần rất nhiều phương tiện hỗ trợ như: phương tiện đi lại, máy móc, trang thiết bị văn phòng …đặc biệt là các phương tiện xử lý thông tin hiện nay đã và đang góp phần đáng kể vào hiệu quả làm việc của cán bộ, công chức, như các thiết bị soạn thảo văn bản, in ấn…do đó cần phải quan tâm đúng mức tới việc trang bị các phương tiện phục vụ cần thiết cho hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước.
Để nâng cao văn hóa công sở, Ủy ban nhân dân huyện Ứng Hòa cần thực hiện các biện pháp sau nhằm đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật:
Thứ nhất, cần dành một khoản chi phí nhất định cho việc đầu tư cải tạo, xây mới, nâng cấp trụ sở làm việc, tạo dựng cảnh quan môi trường, trang bị phương tiện làm việc tiện ích cho cán bộ, công chức…góp phần thay đổi hình ảnh cơ quan đẹp hơn, hiện đại, chuyên nghiệp hơn.
Máy vi tính là phương tiện để xử lý thông tin, tài liệu phục vụ cho công việc của cơ quan, tổ chức. Máy vi tính là phương tiện dễ lưu trữ thông tin rất hiệu quả. Ngoài ra, các máy vi tính được nối mạng với nhau thì việc sử dụng thông tin văn bản sẽ mang lại lợi ích to lớn. Nó là phương tiện để thu thập thông tin trên mạng hoặc trao đổi thông tin giữa các cơ quan, tổ chức. Nhờ ưu thế này máy vi tính đang ngày càng được sử dụng rộng rãi.
Máy ghi âm có tác dụng quan trọng để phục vụ cho việc ghi âm và lập biên bản các cuộc họp. Ngoài ra, máy ghi âm văn phòng còn là phương tiện phục vụ cho việc soạn thảo và trao đổi văn bản giữa các cơ quan, công sở. Nhờ có máy ghi âm, cơ quan dần dần thay thế việc ghi tốc ký. Sử dụng máy ghi âm
có thể hỗ trợ cho việc ra các văn bản chính xác hơn. Các băng ghi âm có thể dùng làm tư liệu lưu trữ có giá trị pháp lý rất cao.
Ví dụ như trước đây, chúng ta ghi âm lại được những đoạn phát biểu của Chủ tịch Hồ Chí Minh nên ngày nay nó đã có giá trị to lớn phục vụ cho công tác nghiên cứu, tuyên truyền trong xã hội.
Việc dùng máy photocopy gia tăng nhanh chóng từ những năm gần đây đã có rất nhiều tiến bộ trong sử dụng. Hiện nay máy photocopy đang được sử dụng ngày càng phổ biến bởi tính tiện dụng của nó. Trong thời gian ngắn có thể nhân bản được một số lượng lớn bản sao như ý muốn và có thể điều chỉnh được khổ giấy lớn nhỏ khác nhau, giúp cán bộ, công chức tiết kiệm được nhiều thời gian, chuyển phát văn bản hay thông tin quản lý được nhanh chóng, dễ dàng hơn, giúp cho việc lưu trữ các văn bản để phục vụ cho giải quyết công việc trong tương lai.
Việc trang bị các thiết bị bảo quản và tìm kiếm văn bản trong cơ quan sẽ làm cho hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả cao hơn. Điều này là nhờ vào việc tiết kiệm thời gian, công sức và nhờ đó mà tiết kiệm được nhiều tiền bạc.
Hồ sơ, tài liệu trong cơ quan hành chính nhà nước có thể để trong các bìa, cặp và bảo quản trong các tủ đựng hồ sơ. Có hai loại tủ: tủ đựng hồ sơ theo một bên và tủ đựng hồ sơ kiểu ngăn kéo. Những thiết bị này góp phần giúp cán bộ, công chức bảo quản hồ sơ, tài liệu được an toàn và tìm kiếm được nhanh chóng.
Máy fax rất hữu ích trong cơ quan, giúp cán bộ, công chức đỡ tốn thời gian đánh máy lại văn bản để gửi đi hay gửi qua đường bưu điện. Hiện nay, tại ủy ban nhân dân quận Tây Hồ số lượng máy fax còn rất hạn chế. Vì tính năng của máy fax rất tiện lợi, nên việc tăng số lượng máy fax sẽ giúp ích cho hoạt động của cán bộ, công chức.
Điện thoại là phương tiện thông tin nhanh nhất. Tất cả cơ quan hành chính nhà nước đều được trang bị đầy đủ điện thoại giúp cán bộ, công chức liên hệ công việc được nhanh chóng, do đó không làm chậm tiến độ giải quyết công việc. Ngoài ra, các đồ dùng văn phòng như: bàn ghế, bìa hồ sơ, các
loại sổ sách, bút, kẹp giấy, kéo, hồ dán, phong bì… là những thứ rất cần thiết trong hoạt động của Ủy ban nhân dân. Nếu không có các vật dụng cần thiết này thì hoạt động của cơ quan không thể tiến hành được.
Thứ hai, cần xác định những tiêu chuẩn về trang thiết bị và điều kiện làm việc cho từng chức danh, bộ phận để có kế hoạch trang bị cho hợp lý, tăng năng suất sử dụng và tránh lãng phí.
Thứ ba, Nhà nước và Chính phủ cần tiếp tục nghiên cứu và cải tiến chế độ tiền lương cho cán bộ, công chức. Hiện nay, tuy đã có nhiều thay đổi song nhìn chung điều kiện vật chất của các cơ quan hành chính nhà nước vẫn còn nhiều bất cập, ảnh hưởng không nhỏ đến việc thực hiện Quy chế văn hóa công sở. Vấn đề tiền lương và thu nhập của cán bộ, công chức vẫn ở mức thấp, không đủ trang trải cho cuộc sống hàng ngày. Đó cũng là một trong các nguyên nhân dẫn đến tình trạng hách dịch, cửa quyền, tham nhũng làm xói mòn phẩm chất, đạo đức của một bộ phận cán bộ, công chức. Điều kiện làm việc chưa đủ đáp ứng nhu cầu, các phương tiện làm việc như máy tính, các loại máy hiện đại không đủ dẫn đến việc thao tác hay lưu lại các loại văn bản, hồ sơ rất thủ công, bắt người dân phải chờ đợi rất lâu, gây tâm lý khó chịu, cản trở giao tiếp hiệu quả. Vì vậy, bố trí phòng làm việc, tiếp dân cần phải khang trang, ấm cúng, tạo cảm giác cho cả cán bộ, công chức và người dân, bàn ghế, chỗ ngồi phải bố trí hợp lý; các phương tiện hỗ trợ cho kỹ năng giao tiếp cần phải trang bị đầy đủ như máy fax, máy tính, điện thoại, micro, projector… để thực hiện việc giao tiếp dễ dàng và hiệu quả hơn.
Bên cạnh đó, cần đào tạo đội ngũ cán bộ, công chức có trình độ cao, nhanh chóng nắm bắt những ứng dụng của công nghệ hiện đại để sử dụng các trang thiết bị phục vụ cho công việc một cách có hiệu quả, phát huy tối đa công năng sử dụng của các loại máy móc này.
Tóm lại, phương tiện làm việc có ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động của cơ quan. Thiết bị làm việc giúp giảm chi phí về thời gian, tiền bạc, công sức, đảm bảo điều kiện vật chất và tinh thần cho cán bộ, công chức. Từ đó nâng cao
hiệu quả làm việc của cán bộ, công chức, thực hiện có hiệu quả các mục tiêu của cơ quan hành chính nhà nước.