7. Ý nghĩa của luận văn
2.2.2. Về xây dựng hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin đảm bảo ứng dụng
dụng CNTT trong cơ chế một cửa, một cửa liên thông
2.2.2.1. Trang bị các thiết bị công nghệ thông tin, điện tử và các thiết bị chuyên dụng nhằm hiện đại hóa cơ sở vật chất của Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả
Sơ đồ bố trí Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả
Căn cứ Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25/3/2015 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, UBND thành phố Thủ Dầu Một xây dựng và tổ chức Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả với diện tích 222 m2 được đặt tại cổng chính khu hành chính tập trung UBND thành phố, trong đó bố trí 50% diện tích để bố trí ghế ngồi chờ cho tổ chức, cá nhân.
Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả được bố trí thành các khu vực chức năng như:
- Khu vực tra cứu, bốc số
Khu vực này được đặt cạnh cửa ra vào để người dân đến thực hiện TTHC một cách thuận tiện, nhanh chóng. Người dân đến lấy số thứ tự, xếp hàng chờ, tra
cứu TTHC thông qua các máy tính tra cứu. Người dân có thể tra thông tin TTHC, tra cứu tình trạng hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC hoặc tải các mẫu đơn, tờ khai và điền vào tại chỗ để hoàn chỉnh hồ sơ trước khi nộp.
- Khu vực biểu mẫu thủ tục hành chính
Đây là nơi niêm yết công khai các TTHC, các mẫu đơn, mẫu tờ khai và các văn bản quy phạm pháp luật. Bố trí các ghế ngồi, bàn viết, tại các bàn có đặt các mẫu đơn, mẫu tờ khai miễn phí để người dân sử dụng và hoàn thiện hồ sơ.
- Khu vực hàng đợi
Bố trí ghế ngồi cho người dân khi đến giao dịch. Đồng thời trang bị máy điều hòa nhiệt độ, nước uống, màn hình ti vi LCD, các loại sách báo để người dân giải trí trong lúc chờ giải quyết TTHC.
- Khu vực tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả
Bố trí các quầy làm việc tương ứng số lượng nhân viên tiếp nhận hồ sơ theo từng lĩnh vực. Tiến hành gọi số đến giao dịch tại các quầy theo thứ tự và in biên nhận để trả kết quả theo quy định. Tiến hành cung cấp dịch vụ trả hồ sơ theo đường bưu điện do bưu điện tỉnh Bình Dương thực hiện để giảm số lần người dân đến giao dịch. Tổ chức lấy ý kiến người dân và doanh nghiệp về hoạt động của Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, lấy ý kiến người dân về thái độ, kết quả thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của từng cán bộ, công chức.
- Khu vực trợ giúp pháp lý và dịch vụ
UBND thành phố Thủ Dầu Một chỉ đạo phòng Tư pháp chủ trì phối hợp cơ quan, đơn vị liên quan tổ chức thực hiện nhiệm vụ tư vấn, hỗ trợ, giải thích về TTHC miễn phí cho tổ chức, cá nhân bằng nhiều hình thức trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và gián tiếp qua điện thoại, trang thông tin điện tử thành phố.
Thực hiện nâng cấp nơi làm việc của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính tại trụ sở UBND khang trang, hiện đại gồm 08 quầy giao dịch, một phòng điều hành và một phòng tiếp dân, bàn ghế làm việc, các dãy ghế cho tổ chức, công dân ngồi khi đến giao dịch.
Cài đặt 2 màn hình cảm ứng để công khai toàn bộ quy trình giải quyết các lĩnh vực tại nơi làm việc của Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả; máy quét mã vạch kiểm tra để công dân có thể biết được tình trạng xử lý hồ sơ của mình đang được thụ lý ở phòng ban nào, nếu không giải quyết được thì nguyên nhân tại sao; máy photocopy để phục vụ nhu cầu của nhân dân. Mỗi cán bộ của trung tâm được trang bị máy tính màn hình phẳng và các thiết bị hiện đại.
Nối mạng ADSL và cài đặt một số phần mềm phục vụ cho quản lý văn bản, tra cứu TTHC và điều hành tác nghiệp. Ngoài ra tất cả các máy tính quản lý hồ sơ hành chính của các cơ quan có liên quan quy trình một cửa, cơ chế một cửa liên thông còn được nối mạng LAN qua máy chủ đặt tại Văn phòng HĐND – UBND thành phố có một cán bộ chuyên ngành CNTT điều khiển.
Lắp đặt hệ thống wifi mở tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả. Căn cứ Quyết định số 4168/QĐ- UBND ngày 15/12/2014 của UBND tỉnh về việc phê duyệt Đề án tổ chức Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông hiện đại tại UBND thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương và thông báo số 29/TB- UBND ngày 20/01/2016 của UBND thành phố Thủ Dầu Một kể từ ngày 20/01/2016 UBND thành phố Thủ Dầu Một đã lắp đặt hệ thống wifi miễn phí tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả nhằm phục vụ người dân đến giao dịch tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả truy cập thông tin liên quan đến TTHC qua môi trường mạng, tạo điều kiện cho người dân tra cứu, tìm hiểu về TTHC một cách thuận lợi nhất.
2.2.2.2. Áp dụng phần mềm hệ thống quản lý hồ sơ hành chính trong quy trình thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông
Thứ nhất, áp dụng phần mềm hệ thống quản lý hồ sơ hành chính trong quy
trình thực hiện cơ chế một cửa
Một là, tiếp nhận hồ sơ
Cá nhân, tổ chức có yêu cầu giải quyết công việc trực tiếp liên hệ và nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ đặt tại Văn phòng HĐND-UBND thành phố Thủ Dầu Một.
Cán bộ, công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm nhận hồ sơ và kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ theo các trường hợp:
- Trường hợp yêu cầu của tổ chức, công dân không thuộc thẩm quyền giải quyết của thành phố thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn để tổ chức, công dân đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ theo quy định công khai thì hướng dẫn cụ thể để tổ chức, công dân bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ. Nếu hồ sơ có tính chất phức tạp gồm nhiều loại giấy tờ khác nhau gây khó khăn cho người dân khi bổ sung hồ sơ thì cán bộ, công chức cung cấp mẫu Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ cho người dân.
- Trường hợp hồ sơ đã đầy đủ các loại giấy tờ, thủ tục theo quy định thì tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức thông qua phần mềm quản lý hồ sơ hành chính.
Việc tiếp nhận thực hiện theo các bước như sau:
Bước 1: Cán bộ, công chức tiếp nhận hồ sơ dùng tên truy cập và mật khẩu
truy cập vào hệ thống phần mềm quản lý hồ sơ hành chính đã được cài đặt và tích hợp sẵn trên máy tính của mỗi cán bộ, công chức.
Bước 2: Cán bộ, công chức thực hiện nhập các thông tin, dữ liệu về TTHC
mà người dân đã cung cấp vào phần mềm quản lý hồ sơ hành chính. Các thông tin cần cập nhật bao gồm:
- Lĩnh vực TTHC
- Các thông tin cá nhân của người dân:
+ Họ tên của cá nhân, tổ chức có nhu cầu giải quyết TTHC + Địa chỉ: Phường, đường
+ Loại hồ sơ: tên TTHC được người dân yêu cầu giải quyết
- Người chuyển hồ sơ: Cán bộ, công chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả
- Người nhận hồ sơ: Cán bộ, công chức nhận hồ sơ tại phòng ban chuyên môn
- Số biên nhận: được cập nhật tự động theo thứ tự tiếp nhận hồ sơ - Ngày nhận hồ sơ và ngày hẹn trả hồ sơ
Bước 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin về TTHC vào phần mềm quản lý hồ
sơ hành chính, cán bộ công chức nhấn nút “cập nhật”. Ngay sau đó, mọi thông tin về TTHC đã được cập nhật và lưu lại trên hệ thống quản lý hồ sơ hành chính đồng thời các thông tin, dữ liệu vừa được cập nhật được chuyển vào hệ thống thông tin của các phòng ban chuyên môn một cách nhanh chóng, chính xác.
Bước 4: Sau khi hoàn thành việc nhập thông tin, cán bộ, công chức thực hiện
thao tác in 02 mẫu Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả đã được định dạng sẵn trên máy tính để cung cấp cho người dân, trong đó, ghi rõ thời gian nhận và thời gian hẹn trả kết quả giải quyết hồ sơ. Đối với mỗi Giấy tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của từng cá nhân, tổ chức khác nhau được cung cấp một Số biên nhận khác
nhau. Số biên nhận này là một dãy số được đánh số tự động theo thứ tự giải quyết TTHC của người dân. Số biên nhận sẽ làm cơ sở cho việc tìm kiếm, tra cứu và cập nhật hồ sơ của người dân.
Hai là, chuyển giao và giải quyết hồ sơ
Công tác chuyển giao hồ sơ giữa các phòng ban được thực hiện đồng thời hai hình thức là thông qua văn bản giấy và thông qua môi trường mạng bằng phần mềm hệ thống quản lý hồ sơ hành chính.
Cán bộ, công chức tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ sau khi cập nhật thông tin hồ sơ của người dân vào phần mềm quản lý hồ sơ hành chính, đồng thời hệ thống thông tin được trực tiếp chuyển đến các phòng ban chuyên môn thông qua môi trường mạng.
Cán bộ, công chức cũng thực hiện vào sổ theo dõi hồ sơ đã nhận và chuyển hồ sơ dân đến các phòng ban chuyên môn kèm theo bàn giao, ký nhận qua phiếu chuyển giao nội bộ giữa các phòng ban thành phố theo hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008.
Lãnh đạo các phòng ban giao công chức thụ lý, tham mưu cho lãnh đạo phòng ban xem xét ký duyệt theo thẩm quyền được giao hoặc thẩm định hồ sơ tham mưu Lãnh đạo UBND thành phố xem xét giải quyết.
Các phòng ban chuyên môn thuộc thành phố sau khi xử lý hồ sơ, trình lãnh đạo thành phố xem xét giải quyết thông qua đầu mối Văn phòng HĐND-UBND thành phố. Văn phòng HĐND-UBND thành phố rà soát hồ sơ, trình lãnh đạo UBND thành phố ký duyệt sau đó nhận lại hồ sơ đã được lãnh đạo UBND thành phố ký duyệt, chuyển cho bộ phận văn thư cho số, đóng dấu, vào sổ, lưu trữ.
Văn phòng HĐND-UBND chuyển trả hồ sơ lưu đã có kết quả cho các phòng ban chuyên môn để thống kê, cập nhật, vào sổ theo dõi, lưu trữ tại phòng, ban. Các phòng ban chuyên môn thuộc thành phố chuyển trả hồ sơ đã có kết quả cho Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả (có bàn giao, ký nhận).
Ba là, trả kết quả giải quyết hồ sơ
Cán bộ, công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả căn cứ vào “Tình trạng giải quyết hồ sơ” được cập nhật và thể hiện trên phần mềm quản lý hồ sơ hành chính và Giấy tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả đã cấp cho người dân khi tiếp nhận hồ sơ để tiến hành trả hồ sơ cho tổ chức, công dân theo các trường hợp:
- Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết:
Cán bộ, công chức tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả liên hệ với tổ chức cá nhân thông qua điện thoại hoặc nhắn tin thông báo cho người dân để người dân tới bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.
- Trường hợp hồ sơ không giải quyết:
Cán bộ, công chức truy cập vào phần mềm hệ thống quản lý hồ sơ hành chính, dựa vào Số biên nhận ghi trên Giấy tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả để tra cứu thông tin về hồ sơ. Đối với trường hợp hồ sơ không giải quyết, tại mục “Tình trạng hồ sơ” trên phần mềm quản lý hồ sơ hành chính thể hiện dòng chữ “Hồ sơ không
giải quyết” và tên của cán bộ thụ lý hồ sơ. Cán bộ tại Bộ phận trả hồ sơ liên hệ với cá nhân, tổ chức để trả lại hồ sơ kèm theo thông báo không giải quyết hồ sơ do phòng ban chuyên môn giải quyết hồ sơ cung cấp. Trong đó, thông báo phải trình bày rõ nội dung, nguyên nhân không giải quyết hồ sơ. Nếu có thắc mắc, người dân căn cứ vào tên của cán bộ thụ lý hồ sơ thể hiện trên phần mềm quản lý hồ sơ hành chính liên hệ trực tiếp để được giải đáp thắc mắc.
- Trường hợp hồ sơ không được giải quyết đúng thời gian như đã hẹn:
Cán bộ, công chức tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả truy cập vào phần mềm hệ thống quản lý hồ sơ hành chính, dựa vào Số biên nhận ghi trên Giấy tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả để tra cứu thông tin về hồ sơ. Đối với trường hợp hồ sơ đã đến hạn mà chưa được giải quyết, tại mục “Tình trạng hồ sơ” trên phần mềm quản lý hồ sơ hành chính thể hiện dòng chữ “Hồ sơ đang thụ lý” và tên của cán bộ thụ lý hồ sơ. Cán bộ, công chức có trách nhiệm thông báo cho tổ chức, công dân biết lý do, gửi văn bản xin lỗi và hẹn lại thời gian trả kết quả. Thời gian hẹn lần thứ hai tối đa bằng một nửa so với thời gian quy định đối với từng loại công việc. Đúng thời gian ghi trong phiếu hẹn lần thứ hai phải hoàn thành hồ sơ theo đúng quy định để trả kết quả cho tổ chức, công dân.
- Trường hợp giải quyết xong trước thời hạn trả kết quả: Liên hệ cá nhân, tổ chức đến nhận kết quả.
- Trường hợp cá nhân, tổ chức chưa đến nhận hồ sơ theo Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả thì kết quả giải quyết hồ sơ được lưu giữ tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả.
- Trường hợp cá nhân, tổ chức có nhu cầu trả hồ sơ qua đường bưu điện thông qua Bưu điện tỉnh Bình Dương.
UBND thành phố Thủ Dầu Một hợp đồng với Bưu điện tỉnh Bình Dương trực thuộc Tổng công ty Bưu điện Việt Nam thực hiện cung ứng dịch vụ chuyển trả hồ sơ hành chính công. Theo đó, sau khi hoàn tất thủ tục hồ sơ hành chính, người dân chỉ cần đăng ký với Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và kết quả sẽ được bưu điện phát tận nhà trong vòng 01 ngày đối với khu vực nội thành thành phố Thủ Dầu Một, và 02 ngày đối với địa bàn các huyện, thị xã khác trong tỉnh và tối đa là 04 ngày đối với khu vực liên tỉnh.
Các lĩnh vực TTHC thực hiện trả hồ sơ qua đường bưu điện: - Lĩnh vực đất đai
- Lĩnh vực môi trường
- Lĩnh vực nhà ở (thủ tục cấp số nhà)
- Lĩnh vực thành lập và hoạt động của Hợp tác xã- Doanh nghiệp (thủ tục cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh)
- Lĩnh vực văn hóa (thủ tục cấp Giấy phép kinh doanh Karaoke, Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ trò chơi điện tử công cộng)
UBND thành phố Thủ Dầu Một quy định giá cước hồ sơ gửi qua đường bưu điện
Bảng 2.1. Quy định giá cước hồ sơ chuyển qua đường bưu điện
STT Địa chỉ người nhận Giá cước
(đồng/ bưu phẩm) Ghi chú I. Đối với hồ sơ hành chính công thực hiện chuyển phát 01 lần có thu hoặc không thu lệ phí
1 Địa chỉ người nhận trong tỉnh 20.000 Đã có VAT
2 Địa chỉ người nhận thuộc huyện Dầu
Tiếng, huyện Phú Giáo 30.000 Đã có VAT
3
Địa chỉ người nhận trong tỉnh (từ bưu phẩm thứ 2 trở đi gửi đến cùng một địa chỉ nhận trong tỉnh trong một lần nhận