7. Ý nghĩa của luận văn
3.2.2. Giải pháp cụ thể
Thứ nhất, đẩy mạnh công tác thông tin tuyên truyền về TTHC, công tác công khai TTHC trên trang thông tin điện tử tới người dân
Hiện nay, trang thông tin điện tử đã trở thành một trong các kênh cung cấp thông tin và giao tiếp chính giữa cơ quan với người dân và doanh nghiệp. Các địa phương càng ngày càng cung cấp nhiều thông tin, TTHC, cũng như số liệu về hoạt động của cơ quan lên trang điện tử và cập nhật kịp thời. Điều này đã góp phần nâng cao tính minh bạch trong hoạt động của cơ quan, từng bước tạo tiền đề cho việc đẩy mạnh sự tham gia của người dân vào hoạt động của cơ quan nhà nước thông qua việc cơ quan nhà nước cung cấp thông tin, có giải trình, người dân có đầy đủ thông tin từ đó thúc đẩy việc phản biện, hiến kế cho cơ quan nhà nước. Việc cung cấp đầy
đủ các chủ trương, chính sách, TTHC của các cơ quan đã giúp người dân và doanh nghiệp dễ dàng biết ngay được các chủ trương, chính sách mới của nhà nước cũng như nắm được các định hướng chính sách mới dự kiến ban hành.
Để thực hiện điều đó, UBND thành phố Thủ Dầu Một cần tổ chức quán triệt sâu rộng nội dung Nghị quyết số 36-NQ/TW nhằm nâng cao nhận thức về lợi ích, vai trò của ứng dụng CNTT đối với sự phát triển, kiến thức về dịch vụ công trực tuyến. Các cơ quan thông tin, báo chí trên địa bàn đưa tin, tuyên truyền về nội dung Nghị quyết và những mô hình, điển hình, cách làm mới có ứng dụng CNTT đem lại hiệu quả thiết thực trong sản xuất, kinh doanh, công tác, học tập. Đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT trong việc phổ biến các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước về CNTT.
Xây dựng một số chương trình truyền hình và phát thanh của thành phố Thủ Dầu Một để tuyên truyền, phổ biến thông tin, nâng cao nhận thức và kiến thức CNTT, truyền thông cho nhân dân.
Bên cạnh đó, UBND thành phố Thủ Dầu Một cần tăng cường phối hợp với Phòng Thông tin và Truyền thông, Phòng Nội vụ, Đài truyền thanh thành phố Thủ Dầu Một, tăng cường công tác thông tin, tuyên truyền, phổ biến về việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại UBND thành phố tới đông đảo người dân để người dân thấy được những lợi ích của việc công khai TTHC trên trang thông tin điện tử. Chú trọng xây dựng các kênh tiếp nhận phản ánh, kiến nghị của người dân không chỉ thông qua các phiếu lấy ý, điện thoại, thư điện tử mà người dân còn có thể phản hồi ý kiến ngay trên trang thông tin điện tử thành phố.
Thực hiện xây dựng và nâng cấp trang thông tin điện tử đảm bảo tính công khai, minh bạch mọi TTHC để người dân nắm bắt kịp thời mọi thông tin cần thiết.
Trang thông tin điện tử là kênh thông tin chính thống của UBND thành phố trên internet, là nơi tập hợp và truyền tải trao đổi thông tin trên các lĩnh vực phục vụ công tác chỉ đạo của các cấp chính quyền. Đây cũng là đầu mối duy nhất về thông tin, các dịch vụ công, hỗ trợ điều hành cho lãnh đạo UBND thành phố, góp phần nâng cao hiệu quả và hiệu quả công tác quản lý, điều hành; thực hiện có hiệu quả
Chương trình cải cách hành chính nhà nước; công khai minh bạch hóa thông tin thực hiện thủ tục hành chính, tạo điều kiện cho người dân và doanh nghiệp có điều kiện giao dịch, dịch vụ hành chính thuận lợi nhất, nhanh nhất, tránh được các tiêu cực phát sinh. Vì vậy, trang thông tin điện tử có vai trò quan trọng trong quá trình ứng dụng CNTT trong hoạt động cơ quan nhà nước. Trang thông tin điện tử mang lại những lợi ích thiết thực như:
- Lãnh đạo các đơn vị có thể nhanh chóng truyền đạt các thông điệp, các chủ trương chính sách tới nhiều đối tượng. Ngược lại, có thể dễ dàng nắm bắt diễn biến, tiến độ thực hiện công việc giải quyết TTHC của cán bộ, công chức cho người dân
- Các cán bộ chuyên môn thuộc các cơ quan khác nhau có thể cùng phối hợp xử lý các nghiệp vụ liên ngành thông qua các phần mềm được tích hợp sẵn trên cổng.
- Cán bộ, công chức cùng thực hiện các thủ tục liên quan công việc, quy trình quy định của cơ quan qua các dịch vụ trực tuyến.
Việc đảm bảo hiệu quả trong quá trình giải quyết TTHC thông qua xây dựng và nâng cấp trang thông tin điện tử của thành phố được thực hiện bằng các biện pháp như: xây dựng cổng thông tin điện tử tỉnh và nâng cấp, tích hợp trang thông tin điện tử các cơ quan nhà nước lên cổng thông tin của tỉnh nhằm cung cấp thông tin và các dịch vụ công cho người dân và doanh nghiệp; cung cấp và trao đổi thông tin giữa các cơ quan nhà nước. Tích hợp các hệ thống ứng dụng (hệ thống một cửa, hệ thống thư điện tử công vụ, hệ thống quản lý văn bản và điều hành, cơ sở dữ liệu.
Thứ hai, xây dựng và nâng cấp phần mềm quản lý hồ sơ hành chính
Chương trình phần mềm quản lý hồ sơ hành chính cung cấp các tiện ích cho cán bộ, công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả và cán bộ công chức làm việc tại các phòng ban chuyên môn có thể khai thác và xử lý các thông tin liên quan đến công việc hằng ngày: Quản lý việc nhận, thụ lý, trả hồ sơ trong các lĩnh vực TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND thành phố Thủ Dầu Một như đất đai, kinh doanh, văn hóa, xây dựng.
Phần mềm thể hiện rõ công việc trách nhiệm mỗi cán bộ, công chức thực hiện giải quyết hồ sơ cho người dân, tình trạng của hồ sơ như thế nào để có hướng
xử lý hồ sơ nhanh chóng. Thông qua việc theo dõi các thông tin cập nhật trên phần mềm quản lý hồ sơ hành chính cán bộ lãnh đạo có thể trực tiếp theo dõi tình trạng giải quyết hồ sơ hành chính của cán bộ, công chức để kịp thời ra quyết định chỉ đạo tình huống cấp bách hoặc giải quyết hồ sơ chậm trễ, gây phiền hà cho người dân.
Việc truy cập và khai thác thông tin được bảo mật tùy theo vai trò, nhiệm vụ của người sử dụng, an toàn về các thông tin cần bảo mật thông qua việc quy định tên truy cập và mật mã truy cập. UBND thành phố Thủ Dầu Một cũng thực hiện tốt việc đưa vào dịch vụ trả hồ sơ hành chính tận nhà giúp tiết kiệm thời gian, công sức đi lại và là cơ sở giúp UBND đánh giá thái độ làm việc của các phòng ban có bê trễ với người dân hay không để kịp thời chấn chỉnh.
Tuy nhiên, do phần mềm quản lý hồ sơ hành chính đang trong quá trình xây dựng và hiệu chỉnh dẫn đến tình trạng một số thông tin và nội dung trên phần mềm còn thiếu và chưa cập nhật, bổ sung kịp thời. Tình trạng một số cán bộ thuộc các phòng ban chuyên môn được phân công tham mưu thực hiện giải quyết TTHC khi hoàn thành xong bước nhiệm vụ của mình thì chỉ chuyển hồ sơ bằng văn bản giấy mà không thực hiện thao tác cập nhật và chuyển hồ sơ trên phần mềm cho cơ quan hoặc cá nhân xử lý tiếp theo trong quy trình dẫn tới các phòng ban chuyên tiếp theo không có thông tin để xử lý.
Để giải quyết vấn đề này, UBND thành phố cần tiếp tục thực hiện sửa đổi, bổ sung một số nội dung của phần mềm quản lý hồ sơ hành chính và cập nhật kịp thời để hoàn chỉnh phần mềm. Cụ thể như trong mục “Quá trình giải quyết hồ sơ hành chính”, bên cạnh nội dung “Tên cán bộ, công chức thụ lý hồ sơ” giải quyết TTHC cần bổ sung nội dung “Tên cơ quan, đơn vị giải quyết TTHC”. Việc bổ sung mục “Tên cơ quan, đơn vị giải quyết hồ sơ hành chính” nhằm giúp cán bộ, công chức thuận tiện trong việc theo dõi tình trạng giải quyết hồ sơ và cũng tạo thuận lợi cho người dân tra cứu hồ sơ trong thời gian tới. Người dân sẽ có thông tin rõ ràng hơn khi muốn tra cứu tình trạng hồ sơ của mình. Người dân có thể tra cứu thông tin hồ sơ của mình, biết được hồ sơ đang giải quyết ở đâu, do cán bộ nào thụ lý và thuộc
cơ quan đơn vị nào. Khi có thắc mắc về hồ sơ, người dân trực tiếp đến cơ quan đó để được giải đáp.
Khai thác quả hiệu quả phần mềm ứng dụng CNTT, kết nối phần mềm CNTT với xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu đầy đủ, tập trung, chính xác và ổn định. Thực hiện ứng dụng CNTT tối đa, hạn chế giải quyết TTHC bằng giấy tờ, giảm thiểu chi phí in ấn, tiết kiệm thời gian mà còn minh bạch, công khai trong xử lý công việc.
Để giải quyết tình trạng cán bộ, công chức giữ thói quen làm việc dựa trên giấy, ngại dùng công nghệ do sợ mất quyền kiểm soát, mất vai trò và khi công khai, minh bạch sẽ bị giám sát, UBND thành phố cần nhanh chóng triển khai các biện pháp như:
- Đẩy mạnh tuyên truyền nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của việc ứng dụng CNTT cho cán bộ, công chức. Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nâng cao trình độ công nghệ thông tin, ứng dụng phần mềm “một cửa điện tử”, kỹ năng thực hiện “một cửa điện tử”, “một cửa liên thông điện tử” cho cán bộ thực hiện nhiệm vụ tại bộ phận “một cửa” xã, thị trấn để thực hiện tốt hơn nhiệm vụ được giao.
- Lãnh đạo các phòng ban chuyên môn tiến hành hướng dẫn, đôn đốc cán bộ, công chức tại đơn vị mình nghiêm túc thực hiện việc áp dụng phần mềm một cửa điện tử tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả hồ sơ liên quan đến thủ tục hành chính cho các tổ chức, cá nhân; đảm bảo hồ sơ trả đúng hạn và trước thời hạn cao. Khuyến khích khen thưởng những cán bộ, công chức thực hiện tốt công tác ứng dụng CNTT trong cơ chế một cửa, một cửa liên thông và xử lý nghiêm các cán bộ, công chức không ứng dụng kịp thời CNTT, chậm trễ trong giải quyết hồ sơ cho người dân.
Tạo điều kiện cho các cá nhân và tổ chức giám sát quá trình giải quyết TTHC của cán bộ, công chức, tiếp thu các phản hồi từ phía nhân dân để phục vụ ngày càng tốt hơn.
- Thu hút, tuyển dụng nguồn nhân lực trẻ vào làm việc cho cơ quan. CNTT là lĩnh vực khoa học công nghệ đặc thù, luôn có sự thay đổi nhanh chóng. Vì vậy, để
ứng dụng có hiệu quả CNTT trong cơ chế một cửa, một cửa liên thông rất cần đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức giỏi về các kỹ năng CNTT, đặt biệt là công chức trẻ. Ưu điểm của đội ngũ cán bộ, công chức trẻ là tinh thần nhiệt huyết, có tính sáng tạo trong công việc, từ đó giúp cơ quan có thêm những ý tưởng sáng tạo, đổi mới, tạo ra sự đột phá, giúp cơ quan thích ứng được với những thay đổi, đặc biệt là những thay đổi trong thời đại bùng nổ CNTT như hiện nay. UBND thành phố cần đảm bảo điều kiện cho người trẻ được tham gia vào làm việc tại cơ quan, tạo cơ hội cho họ được cống hiến cho cơ quan.
Thứ ba, đẩy mạnh cung cấp dịch vụ công trực tuyến phù hợp với nhu cầu của người dân và doanh nghiệp
Cung ứng dịch vụ công trực tuyến là nội dung quan trọng trong thực hiện cải cách hành chính, góp phần nâng cao chất lượng phục vụ của cơ quan nhà nước. Hiện nay, dịch vụ công trực tuyến được chia thành 4 mức độ với mức độ 1 là mức độ đơn giản nhất và mức độ 4 là mức độ hoàn chỉnh nhất của dịch vụ công trực tuyến. Ở mức độ 4, người dùng được cung cấp dịch vụ hoàn chỉnh mà không cần đến gặp trực tiếp cơ quan, tổ chức. Như vậy, khi triển khai các dịch vụ công trực tuyến thì người dân, doanh nghiệp có thể kết nối dễ dàng với cơ quan nhà nước thông qua môi trường mạng. Qua đó, người dân được thụ hưởng dịch vụ thuận lợi, tiết kiệm chi phí cũng như thời gian đăng ký, làm các TTHC đặc biệt là tránh được tệ nạn nhũng nhiễu, quan liêu, phiền hà từ những công chức giải quyết TTHC. Đồng thời, việc cung ứng dịch vụ công trực tuyến giúp cơ quan nhà nước giảm tải được áp lực công việc, giải quyết công việc nhanh hơn, thuận tiện, khoa học hơn.
Với quyết tâm của Chính phủ trong việc thúc đẩy Chính phủ điện tử qua việc phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2016-2020 (Quyết định số 1819/QĐTTg ngày 26/10/2015 của Thủ tướng Chính phủ) và Nghị quyết về Chính phủ điện tử (Nghị quyết số 36a/NQ- CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ), trong năm 2016, số lượng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4 được các cơ quan cung cấp ngày càng tăng. Thông qua
dịch vụ công trực tuyến, người dân và doanh nghiệp đã giảm được nhiều thời gian, thuận lợi hơn khi thực hiện các thủ tục hành chính với các cơ quan nhà nước.
Dựa trên Kế hoạch số 43/KH- UBND ngày 20/4/2015 của UBND thành phố Thủ Dầu Một về ban hành Kế hoạch lộ trình cung ứng dịch vụ công trực tuyến trên trang thông tin điện tử UBND thành phố Thủ Dầu Một năm 2015, định hướng đến năm 2015 đã nêu rõ: từ nay đến năm 2020 phấn đấu đạt 80% dịch vụ công trực tuyến được cung cấp ở mức độ 3 và mức độ 4, đáp ứng nhu cầu thực tế, phục vụ người dân và doanh nghiệp, tiếp tục triển khai, nâng cấp các dịch vụ công trực tuyến ở mức độ 2 lên dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 và mức độ 4, đồng thời mở rộng, nâng cấp các lĩnh vực, thủ tục hành chính áp dụng dịch vụ công trực tuyến ở mức độ 3.
Tăng cường công tác kiểm tra trong cung cấp dịch vụ công trực tuyến nhằm phòng ngừa, ngăn chặn, bài trừ các hành vi nhũng nhiễu tiêu cực và nâng cao nhận thức, trách nhiệm của cán bộ, công chức trong quá trình giải quyết dịch vụ công. Qua đó phát hiện, chấn chỉnh và xử lý kịp thời những thiếu sót, sai phạm trong thực hiện cải cách hành chính trên địa bàn tỉnh.
Xây dựng và vận hành cổng thông tin điện tử phục vụ cung ứng dịch vụ công trực tuyến. UBND thành phố Thủ Dầu Một đã xây dựng và đưa vào hoạt động trang thông tin điện tử, tuy nhiên tình trạng trang thông tin điện tử còn thiếu tính cập nhật và không đầy đủ dữ liệu về hồ sơ, thủ tục liên quan đến dịch vụ công trực tuyến gây khó khăn trong cung ứng dịch vụ công trực tuyến và hiệu quả và việc giải quyết TTHC chưa cao. Để khắc phục tình trạng này, UBND thành phố Thủ Dầu Một cần tiến hành xây dựng và năng cấp trang thông tin điện tử thành phố, thường xuyên cập nhật tình hình giải quyết TTHC và đăng tải toàn bộ thông tin về dịch vụ công trực tuyến trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về TTHC. Thông tin về dịch vụ công trực tuyến phải được cập nhật, bổ sung, chỉnh sửa kịp thời ngay sau khi có sự thay đổi. Cổng thông tin điện tử của UBND thành phố phải có mục “Dịch vụ công trực tuyến” thông báo danh mục các dịch vụ công trực tuyến đang thực hiện và nêu rõ mức độ của dịch vụ. Các dịch vụ được tổ chức, phân loại theo ngành, lĩnh vực để thuận tiện
cho việc khai thác sử dụng phục vụ việc cung ứng dịch vụ công trực tuyến cho người dân và doanh nghiệp qua môi trường mạng.
Thứ tư, tiếp tục điều chỉnh, bổ sung và xây dựng hoàn chỉnh đề án “Tổ chức Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông