Đối với việc quản lý và triển khai hệ thống quản lý văn bản đến, văn bản đi và điều hành, sử dụng văn bản điện tử, ứng dụng CNTT được đẩy mạnh áp dụng. Trong thời gian qua, cổng thông tin điện tử Bộ Y tế được nâng cấp 19 chức năng và xây dựng bổ sung 22 chuyên mục, đến nay hoạt động tương đối ổn định. Trong năm 2017, Cổng thông tin điện tử Bộ Y tế đã cung cấp được hơn 3000 tin hoạt động của Lãnh đạo Bộ, tin hoạt động của địa phương, tin khác về lĩnh vực y tế, 22 văn bản quy phạm pháp luật và hơn 300 văn bản chỉ đạo điều hành. Cổng thông tin điện tử Bộ Y tế đã đóng góp một phần lớn vào hoạt động tuyên truyền chính thức các văn bản, thông tin liên quan đến lĩnh vực y tế cho người dân. Tính đến ngày 22/11/2017, số lượt truy cập đạt 45.959.501 lượt truy cập (Số liệu được thu thập trong quá trình khảo sát thực tiễn ứng dụng công nghệ thông tin và thực tiễn quản lý nhà nước tại cơ quan Bộ Y tế).
Việc trao đổi văn bản điện tử đã được thực hiện triển khai trong toàn đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ, các Sở Y tế, các bệnh viện tuyến tỉnh, nhằm giảm đáng kể chi phí, thời gian gửi nhận văn bản, tài liệu, tăng cường chức năng chỉ đạo, điều hành, mở rộng sự kết nối liên thông giữa các cấp. Phần mềm quản lý văn bản điện tử đảm bảo công văn đi/đến, lưu trữ, xử lý văn bản trên môi trường điện tử. Các văn bản thông thường gửi đi/đến qua hệ thống là 100% không còn sử dụng văn bản giấy. Hệ thống liên thông kết nối được với Văn phòng Chính phủ, gần 20 UBND các tỉnh/thành phố. Việc chỉ đạo, điều
hành của các cấp lãnh đạo qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành đều được xử lý trên mạng, công tác quản lý thông tin nội bộ hiệu quả, trao đổi dữ liệu và chia sẻ thông tin một cách dễ dàng. Việc truyền đạt các Thông báo, Chỉ thị của lãnh đạo tới các đơn vị nhanh chóng, kịp thời.
Tỉ lệ cấp hộp thư công vụ cơ quan Bộ theo @moh.gov.vn đạt 100% (không kể đội ngũ nhân lực ở bộ phận phục vụ bao gồm: tạp vụ, lái xe, lao công). Thực tế sử dụng đã phục vụ được cho giao dịch và gửi/nhận các văn bản cần thiết phối hợp công tác giữa các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ Y tế.
Về ứng dụng chữ ký số, Bộ Y tế đã triển khai ứng dụng chữ ký số đến tất cả các đơn vị, các lãnh đạo đơn vị thuộc cơ quan Bộ; đang triển khai đến các đơn vị trực thuộc Bộ; đã ứng dụng chữ ký số trong các phần mềm dịch vụ công trực tuyến của Bộ để trả kết quả trực tuyến cho doanh nghiệp; đã triển khai tích hợp một phần chữ ký số chuyên dùng vào Hệ thống quản lý văn bản điện tử và điều hành của Bộ.
Ngoài ra, các phần mềm ứng dụng khác được sử dụng như phần mềm kế toán là 100% các đơn vị sử dụng. Một số phần mềm khác như quản lý nhân sự, quản lý tài sản,… Tiếp tục xây dựng các phần mềm dùng chung, cơ sở dữ liệu chuyên ngành phục vụ công tác chuyên môn của Bộ.
Tháng 10/2013, Văn phòng Bộ Y tế đã phối hợp với Tập đoàn Viễn thông Quân đội Viettel triển khai thí điểm phần mềm hệ thống quản lý và điều hành văn bản điện tử tại cơ quan Bộ Y tế (Bao gồm các Vụ/Cục, Văn phòng Bộ và Thanh tra Bộ), đến tháng 4/2014, hệ thống đã chính thức đi vào hoạt động và kết nối liên thông gửi/nhận văn bản với Sở Y tế các tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương và tất cả các đơn vị trực thuộc. Sau hơn 01 năm triển khai sử dụng hệ thống, đã có rất nhiều ý kiến đóng góp, hiệu chỉnh tính năng kỹ thuật để hệ thống ngày một hoàn thiện hơn. Đến nay, phần lớn văn bản tại Bộ Y tế không còn lưu hành và xử lý văn bản giấy. Đồng thời, tại Bộ
Y tế, Sở Y tế và các đơn vị trực thuộc không còn tình trạng thất lạc công văn, công văn được gửi đến đơn vị ngay sau khi ban hành.
Hệ thống Quản lý văn bản điều hành của Bộ là hệ thống do đơn vị chuyên trách CNTT của Bộ quản lý, trang bị cho CBCCVC và các đơn vị phục vụ trong công việc trao đổi văn bản điện tử và điều hành (sau đây gọi là Hệ thống QLVBĐH dùng chung). Hệ thống QLVBĐH dùng riêng là hệ thống do các đơn vị của Bộ triển khai, trang bị cho CBCCVC và các đơn vị phục vụ trong công việc trao đổi văn bản điện tử và điều hành, do các đơn vị tự quản lý. Kết nối các hệ thống QLVBĐH là việc chuyển văn bản dưới dạng điện tử từ hệ thống QLVBĐH này đến hệ thống QLVBĐH khác.
Hiện trạng triển khai Hệ thống QLVBĐH của Bộ là Hệ thống dùng chung của Bộ đã được tất cả các đơn vị sử dụng chung. Qua đánh giá hiệu quả sử dụng Hệ thống QLVBĐH cho thấy:
- Tỉ lệ văn bản trao đổi giữa các đơn vị thuộc Bộ hoàn toàn dưới dạng điện tử: 100%
- Tỉ lệ văn bản trao đổi giữa các đơn vị thuộc Bộ dưới dạng điện tử và song song với văn bản giấy: 0 %
- Tỉ lệ Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ sử dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành trong xử lý công việc: 100%
Tổng số văn bản đi thống kê trên hệ thống QLVBĐH tại bộ phận Văn thư Bộ (gọi tắt là tổng số văn bản điện tử - ∑VBĐT): 16.763 văn bản. Tổng số văn bản đi thống kê trên Sổ đăng ký văn bản đi tại bộ phận Văn thư Bộ (gọi tắt là tổng số văn bản giấy - ∑VBG): 0 văn bản. Tỉ lệ giữa tổng số văn bản điện tử (∑VBĐT/ ∑VBG): 16.763/0.
2.3.4.1. Quy trình xử lý văn bản đến Văn phòng Bộ
Bảng 2.2. Quy trình Quản lý văn bản đến của Bộ Y tế Trách nhiệm thực hiện Trình tự thực hiện Các bước thực hiện Văn thư phòng Hành chính Bước 1 Trưởng phòng Hành chính Bước 2 Lãnh đạo Văn phòng Bộ Y Tế Bước 3 Lãnh đạo Bộ Y tế Bước 4 Thư ký lãnh đạo Bộ Bước 5 Lãnh đạo đơn vị Bước 6 Chuyên viên
được phân công Bước 7
Chuyên viên
được phân công Bước 8
(Nguồn: Quy trình Quản lý văn bản đến và văn bản đi ban hành kèm theo Quyết định số 4791/QĐ-BYT ngày 25/10/2017 của Bộ Y tế - QT.BYT.04)
b. Diễn giải lưu đồ
Bước 1: Văn thư Bộ tiếp nhận văn bản đến
Tiếp nhận văn bản đến
Lập hồ sơ công việc Phân công
xử lý VB
Gửi trả VB
Phân chuyển sơ bộ văn bản Phân, chuyển
văn bản đến
Chỉ đạo giải quyết
Lưu ý kiến chỉ đạo
Văn thư Bộ Y tế tiếp nhận và làm thủ tục tiếp nhận văn bản đến theo Quyết định số 4345/QĐ-BYT ngày 20/10/2015 của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc ban hành quy chế về công tác văn thư tại Bộ Y tế như sau:
- Phân loại theo đơn vị gửi; khối cơ quan gửi; mức độ khẩn, mật ...; - Đóng dấu “ĐẾN” vào khoảng trống dưới mục trích yếu hoặc khoảng trống trên đầu văn bản; ghi số văn bản, ngày đến Bộ Y tế vào dấu “ĐẾN” trên văn bản;
- Nhập vào chương trình Quản lý văn bản trên máy tính các dữ liệu của văn bản do Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, UBND, Sở Y tế các tỉnh/Thành phố trực thuộc Trung ương và các đơn vị trực thuộc Bộ gửi đến: Số văn bản đến, ngày đến, số hiệu văn bản, ngày văn bản, cơ quan gửi, cấp cơ quan gửi, trích yếu văn bản, loại văn bản, ghi chú; Văn bản đến từ các Ban của Đảng, cá nhân, giấy mời họp và các cơ quan khác Văn thư cơ quan vào sổ theo dõi. Để vào sổ văn bản đến Bộ Y tế, Văn thư Bộ thực hiện như sau:
+ Trường hợp vào sổ văn bản đến từ đơn vị ngoài: Văn thư Bộ thực hiện nhập thông tin văn bản và scan văn bản đưa vào hệ thống.
+ Trường hợp vào sổ văn bản nội bộ: Văn thư Bộ chọn văn bản trong menu Văn bản nội bộ và thực hiện vào sổ văn bản.
- Chuyển Trưởng phòng Hành chính các văn bản gửi Lãnh đạo Bộ, Bộ Y tế để phân loại, xử lý sơ bộ; Xin ý kiến xử lý cho Lãnh đạo Văn phòng Bộ/Trưởng phòng Hành chính nếu văn bản không ghi địa chỉ người nhận. Lãnh đạo văn phòng Bộ/Trưởng phòng Hành chính có thể thực hiện trình lên Lãnh đạo Bộ hoặc chuyển đến đơn vị (Vụ/ Cục/Thanh tra). Nếu văn bản ghi địa chỉ đơn vị nhận. Văn thư thực hiện chuyển xử lý cho đơn vị (Văn thư đơn vị nhận); Thực hiện thu hồi văn bản khi Trình xử lý không đúng đơn vị xử lý, Lãnh đạo xử lý.
lại số văn bản, tên cơ quan gửi và báo cáo ngay Lãnh đạo Văn phòng biết để có ý kiến xử lý. Đối với các loại văn bản hoả tốc có hẹn giờ gửi đến Bộ Y Tế ngoài giờ hành chính thì Nhân viên bảo vệ của Bộ Y Tế báo cáo ngay Lãnh đạo Văn phòng cho ý kiến xử lý;
- Đối với các văn bản có đóng dấu Mật (C), Tối mật (B), Tuyệt mật (A) và các bì có hàng chữ “Chỉ người có tên trên bì mới được bóc” Văn thư cơ quan không mở mà chỉ ghi số văn bản, tên cơ quan gửi văn bản vào sổ theo dõi Văn bản mật dến và đóng dấu “ĐẾN” trên bì sau đó trình Lãnh đạo Văn phòng xử lý.
Bước 2: Trưởng phòng Hành chính phân chuyển sơ bộ văn bản
Trưởng phòng Hành chính xử lý sơ bộ các văn bản đến như sau:
-Gửi trả lại đối với những văn bản mắc lỗi quan trọng như không đóng dấu, không có số văn bản, ngày, tháng, năm…;
-Trình Lãnh đạo Văn phòng các văn bản gửi Lãnh đạo Bộ, Cơ quan Bộ Y tế.
Bước 3: Lãnh đạo Văn phòng Bộ phân, chuyển văn bản đến
- Lãnh đạo Văn phòng chuyển trực tiếp các văn bản đến liên quan tới các công việc mà các đơn vị có thể tự giải quyết theo chức năng, nhiệm vụ được giao (phân công). Đối với các văn bản gửi trực tiếp Văn phòng, Lãnh đạo Văn phòng ghi ý kiến chỉ đạo và chuyển trực tiếp cho các Phòng, đơn vị thuộc Văn phòng Bộ;
- Đối với các văn bản liên quan tới các công việc mới phát sinh, các việc quan trọng cần ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ thì Lãnh đạo Văn phòng trình Lãnh đạo Bộ.
Bước 4: Lãnh đạo Bộ chỉ đạo giải quyết
Lãnh đạo Bộ sau khi nghiên cứu văn bản, ghi ý kiến chỉ đạo, đơn vị và thời hạn giải quyết, chuyển thư ký Lãnh đạo Bộ ghi và theo dõi việc triển khai
ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ.
Bước 5: Thư ký lãnh đạo Bộ lưu ý kiến chỉ đạo
Thư ký của Lãnh đạo Bộ căn cứ ý kiến chỉ đạo, ghi nhận vào sổ theo dõi các thông tin: đơn vị giải quyết; ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ; thời hạn giải quyết và chuyển văn bản cho văn thư phòng Tổng hợp chuyển lại cho Phòng Hành chính để chuyển tới các đơn vị.
Bước 6: Lãnh đạo các đơn vị phân công xử lý văn bản
-Văn thư đơn vị nhận văn bản và ký sổ giao nhận văn bản của các đơn vị sau đó trình lãnh đạo các đơn vị chỉ đạo giải quyết;
-Lãnh đạo các đơn vị ghi ý kiến xử lý và phân công các chuyên viên giải quyết;
-Văn thư đơn vị chuyển văn bản cho các chuyên viên để xử lý, giải quyết sau khi nhận ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo đơn vị.
Bước 7: Chuyên viên được phân công xử lý văn bản
Các chuyên viên được phân công giải quyết tiến hành nghiên cứu văn bản, thu thập các tài liệu, văn bản tham khảo và tiến hành các biện pháp xử lý thích hợp, báo cáo kết quả xử lý cho lãnh đạo đơn vị.
Bước 8: Chuyên viên được phân công lập hồ sơ công việc
- Các chuyên viên thụ lý phải lập "Hồ sơ công việc" đối với những công việc được phân công xử lý, giải quyết;
- Mỗi bộ hồ sơ công việc gồm có: Tờ bìa hồ sơ, trong có ghi tiêu đề hồ sơ; danh mục văn bản có trong hồ sơ; các văn bản, tài liệu được hệ thống theo thứ tự thời gian và mối liên hệ giữa các văn bản phản ánh rõ sự việc trong hồ sơ; tờ kết thúc hồ sơ.
Nhận xét: Trong quá trình khảo sát, nghiên cứu quy trình xử lý văn bản tại Bộ Y tế theo quy định đã được ban hành, các quy định này đã được chuẩn hóa, học viên nhận thấy tính ưu việt của việc ứng dụng CNTT trong cải
cách thủ tục hành chính, đặc biệt là rút gọn các quy trình xử lý văn bản (trước đây khi chưa triển khai ứng dụng CNTT, văn bản đến được xử lý bằng phương pháp thủ công, văn bản chuyển đến cán bộ, chuyên viên xử lý phải mất đến 03 ngày làm việc. Hiện nay quy trình này chỉ còn tối đa là 01 ngày làm việc. Rất nhiều văn bản được gửi ngay cho người xử lý chỉ bằng một vài thao tác trên phần mềm ứng dụng), hạn chế các thủ tục, tiết kiệm được rất nhiều thời gian xử lý văn bản, tăng số lượng văn bản cần xử lý, tránh bị thất lạc văn bản, phiền hà, nhũng nhiễu, tăng tính bảo mật đồng thời có thể xử lý văn bản bất kỳ ở đâu thông qua điện thoại thông minh, máy tính bảng có kết nối Internet.
2.3.4.2. Quy trình xử lý văn bản đến các đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ
Bảng 2.3. Quy trình quản lý văn bản đến tại các đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ
Quy trình xử lý văn bản đến tại Cục
Bước thực hiện Trình tự thực hiện Người thực hiện Văn bản đến tại VP Bộ Văn bản đến tại đơn vị Tiếp nhận và vào sổ VB đến Văn thư Cục
LĐ văn phòng Cục Tham mưu cho LĐ
Cục, Phân công
Cho ý kiến chị đạo , phân công xử lý Cục Trưởng Lãnh đạo Phòng Chuyên viên Phân công xử lý Xử lý văn bản đến Phân công Bước 1 Bước 2 Bước 3 Bước 5 Bước 6 Chuyển xử lý
Cục Phó Phân công xử lý Bước 4
Chuyển xử lý
(Nguồn: Học viênkhảo sát tại Văn thư của Bộ Y tế và các đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ)
Bước 1: Văn thư của các đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ
Văn thư của các đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ thực hiện vào sổ văn bản đến từ văn phòng Bộ, scan và nhập văn bản bản đến tại đơn vị. Văn thư có thể trình xử lý theo các trường hợp sau:
-Trường hợp 1: Trình lên Lãnh đạo các đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ hoặc Lãnh đạo văn phòng các đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ để xin ý kiến chỉ đạo và phân công xử lý.
-Trường hợp 2: Chuyển cho Lãnh đạo Phòng, Chuyên viên để thực hiện xử lý khi đã có ý kiến của Lãnh đạo các đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ, Lãnh đạo Văn phòng các đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ.
Bước 2: Lãnh đạo Văn phòng các đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ
Lãnh đạo Văn phòng các đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ, khi văn thư chuyển xử lý văn bản đến Lãnh đạo các đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ thì mặc định Lãnh Đạo Văn Phòng các đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ cũng nhận được văn bản và có thể xử lý như sau: Lãnh đạo văn phòng các đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ được tham mưu cho Lãnh đạo các đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ. Lãnh đạo Văn phòng các đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ có thể phân công xử lý văn