Tác giả đã tiến hành phỏng vấn cá nhân chuyên sâu bán cấu trúc, trong đó có 9 cán bộ, giảng viên tham gia là các đối tượng phụ trách vấn đề lập kế hoạch hoạt động truyền thông và các cán bộ, giảng viên ở các bộ phận đã từng tham gia việc thực hiện các hoạt động truyền thông phục vụ cho công tác tuyển sinh. Các cuộc phỏng vấn được diễn ra trong khuôn viên của Trường Đại học Phenikaa, dựa vào bảng hướng dẫn và đều được ghi chép lại (Chi tiết xem thêm phụ lục 1, tr.88 và phụ lục 2, tr89).
Các chủ điểm cho cán bộ quản lý:
- Mức độ nhận thức của các cán bộ quản lý của Trường Đại học Phenikaa về vai trò, tầm quan trọng của truyền thông.
32 -Các công việc phải thực hiện trong quá trình lập và thực hiện kế hoạch truyền thông tuyển sinh.
-Các công cụ truyền thông mà trường đã áp dụng, việc phối hợp các công cụ truyền thông.
-Các lượng lực được huy động tham gia vào quá trình truyền thông. -Ưu điểm và nhược điểm của từng công cụ truyền thông.
Chủ đề thứ nhất, khi phỏng vấn 9 cán bộ, giảng viên về mức độ nhận thức của cán bộ quản lý, giảng viên về vai trò, tầm quan trọng của truyền thông đã thu được kết quả phản ánh mức độ nhận thức ở bảng 2.1.
Bảng 2. 1: Mức độ nhận thức về tầm quan trọng của truyền thông Nội dung cụ thể Số lượng phát biểu thu thập được
Truyền thông rất quan trọng 7/9
Truyền thông quan trọng 2/9
Truyền thông không quan trọng 0/9
Truyền thông giúp tuyển được nhiều sinh
viên 9/9
Gây dựng thương hiệu 9/9
Hiểu hơn về người học 5/9
Tìm hiểu đối thủ cạnh tranh 3/9
(Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả) Qua bảng 2.1, ta thấy, tất cả 9 cán bộ, giảng viên của Trường đều nhận thức được tầm quan trọng của truyền thông, không có ai không hiểu được tầm quan trọng của nó trong tuyển sinh. Kết quả trên cho ta thấy ngoài việc đề cao vai trò giúp cho trường tuyển sinh được nhiều sinh viên hơn thì họ khẳng định thêm các vai trò khác của truyền thông như giúp hiểu hơn về người học, xây dựng thương hiệu, tìm hiểu đối thủ cạnh tranh.
Chủ đề thứ hai và chủ đề thứ 3 khi phỏng vấn cán bộ, giảng viên về các công việc phải thực hiện trong quy trình lập kế hoạch truyền thông, về các công cụ truyền thông mà Trường đang thực hiện và việc phối hợp các công cụ truyền thông đã thu được kết quả ở bảng 2.2 và 2.3.
33
Bảng 2. 2: Các bước trong quy trình truyền thông Nội dung
cụ thể
Số lượng phát biểu thu thập được
Xác định công chúng mục tiêu 9/9
Xác định mục tiêu truyền thông 9/9
Thiết kế thông điệp truyền thông 9/9
Lựa chọn các kênh truyền thông 9/9
Xác định ngân sách truyền thông 9/9
Quyết định về hệ thống truyền thông 9/9
Đánh giá kế hoạch truyền thông 9/9
(Nguồn: Kết quả khảo sát của luận văn, 2019)
Bảng 2. 3:Các công cụ truyền thông mà Trường đang sử dụng
Nội dung cụ thể Số lượng phát biểu
thu thập được
Quảng cáo (trên truyền thanh VOV giao thông và truyền hình trung ương VTV3), trên các trang website, facebook…
9/9
Bán hàng cá nhân (Mỗi giảng viên giao nhiệm vụ phải giới thiệu 3 sinh viên vào trường học, ai giới thiệu được 10 sinh viên thì được thưởng)
9/9
Kích thích tiêu thụ (Mang hồ sơ tuyển sinh đến tận các
trường THPT phát miễn phí cho học sinh) 9/9 Marketing trực tiếp (Tư vấn tuyển sinh của giảng viên,
sinh viên tại các trường THPT) 9/9
Quan hệ công chúng (tổ chức các buổi lễ phát bằng tốt
nghiệp, tổ chức ăn tất niên cho sinh viên toàn trường) 7/9
(Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả) Qua bảng 2.2 và 2.3, ta thấy cán bộ, giảng viên nhà trường đều nắm rõ các công cụ truyền thông và kế hoạch quy trình truyền thông mà Trường đang sử dụng để tuyển sinh. Dựa vào kết quả phỏng vấn, tác giả nắm chắc hơn về các nội dung của từng công cụ truyền thông, những công cụ được sử dụng chính hiện nay là quảng cáo, bán hàng cá nhân đang được đề cao, sinh viên và cựu sinh viên của
34 Trường được quan tâm nhiều nhất trong việc tuyền truyền tuyển sinh phục vụ cho mùa tuyển sinh năm 2019 và các năm tiếp theo.
Chủ đề thứ tư, khi phỏng vấn 9 cán bộ, giảng viên về các lực lượng được huy động tham gia vào quá trình truyền thông của Trường đã thu được kết quả các lực lượng tham gia ở bảng 2.4.
Bảng 2. 4: Các lực lượng tham gia vào quá trình truyền thông
Nội dung cụ thể Số lượng phát biểu thu
thập được
Phòng truyền thông và tuyển sinh 7/9
Phòng công tác học sinh, sinh viên 9/9
Giảng viên tham gia tuyển sinh 9/9
Ban tạp chí 8/9
Sinh viên 7/9
Cựu sinh viên 6/9
(Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả)
Chủ đề thứ năm, khi phỏng vấn cán bộ, giảng viên về ưu điểm và nhược điểm của từng công cụ truyền thông của Trường, kết quả nhận xét như sau.
Bảng 2. 5:Ưu điểm và nhược điểm của từng công cụ truyền thông
Nội dung cụ thể Số lượng phát biểu
thu thập được
Cựu sinh viên và sinh viên truyền thông thì độ tin cậy cao
hơn quảng cáo 6/9
Dùng facebook thì đưa được thông tin nhanh, quảng bá
cho đối tượng rộng hơn cựu sinh viên và sinh viên 2/9 Nhược điểm của facebook là một số đối tượng có thể lợi
dụng facebook để đưa các thông tin thất thiệt cho Trường 4/9 Dùng hình thức tư vấn trực tiếp thì trả lời các câu hỏi thắc
mắc của sinh viên 5/9
Hình thức tư vấn tuyển sinh trả lời được các câu hỏi khó 6/9
Quảng cáo là kênh truyền thông có hiệu quả cao nhất 5/9
Tuyên truyền tuyển sinh tại các trường THPT tốn
thời gian, hiệu quả thấp 4/9
35 Qua bảng 2.5 ta thấy các câu trả lời đều dựa trên quan điểm đề cao việc tuyên truyền cho mục đích tuyển sinh của các em sinh viên đang học hiện nay và các em sinh viên đã ra trường từ những năm trước. Các câu trả lời đều cho rằng việc tư vấn tuyển sinh trực tiếp tại các trường THPT là không hiệu quả.
Kết luận:
Ưu điểm:
- Các hoạt động truyền thông của Trường rất đa dạng, nhiều lực lượng tham gia vào quá trình truyền thông phục vụ cho công tác tuyển sinh.
- Ban lãnh đạo nhà trường đã hiểu rõ về tầm quan trọng của hoạt động truyền thông, đã đầu tư rất nhiều công sức và có chiến lược dài hạn từ năm tuyển sinh này sang năm khác.
- Công tác truyền thông được thực hiện theo đúng kế hoạch, nội dung, phương thức mà Ban giám hiệu phê duyệt.
- Phương thức tuyển sinh phù hợp với khung tuyển sinh của Bộ giáo dục, phù hợp với tình hình cụ thể của từng địa phương.
- Nhận được sự hỗ trợ tài chính từ Tập đoàn và Nhà trường, sự bổ sung kịp thời về nhân sự từ Tập đoàn trong việc triển khai công tác tuyển sinh và truyền thông.
- Sự tham gia nhiệt tình, sự phối hợp và trao đổi thông tin giữa các phòng ban của cán bộ, giảng viên của toàn Trường trong việc kết nối với các trường THPT và tư vấn tuyển sinh.
- Ngôn ngữ, hình ảnh truyền thông đơn giản, dễ hiểu, thu hút, hình ảnh truyền thông đẹp, bắt mắt, theo đúng quy chuẩn về nhận diện thương hiệu.
Hạn chế
- Thương hiệu Trường Đại học Phenikaa còn mới và chưa được nhiều người biết đến, chưa nhận được sự quan tâm và tin tưởng từ các bậc phụ huynh, thí sinh và giáo viên THPT.
- Cơ sở hạ tầng của Trường còn đang trong quá trình xây dựng; cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho việc giảng dạy, nghiên cứu và học tập còn thiếu thốn, làm ảnh hưởng đến việc quảng bá hình ảnh của Trường.
- Sự liên kết giữa Trường và các trường THPT mới được xây dựng thông qua các mối quan hệ cá nhân bởi một số cán bộ, giảng viên của Trường.
36 - Số lượng cán bộ giảng viên của các Khoa còn ít, gây nhiều khó khăn trong việc giới thiệu và giải đáp thắc mắc của nhiều phụ huynh và thí sinh về đội ngũ giảng viên của Trường trong quá trình tư vấn tuyển sinh.