Sau khi đánh giá, phân tích thực trạng công tác truyền thông tuyển sinh tại Trường Đại học Phenikaa trong những năm gần đây, có thể thấy rằng vai trò quan trọng của công tác truyền thông tuyển sinh không chỉ xét trên phương diện lý thuyết mà vai trò của nó cũng được khẳng định trên thực tế tại Trường Đại học Phenikaa. Tuy nhiên công tác truyền thông tuyển sinh của Trường Đại học Phenikaa ngoài các kết quả đạt được vẫn còn một số tồn tại, hạn chế thông qua các số liệu thống kê, phân tích như ở trên. Qua việc tìm hiểu nguyên nhân của hạn chế, tồn tại và căn cứ tình hình thực tế của phòng Truyền thông & Tuyển sinh - Trường Đại học Phenikaa, xin đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu quả của công tác truyền thông tuyển sinh tại Trường Đại học Phenikaa trong thời gian tới.
64
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TRUYỀN THÔNG TUYỂN SINH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC PHENIKAA 3.1. Định hướng phát triển và mục tiêu của trường giai đoạn 2021 - 2025
Định hướng của Trường tuyển dụng đủ số lượng và không ngừng nâng cao chất lượng đội ngũ giảng viên là nhân tố quyết định đến vị thế, thương hiệu và sự phát triển bền vững cho Nhà trường. Chiến lược phát triển Nhà trường giai đoạn 2021 - 2025 đã được đặt ra rõ ràng, công tác phát triển đội ngũ được coi là khâu đột phá hết sức quan trọng, đó là: “Phát triển đội ngũ cán bộ giảng viên đảm bảo đủ về số lượng, đồng bộ về cơ cấu và đạt chuẩn về chất lượng đáp ứng nhu cầu đào tạo đại học vừa tăng quy mô vừa nâng cao chất lượng và hiệu quả đào tạo…”
Trường Đại học Phenikaa đã quyết tâm trở thành ngôi trường đại học đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp, từng bước khẳng định thương hiệu của trường từ năm 2015 - 2020, các sản phẩm về đào tạo, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ của trường được xã hội thừa nhận; một số sản phẩm về đào tạo chất lượng cao của nhà trường được quốc tế biết đến.
Trong năm 2019, Trường Đại học Phenikaa đã lọt vào TOP 10 trong Bảng xếp hạng Nature Index 2019. Đến năm 2030, Trường đặt mục tiêu trở thành Trường đại học vào top 100 trường tốt nhất châu Á.
3.2. Đề xuất một số giải pháp
3.2.1. Giải pháp hoàn thiện quy trình truyền thông tuyển sinh
Căn cứ đề xuất giải pháp: Quy trình truyền thông tuyển sinh của trường chưa đem lại hiệu quả cao.
Mục tiêu của giải pháp: Xây dựng và kiểm soát quy trình truyền thông tuyển sinh mới, phù hợp và đem lại hiệu quả cao.
Nội dung của giải pháp:
Xác định nhu cầu, mong muốn của học sinh, phụ huynh học sinh hiện nay. Xác định năng lực vốn có của nguồn nhân sự hiện tại, để từ đó xây dựng quy trình, kế hoạch phân công công việc một cách hợp lý phù hợp với chuyên môn yêu cầu và năng lực vốn có của cán bộ, giảng viên.
Việc thực hiện kế hoạch truyền thông cần thực hiện sớm hơn vào tháng 1 để có thể tận dụng được các cơ hội đầu tiên khi các em chưa biết nhiều về các
65 trường, thời gian nhiều để tổ chức nhiều đợt tư vấn tuyển sinh tại các trường THPT, đưa thông tin về phương án tuyển sinh, hình thức tuyển sinh cho các em học sinh phổ thông và phụ huynh biết.
Trường cần phải bổ sung thêm mục tiêu bảo vệ uy tín của nhà Trường trước công luận đây là mục tiêu quan trọng nhất, nếu nhà trường mà mất uy tín, lộn xộn thì các bậc phụ huynh sẽ không lựa chọn ngôi trường đó cho con em họ học tập.
Thiết kế lại thông điệp
Theo tác giả, Trường cần tập trung vào hai thông điệp chính quan trọng nhất đó là chất lượng đào tạo và ngành nghề đào tạo của Trường. Thông điệp về các biện pháp nâng cao chất lượng dạy và học là thông điệp mà học sinh phổ thông, phụ huynh muốn nghe nhiều nhất, muốn theo dõi các chuyển biến của nhà Trường. Thông điệp về ngành nghề đào tạo của nhà Trường lên xác định tên chuẩn, chính xác dựa trên việc tích hợp nhiều chuyên ngành, ngành tạo ra các sản phẩm đào tạo khác biệt so với các sản phẩm đào tạo của các Trường khác. Đối với mỗi một ngành, lĩnh vực nên thiết kế thông điệp riêng cho từng ngành đào tạo nhỏ bên trong nhằm tạo ra sự khác biệt giữa các chuyên ngành đào tạo. Việc tạo ra sự khác biệt là yêu cầu lớn nhất trong việc thiết kế thông điệp truyền thông hiện nay của Trường Đại học Phenikaa với tư cách là một trường mới được thành lập, đi sau hàng 20 đến 30 năm so với các trường Đại học khác trong cả nước. Thông điệp về học phí, về quản lý sinh viên không phải là thông điệp quan trọng lắm.
Lựa chọn các kênh truyền thông
Việc lựa chọn kênh truyền thông hiện nay cần mang tính khoa học, không mang tính tùy tiện. Việc tích hợp các kênh truyền thông cần được chú trọng nhằm phát huy các điểm mạnh và điểm yếu của các công cụ truyền thông.
Trường nên tập trung vào các kênh truyền thông gián tiếp vì đây là các kênh có kết quả nghiên cứu được nhiều học sinh phổ thông sử dụng. Ngoài ra, học sinh phổ thông hiện nay vẫn coi cuốn những điều cần biết về tuyển sinh đại học, cao đẳng là kênh thông tin hiệu quả để tìm hiểu các thông tin về ngành học, chuyên ngành và là căn cứ để so sánh thông tin tuyển sinh của trường này với trường khác. Do đó nhà trường vẫn nên tập trung và đầu tư cho hoạt động in ấn.
66 Kênh truyền thông mà học sinh phổ thông hay sử dụng là mạng Internet, nhưng kết quả nghiên cứu sơ cấp lại chỉ ra kết quả ngược lại, có quá ít các em biết đến trang facebook của Trường. Với tỷ lệ học sinh phổ thông sử dụng Facebook, đây vẫn là kênh truyền thông hiệu quả trong tương lai, Nhà trường cần tăng cường, đẩy mạnh quảng cáo, cập nhật liên tục các thông tin về tuyển sinh trên trang facebook.
Xây dựng ngân sách cho hoạt động truyền thông
Ngân sách truyền thông nhà trường nên xây dựng ngay từ đầu mùa tuyển sinh, coi đây là khoản đầu tư cho công việc đào tạo hiện nay.
Kết hợp các chiến lược truyền thông
Thay vì thực hiện rời rạc các chiến lược truyền thông, Trường Đại học Phenikaa nên thực hiện kết hợp cả hai chiến lược đẩy và kéo, chuyển trọng tâm từ chiến lược đẩy sang chiến lược kéo thông qua các hình thức miễn giảm học phí và cấp học bổng cho học sinh phổ thông đăng ký vào học.
Đánh giá kết quả của hoạt động truyền thông tuyển sinh
Trường nên dựa vào các tiêu chí định lượng để đánh giá được kết quả của hoạt động truyền thông tuyển sinh, kết quả đánh giá này lại tạo ra một quy trình truyền thông mới cho năm tuyển sinh tiếp theo.
Nội dung phân tích đánh giá kết quả của hoạt động truyền thông tuyển sinh cần đưa ra được những vấn đề sau:
- Kết quả của hoạt động truyền thông tuyển sinh hiện tại.
- Tỷ lệ phần trăm phụ huynh học sinh, học sinh phổ thông biết đến trường
là bao nhiêu?
- Tỷ lệ phần trăm học sinh phổ thông, phụ huynh học sinh tin tưởng vào
tính chính xác của nội dung truyền thông
- Tỷ lệ phần trăm hồ sơ tuyển sinh thu được qua hoạt động tư vấn tuyển sinh,
qua bán hàng trực tiếp, qua hoạt động khuyến mại,….
- Thuyết phục được thêm bao nhiêu phần trăm so với năm trước
- So sánh và đưa ra nguyên nhân vì sao hoạt động truyền thông tuyển sinh
năm nay thành công/không thành công so với năm trước
67
Các lợi ích của giải pháp:
Việc kiểm soát được quy trình truyền thông tuyển sinh, theo dõi và điều chỉnh kế hoạch truyền thông giúp cho nhà trường một số lợi ích như:
- Nâng cao chất lượng truyền thông tuyển sinh.
- Thiết kế lại thông điệp sẽ giúp học sinh và phụ huynh học sinh ghi nhớ về giá trị cốt lõi mà nhà trường đem lại, nâng cao lòng tin của học sinh và phụ huynh, góp phần làm tăng số lượng hồ sơ và tăng số lượng sinh viên làm thủ tục nhập học.
- Có báo cáo, phân tích kết quả chi tiết, đưa ra các giải pháp, làm tiền đề cho kế hoạch truyền thông trong năm tới.
3.2.2. Xây dựng lại các kế hoạch PR, truyền thông tuyển sinh
Căn cứ đề xuất giải pháp: Kế hoạch PR, truyền thông cũ của nhà trường không phù hợp với đối tượng học sinh, sinh viên.
Mục tiêu của giải pháp: Xây dựng và triển khai các kế hoạch PR, lựa chọn các kênh truyền thông phù hợp, đem lại hiệu quả cao.
Nội dung của giải pháp:
Thứ nhất, quảng cáo trên các trang mạng xã hội là các kênh truyền thông thu hút được nhiều sự chú ý của học sinh, sinh viên cả trong hiện tại và trong tương lai. Số lượng học sinh phổ thông tìm hiểu về trường qua kênh truyền hình, truyền thanh là rất ít, người chủ yếu tìm hiểu qua hai kênh này là phụ huynh học sinh. Tuy nhiên đây lại là đối tượng đóng vai trò quan trọng trong quyết định học trường đại học nào. Do đó cần đẩy mạnh quảng cáo trên các trang mạng xã hội; không nên đầu tư quá nhiều vào kênh quảng cáo truyền hình nhưng vẫn cần phải có.
Để tránh sự khô khan, nhàm chán Trường nên đưa thêm các đoạn video do sinh viên nói về hoạt động đào tạo, chất lượng đào tạo hay các hoạt động ngoại khóa của nhà Trường, các buổi với chuyện của các chuyên gia về các chủ để kinh tế, kỹ thuật tại Trường đăng tải các đoạn băng này lên trang facebook, trang youtube và các trang mạng xã hội khác. Thông tin đưa lên các trang website, trang facebook nên phong phú đa dạng, nhiều thông tin mới, học sinh phổ thông quan tâm. Các trang faccebook cá nhân của bản thân các cán bộ, giảng viên, nhân viên trong nhà Trường được sử dụng là công cụ truyền thông hiệu quả.
68 Qua kết quả nghiên cứu tác giả thấy sử dụng kênh truyền thông hiệu quả hiện nay là việc kết hợp giữa việc sử dụng truyền thông mạng xã hội kết hợp với hội cựu sinh viên của Trường. Do học sinh hiện nay ngoài quan tâm đến học tập còn quan tâm đến môi trường hoạt động năng động được thể hiện sức sáng tạo của sinh viên. Cho nên Trường nên xây dựng các trang facebook để các sinh viên đã hoặc đang học tại Trường có thể chia sẻ các tình cảm, niềm vui và hình ảnh sinh động, hài ước của họ từ khi vào Trường đến khi ra Trường, đi làm sau này. Những hình ảnh đó là công cụ thay vạn lời nói của các cán bộ, giảng viên đang giảng dạy trong Trường đừng để chúng ta nói tốt về chúng ta hãy để người khác đánh giá chúng ta tốt có hiệu quả hơn.
Đặt các tấm băng rôn ở cổng trường và ở các trường THPT, ở các khu vực đông dân cư nhiều người đi lại. Đặt thêm các tấm bảng quảng cáo đầy màu sắc, hình ảnh vui vẻ, gương mặt tươi vui của sinh viên Trường Đại học Phenikaa ở các khu vực trung tâm của trường.
Thứ hai, Trường nên gia tăng ngân sách cho hoạt động kích thích tiêu thụ, ngoài ra trường lên xây dựng ngân sách cho việc kích thích tiêu thụ cho chính bản thân các em sinh viên đăng ký học, tăng cường việc miễn giảm học phí và trợ cấp cho các hoàn cảnh khó khăn.
Thứ ba, theo tác giả công cụ bán hàng cá nhân hiện nay là một công cụ truyền thông được nhiều trường Đại học sử dụng tuy nhiên nếu sử dụng nên khắc phục nhược điểm là không phải tất cả các cán bộ, giảng viên, nhân viên trong toàn Trường đều hiểu rõ về sản phẩm, các bước tạo ra sản phẩm đào tạo. Bên cạnh đó Trường nên lựa chọn trong số giảng viên nhanh nhẹn, tháo vát, am hiểu về hoạt động truyền thông làm nhóm trưởng chứ không chọn lọc theo cảm tính.
Thứ tư, hoạt động quan hệ công chúng lên mở rộng phạm vi ảnh hưởng trong phạm vi lớn hơn trong phạm vi toàn quốc. Nội dung của hoạt động quan hệ công chúng nên phong phú, đa dạng, phù hợp với mục tiêu. Nhà trường nên đầu tư nhiều cho việc thời gian, công sức cho việc tham gia các hội thi mang tính chất kiến thức như cuộc thi robocom do đài truyền hình Việt Nam tổ chức, cuộc thi về viết các đề tài nghiên cứu khoa học của sinh viên,…
Thứ năm, hoạt động tư vấn tuyển sinh của nhà trường tại các trường THPT diễn ra sớm, theo tác giả không lên tư vấn vào lúc học sinh đến nhận hồ sơ, nhận
69 kết quả học tập lúc đấy các em học sinh mải nói chuyện về điểm thi, về chọn Trường nên không nghe các nội dung tư vấn. Hơn nữa, lúc đó các em đã xác định trong đầu mình là với mức điểm của mình thì chọn trường nào, hơn nên tốt nhất lên tư vấn vào lúc chào cờ học sinh tập trung hơn, thời gian tốt nhất để trả lời các câu hỏi, ghi dấu ấn trong đầu học sinh. Trước khi xuống tư vấn tại các trường các cán bộ, giảng viên phải được tập huấn để biết mình đi xuống đấy nói gì, trả lời các câu hỏi của học sinh, phụ huynh ra sao. Trường lên phát cho mỗi cán bộ tư vấn quyển sách hướng dẫn quy trình tư vấn, các nội dung truyền thông, tổ chức các buổi tập huấn về công tác tư vấn tuyển sinh.
Thứ 6, Tổ chức chuỗi sự kiện Phenikaa Campus Tour
Nhằm hỗ trợ học sinh THPT vững tin bước vào kỳ thi THPT Quốc gia và xét tuyển Đại học, Cao đẳng năm 2020 đồng thời có quyết định lựa chọn ngành nghề đúng đắn, Trường Đại học Phenikaa tổ chức chương trình trải nghiệm
“Phenikaa Campus Tour” trong khoảng thời gian 12/1- 5/4 hàng năm. Đây là sự kiện trải nghiệm thực tế dành cho các em học sinh THPT trên địa bàn thành phố Hà Nội và các tỉnh/thành lân cận nhằm chuẩn bị hành trang cho các em tham dự kỳ thi THPT Quốc gia sắp tới.
Các lợi ích của giải pháp:
Việc xây dựng lại các kế hoạch PR, truyền thông tuyển sinh giúp cho nhà trường một số lợi ích như:
- Nâng cao chất lượng truyền thông tuyển sinh.
- Xác định đúng phân khúc đối tượng mà nhà trường nhắm tới
- Tiết kiệm chi phí truyền thông, tránh lãng phí vào các kênh truyền thông không đem lại hiệu quả cao.
3.2.3. Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ, giảng viên, nhân viên trong nhà trường nhân viên trong nhà trường
Căn cứ đề xuất giải pháp: Trình độ chuyên môn nghiệp vụ và năng lực truyền thông tuyển sinh của cán bộ, giảng viên, nhân viên còn yếu.
Mục tiêu của giải pháp: Xây dựng đội ngũ cán bộ quản lí, giảng viên, nhân viên theo hướng chuẩn hoá về trình độ đào tạo và chuyên môn nghiệp vụ, nâng cao chất lượng toàn diện, đảm bảo số lượng, đồng bộ về cơ cấu. Đặc biệt chú trọng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, biết khai thác, sử dụng công
70 nghệ thông tin, thiết bị dạy học hiện đại phục vụ hoạt động dạy học và nghiên cứu khoa học, đáp ứng nhu cầu phát triển giáo dục trong thời kì đẩy mạnh sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá và hội nhập.
Nội dung của giải pháp:
Tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ, giảng viên, nhân viên tự học, tự bồi dưỡng, đào tạo tập trung nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ đạt và vượt chuẩn theo qui định (chế độ, chính sách khuyến khích cụ thể được qui định trong Quy chế chi tiêu nội bộ hàng năm). Mời các vị chuyên gia đầu ngành về hướng dẫn cán bộ, giảng viên cách thực hành, nghiên cứu khoa học.
Tuyển thêm các ứng viên dự tuyển vào ngạch giảng viên của Nhà trường