Căn cứ đề xuất giải pháp: Quy trình truyền thông tuyển sinh của trường chưa đem lại hiệu quả cao.
Mục tiêu của giải pháp: Xây dựng và kiểm soát quy trình truyền thông tuyển sinh mới, phù hợp và đem lại hiệu quả cao.
Nội dung của giải pháp:
Xác định nhu cầu, mong muốn của học sinh, phụ huynh học sinh hiện nay. Xác định năng lực vốn có của nguồn nhân sự hiện tại, để từ đó xây dựng quy trình, kế hoạch phân công công việc một cách hợp lý phù hợp với chuyên môn yêu cầu và năng lực vốn có của cán bộ, giảng viên.
Việc thực hiện kế hoạch truyền thông cần thực hiện sớm hơn vào tháng 1 để có thể tận dụng được các cơ hội đầu tiên khi các em chưa biết nhiều về các
65 trường, thời gian nhiều để tổ chức nhiều đợt tư vấn tuyển sinh tại các trường THPT, đưa thông tin về phương án tuyển sinh, hình thức tuyển sinh cho các em học sinh phổ thông và phụ huynh biết.
Trường cần phải bổ sung thêm mục tiêu bảo vệ uy tín của nhà Trường trước công luận đây là mục tiêu quan trọng nhất, nếu nhà trường mà mất uy tín, lộn xộn thì các bậc phụ huynh sẽ không lựa chọn ngôi trường đó cho con em họ học tập.
Thiết kế lại thông điệp
Theo tác giả, Trường cần tập trung vào hai thông điệp chính quan trọng nhất đó là chất lượng đào tạo và ngành nghề đào tạo của Trường. Thông điệp về các biện pháp nâng cao chất lượng dạy và học là thông điệp mà học sinh phổ thông, phụ huynh muốn nghe nhiều nhất, muốn theo dõi các chuyển biến của nhà Trường. Thông điệp về ngành nghề đào tạo của nhà Trường lên xác định tên chuẩn, chính xác dựa trên việc tích hợp nhiều chuyên ngành, ngành tạo ra các sản phẩm đào tạo khác biệt so với các sản phẩm đào tạo của các Trường khác. Đối với mỗi một ngành, lĩnh vực nên thiết kế thông điệp riêng cho từng ngành đào tạo nhỏ bên trong nhằm tạo ra sự khác biệt giữa các chuyên ngành đào tạo. Việc tạo ra sự khác biệt là yêu cầu lớn nhất trong việc thiết kế thông điệp truyền thông hiện nay của Trường Đại học Phenikaa với tư cách là một trường mới được thành lập, đi sau hàng 20 đến 30 năm so với các trường Đại học khác trong cả nước. Thông điệp về học phí, về quản lý sinh viên không phải là thông điệp quan trọng lắm.
Lựa chọn các kênh truyền thông
Việc lựa chọn kênh truyền thông hiện nay cần mang tính khoa học, không mang tính tùy tiện. Việc tích hợp các kênh truyền thông cần được chú trọng nhằm phát huy các điểm mạnh và điểm yếu của các công cụ truyền thông.
Trường nên tập trung vào các kênh truyền thông gián tiếp vì đây là các kênh có kết quả nghiên cứu được nhiều học sinh phổ thông sử dụng. Ngoài ra, học sinh phổ thông hiện nay vẫn coi cuốn những điều cần biết về tuyển sinh đại học, cao đẳng là kênh thông tin hiệu quả để tìm hiểu các thông tin về ngành học, chuyên ngành và là căn cứ để so sánh thông tin tuyển sinh của trường này với trường khác. Do đó nhà trường vẫn nên tập trung và đầu tư cho hoạt động in ấn.
66 Kênh truyền thông mà học sinh phổ thông hay sử dụng là mạng Internet, nhưng kết quả nghiên cứu sơ cấp lại chỉ ra kết quả ngược lại, có quá ít các em biết đến trang facebook của Trường. Với tỷ lệ học sinh phổ thông sử dụng Facebook, đây vẫn là kênh truyền thông hiệu quả trong tương lai, Nhà trường cần tăng cường, đẩy mạnh quảng cáo, cập nhật liên tục các thông tin về tuyển sinh trên trang facebook.
Xây dựng ngân sách cho hoạt động truyền thông
Ngân sách truyền thông nhà trường nên xây dựng ngay từ đầu mùa tuyển sinh, coi đây là khoản đầu tư cho công việc đào tạo hiện nay.
Kết hợp các chiến lược truyền thông
Thay vì thực hiện rời rạc các chiến lược truyền thông, Trường Đại học Phenikaa nên thực hiện kết hợp cả hai chiến lược đẩy và kéo, chuyển trọng tâm từ chiến lược đẩy sang chiến lược kéo thông qua các hình thức miễn giảm học phí và cấp học bổng cho học sinh phổ thông đăng ký vào học.
Đánh giá kết quả của hoạt động truyền thông tuyển sinh
Trường nên dựa vào các tiêu chí định lượng để đánh giá được kết quả của hoạt động truyền thông tuyển sinh, kết quả đánh giá này lại tạo ra một quy trình truyền thông mới cho năm tuyển sinh tiếp theo.
Nội dung phân tích đánh giá kết quả của hoạt động truyền thông tuyển sinh cần đưa ra được những vấn đề sau:
- Kết quả của hoạt động truyền thông tuyển sinh hiện tại.
- Tỷ lệ phần trăm phụ huynh học sinh, học sinh phổ thông biết đến trường
là bao nhiêu?
- Tỷ lệ phần trăm học sinh phổ thông, phụ huynh học sinh tin tưởng vào
tính chính xác của nội dung truyền thông
- Tỷ lệ phần trăm hồ sơ tuyển sinh thu được qua hoạt động tư vấn tuyển sinh,
qua bán hàng trực tiếp, qua hoạt động khuyến mại,….
- Thuyết phục được thêm bao nhiêu phần trăm so với năm trước
- So sánh và đưa ra nguyên nhân vì sao hoạt động truyền thông tuyển sinh
năm nay thành công/không thành công so với năm trước
67
Các lợi ích của giải pháp:
Việc kiểm soát được quy trình truyền thông tuyển sinh, theo dõi và điều chỉnh kế hoạch truyền thông giúp cho nhà trường một số lợi ích như:
- Nâng cao chất lượng truyền thông tuyển sinh.
- Thiết kế lại thông điệp sẽ giúp học sinh và phụ huynh học sinh ghi nhớ về giá trị cốt lõi mà nhà trường đem lại, nâng cao lòng tin của học sinh và phụ huynh, góp phần làm tăng số lượng hồ sơ và tăng số lượng sinh viên làm thủ tục nhập học.
- Có báo cáo, phân tích kết quả chi tiết, đưa ra các giải pháp, làm tiền đề cho kế hoạch truyền thông trong năm tới.