CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐÀO TẠONGUỒN NHÂN LỰC
3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT NHẰM HOẠN THIỆN CÔNG
3.2.1. Hoàn thiện việc xác định nhu cầu đào tạo và lựa chọn đối tượng
tượng đào tạo
Để công tác đào tạo phát triển thực sự có hiệu quả thì bước đầu tiên mà Công ty cần làm là xác định đúng nhu cầu đào tạo, Công ty cần thực hiện tốt công tác phân tích tổ chức, phân tích nhu cầu nhân viên và phân tích nhu cầu công việc để giải quyết ba vấn đề lớn sau:
- Mục tiêu chung và mục tiêu đặt ra cho từng phòng ban của Công ty trong ngắn hạn và dài hạn là gì?
- Xác định khoảng cách trong kết quả công việc? - Phân tích nguyên nhân gây ra khoảng cách?
- Xác định đào tạo có phải là giải pháp phù hợp không? Các công việc mà công ty cần làm là:
Gắn đào tạo phát triển với mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của Công ty
Thông qua phân tích hoàn cảnh bên ngoài bao gồm sự biến đổi kinh tế kỹ thuật, phân tích tình hình doanh nghiệp và các bộ phận của nó trên đường đạt đến mục tiêu dự kiến, thấy rõ nhu cầu đào tạo ngắn hạn và dài hạn của doanh nghiệp đối với công nhân viên. Công ty cần chú trọng những hoạt động sau:
Thứ nhất, phân tích mục tiêu phát triển của Công ty bao gồm mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, đó là nhân tố đóng vai trò quyết định nhu cầu đào tạo tổng thể.
Thứ hai, phân tích nhu cầu nguồn nhân lực của doanh nghiệp: số lượng và chất lượng nguồn nhân lực mà Công ty cần có để thực hiện phát triển mục tiêu trong vài năm tới.
Thứ ba, phân tích hiệu suất doanh nghiệp: chỉ tiêu của việc phân tích hiệu suất bao gồm giá thành lao động, sản lượng và chất lượng sản phẩm, tỷ lệ báo hỏng (để thanh lý), tình hình sử dụng thiết bị, chi phí duy tu… nghĩa là hiệu suất mà Công ty mong muốn được nâng cao thông qua việc đào tạo.
Phân tích được nhu cầu đào tạo của Công ty ở 3 phương diện trên sẽ cung cấp được cơ sở vĩ mô cho việc hình thành nên quá trình đào tạo tổng thể.
Công ty phải chủ động, thường xuyên tìm ra khoảng cách giữa
kết quả công việc mong muốn và kết quả làm việc thực tế của nhân viên
Công ty cần áp dụng kết hợp một số phương pháp để sử dụng trong đánh giá nhu cầu như: phỏng vấn trực tiếp nhân viên, phân tích các tài liệu sẵn có, quan sát thực tế, gặp gỡ trao đổi với nhân viên, trắc nghiệm kĩ thuật, thảo luận tập thể, đánh giá hiệu quả thành tích… đặc biệt là 3 phương pháp đầu tiên.
hữu hiệu mà Công ty có thể lấy được thông tin cập nhật và chính xác trong quá trình đánh giá nhu cầu. Để thực hiện phỏng vấn, Công ty cần chuẩn bị thật kỹ về nội dung câu hỏi, sắp xếp cuộc hẹn gặp những người tham gia phỏng vấn. Hai đối tượng cần được phỏng vấn là những người ở cấp quản lý và những người thực hiện công việc.
Đối với những người ở cấp quản lý/trưởng bộ phận/người giám sát trực tiếp nhân viên Công ty có thể xây dựng những câu hỏi xoay quanh nội dung như:
Vấn đề mà anh/chị đang gặp phải là gì?.
Những biểu hiện nào (kiến thức, kỹ năng, thái độ) cho thấy nhân viên của anh/chị không thực hiện công việc đạt kết quả như mong muốn?. Biểu hiện này xảy ra thường xuyên như thế nào?. Gây ảnh hưởng/thiệt hại gì đến kết quả cuối cùng của Phòng?.
Mong muốn/yêu cầu/tiêu chuẩn mà anh/chị đặt ra cho nhân viên trong thực hiện công việc là gì?. Biểu hiện tiêu biểu cụ thể là gì?.
Có những lý do nào khác khiến anh/chị cho rằng đào tạo là cần thiết?. Song song với việc phỏng vấn trưởng bộ phận, Công ty cũng nên sắp xếp thời gian trao đổi với người thực hiện công việc. Khi phỏng vấn họ cần nói cho họ biết rõ lý do và mong muốn hợp tác với Công ty. Tuy nhiên, công ty cần đảm bảo thông tin mà Công ty nhận được là chính xác, đầy đủ và có chất lượng. Đối với nhân viên Công ty cần quan tâm đến:
Cách thức mà họ thực hiện công việc hiện tại.
Những khó khăn mà họ đang gặp phải trong khi thực hiện công việc. Phỏng vấn là cơ hội để người làm công tác đào tạo trao đổi sâu với nhiều người nhằm khai thác thông tin và qua đó đánh giá đúng đắn nhu cầu đào tạo. Tuy nhiên, việc phỏng vấn đòi hỏi sự tham gia và sự nhiệt tình của người phỏng vấn, và cũng ít nhiều làm gián đoạn công việc của họ nên công
ty cần sắp xếp thời gian phỏng vấn thích hợp, chọn những người tiêu biểu để phỏng vấn và thiết kế những câu hỏi mở (Cái gì? Ở đâu? Ai? Khi nào? Như thế nào?).
Phương pháp quan sát thực tế: thông qua hành vi công tác thực tế của nhân viên được quan sát trực tiếp tại địa điểm làm việc để đưa ra đánh giá nhu cầu đào tạo. Người quan sát phải thông thạo tình hình công tác của chức vị, có thể là cán bộ chủ quản của nhân viên này hoặc là chuyên gia lĩnh vực có liên quan. Những hành vi công việc cần quan sát bao gồm: tính thành thạo và chính xác trong động tác, tốc độ làm việc, số lượng và chất lượng công việc, kỹ năng thao tác thiết bị… thời gian quan sát dài ngắn phụ thuộc vào đặc điểm từng công việc. Thông thường phải quan sát hết một chu kỳ của công việc để đánh giá một cách toàn diện về hành vi công tác của người lao động, ghi chép cẩn thận. Phương pháp này phù hợp với những công việc có tính thao tác tại chỗ như: xây dựng, lắp ráp, lái xe, san lấp...
Phân tích nhu cầu đào tạo dựa vào những tài liệu sẵn có: Công ty cần sử dụng những văn bản, tư liệu có sẵn liên quan đến sự phát triển của Công ty và bản thuyết minh chức vụ để phân tích nhu cầu đào tạo chung như:
Bản mô tả công việc.
Kết quả đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên.
Chiến lược phát triển công ty.
Kết quả thăm dò ý kiến nhân viên.
Hệ thống thông tin nguồn nhân lực.
Nhật ký công tác.
Đối với những nhân viên mới tuyển dụng, có thể tiến hành so sánh giữa tư cách chức vị mà bản mô tả công việc quy định với các phương diện như học lực, chuyên môn, kỹ năng, kinh nghiệm, sở trường… của họ được ghi
trong tài liệu hồ sơ, từ đó xác định cho họ nhu cầu đào tạo.
Công ty cần xây dựng các bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc cho từng công việc.
Bản mô tả công việc là một tài liệu mà Công ty cần nêu rõ những nội dung sau: Mục đích, phạm vi công việc, trách nhiệm và những nhiệm vụ mà nhân viên phải thực hiện. Bản mô tả công việc cũng phải nêu lên được những phẩm chất, kiến thức, kỹ năng đòi hỏi ở người đảm nhận công việc.
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là bản đưa ra những kết quả mà người lao động cần đạt được cụ thể về mặt số lượng, mức độ hoàn thành và thái độ làm việc. Những tiêu chuẩn này dùng để so sánh trình độ hiện có của người lao động với tiêu chuẩn thực hiện công việc đã lập ra. Xem xét, khảo sát xem cách thức thực hiện công việc của họ có phù hợp hay không, cần phải bổ sung kiến thức chuyên môn gì để họ đáp ứng tốt yêu cầu công việc.
Ví dụ về bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc đối với lao động là công nhân lái xe, máy:
Bảng 3.2. Bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc của công nhân lái xe, máy
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Ngày cập nhật cuối:25/08/2009 Thực hiện bởi: Phòng tổ chức hành chính Kiểm tra bởi: Tên công việc: Lái xe,
máy
Bộ phận:
phòng Kỹ thuật thi công
Mô tả công viêc
Tóm tắt công việc: Hoàn thành công việc san lấp mặt bằng thi công
Các nhiệm vụ chủ yếu: Vận hành xe, máy thực hiện việc ủi, đào, san lấp mặt
bằng thi công
1. Biết sửa chữa hỏng hóc trong quá trình xe, máy đang vận hành 2. Tham gia các khoá đào tạo nâng cao tay nghề
3. Hướng dẫn lao động mới vào làm
Các mối quan hệ
Cấp nhận báo cáo: Phó Giám Đốc phụ trách công trình xây dựng
Cấp giám sát: Trưởng phòng kỹ thuật thi công
Các yêu cầu
- Kiến thức: Hiểu rõ quy trình, quy phạm kỹ thuật an toàn lao động trong quản lý vận hành xe, máy. Nắm vững nội dung cần kiểm tra; biết đánh giá tình hình chung của động cơ trước khi đưa xe, máy vào hoạt động qua hệ thống đồng hồ, đèn báo, tiếng nổ, khói. Hiểu và nắm vững nguyên lý hoạt động, cấu tạo của xe bổ túc. Nắm vững và thực hành thành thạo các thao tác trong vận hành xe máy phục vụ thi công. Hiểu và biết xử lý hư hỏng thông thường trong quá trình vận hành động cơ.
- Kỹ năng: Thành thạo với công việc đảm nhận
- Giáo dục: Tốt nghiệp các trường trung học chuyên nghiệp, học các trung
tâm dạy nghề
- Kinh nghiệm: Công nhân có kinh nghiệm lâu năm trong nghề (hơn 2 năm)
TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
- Tích cực làm việc trong những điều kiện phức tạp - San lấp được 1000 m3 đất, đá trong một ngày làm việc
- Biết sửa chữa hỏng hóc thông thường trong quá trình vận hành xe, máy - Không làm hỏng hóc quá nhiều chi tiết máy trong một tháng
Thực hiện đánh giá quá trình thực hiện công việc có hiệu quả
Việc đánh giá thực hiện công việc phục vụ cho nhiều mục tiêu khác nhau. Ở đây Công ty xem xét đánh giá phục vụ cho việc phát hiện ra những thiếu hụt về kiến thức, kỹ năng mà người lao động cần phải được bổ sung qua đào tạo. Quy trình thực hiện như sau:
+ Xây dựng hệ thống các chỉ tiêu đánh giá phù hợp. Những chỉ tiêu, tiêu thức đó phải phản ánh được những kiến thức, kỹ năng cần phải có.
+ Tiến hành phân chia các tiêu thức thành các mức độ và quy định điểm cho từng mức độ.
+ Lựa chọn các phương pháp đánh giá phù hợp với mục tiêu phát hiện ra khả năng hiện tại của người được đánh giá.
+ Sau khi xây dựng được mẫu phiếu đánh giá sẽ gửi cho người lao động tự đánh giá và người quản lý trực tiếp đánh giá.
+ Kết hợp kết quả do người quản lý đánh giá và kết quả tự đánh giá của cá nhân người lao động để đưa ra kết luận cuối cùng về kết quả Công ty nên đánh giá 6 tháng 1 lần, với thời gian như vậy mới thấy được sự thay đổi trong thực hiện công việc của người lao động.
Ví dụ: Bảng tự đánh giá thực hiện công việc của nhân viên thợ xây
Bảng 3.3. Bảng đánh giá kết quả công việc bằng phương pháp cho điểm đối với thợ xây
Họ tên công nhân: ... Người quản lý:... Bộ phận, phòng ban:... Thời gian: ...
Chỉ tiêu Xếp loại Điểm
1. Khối lượng hoàn thành công việc
Tiêu chuẩn: Dựa vào khối lượng công việc trung bình phải hoàn thành
Hoàn thành trên 20 m2 tường Tốt 5
Từ 16 - 20 m2 tường Khá 4
Hoàn thành 15 m2 Trung bình 3
Từ 14 - 10 m2 Yếu 2
Chất lượng công việc thực hiện
Tiêu chuẩn: Tiết kiệm nguyên vật liệu, đảm bảo tính vững chắc, mức độ phẳng của tường, bảo đảm tính chống thấm
Nếu thực hiện được 5 tiêu chuẩn trên Tốt 5 Nếu thực hiện được 4 tiêu chuẩn trên Khá 4 Nếu thực hiện được 3 tiêu chuẩn trên Trung bình 3 Nếu thực hiện được 2 tiêu chuẩn trên Yếu 2 Nếu thực hiện được 1 tiêu chuẩn trên Kém 1
Tinh thần thái độ, hành vi, tác phong làm việc
Tiêu chuẩn: Bảo đảm an toàn lao động, không vi phạm nội quy làm việc, hợp tác giúp đỡ lẫn nhau, có sáng kiến trong lao động
Nếu thực hiện được 5 tiêu chuẩn trên Tốt 5 Nếu thực hiện được 4 tiêu chuẩn trên Khá 4 Nếu thực hiện được 3 tiêu chuẩn trên Trung bình 3 Nếu thực hiện được 2 tiêu chuẩn trên Yếu 2 Nếu thực hiện được 1 tiêu chuẩn trên Kém 1
Tổng hợp kết quả
Đối với những bộ phận khác nhau thì xây dựng những tiêu chí đánh giá trong bảng đánh giá cho phù hợp. Trên cơ sỏ đó các phòng ban căn cứ vào mẫu phiếu đánh giá để biết được kết quả làm việc của từng công nhân viên. Sau đó, tổng hợp lại kết quả gửi lên bộ phận, phòng ban có thẩm quyền quyết định. Nếu nhân viên có kết quả thực hiện công việc tốt thì công ty cần có chính sách khen thưởng thích đáng, nếu chưa làm tốt thì công ty cần xem xét tiến hành đào tạo để nâng cao trình độ kỹ năng cho họ.
3.2.2. Xác định mục tiêu đào tạo
Đối với từng đối tượng cụ thể Công ty phải đề ra những mục tiêu mà họ cần phải đạt được sau mỗi khoá đào tạo. Những mục tiêu này vừa là những
tiêu chí cụ thể định hướng cho việc triển khai đào tạo, vừa là căn cứ để khi kết thúc khóa đào tạo Công ty có thể đánh giá hiệu quả đào tạo một cách rõ ràng, hơn nữa, khi xác định được mục tiêu rõ ràng thì học viên sẽ có động lực cố gắng để đạt được mục tiêu đó.
Trong năm 2018-2019 cần xác định mục tiêu đào tạo của công ty cụ thể như sau:
Đào tạo và phát triển phải góp phần tăng năng suất lao động lên ít nhất 30% để hoàn thành kế hoạch sản xuất đã đặt ra.
Đối với từng đối tượng lao động thì Công ty phải đặt ra những mục tiêu cụ thể như sau:
Đối với cán bộ quản lý
Đạt 100% số cán bộ được đào tạo về cổ phần hoá, sau khi đào tạo xong phải nắm vững chương trình cổ phần hoá, luật doanh nghiệp, giải thích được cho toàn bộ công nhân viên trong công ty những kiến thức về cổ phần hoá để họ hiểu được rõ mục đích, sự cần thiết của cổ phần hoá.
Đến năm 2020 phấn đấu đào tạo thêm kiến thức tin học và ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh cho những lao động gián tiếp trong công ty chưa nắm vững được kiến thức cơ bản về ngoại ngữ, tin học. Sau khoá học, học viên phải nắm bắt được những kỹ năng tối thiểu về máy tính như soạn thảo văn bản, lưu trữ và tìm tài liệu, tính toán trên bảng tính Exel… và đạt được trình độ A tiếng Anh. Công ty sẽ lấy việc đào tạo cơ bản này để làm nền móng cho đào tạo nâng cao các khóa tiếp theo: ngoại ngữ nâng cao lên trình độ B và xử lý thông tin trên máy tính nhanh nhạy, sáng tạo.
Đối với kỹ sư, kỹ thuật viên
Sau khi được đào tạo nâng cao nghiệp vụ quản lý dự án phải đảm bảo 100% cán bộ phát huy được những kiến thức đã học vào thực tế công việc điều hành thi công nhanh nhạy, đúng tiến độ và chất lượng tương xứng là
nòng cốt của các nhà thầu chính.
Đối với công nhân kỹ thuật
Phải nâng cao cho ít nhất 200 công nhân các ngành cơ bản chủ chốt như lắp máy, hàn, điện… Sau khóa đào tạo phải đảm bảo tất cả các công nhân đều thi được chứng chỉ nghề và đảm nhận được công việc đúng như cấp bậc chứng chỉ thu được, điều này cần đảm bảo rằng kết quả thi chứng chỉ phải nghiêm túc, phản ánh đúng năng lực trình độ của học viên.
Đặt ra chỉ tiêu 98% số công nhân dự thi các cuộc thi nâng bậc phải lên được bậc, sau khi lên bậc phải đảm nhận và hoàn thành tốt những công việc đúng như cấp bậc vừa thi.
Để thực hiện được các mục tiêu trên, cán bộ công nhân viên phải nỗ lực nghiêm chỉnh thực hiện, lãnh đạo phải quan tâm thường xuyên, thực hiện tốt