Trong những năm qua, thủ tục cấp GPXD trên địa bàn quận Long Biên có những tồn tại và hạn chế sau:
Thứ nhất, vẫn còn tồn tại nhiều loại giấy tờ hành chính phức tạp trong cấp GPXD trên địa bàn quận Long Biên.
GPXD dành cho mỗi công trình khác nhau lại yêu cầu thủ tục khác nhau. Ở Uỷ ban nhân dân quận Long Biên, khi chủ đầu tƣ đề nghị cấp GPXD, ngoài các
thành phần hồ sơ đăng ký cấp phép xây dựng đƣợc quy định tại các thông tƣ, nghị định của cơ quan nhà nƣớc cấp Trung ƣơng, quy định cấp GPXD và quản lý xây dựng công trình theo GPXD trên địa bàn Thành phố Hà Nội để phù hợp với đặc thù quận, Uỷ ban nhân dân quận còn yêu cầu thêm một số giấy tờ hành chính khác bổ sung. Chẳng hạn nhƣ đối với các công trình ngoài đê cần bổ sung giấy chấp thuận cho phép xây dựng của chi cục quản lý đê điều, các công trình nằm gần khu vực sân bay cần bổ sung giấy tờ đảm bảo không làm ảnh hƣởng tới khu vực bay, các công trình nằm ở ngoài bãi phải bổ sung giấy cam kết phá dỡ công trình khi có yêu cầu,… Việc tồn tại nhiều giấy tờ hành chính khiến các chủ đầu tƣ gặp khá nhiều khó khăn, tốn thời gian, công sức, tiền bạc khi tiến hành thủ tục đăng ký cấp GPXD.
Thứ hai, quy trình giải quyết thủ tục cấp GPXD vẫn còn nhiều phức tạp, có nhiều cơ quan tham gia. Nhƣ đã đề cập ở nội dung trên, việc cấp phép xây dựng trên địa bàn quận Long Biên con gặp phải trợ ngại do tính phức tạp của nhiều khu vực mang tính đặc thù: khu vực ngoài bãi, khu vực ngoài đê, khu vực đô thị, khu vực sân bay, khu vực đƣờng sắt, khu vực điện cao thế, khu vực công trình di tích - lịch sử,… đối với các công trình nằm trong các khu vực đặc thù này, Uỷ ban nhân dân quận cần phải xin ý kiến của các phòng ban liên quan nhƣ chi cục đê điều, phòng văn hóa, tổng cục hang không,… Việc lấy ý kiến của các cơ quan liên quan thƣờng khá mất thời gian khiến cho thủ tục hành chính kéo dài hơn.
Thứ ba, trƣờng hợp chậm muộn trong giải quyết hồ sơ về cấp GPXD vẫn còn tồn tại. Nhà đầu tƣ khi đến Bộ phận một cửa nộp đầy đủ hồ sơ hợp lệ và phiếu hẹn nhƣng trên thực tế vẫn tồn tại trƣờng hợp kết quả không đƣợc giao đúng hẹn. Cũng không ít trƣờng hợp nhà đầu tƣ phải trực tiếp liên hệ với các cơ quan liên quan để lấy ý kiến chấp thuận mặc dù theo quy định nhà đầu tƣ chỉ cần tới nộp hồ sơ và nhận kết quả tại bộ phận “Một cửa”.
Thứ tƣ, nguồn nhân lực còn hạn chế
Nhiệm vụ chuyên môn của phòng Đô thị dàn trải trên nhiều lĩnh vực, mặc dù đã đƣợc bổ sung, song cán bộ vẫn gặp những khó khăn về nhân sự trong các
giai đoạn có yêu cầu tập trung cao về công việc. Những năm gần đây số lƣợng GPXD trên địa bàn quận rât lớn, năm 2017 lên tới gần 4000 GPXD, cán bộ của bộ phận cấp phép xây dựng thực tế chỉ có 04 ngƣời nên phải huy động thêm cán bộ của các bộ phân khác tham gia cấp phép xây dựng.
Thứ năm, ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính về cấp GPXD còn những bất cập
Cụ thể, các vƣớng mắc, ,khó khăn đã đƣợc kiến nghị đề xuất nhƣng vẫn cần thời gian để hoàn thiện:
- Trên hệ thống phần mềm, mục báo cáo tổng hợp chƣa đƣợc chi tiết (bóc tách số hồ sơ liên thông, không liên thông, số lệ phí, phí,…). Chƣa tổng hợp đƣợc số liệu cấp pháp hàng tuần, tháng, năm nên việc tổng hợp số liệu còn làm thủ công
- Hệ thống xuất phiếu biên bản bàn giao hồ sơ thông tin của mục ngƣời yêu cầu không đồng nhất với nội dung nên rất khó khăn trong công tác theo dõi và quản lý hồ sơ, phải tra cứu mất nhiều thời gian.
- Mục xem hồ sơ đính kèm: hình ảnh quá to, không thu nhỏ đƣợc. Cán bộ tiếp nhận và thụ lý cần copy ra ngoài mới xem đƣợc đầy đủ.
- Phần mềm chƣa thao tác đánh GPXD, mà chỉ cho phép chuyển bƣớc xử lý. Vì vậy cán bộ thụ lý phải đánh GPXD bên ngoài, dẫn đến thời gian giải quyết lâu dễ nhầm lẫn khi tính toán số liệu (diện tích xây dựng, chiều cao công trình,…)
Các ứng dụng dịch vụ công trực tuyến trong đó có dịch vụ cấp GPXD về nhà ở riêng lẻ đã đƣợc áp dụng trên một vài địa bàn quận trên thành phố Hà Nôi, trong đó có quận Long Biên. Tuy nhiên, hệ thống mới chỉ đƣợc áp dụng từ đầu tháng 7, mức độ tuyên truyền thông tin chƣa đƣợc rộng rãi và hệ thống mới trong giai đoạn thử, do vậy vẫn chƣa ổn định. Bên cạnh đó, việc sử dụng phần mềm cấp phép mức độ 3 Exam khó để căn chỉnh thể thức văn bản nhƣ chèn dòng, giãn dòng,…theo quy định; nhiều trƣờng hợp khi in GPXD trên phần mềm Exam chƣa sử dụng ngay đƣợc, phải xuất sang word để căn chỉnh lại; tốc
độ phần mềm còn chậm dẫn tới mất thời gian soạn thảo GPXD và xử lý các bƣớc thụ lý trên phần mềm. Chƣa xây dựng phần mềm để thực hiện cấp phép điều chỉnh, cải tạo, sữa chữa, gia hạn,…theo dịch vụ công mức độ 3.
Bên cạnh đó, nhiều cơ quan đã áp dụng mô hình giải quyết các hồ sơ thủ tục hành chính trực tuyến, áp dụng phần mềm một cửa điện tử, nhƣng ở quận Long Biên trên thực tế vẫn chƣa thực sự chú trọng vào vấn đề này. Việc giải quyết các thủ tục hành chính từ khâu tiếp nhận, cho tới thụ lý và lƣu trữ hồ sơ,…vẫn tiến hành thủ công.
Hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001-2008 là công cụ quản lý phổ biến nhƣng lại có nhiều thuật ngữ khó hiểu, dẫn tới việc tiếp cận với hệ thống quản lý TCVN ISO 9001:2008 của một số lãnh đạo và cán bộ, công chức còn hạn chế.