1.2. Nội dung quản lý nguồn vốn của Quỹ phát triển đất
1.2.3. Quy trình thực hiện quản lý nguồn vốn của Quỹ phát triển đất
1.2.3.1. Quy trình xét duyệt hồ sơ ứng vốn
Để xét duyệt hồ sơ ứng vốn cho các tổ chức cần phải căn cứ vào các tài liệu sau đây:
- Quy hoạch phát triển kinh tế - xã hội của các địa phương trong tỉnh, quy hoạch sử dụng đất; Quy hoạch chi tiết đô thị, quy hoạch xây dựng tại các khu vực có dự án đề nghị xin vốn.
- Quyết định đầu tư dự án (quyết định phê duyệt báo cáo kinh tế - kỹ thuật đối với các dự án chỉ lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật) của cấp có thẩm quyền, các quyết định điều chỉnh dự án;
- Quyết định thu hồi đất của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền;
- Phương án bồi thường giải phóng mặt bằng, hỗ trợ tái định cư đã được duyệt;
- Quyết định phê duyệt dự toán, thiết kế dự án xây dựng hạ tầng, các dự án tái định cư, dự án đấu giá quyền sử dụng đất;
- Phương án hoàn trả vốn phù hợp với dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Các tài liệu khác có liên quan.
vốn trong thực tế. Việc lập kế hoạch và các hoạt động trong quá trình ứng vốn tại Quỹ phát triển đất thực hiện bởi các cơ quan có thẩm quyền và được lên kế hoạch cụ thể tỉ mỉ, bao gồm: nội dung liên quan đến hồ sơ ứng vốn tại QPTĐ nhằm đảm bảo quản lý có hiệu quả công tác này trong thực tế, đảm bảo công tác ứng vốn tại Quỹ phát triển đất ở nước ta trong giai đoạn hiện nay.
Thông qua hoạt động ứng vốn tại Quỹ phát triển đất phát hiện xem việc tuân thủ các quy định về hoạt động này trên thực tế. Để tăng cường công tác quản lý ứng vốn ngân sách của Quỹ phát triển đất được thực hiện theo quy trình.
1.2.3.2. Quy trình quản lý giải ngân nguồn vốn
Căn cứ quyết định ứng vốn của cấp có thẩm quyền và tuỳ theo đặc trưng, theo tính phức tạp của từng dự án, Quỹ phát triển đất có thể ứng vốn bằng hai hình thức sau:
Hình thức 1: Phòng kế toán chủ trì phối hợp với Phòng nghiệp vụ Quỹ, Ban Giải phóng mặt bằng và Trung tâm phát triển quỹ đất tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã và các tổ chức được nhận vốn ứng, Kho bạc Nhà nước hoặc Ngân hàng thương mại tiến hành chi trả tiền bồi thường, hỗ trợ cho đối tượng thụ hưởng. Kết thúc đợt chi trả, Kế toán trưởng Quỹ có trách nhiệm lập biên bản chi trả bồi thường, hỗ trợ với đơn vị ứng vốn để hoàn thiện thủ tục rút tiền với Kho bạc và Ngân hàng và thủ tục nhận nợ (nhận vốn ứng) với các đơn vị nhận vốn, vào sổ theo dõi công nợ.
Hình thức 2: Chuyển tiền vào tài khoản của đơn vị được ứng vốn hoặc được Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã, đơn vị chủ đầu tư uỷ quyền thực hiện nhiệm vụ theo quy định tại Điều lệ của Quỹ.
Trường hợp trong một dự án, số vốn ứng được cấp bằng nhiều lần thì căn cứ quyết định phê duyệt ứng vốn của cấp có thẩm quyền, căn cứ kết quả
thẩm định vốn ứng của dự án, Phòng nghiệp vụ báo cáo và đề xuất bằng văn bản để Giám đốc Quỹ xem xét phê duyệt (trong đó nêu rõ: tổng mức vốn được cấp ứng, tiến độ thực hiện dự án, đề xuất số lần cấp vốn ứng, số tiền mỗi lần cấp vốn ứng).
Để quản lý theo dõi vốn ứng, Phòng Kế toán có trách nhiệm theo dõi chi tiết theo từng đơn vị nhận vốn ứng, từng dự án, từng lần cấp vốn ứng và theo từng thời điểm ứng vốn cụ thể; hàng tháng phải đối chiếu số vốn ứng với các đơn vị. Ðịnh kỳ phòng phải báo cáo tiến độ hoàn trả vốn ứng của các đơn vị, nêu cụ thể những khó khăn vướng mắc và đề xuất biện pháp giải quyết để tổng hợp báo cáo Ban Giám đốc Quỹ vào ngày 25 hàng tháng.
Riêng Phòng nghiệp vụ phân công cán bộ thẩm định và theo dõi dự án được ứng vốn có trách nhiệm phối hợp với đơn vị ứng vốn để kiểm tra, giám sát, đánh giá kết quả thực hiện và mục đích sử dụng vốn ứng theo các nội dung: Tiến độ thực hiện dự án; Kết quả thực hiện việc bồi thường, hỗ trợ và tái định cư; tạo quỹ đất và phát triển quỹ đất để đấu giá quyền sử dụng đất; tổ chức phát triển các khu tái định cư phục vụ việc thu hồi đất thực hiện các dự án; tổ chức thực hiện đầu tư xây dựng kết cấu hạ tầng trên quỹ đất đã được giao quản lý để đấu giá....; Công tác quản lý và sử dụng vốn ứng của đơn vị. Nếu có những khó khăn, vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện dự án phải cập nhật và báo cáo, đồng thời đánh giá chung mức độ hoàn thành của dự án của từng giai đoạn ứng vốn.
Trong quá trình kiểm tra, giám sát, theo dõi sử dụng vốn ứng, nếu phát hiện các tổ chức, đơn vị sử dụng vốn ứng có biểu hiện sử dụng sai mục đích, sai nguyên tắc, chế độ quy định, hoặc để tồn đọng vốn ứng do không thực hiện dự án, không hoàn trả đúng thời gian quy định,… thì Phòng Nghiệp vụ có trách nhiệm báo cáo, đề xuất kịp thời với Ban Giám đốc Quỹ các biện pháp
để giải quyết, xử lý theo quy định tại Điều lệ của Quỹ và theo quy định của pháp luật hiện hành.
Phòng Kế toán quản lý lưu trữ: sổ theo dõi chi tiết; quyết định ứng vốn; giấy ủy nhiệm chi ứng vốn; văn bản đề nghị ứng vốn của các đơn vị . Theo dõi vốn đã ứng, vốn đã thu hồi.
Các đơn vị, tổ chức nhận vốn ứng có trách nhiệm huy động nguồn vốn từ thu tiền sử dụng đất, đấu giá quyền sử dụng đất và chủ động bố trí các nguồn vốn hợp pháp theo quy định, hoặc chủ động cân đối và bố trí vốn trong dự toán ngân sách hàng năm để hoàn trả vốn ứng theo đúng cam kết vào tài khoản của QPTĐ, mở tại Kho bạc Nhà nước tỉnh hoặc tài khoản tiền gửi tại các Tổ chức tín dụng theo hướng dẫn của Quỹ, đảm bảo đầy đủ, đúng thời hạn, đúng chế độ chính sách quy định hiện hành.
Trường hợp đến hạn hoàn trả vốn ứng mà đơn vị ứng vốn chưa hoàn trả kịp thời. Đơn vị ứng vốn có trách nhiệm giải trình cụ thể nguyên nhân khách quan, chủ quan và kiến nghị đề xuất của đơn vị. Trên cơ sở đó, Quỹ phát triển đất sẽ xem xét, xác định cụ thể từng trường hợp để báo cáo và trình cấp có thẩm quyền phương án xử lý:
Trong trường hợp đặc biệt, đơn vị chưa nộp hoàn trả vốn ứng kịp thời do những nguyên nhân khách quan, bất khả kháng thì Quỹ phát triển đất sẽ báo cáo cấp có thẩm quyền để gia hạn thời gian hoàn trả hoặc xử lý rủi ro theo quy định.
Trong trường hợp cần thiết, Quỹ báo cáo UBND tỉnh để thu hồi các khoản vốn đến hạn bằng việc trừ vào số bổ sung trong dự toán hàng năm từ ngân sách cấp tỉnh cho ngân sách cấp tỉnh (đối với những dự án ứng vốn do huyện quản lý) hoặc trừ vào dự toán NSNN đã giao cho các đơn vị cấp tỉnh.
- Phòng Kế toán: chủ trì và phối hợp với phòng nghiệp vụ và các đơn vị liên quan thực hiện các nhiệm vụ:
+ Theo dõi vốn ứng cho từng dự án, từng đơn vị được ứng vốn;
+ Tổng hợp danh sách các dự án, các đơn vị đến hạn hoàn trả vốn ứng, các khoản phí phải nộp theo định kỳ hàng tháng, quý, năm hoặc đột xuất khi có nghiệp vụ phát sinh để báo cáo kịp thời Ban Giám đốc, đồng thời gửi phòng Nghiệp vụ để phối hợp đôn đốc.
- Phòng Nghiệp vụ: Có trách nhiệm phân công cán bộ thẩm định hồ sơ vốn ứng và theo dõi từng dự án, đồng thời phối hợp với phòng Kế toán đôn đốc thu hồi vốn ứng của từng dự án. Khi dự án đến hạn phải hoàn trả vốn ứng hoặc khi đã huy động được nguồn vốn trước thời điểm phải hoàn trả vốn ứng (nguồn thu tiền sử dụng đất, đấu giá đất, hoặc đã được bố trí vốn cho dự án), cán bộ của phòng được phân công có trách nhiệm đôn đốc và hướng dẫn đơn vị được ứng vốn thực hiện nộp hoàn trả vốn ứng về Quỹ theo cam kết vốn và thời gian quy định tại quyết định ứng vốn.
- Dự thảo văn bản trình Giám đốc ký để thông báo, đôn đốc các đơn vị hoàn trả vốn ứng và thu nộp phí theo quy định đúng thời hạn cam kết. (Văn bản gửi đơn vị trước ngày đến hạn hoàn trả vốn ứng 01 tháng).
- Tổng hợp báo cáo kịp thời với Ban giám đốc về tiến độ thu hồi vốn ứng của các đơn vị, những khó khăn vướng mắc và đề xuất giải pháp thực hiện trong quá trình thu hồi vốn ứng.
1.2.3.4. Quy trình quyết toán vốn ứng
Quyết toán vốn ứng của Quỹ phát triển đất tỉnh gồm 2 khoản phải theo dõi, đó là vốn đã ứng phải trả và phí ứng vốn (nếu có).
Để thanh quyết toán vốn ứng, phòng Kế toán căn cứ vào Quyết định ứng vốn để lập chứng từ chuyển tiền cho đơn vị được ứng vốn theo đúng quy
định. Hồ sơ chuyển tiền gồm có: Ủy nhiệm chi, Quyết định ứng vốn; Các văn bản đi kèm, cụ thể như Công văn đề nghị ứng vốn, Quyết định phê duyệt dự án, Quyết định phê duyệt phương án bồi thường giải phòng mặt bằng. Hồ sơ kế toán cần lưu gồm có:
+ Sổ theo dõi chi tiết + Quyết định ứng vốn
+ Giấy ủy nhiệm chi ứng vốn
+ Văn bản đề nghị ứng vốn của đơn vị
Hàng tháng kế toán thực hiện theo dõi công nợ chi tiết cho từng đối tượng ứng vốn, lập báo cáo gửi Ban Giám đốc ngày 25 hàng tháng gồm có: Bảng đối chiếu công nợ; Các khó khăn vướng mắc phát sinh; Thực hiện nhắc nợ và các khoản phí ứng vốn cần thanh toán. Trước ngày đến hạn 01 tháng, Quỹ phát triển đất ra thông báo cho đơn vị với những nội dung sau:
+ Vốn đã ứng phải trả: căn cứ vào quyết định, có dự án trả 1 lần hoặc nhiều lần, phí ứng vốn được tính cho từng lần thanh toán căn cứ số dư nợ thực tế đến ngày được nhắc nợ trong văn bản.
+ Phí ứng vốn phải thực hiện với mỗi đơn vị
Về khoản phí ứng vốn được thực hiện theo các quy định cụ thể. Đối với vốn để thực hiện bồi thường, hỗ trợ và tái định cư, mức phí vốn bằng không. Đối với các khoản vốn chi hỗ trợ, mức phí ứng vốn bằng không. Đối với vốn để thực hiện các nhiệm vụ khác, mức phí vốn được xác định bằng mức phí vốn ngân sách nhà nước theo quy định tại thời điểm.
1.2.3.5. Quy trìnhThanh kiểm tra thực hiện ứng vốn
Căn cứ Công văn xin ứng vốn gửi kèm hồ sơ và các tài liệu liên quan của đơn vị, phòng nghiệp vụ thực hiện quy trình như sau:
- Đề xuất bố trí lịch làm việc với đơn vị xin ứng vốn để thống nhất lại một số nội dung đồng thời đi kiểm tra tiến độ thực hiện dự án tại thựcđịa.
- Căn cứ vào nội dung của buổi làm việc, phòng nghiệp vụ lập Báo cáo thẩm định hồ sơ ứng vốn dự án.
- Đối với các dự án không đủ điều kiện ứng vốn, Quỹ phát hành công văn trả lời đơn vị về việc dự án không khả thi, không đủ điều kiện để ứng vốn