1.2.3.1 Quy trình xử lý đơn khiếu nại
Theo Thông tƣ số 07/2014/TT-TTCP ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Thanh tra Chính phủ quy định tại Điều 5 và Điều 6:
* Đơn đƣợc tiếp nhận từ các nguồn sau: Đơn gửi qua dịch vụ bƣu chính.
Đơn do cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân trực tiếp gửi đến qua bộ phận tiếp nhận đơn của cơ quan, tổ chức, đơn vị; qua hộp thƣ góp ý của cơ quan, tổ chức, đơn vị, Ban Tiếp công dân, địa điểm tiếp công dân.
Đơn do đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức thành viên của Mặt trận, cơ quan báo chí và cơ quan, tổ chức, đơn vị khác chuyển đến theo quy định của pháp luật.
Đơn do lãnh đạo (ngƣời đứng đầu, cấp phó của ngƣời đứng đầu) cơ quan Đảng và Nhà nƣớc tiếp nhận và chuyển đến bộ phận xử lý đơn thƣ để xử lý theo thẩm quyền.
* Phân loại đơn:
Phân loại theo nội dung đơn, bao gồm:
a) Đơn khiếu nại. b) Đơn tố cáo.
c) Đơn kiến nghị, phản ánh.
d) Đơn có nhiều nội dung khác nhau.
Phân loại theo điều kiện xử lý, bao gồm đơn đủ điều kiện xử lý, đơn không đủ điều kiện xử lý.
a) Đơn đủ điều kiện xử lý là đơn đáp ứng các yêu cầu sau đây:
- Đơn dùng chữ viết là tiếng Việt và đƣợc ngƣời khiếu nại, ngƣời tố cáo, ngƣời kiến nghị, phản ánh ghi rõ ngày, tháng, năm viết đơn; họ, tên, địa chỉ, chữ ký hoặc điểm chỉ của ngƣời viết đơn;
- Đơn khiếu nại phải ghi rõ tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân bị khiếu nại, nội dung, lý do khiếu nại và yêu cầu của ngƣời khiếu nại;
- Đơn tố cáo phải ghi rõ nội dung tố cáo; cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân bị tố cáo, hành vi vi phạm pháp luật bị tố cáo;
- Đơn kiến nghị, phản ánh phải ghi rõ nội dung kiến nghị, phản ánh; - Đơn chƣa đƣợc cơ quan, tổ chức, đơn vị tiếp nhận đơn xử lý theo quy định của pháp luật hoặc đã đƣợc xử lý nhƣng ngƣời khiếu nại, ngƣời tố cáo đƣợc quyền khiếu nại, tố cáo tiếp theo quy định của pháp luật.
- Là đơn không đáp ứng các yêu cầu tại điểm a khoản này;
- Đơn đã đƣợc gửi cho nhiều cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân trong đó đã gửi đến đúng cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc đúng ngƣời có thẩm quyền giải quyết;
- Đơn đã đƣợc hƣớng dẫn một lần về cùng nội dung.
Phân loại theo thẩm quyền giải quyết:
a) Đơn thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, tổ chức, đơn vị.
b) Đơn không thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, tổ chức, đơn vị.
Phân loại đơn theo số lượng người khiếu nại, người tố cáo, người kiến nghị, phản ánh:
a) Đơn có họ, tên, chữ ký của một ngƣời.
b) Đơn có họ, tên, chữ ký của nhiều ngƣời (từ 05 ngƣời trở lên).
Phân loại đơn theo giấy tờ, tài liệu kèm theo đơn:
a) Đơn có kèm theo giấy tờ, tài liệu gốc. b) Đơn không kèm theo giấy tờ, tài liệu gốc.
Phân loại theo thẩm quyền giải quyết của cơ quan, tổ chức, đơn vị:
a) Đơn thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan hành chính nhà nƣớc (bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ; Ủy ban nhân dân các cấp và (cơ quan, tổ chức trực thuộc Ủy ban nhân dân các cấp hoặc của cơ quan hành chính khác).
b) Đơn thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan dân cử, gồm đơn thuộc thẩm quyền của Quốc hội, Ủy ban Thƣờng vụ Quốc hội, Hội đồng Dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội; các Ban của Ủy ban Thƣờng vụ Quốc hội, các
cơ quan của Quốc hội, Ủy ban Thƣờng vụ Quốc hội; Hội đồng nhân dân các cấp và các Ban của Hội đồng nhân dân các cấp.
c) Đơn thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan tiến hành tố tụng, thi hành án.
d) Đơn thuộc thẩm quyền giải quyết của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp; tổ chức tôn giáo.
đ) Đơn thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị sự nghiệp công lập. e) Đơn thuộc thẩm quyền giải quyết của doanh nghiệp nhà nƣớc.”
1.2.3.2 Giải quyết khiếu nại lần đầu
Theo Luật Khiếu nại năm 2011 thì trình tự, thủ tục giải quyết khiếu nại lần đầu đƣợc thực hiện theo các bƣớc sau:
Bước 1: Tiếp nhận và thụ lý đơn khiếu nại
Cá nhân, công dân, ngƣời khiếu nại phải gửi đơn và tài liệu có liên quan đến cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền giải quyết khiếu nại. Nếu ngƣời khiếu nại trực tiếp đến cơ quan để khiếu nại thì cán bộ, công chức tiếp công dân phải có trách nhiệm hƣớng dẫn cho ngƣời khiếu nại viết thành đơn hoặc ghi lại nội dung khiếu nại, có chữ ký của ngƣời khiếu nại. Nếu trong trƣờng hợp khiếu nại thông quan ngƣời đại diện thì phải có giấy tờ chứng minh tính hợp pháp của việc đại diện nhƣ giấy ủy quyền theo quy định của pháp luật hiện hành - theo Điều 12 của Luật Khiếu nại năm 2011.
Theo Luật Khiếu nại năm 2011 thì việc thụ lý giải quyết khiếu nại trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận đƣợc khiếu nại thuộc thẩm quyền mà không thuộc một trong các trƣờng hợp đƣợc quy định tại Điều 11 của Luật Khiếu nại năm 2011, ngƣời có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần đầu phải
thụ lý giải quyết; thông báo bằng văn bản cho ngƣời khiếu nại, cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền chuyển khiếu nại đến và cơ quan thanh tra nhà nƣớc cùng cấp biết, trƣờng hợp không thụ lý giải quyết thì phải nêu rõ lý do.
Bước 2: Xác minh, kết luận nội dung khiếu nại
Theo Luật Khiếu nại năm 2011, thời hạn giải quyết khiếu nại lần đầu không quá 30 ngày, kể từ ngày thụ lý; đối với vụ việc phức tạp thì thời hạn giải quyết có thể kéo dài hơn nhƣng không quá 45 ngày, kể từ ngày thụ lý.
Ở vùng sâu, vùng xa đi lại khó khăn thì thời hạn giải quyết khiếu nại không quá 45 ngày, kể từ ngày thụ lý; đối với vụ việc phức tạp thì thời hạn giải quyết có thể kéo dài hơn nhƣng không quá 60 ngày, kể từ ngày thụ lý.
* Xác minh nội dung khiếu nại
Trong thời hạn quy định tại Điều 28 của Luật này, người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần đầu có trách nhiệm sau đây:
a) Kiểm tra lại quyết định hành chính, hành vi hành chính của mình, của ngƣời có trách nhiệm do mình quản lý trực tiếp, nếu khiếu nại đúng thì ra quyết định giải quyết khiếu nại ngay;
b) Trƣờng hợp chƣa có cơ sở kết luận nội dung khiếu nại thì tự mình tiến hành xác minh, kết luận nội dung khiếu nại hoặc giao cơ quan thanh tra nhà nƣớc cùng cấp hoặc cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm (sau đây gọi chung là ngƣời có trách nhiệm xác minh) xác minh nội dung khiếu nại, kiến nghị giải quyết khiếu nại.
Việc xác minh phải bảo đảm khách quan, chính xác, kịp thời thông qua các hình thức sau đây:
b) Kiểm tra, xác minh thông qua các tài liệu, chứng cứ mà ngƣời khiếu nại, ngƣời bị khiếu nại, cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp;
c) Các hình thức khác theo quy định của pháp luật.
Người có trách nhiệm xác minh có các quyền, nghĩa vụ sau đây:
a) Yêu cầu ngƣời khiếu nại, ngƣời bị khiếu nại, cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu và chứng cứ về nội dung khiếu nại;
b) Yêu cầu ngƣời khiếu nại, ngƣời bị khiếu nại, cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan giải trình bằng văn bản về nội dung liên quan khiếu nại;
c) Triệu tập ngƣời khiếu nại, ngƣời bị khiếu nại, cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan;
d) Trƣng cầu giám định;
đ) Tiến hành các biện pháp kiểm tra, xác minh khác theo quy định của pháp luật;
e) Báo cáo kết quả xác minh và chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật về kết quả xác minh.
Báo cáo kết quả xác minh gồm các nội dung sau đây:
a) Đối tƣợng xác minh;
b) Thời gian tiến hành xác minh; c) Ngƣời tiến hành xác minh; d) Nội dung xác minh;
đ) Kết quả xác minh;
* Tổ chức đối thoại:
1. Trong quá trình giải quyết khiếu nại lần đầu, nếu yêu cầu của ngƣời khiếu nại và kết quả xác minh nội dung khiếu nại còn khác nhau thì ngƣời giải quyết khiếu nại tổ chức đối thoại với ngƣời khiếu nại, ngƣời bị khiếu nại, ngƣời có quyền và nghĩa vụ liên quan, cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan để làm rõ nội dung khiếu nại, yêu cầu của ngƣời khiếu nại và hƣớng giải quyết khiếu nại; việc đối thoại phải tiến hành công khai, dân chủ.
2. Ngƣời giải quyết khiếu nại có trách nhiệm thông báo bằng văn bản với ngƣời khiếu nại, ngƣời bị khiếu nại, ngƣời có quyền và nghĩa vụ liên quan, cơ quan, tổ chức có liên quan biết thời gian, địa điểm, nội dung việc đối thoại.
3. Khi đối thoại, ngƣời giải quyết khiếu nại phải nêu rõ nội dung cần đối thoại, kết quả xác minh nội dung khiếu nại; ngƣời tham gia đối thoại có quyền trình bày ý kiến, đƣa ra chứng cứ liên quan đến khiếu nại và yêu cầu của mình.
4. Việc đối thoại phải đƣợc lập thành biên bản; biên bản phải ghi rõ ý kiến của những ngƣời tham gia, kết quả đối thoại, có chữ ký hoặc điểm chỉ của ngƣời tham gia; trƣờng hợp ngƣời tham gia đối thoại không ký, điểm chỉ xác nhận thì phải ghi rõ lý do; biên bản này đƣợc lƣu vào hồ sơ vụ việc khiếu nại.
5. Kết quả đối thoại là một trong các căn cứ để giải quyết khiếu nại.
Bước 3: Ban hành Quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu
Theo Luật Khiếu nại năm 2011 có quy định: Quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu:
1. Ngƣời giải quyết khiếu nại lần đầu phải ra quyết định giải quyết khiếu nại.
2. Quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu phải có các nội dung sau đây:
a) Ngày, tháng, năm ra quyết định;
b) Tên, địa chỉ ngƣời khiếu nại, ngƣời bị khiếu nại; c) Nội dung khiếu nại;
d) Kết quả xác minh nội dung khiếu nại; đ) Kết quả đối thoại (nếu có);
e) Căn cứ pháp luật để giải quyết khiếu nại; g) Kết luận nội dung khiếu nại;
h) Giữ nguyên, sửa đổi, bổ sung hoặc hủy bỏ một phần hay toàn bộ quyết định hành chính, chấm dứt hành vi hành chính bị khiếu nại; giải quyết các vấn đề cụ thể trong nội dung khiếu nại;
i) Việc bồi thƣờng thiệt hại cho ngƣời bị thiệt hại (nếu có);
i) Quyền khiếu nại lần hai, quyền khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án.
3. Trƣờng hợp nhiều ngƣời cùng khiếu nại về một nội dung thì ngƣời có thẩm quyền giải quyết khiếu nại xem xét, kết luận nội dung khiếu nại và căn cứ vào kết luận đó để ra quyết định giải quyết khiếu nại cho từng ngƣời hoặc ra quyết định giải quyết khiếu nại kèm theo danh sách những ngƣời khiếu nại.
Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày có quyết định giải quyết khiếu nại, ngƣời giải quyết khiếu nại lần đầu có trách nhiệm gửi quyết định giải quyết khiếu nại cho ngƣời khiếu nại, thủ trƣởng cấp trên trực tiếp của ngƣời giải quyết khiếu nại hoặc ngƣời có thẩm quyền, ngƣời có quyền, nghĩa vụ liên quan, cơ quan, tổ chức, cá nhân đã chuyển khiếu nại đến và cơ quan thanh tra nhà nƣớc cùng cấp.
* Khiếu nại lần hai hoặc khởi kiện vụ án hành chính:
1. Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày hết thời hạn giải quyết khiếu nại quy định tại Điều 28 của Luật này mà khiếu nại lần đầu không đƣợc giải quyết hoặc kể từ ngày nhận đƣợc quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu mà ngƣời khiếu nại không đồng ý thì có quyền khiếu nại đến ngƣời có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần hai; đối với vùng sâu, vùng xa đi lại khó khăn thì thời hạn có thể kéo dài hơn nhƣng không quá 45 ngày.
Trƣờng hợp khiếu nại lần hai thì ngƣời khiếu nại phải gửi đơn kèm theo quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu, các tài liệu có liên quan cho ngƣời có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần hai.
2. Hết thời hạn giải quyết khiếu nại quy định tại Điều 28 của Luật này mà khiếu nại lần đầu không đƣợc giải quyết hoặc ngƣời khiếu nại không đồng ý với quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu thì có quyền khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án theo quy định của Luật tố tụng hành chính.
* Áp dụng biện pháp khẩn cấp
Trong quá trình giải quyết khiếu nại, nếu xét thấy việc thi hành quyết định hành chính bị khiếu nại sẽ gây hậu quả khó khắc phục, thì ngƣời giải quyết khiếu nại phải ra quyết định tạm đình chỉ việc thi hành quyết định đó. Thời hạn tạm đình chỉ không vƣợt quá thời gian còn lại của thời hạn giải quyết. Quyết định tạm đình chỉ phải đƣợc gửi cho ngƣời khiếu nại, ngƣời bị
khiếu nại, ngƣời có quyền, nghĩa vụ liên quan và những ngƣời có trách nhiệm thi hành khác. Khi xét thấy lý do của việc tạm đình chỉ không còn thì phải hủy bỏ ngay quyết định tạm đình chỉ đó.
1.2.3.3 Giải quyết khiếu nại lần hai
Bước 1: Tiếp nhận và thụ lý đơn khiếu nại
Theo Luật Khiếu nại năm 2011 quy định: Thụ lý giải quyết khiếu nại lần hai:
1. Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận đƣợc đơn khiếu nại thuộc thẩm quyền giải quyết của mình và không thuộc một trong các trƣờng hợp quy định tại Điều 11 của Luật này, ngƣời giải quyết khiếu nại lần hai phải thụ lý giải quyết và thông báo bằng văn bản cho ngƣời khiếu nại, cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền đã chuyển khiếu nại đến và cơ quan thanh tra nhà nƣớc cùng cấp biết; trƣờng hợp không thụ lý giải quyết thì phải nêu rõ lý do.
2. Đối với vụ việc khiếu nại phức tạp, nếu thấy cần thiết, ngƣời giải quyết khiếu nại lần hai thành lập Hội đồng tƣ vấn để tham khảo ý kiến giải quyết khiếu nại.
Bước 2: Xác minh, kết luận nội dung khiếu nại
Theo Luật Khiếu nại năm 2011 quy định: Thời hạn giải quyết khiếu nại lần hai:
Thời hạn giải quyết khiếu nại lần hai không quá 45 ngày, kể từ ngày thụ lý; đối với vụ việc phức tạp thì thời hạn giải quyết khiếu nại có thể kéo dài hơn nhƣng không quá 60 ngày, kể từ ngày thụ lý.
Ở vùng sâu, vùng xa đi lại khó khăn thì thời hạn giải quyết khiếu nại không quá 60 ngày, kể từ ngày thụ lý; đối với vụ việc phức tạp thì thời hạn
giải quyết khiếu nại có thể kéo dài hơn, nhƣng không quá 70 ngày, kể từ ngày thụ lý.
* Xác minh nội dung khiếu nại lần hai
Ngƣời có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần hai căn cứ vào nội dung, tính chất của việc khiếu nại, tự mình tiến hành xác minh, kết luận nội dung khiếu nại hoặc giao cho ngƣời có trách nhiệm xác minh nội dung khiếu nại và kiến nghị giải quyết khiếu nại. Việc xác minh thực hiện theo quy định tại các khoản 2, 3 và 4 Điều 29 của Luật Khiếu nại năm 2011 có quy định các nội dung: Xác minh nội dung khiếu nại, việc xác minh phải bảo đảm khách quan, chính xác, kịp thời thông qua các hình thức sau đây:
a) Kiểm tra, xác minh trực tiếp tại địa điểm phát sinh khiếu nại;
b) Kiểm tra, xác minh thông qua các tài liệu, chứng cứ mà ngƣời khiếu nại, ngƣời bị khiếu nại, cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp;