- Tổ chức thực hiện thu BHXH bắt buộc đối với các đơn vị SDLĐ theo hướng phân cấp quản lý thu BHXH bắt buộc đối với đơn vị SDLĐ cho nhau. Quy định thời điểm lập và xét duyệt kế hoạch thu BHXH bắt buộc hàng năm, đồng thời giao sổ kiểm tra về thu BHXH bắt buộc.
- Hoàn thiện hệ thống sổ sách biểu mẫu quản lý thu BHXH bắt buộc bao gồm danh sách lao động, bản đối chiếu và theo dõi hệ thống biểu, quy trình lập và báo cáo thu BHXH bắt buộc cũng như việc kiểm tra thẩm định số liệu thu BHXH bắt buộc.
- Quy trình thu BHXH bắt buộc phải được hoàn thiện ở cả 03 khâu: Khâu đăng ký, khâu thực hiện, khâu xác nhận theo nhiệm vụ của cơ quan BHXH và
nhiệm vụ của đơn vị SDLĐ và NLĐ. Xây dựng quy trình thu BHXH bắt buộc phù hợp với từng loại hình quản lý và đối tượng. Từ các khâu đối chiếu kiểm tra số tiền thu của từng NLĐ đồng thời phải được tin học hóa các dữ liệu ban đầu. Tạo lập kênh thông tin đáng tin cậy cho công tác thu BHXH bắt buộc đối với các đối tượng tham gia.
+ Khâu đăng ký phải do đơn vị sử dụng lao động thực hiện. Cơ quan BHXH huyện Nam Đông chịu trách nhiệm đối chiếu, kiểm tra, rà soát xác định lại danh sách đăng ký của đơn vị. Việc đặt ra trong khâu này là việc xác định các cơ sở dữ liệu đầu vào của người lao động cho các giai đoạn sau. Để công tác thu BHXH bắt buộc được đảm bảo chính xác và đúng đối tượng khâu đăng ký phải được kiểm tra một cách kỹ lưỡng. Thông qua danh sách đăng ký lao động của chủ sử dụng lao động cơ quan BHXH phải đối chiếu trực tiếp với các chứng từ, hồ sơ liên quan đến từng đối tượng trong danh sách đăng ký. Xác định chính xác đối tượng và mức tham gia BHXH bắt buộc của từng lao động trong quá trình thực hiện.
+ Sau khi xác định được cơ sở dữ liệu phục vụ cho việc triển khai công tác thu BHXH bắt buộc theo các loại đối tượng quản lý, cơ quan BHXH tiến hành thu nộp BHXH bắt buộc cho những đối tượng này theo đúng quy định. Đối tượng tham gia BHXH bắt buộc là rất lớn và thường xuyên biến động về lao động và tiền lương các đơn vị phải lập các biểu báo tăng giảm để điều chỉnh kịp thời trong danh sách quản lý. + Khâu thực hiện trong quy trình thu BHXH bắt buộc. Đây là khâu quan trọng đối với những cán bộ trực tiếp làm công tác thu BHXH ở huyện. Sau khi thực hiện thu BHXH bắt buộc đối với các đơn vị, theo từng kỳ cơ quan BHXH có trách nhiệm phải đối chiếu xác nhận quá trình tham gia BHXH cho từng người lao động tại từng thời điểm, xác định chính xác số công nợ và số đã trích nộp. Để có thể đối chiếu với số liệu mà đơn vị SDLĐ trích nộp, cán bộ chuyên quản phải căn cứ vào các chứng từ chuyển tiền, nộp tiền của đơn vị, các giấy báo có của Ngân hàng, Kho bạc, các quyết định điều chuyển tăng giảm mức trích nộp BHXH của từng người lao động. Vấn đề đặt ra trong khâu đối chiếu này là việc lập bản đối chiếu cho đơn vị SDLĐ.
Trên cơ sở trích nộp của đơn vị SDLĐ và người lao động xác định việc đóng BHXH bắt buộc từng tháng cho từng đối tượng.
+ Khâu xác nhận: Xác nhận tình trạng công nợ của các đơn vị, xác nhận trên sổ BHXH, xác nhận quá trình tham gia BHXH của từng người lao động tại thời điểm. 3.2.3. Tăng cường phối kết hợp với các ban ngành liên quan
- Việc phối hợp hoạt động giữa các cơ quan có liên quan trong công tác thu BHXH có vai trò rất quan trọng. Nó giúp cho cơ quan BHXH huyện Nam Đông khai thác thêm được những đối tượng NLĐ và đơn vị SDLĐ mới tham gia BHXH bắt buộc; làm tăng số thu BHXH bắt buộc. Phối hợp hoạt động còn giúp cơ quan BHXH phát hiện và xử lí kịp thời các trường hợp vi phạm pháp luật về BHXH như trốn đóng, nợ đọng... Phối hợp còn làm tăng sự hiểu biết lẫn nhau giữa các cơ quan trong toàn huyện, hỗ trợ nhau nhiều hơn trong thực hiện công việc. Do đó sự phối hợp hoạt động này cần được đưa vào kế hoạch hàng năm của BHXH huyện Nam Đông.
- BHXH huyện Nam Đông cần tranh thủ sự lãnh đạo, chỉ đạo của huyện ủy, ủy ban nhân dân huyện, đề nghị các cơ quan ban ngành trong toàn huyện thực hiện phối hợp với BHXH huyện Nam Đông để thực hiện chính sách BHXH góp phần thực hiện an sinh xã hội trên toàn huyện. Trong các buổi gặp mặt hàng năm của các doanh nghiệp với ủy ban nhân dân huyện Nam Đông nên đề xuất với ủy ban nhân dân huyện đưa thêm phần tổng kết về tình hình tham gia BHXH bắt buộc cho NLĐ của các đơn vị để họ thấy được trách nhiệm của mình không chỉ là sản xuất kinh doanh mà còn là quan tâm đến các vấn đề về BHXH bắt buộc cho NLĐ. Đề xuất với ủy ban nhân dân huyện biểu dương những đơn vị đóng BHXH bắt buộc đầy đủ, những đơn vị nào đóng BHXH bắt buộc đầy đủ thì tạo điều kiện cho họ mở rộng sản xuất kinh doanh hay như việc tạo thuận lợi về thủ tục hành chính cho các đơn vị cam kết đóng BHXH bắt buộc cho NLĐ. Phối hợp với phòng Kế hoạch và Đầu tư, phòng Thống kê huyện Nam Đông để có được số liệu về số doanh nghiệp đang sản xuất kinh doanh và số doanh nghiệp đang trong quá trình hoàn thiện hồ sơ trên địa bàn huyện. Từ đó, BHXH huyện có kế hoạch vận động các doanh nghiệp tham gia đóng BHXH bắt buộc. Kết hợp kiểm tra tình hình thực hiện BHXH với thanh tra lao
động, phòng Nội vụ - Lao động, thương binh xã hội để xác định được số lao động thực tế đang làm việc tại các đơn vị, có biện pháp yêu cầu đơn vị SDLĐ thực hiện đóng BHXH bắt buộc cho NLĐ thuộc diện cần tham gia BHXH, truy thu đối với những trường hợp NLĐ chưa được tham gia BHXH bắt buộc.
- Phối hợp với chi cục thuế huyện Nam Đông nhằm xác định quỹ tiền lương, tiền công thực tế mà doanh nghiệp kê khai với cơ quan thuế. Thực hiện đối chiếu với quỹ tiền lương mà các doanh nghiệp đã đăng kí tại BHXH huyện Nam Đông, từ đó phát hiện được các trường hợp doanh nghiệp đăng kí tham gia BHXH với quỹ tiền lương, tiền công thấp hơn so với thực tế để yêu cầu các cơ quan chức năng của Nhà nước tiến hành xử lí vi phạm. Phối hợp với ngân hàng, kho bạc trong việc xác định số tiền thực tế có trong tài khoản của BHXH huyện Nam Đông, để việc chuyển tiền vào tài khoản của BHXH Nam Đông tại Kho bạc Nhà nước tỉnh và Ngân hàng tỉnh được nhanh chóng, an toàn. Từ đó tạo điều kiện cho BHXH tỉnh Thừa Thiên Huế chuyển tiền thu về BHXH Việt Nam để BHXH Việt Nam thực hiện các công việc như tiến hành phân bổ nguồn kinh phí chi trả, thực hiện các hoạt động đầu tư tăng trưởng quỹ BHXH kịp thời. Phối hợp với phòng công nghệ thông tin của BHXH tỉnh Thừa Thiên Huế triển khai ứng dụng nhanh các phầm mềm BHXH vào hoạt động, cài đặt các phiên bản phần mềm mới để công tác thu BHXH bắt buộc thuận tiện hơn.
- Tăng cường phối hợp với ủy ban nhân dân các xã, thị trấn để nắm được số hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể đang hoạt động tại địa phương. Hiện nay chỉ có ủy ban nhân dân xã, thị trấn là nơi có điều kiện nắm chắc tình hình hoạt động cũng như quy mô sử dụng lao động tại các hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể. Do vậy, cơ quan BHXH huyện Nam Đông cần phối hợp chặt chẽ với ủy ban nhân dân xã, thị trấn để xác định được các hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc trên địa bàn. Vì thế, việc triển khai công tác thu BHXH bắt buộc được kịp thời, đầy đủ. Như vậy ủy ban nhân dân xã, thị trấn không chỉ giữ vai trò là đối tượng chi trả chế độ BHXH mà còn là đầu mối quan trọng giúp cơ quan BHXH
huyện quản lí các hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể, hỗ trợ cơ quan BHXH thu BHXH bắt buộc tại đây.
- Cùng với Luật BHXH (sửa đổi), Quốc hội vừa thông qua Bộ luật Hình sự (sửa đổi) có hiệu lực từ ngày 1/7/2016, theo đó, trường hợp không chấp hành xử phạt vi phạm hành chính thì cơ quan BHXH chuyển cơ quan thẩm quyền điều tra, khởi tố hình sự theo quy định tại Điều 214 (Tội gian lận BHXH, BH thất nghiệp), Điều 215 (Tội gian lận BHYT) và Điều 216 (Tội trốn đóng BHXH, BHYT, BH thất nghiệp cho NLĐ).
3.2.4. Tăng cường truyên truyền về chính sách Bảo hiểm xã hội
- BHXH là lĩnh vực ảnh hưởng đến nhiều người, nhiều tầng lớp trong cộng đồng xã hội cho nên công tác tuyên truyền BHXH là vô cùng cần thiết. Tuyên truyền giúp cho NLĐ, NSDLĐ và toàn bộ người dân nói chung hiểu về vai trò của BHXH, về các chế độ, chính sách BHXH của Nhà nước ta. Từ đó làm thay đổi thái độ của NLĐ, NSDLĐ đối với công tác BHXH theo hướng tích cực. NLĐ, NSDLĐ sẽ có ý thức tự giác tham gia BHXH làm cho luật BHXH dần đi vào cuộc sống. BHXH huyện Nam Đông cần thực hiện tuyên truyền tốt công tác tuyên truyền BHXH cả về nội dung và hình thức như sau:
3.2.4.1.Về nội dung tuyên truyền
- Đối với NLĐ: Tuyên truyền phải giúp họ nhận thức được đóng BHXH là từ cả hai phía NLĐ và NSDLĐ, ngoài ra quỹ BHXH còn được sự bảo trợ của Nhà Nước. Số tiền BHXH mà NLĐ đóng chỉ chiếm ¼ số tiền phải đóng, còn NSDLĐ đóng ¾. Số chế độ mà họ được hưởng là năm chế độ bao gồm: ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí và từ tuất. BHXH là sự đảm bảo quan trọng nhất để khi NLĐ do những lí do nhất định nào đó bị giảm nguồn thu nhập sẽ có nguồn thu nhập thay thế, nói cách khác, BHXH là lưới an sinh đầu tiên bảo vệ NLĐ trước rủi ro về việc làm, thu nhập. Hơn nữa, BHXH không chỉ đảm bảo cuộc sống cho bản thân NLĐ mà còn bảo vệ cả gia đình, thân nhân của NLĐ.
- Đối với NSDLĐ: Cần phải cho họ thấy được những lợi ích mà BHXH đem lại cho họ, làm cho họ nhận thức được việc trích một phần quỹ lương để cùng tham
gia BHXH cho NLĐ chỉ là một phần nhỏ so với việc họ phải bỏ ra chi phí lớn cho việc chi trả cho NLĐ gặp phải các “rủi ro xã hội” nếu như họ không đóng BHXH. Vì khi NLĐ gặp các rủi ro như: ốm đau, thai sản, tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp thì cơ quan BHXH sẽ đứng ra để chi trả các khoản chi phí cho NLĐ. Bên cạnh đó khi tham gia BHXH cho NLĐ còn là một hình thức giữ chân NLĐ một cách văn minh nhất từ đó việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sẽ ổn định, NLĐ gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.
3.2.4.2.Về hình thức tuyên truyền
- Cần thực hiện đa dạng hóa các hình thức, biện pháp tuyên truyền để mọi đối tượng NLĐ có điều kiện tiếp cận và hiểu được chính sách BHXH. BHXH huyện Nam Đông cần phối hợp với ban Tuyên giáo huyện ủy để biên soạn tài liệu tuyên truyền BHXH theo từng chủ đề, phù hợp với từng đối tượng NLĐ như đối với lao động nữ cần tuyên truyền sâu về chế độ thai sản; các doanh nghiệp xây dựng, sản xuất gạch tuyên truyền sâu về chế độ tai nạn lao động -bệnh nghề nghiệp...
- Liên hệ với Đoàn thanh niên, chi hội phụ nữ để tổ chức các buổi tuyên truyền, trao đổi với cán bộ đoàn, cán bộ chi hội ở các địa phương về chính sách, các chế độ BHXH. BHXH huyện Nam Đông tiến hành kí kết với đài truyền thanh huyện, xã, thị trấn đưa chuyên mục BHXH vào các buổi phát thanh để tuyên truyền đến mọi người dân trong toàn huyện. Các bài viết gửi đến cơ quan phát thanh cần phải theo các chủ đề để người dân hiểu được dễ dàng. Các bài viết cần biểu dương những đơn vị tham gia BHXH đầy đủ, những trường hợp thực tế của NLĐ đã tham gia BHXH thì họ được những lợi ích như thế nào. Đặc biệt, huyện Nam Đông đã xây dựng được trang Web riêng, có rất nhiều người thường xuyên theo dõi tin tức tại đây vì vậy BHXH huyện Nam Đông nên kí kết với ban biên tập trang Web này để đưa các bài viết tuyên truyền BHXH, đưa tin hoạt động của BHXH huyện vào mục kinh tế xã hội.
- BHXH huyện nên tuyên truyền trực tiếp đến các xã, thị trấn để tận dụng tối đa các hội nghị, hội thảo của các đơn vị để lồng ghép tuyên truyền về chế độ, chính sách BHXH.Tổ chức hội thảo, tập huấn về tuyên truyền BHXH cho cán bộ làm
chính sách BHXH tại cơ sở, cán bộ công đoàn để họ thực hiện tuyên truyền cho NLĐ của địa phương, doanh nghiệp mình.
- Liên hệ với công đoàn tại các doanh nghiệp, với chủ sử dụng lao động tổ chức các buổi nói chuyện trực tiếp, giải đáp các thắc mắc về chính sách BHXH, các chế độ BHXH cho NLĐ.
- Dựng pano, áp phích tại các khu vực đông dân cư, đặc biệt là trên các tuyến đường phố chính trên địa bàn huyện, tại một số cụm công nghiệp.Phát hành tờ rơi có hình ảnh hấp dẫn, nội dung ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu, dễ nhớ. Treo băng rôn, biểu ngữ nhân dịp kỉ niệm các ngày truyền thống của ngành BHXH.
- BHXH huyện Nam Đông cần giao nhiệm vụ tuyên truyền cho cán bộ có am hiểu về chính sách BHXH, được tín nhiệm trong cơ quan. Cán bộ tuyên truyền cũng phải là người năng nổ, hoạt bát, có khả năng giao tiếp tốt, tạo lập được mối quan hệ với các cơ quan, đơn vị khác trong toàn huyện tạo điều kiện cho công tác tuyên truyền thực sự đi vào chiều sâu.
- Nguồn kinh phí hàng năm mà BHXH tỉnh Thừa Thiên Huế cấp cho công tác tuyên truyền xuống BHXH huyện còn hạn chế vì vậy cần tranh thủ sự lãnh đạo của ủy ban nhân dân huyện Nam Đông để đề xuất huyện hỗ trợ kinh phí bổ sung để công tác tuyên truyền có hiệu quả. Qua đó chính sách BHXH sẽ được thực hiện tốt, góp phần ổn định cuộc sống nhân dân cũng là tiền đề để thúc đẩy tăng trưởng kinh tế của huyện Nam Đông.
3.2.5. Cải cách thủ tục hành chính
Bất kỳ một cơ quan HCSN nào đều bị chi phối bởi tâm lý làm việc thủ tục, hành chính rườm rà, một số cán bộ còn cố ý gây phiền hà, mất thời gian của người dân. Trong khi đó trình độ dân trí ngày một nâng cao, nhu cầu được tham gia vào hệ thống BHXH tăng lên đáng kể. Để phục vụ cho các đối tượng tham gia, thụ hưởng chế độ BHXH ngày một tốt hơn, tạo sự tin tưởng cho đại bộ phận người dân thì cần phải đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, thay đổi tác phong làm việc xơ cứng thông qua một số công việc cụ thể sau:
- Từ những quy định chung của Luật BHXH, Thông tư, Nghị định, BHXH có thể xây dựng quy trình nghiệp vụ phù hợp với đăc điểm của cơ quan mình, làm cho hoạt động BHXH được trở lên dễ dàng, thuận tiện hơn.
- Thực hiện tốt cơ chế “một cửa” theo tiến trình cải cách thủ tục hành chính của Chính phủ, giảm bớt gánh nặng về thủ tục cho người tham gia, tránh tâm lý ngần ngại khi đến cơ quan BHXH giải quyết chế độ. Mặc dù, BHXH huyện Nam Đông đã tiến hành thực hiện chính sách “một cửa” nhưng hiệu quả làm việc của phòng một cửa vẫn chưa cao. Đây là bộ phận tiếp xúc trực tiếp với người tham gia