- Tiếp nhận, giải quyết hồ sơ hành chính của cá nhân, tổ chức theo quy định; Không tự đặt ra thủ tục hành chính, hồ sơ, giấy tờ ngoài quy định của
2.2.1. Công tác ban hành văn bản chỉ đạo, chuẩn bị thực hiện cơ chế
Thực hiện Quyết định số 181/2003/QĐ-TTg ngày 04/9/2003 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành quy chế “một cửa” tại các cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương và tài liệu hướng dẫn của Bộ Nội vụ; Quyết định số 156/2003/QĐ-UBND ngày 11/11/2003 của Ủy ban nhân dân thành
thủ tục hành chính tại các cơ quan hành chính của thành phố; Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy đã ban hành Quyết định số 193/QĐ-UBND ngày 25 tháng 2 năm 2004 về việc thành lập Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính quận Cầu Giấy.
Ngày sau khi Quyết định 84/2009/QĐ-UBND ngày 01/07/2009 của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội hướng dẫn Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22/6/2007 của Thủ tướng Chính phủ về thực hiện cơ chế “một cửa”, cơ chế “một cửa liên thông”. Ủy ban nhân dân quận đã ra quyết định kiện toàn Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân quận, chỉ đạo các đơn vị thực hiện ngay việc rà soát, cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung các văn bản tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân quận và Ủy ban nhân dân các phường, đảm bảo cho phù hợp với các quy định mới về thực hiện cơ chế “một cửa”, cơ chế “một cửa liên thông”.
Triển khai Nghị quyết 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ về Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 – 2020, trên cơ sở Chương trình số 08-Ctr/TU ngày 18/10/2011 của Thành ủy, ngày 21/11/2011 Quận ủy Cầu Giấy đã ban hành Chương trình số 11-Ctr/QU về đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao năng lực trách nhiệm và chất lượng phục vụ của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức quận Cầu Giấy giai đoạn 2010 – 2015.
Hàng năm Ủy ban nhân dân quận đều xây dựng kế hoạch cải cách hành chính, kế hoạch kiểm soát thủ tục hành chính trên địa bàn quận Cầu Giấy.
Ủy ban nhân dân quận xác định cải cách thủ tục hành chính là khâu đột phá để tạo môi trường thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tổ chức, công dân vì vậy quận tập trung chỉ đạo rà soát, cập nhật, cắt giảm, đề xuất đơn giản hóa thủ tục hành chính. Ủy ban nhân dân quận và các phường công khai thủ tục hành chính theo Quyết định số 4045/QĐ-UBND, 4046/QĐ- UBND ngày 31/8/2011 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội về
việc công bố Bộ thủ tục hành chính đang thực hiện tại cấp huyện và cấp xã trên địa bàn thành phố Hà Nội và Quyết định 4322/QĐ-UBND ngày 01/10/2012 về việc công bố thủ tục mới ban hành, thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế, thủ tục hành chính bị hủy bỏ hoặc bãi bỏ trong lĩnh vực tư pháp thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn thành phố Hà Nội.
Ủy ban nhân dân quận chỉ đạo các đơn vị thực hiện niêm yết công khai nội quy, quy trình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính; công khai thẩm quyền, thời hạn giải quyết, thành phần hồ sơ, lệ phí, căn cứ pháp lý của từng thủ tục hành chính.
Ngay sau khi quyết định số 07/2016/QĐ-UBND ngày 08/03/2016 của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội về quy định thực hiện cơ chế “một cửa”, cơ chế “một cửa liên thông” trong giải quyết các công việc của cá nhân, tổ chức, Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy đã có văn bản chỉ đạo các phòng chuyên môn, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân quận và Ủy ban nhân dân các phường rà soát, kiện toàn lại tổ chức, sắp xếp cán bộ làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, bổ sung, thay thế hệ thống văn bản, biểu mẫu, sổ sách đang thực hiện tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đảm bảo đúng quy định, đặc biệt là quy trình giải quyết hồ sơ hành chính cho cá nhân, tổ chức đảm bảo không để cho cá nhân, tổ chức phải đi lại, bổ sung hồ sơ quá một lần, nếu để hồ sơ quá hạn, không giải quyết được người có thẩm quyền phải có văn bản xin lỗi người dân,...
- Trên cơ sở những quy định của Chính phủ và Thành phố Hà Nội, Ủy ban nhân dân quận đã chỉ đạo Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân quận và Ủy ban nhân dân các phường xây dựng, tổng hợp và niêm yết công khai, đầy đủ, kịp thời các văn bản sau tại Bộ phận tiếp nhận và trả
+ Quyết định công khai các danh mục thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết của Ủy ban nhân dân quận, các phòng chuyên môn của quận ( trong đó niêm yết công khai, đầy đủ các thông tin về thủ tục hành chính bao gồm: tên thủ tục hành chính, cấp thẩm quyền giải quyết, thành phần hồ sơ và số lượng mỗi loại, số bộ hồ sơ phải nộp, thời hạn giải quyết và trả kết quả, mức phí và lệ phí thực hiện thủ tục, các biểu mẫu của thủ tục);
+ Quyết định ban hành quy chế và tổ chức hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
+ Nội quy của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
+ Các quy trình giải quyết thủ tục hành chính được thiết lập và tuân thủ nghiêm ngặt theo yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 – 2008.
+ Các hướng dẫn, tiếp nhận, chuyển giao hồ sơ, xử lý, trình ký, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính;
+ Niêm yết công khai địa chỉ hòm thư tiếp nhận phản ánh kiến nghị, số điện thoài đường dây nóng, hòm thư điện tử của đơn vị và của thủ trưởng đơn vị. + Mở các loại sổ sách theo đúng mẫu quy định như: sổ theo dõi tiếp nhận và trả kết quả, giấy tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, phiếu kiểm soát quá trình kiểm soát hồ sơ, phiếu xin lỗi đối với hồ sơ giải quyết quá hạn, phiếu xin lỗi do sơ xuất trong quá trình tiếp nhận hồ sơ,...
Cùng với việc ban hành văn bản chỉ đạo, Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy thông qua hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo rất quan tâm xây dựng và thực hiện rất nhiều các hoạt động khác nhằm triển khai thực hiện cơ chế “một cửa” đạt hiệu quả cao nhất. Ví dụ như công tác tuyên truyền được quận ủy, HĐND & UBND quận Cầu Giấy quan tâm chỉ đạo. Tùy theo từng giai đoạn, công tác tuyên truyền được tập trung vào những nội dung cụ thể với nhiều hình thức thiết thực như: tổ chức hội nghị đối với lãnh đạo Ủy ban nhân dân phường, cán bộ văn phòng các phường, các tổ trưởng, tổ phó dân phố do
quận ủy, Ủy ban nhân dân quận chủ trì, tổ chức các đợt tuyên truyền cổ động của ngành văn hóa vào dịp cuối năm 2014, tuyên truyền thông qua các cuộc thi tiểu phẩm của Đoàn thanh niên; sổ tay tìm hiểu pháp luật do Hội đồng tuyên truyền phổ biến giao dục pháp luật thực hiện. Bên cạnh đó, các tài liệu về quy chế “một cửa” đều được gửi tới tổ trưởng tổ dân phố và phát thanh trên hệ thống loa truyền thanh phường giúp người dân hiểu rõ mục đích, ý nghĩa của việc thực hiện quy chế “một cửa”, các hồ sơ thủ tục cần thực hiện khi có giao dịch hành chính trên từng lĩnh vực... Qua đó giúp người dân hiểu được chủ trương của mình và chủ động tham gia vào quy trình giải quyết hồ sơ hành chính của các cơ quan công quyền.