- Tiếp nhận, giải quyết hồ sơ hành chính của cá nhân, tổ chức theo quy định; Không tự đặt ra thủ tục hành chính, hồ sơ, giấy tờ ngoài quy định của
3.2.2. Nhóm các giải pháp riêng
3.2.2.1. Giải pháp về tăng cường sự lãnh đạo của Đảng và chính quyền
đối với thực hiện cơ chế “một cửa”
- Tiếp tục đổi mới phương thức lãnh đạo của Đảng, củng cố xây dựng chính quyền trong sạch, vững mạnh; đổi mới phương thức, nội dung hoạt
động của cả hệ thống chính trị theo hướng “trọng dân, gần dân, hiểu dân, học dân và có trách nhiệm với dân”.
- Gắn việc thực hiện Quy chế dân chủ ở cơ sở với viẹc giải quyết tốt đơn thư khiếu nại, tố cáo, công tác xây dựng chỉnh đốn Đảng và công tác cải cách thủ tục hành chính hoàn thiện cơ chế “một cửa”. Lãnh đạo và các cơ quan chức
năng có nhiệm vụ chỉ đạo thực hiện CCHC và hoàn thiện cơ chế “một cửa” của Quận ủy, Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy cần thường xuyên đi sâu đi sát, chỉ đạo và giúp đỡ các Ủy ban nhân dân phường thuộc quận để rà soát, đánh giá, tháo gỡ khó khăn ách tắc trong quá trình thực hiện cơ chế “một cửa”.
- Cầu Giấy là một quận nội thành Hà Nội, quá trình đô thị hóa, hiện đại hóa diễn ra với tốc độ cao làm nảy sinh nhiều vấn đề mới chưa có trước đây
làm cho cán bộ, công chức tiếp nhận và giải quyết công việc theo thủ tục hành chính nhiều khi lúng túng. Do vậy, để thực hiện tốt và có hiệu quả việc giải quyết công việc theo cơ chế “một cửa” trong những năm tiếp theo, Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy cần tập trung chỉ đạo các Ủy ban nhân dân phường thực hiện nghiêm túc việc đánh giá, rà soát các thủ tục hành chính để kịp thời phát hiện những vướng mắc, những thủ tục hành chính không còn phù hợp để sửa đổi, bãi bỏ theo thẩm quyền hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền sửa đổi, bãi bỏ, nhằm ngày càng đơn giản hóa các thủ tục hành chính và quy trình, cơ chế giải quyết, đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh, sản xuất, đầu tư xây dựng cơ bản trong giải quyết hồ sơ hành chinh của công dân, tổ chức.
3.2.2.2. Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức và quan tâm đời sống vật chất, tinh thần đối với đội ngũ cán bộ, công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
Để nâng cao chất lượng của cơ chế “một cửa” cần phải đào tạo, bồi dưỡng, đào tạo lại, bố trí sắp xếp đội ngũ cán bộ, công chức phù hợp với việc thực hiện cơ chế. Cần tiến hành các biện pháp sau:
Về công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức
- Cần phải thường xuyên bồi dưỡng nghiệp vụ, bồi dưỡng kiến thức và các văn bản mới về lĩnh vực đăng ký kinh doanh nhằm làm cho cán bộ, công chức tại Bộ phận TN & TKQ nắm chắc hướng dẫn thủ tục hành chính, đồng thời nâng cao được kỹ năng xử lý tình huống. Bên cạnh đó cần tổ chức cho bộ phận này tham quan, học hỏi, trao đổi kinh nghiệm với những tỉnh làm tốt, có hiệu quả. Đây cũng là hình thức tập huấn đem lại hiệu quả nhất, thiết thực nhất.
+ Đối với công chức đang được bố trí làm việc tại Bộ phận TN & TKQ theo cơ chế “một cửa” và công chức chuyên môn trong từng lĩnh vực phải
nước, các chuyên đề về phương thức thực hiện qui trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hành chính theo cơ chế “một cửa”; kỹ năng giao tiếp hành chính, kiến thức về quản trị mạng, kỹ năng soạn thảo và ban hành các văn bản quản lý hành chính nhà nước... Đối với những công chức trẻ cần tạo điều kiện cho tham dự các lớp tập huấn nâng cao trình độ kiến thức và kỹ năng quản lý hành chính nhà nước.
+ Đối với đối tượng tuyển dụng để đào tạo, bổ sung dự nguồn nhân sự cho bộ phận TN & TKQ cần phải đạt trình độ chuyên môn tối thiểu là trình độ trung cấp, ưu tiên bố trí sắp xếp cho những đối tượng có trình độ đại học, độ tuổi dưới 30 tuổi. Đưa lực lượng này tham gia các lớp đào tạo đại học hành chính tập trung, các lớp bồi dưỡng quản lý hành chính nhà nước tiền công vụ trước khi tuyển dụng chính thức. Đây chính là nguồn nhân lực quan trọng để bổ sung cho đội ngũ cán bộ công chức tại cấp cơ sở trong thời gian lâu dài.
+Thực tế cho thấy đội ngũ công chức chuyên môn làm việc tại Bộ phận TN & TKQ đã được đào tạo cơ bản về chuyên môn nghiệp vụ nhưng chuyên môn hành chính văn phòng chiếm tỷ lệ khá khiêm tốn. Điều này cho thấy trong kế hoạch đào tạo cán bộ công chức cần được bồi dưỡng chuyên môn về hành chính văn phòng.... để tạo sự thuận lợi cho công tác bố trí, sắp xếp cán bộ công chức vào làm việc tại Bộ phận “một cửa”.
+ Về kế hoạch và chương trình, phương pháp đào tạo bồi dưỡng: hàng năm theo kế hoạch của Ủy ban nhân dân tỉnh, các sở, ngành cần xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cụ thể, sắp xếp thời gian hợp lý để cử công chức đi học và có kế hoạch bố trí người thay thế để công chức yên tâm học tập. Cần có chế độ khuyến khích công chức học ngoài giờ hành chính và các ngày nghỉ để nâng cao trình độ. Ủy ban nhân dân tỉnh cần có kế hoạch phối hợp với các cơ sở đào tạo trong và ngoài tỉnh mở các lớp bồi dưỡng cho CB, CC. Cần xây dựng tài liệu của chương trình bồi dưỡng theo hướng: giảm bớt thời gian trình bày lý luận, tăng thời gian thực hành các kỹ năng chuyên sâu như: kỹ năng
giao tiếp hành chính; kỹ năng xây dựng đề án cải cách hành chính; kỹ năng tiếp nhận và xử lý hồ sơ hành chính, kỹ năng ứng dụng tin học trong xử lý hồ sơ hành chính.
+ Về phương pháp đào tạo, bồi dưỡng: Hiện nay, khi đào tạo bồi dưỡng CB, CC đang sử dụng chủ yếu phương pháp đào tạo "người thầy là trung tâm của quá trình đào tạo" nên vai trò, vị trí của người học không được chú trọng đúng mức, trong khi đội ngũ công chức là lực lượng đã và đang thực hiện các công việc tác nghiệp cụ thể, có những kinh nghiệm, kỹ năng xử lý tình huống chuyên môn nhất định. Cần phải có phương pháp giảng dạy, đào tạo phù hợp phát huy những ưu thế của đội ngũ này.
- Tiếp tục xây dựng và hoàn thiện nội dung và hình thức tuyển dụng công chức vào làm việc trong các cơ quan nhà nước; tiếp tục có những ưu tiên đối với sinh viên tốt nghiệp đại học loại giỏi, loại xuất sắc; có chính sách thỏa đáng trong đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực, thu hút nhân tài.
Có chế độ chính sách đãi ngộ hợp lý đối với cán bộ, công chức làm tại bộ phận tiếp nhận & trả kết quả (TN &TKQ)
- Để cán bộ, công chức nói chung và công chức tại bộ phận TN & TKQ nói riêng yên tâm công tác, phát huy hết khả năng và năng lực làm việc, gắn bó với cơ quan tổ chức, làm việc lâu dài trong hệ thống công vụ cần có chế độ ưu đãi về vật chất, tinh thần cho công chức làm việc tại bộ phận TN & TKQ
trong điều kiện cho phép như: qui định chế độ phụ cấp cho lực lượng này khoảng từ 25-30% lương. Khi bố trí sắp xếp vị trí công tác lãnh đạo, quản lý cần ưu tiên bố trí những công chức đã làm việc tại bộ phận TN & TKQ, bảo đảm cho CB, CC nói chung và công chức làm việc tại bộ phận TN & TKQ nói riêng có vị trí xứng đáng trong xã hội và tạo tâm lý yên tâm, tự hào khi được thực thi công việc tại Bộ phận TN & TKQ.
thưởng và tạo điều kiện học tập, trao đổi kinh nghiệm, tham quan trong và ngoài nước về các cơ chế thực hiện thủ tục hành chính.
- Xây dựng chế độ hỗ trợ và thu hút cán bộ công chức có trình độ chuyên môn cao về công tác để thực hiện cơ chế “một cửa liên thông” đạt hiệu quả.
Ủy ban nhân dân quận, Ủy ban nhân dân Thành phố cần có đề án thu hút, khuyến khích người có trình độ đại học chính qui, thủ khoa, thạc sĩ cả trong và ngoài nước bằng chế độ tài chính, bố trí nhà ở công vụ hoặc chế độ mua nhà trả góp, hưởng các loại phụ cấp và phúc lợi xã hội trong điều kiện cho phép. Tạo điều kiện về môi trường làm việc có tính cạnh tranh cao, phát huy năng lực sở trường, sự cống hiến đóng góp và phấn đấu vươn lên của từng công chức trẻ; công khai việc đánh giá, qui hoạch đào tạo, bố trí cán bộ gắn với nhiệm vụ được phân công; thực hiện chế độ khen thưởng kịp thời để họ yên tâm công tác.
3.2.2.3. Giải quyết TTHC theo hướng liên thông
- Liên thông ngang ( là cách thức giải quyết công việc của cá nhân, tổ chức thuộc trách nhiệm, thẩm quyền của nhiều cơ quan hành chính nhà nước cùng cấp: Toàn bộ quá trình liên thông từ bộ phận một cửa đến các phòng ban chuyên môn thụ lý, giải quyết đều được xây dựng thành quy trình chặt chẽ, quy định rõ trách nhiệm và cách thức giao nhận hồ sơ đảm bảo theo yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO. Đặc biệt chú trọng lĩnh vực cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, cấp phép xây dựng (2 lĩnh vực có nhiều hồ sơ và tính phức tạp trong quá trình giải quyết). Mở rộng phạm vi liên thông đến các đơn vị phối quản: Thuế, Kho bạc thông qua phần mềm quản lý hồ sơ một cửa.
- Liên thông dọc: Là cách thức giải quyết công việc của cá nhân, tổ chức thuộc trách nhiệm, thẩm quyền của giữa các cơ quan hành chính các cấp. Các TTHC liên thông trong lĩnh vực này thường xẩy ra tình trạng hồ sơ quá hạn nhiều nhất, người dân phải bổ sung nhiều loại giấy tờ liên quan và phải đi lại
nhiều lần. Do đó việc liên thông dọc kiểu này cơ quan chủ trì thực hiện giải quyết hồ sơ hành chính phải có quy chế phối hợp thực hiện rất rõ ràng, phân công trách nhiệm, thời gian hoàn thành từng nội dung công việc rất cụ thể cho từng cơ quan, đơn vị và quy chế phối hợp này phải được cơ quan hành chính cấp cao nhất trong quy trình thực hiện liên thông phê duyệt để có cơ sở pháp lý thực hiện thống nhất.
+ Đối với việc liên thông dọc này cần phải được ứng dụng công nghệ thông tin từ khâu tiếp nhận, đến giải quyết và trả kết quả hồ sơ hành chính để giảm được thời gian thực hiện, chi phí đi lại và minh bạch, tiện theo dõi, kiểm soát quá trình thực hiện giữa các cơ quan trong chuỗi quy trình thực hiện. + Đối với liên thông dọc này cần giảm các cấp liên thông trong một quy trình giải quyết thủ tục hành chính.
- Cần tăng cường giải quyết TTHC theo phương thức thụ lý song song đối với các nhóm TTHC:
Trong một số hệ thống hành chính, việc thụ lý hồ sơ thủ tục thường được tiến hành “tuần tự”, có nghĩa là hồ sơ được giải quyết ở một cơ quan, đơn vị trước sau đó chuyển sang cơ quan, đơn vị tiếp theo. Cách này do đó sẽ kéo dài thời gian thụ lý, đặc biệt với hồ sơ luôn phải chuyển qua bộ phận hành chính văn thư để được nơi tiếp theo.
Việc thụ lý song song là việc có nhiều TTHC được các cơ quan chuyên môn khác nhau đồng thời thụ lý mà không làm ảnh hưởng đến yêu cầu hồ sơ thủ tục và quá trình ra quyết định của mỗi cơ quan chuyên môn. Nhóm thủ tục hành chính loại này được thực hiện đối với các thủ tục hành chính mà yêu cầu hồ sơ đầu vào của TTHC này không phụ thuộc vào kết quả đầu ra của TTHC kia. Về mặt pháp lý, việc thụ lý song song các thủ tục hành chính không mâu thuẫn hau trái với bất cứ văn bản quy phạm pháp luật nào, nhưng thường ít được nhắc đến trong văn bản quy phạm pháp luật. Cũng chính vì thế nên phần
sơ thụ lý song song.
Để tạo điều kiện cho tổ chức, cá nhân nhanh chóng nhận được kết quả giải quyết nhiều TTHC, cơ quan nhà nước cần phải ban hành hướng dẫn cụ thể để người dân biết được rõ những thủ tục nào có thể thụ lý song song trong khuân khổ pháp luật cho phép. Căn cứ vào đó người dân có thể chọn cách thực hiện song song nhiều thủ tục.
Đối các nhóm thủ tục hành chính thực hiện song song này. Cơ quan có thẩm quyền phải xây dựng quy trình phối hợp thực hiện rất cụ thể, rõ ràng để người dân thể thực hiện. Điển hình thư nhóm thủ tục hành chính liên thông thực hiện đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú và cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ em dưới sáu tuổi được thực hiện liên thông song song. Công dân chỉ phải nộp hồ sơ tại UBND phường và nhận 3 kết quả tại UBND phường, việc thực hiện đăng ký thường trú và cáp thẻ bảo hiểm y tế được thực hiện song song đồng thời, đã rút ngắn được thời gian giải quyết, công dân không phải đi lại nhiều lần, đỡ tốn kém.
3.2.2.4. Giải pháp về ứng dụng CNTT và truyền thông trong cải cách thủ tục hành chính, xây dựng mô hình một cửa điện tử.
Mục tiêu của ứng dụng CNTT trong cải cách TTHC là tạo ra một phương thức vận hành thông suốt, hiệu quả của bộ máy công quyền, thông qua việc sử dụng các hệ thống thông tin điện tử. CNTT và truyền thông là một công cụ rất cơ bản để tăng cường tính công khai, minh bạch. Đây là một công cụ quan trọng tăng cường hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước một cách nhanh chóng, giảm thời gian và chi phí cho người dân. Do đó phải tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính cho công dân. Đảm bảo 100% TTHC thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông được tin học hóa; quy trình từ khâu tiếp nhận, đến khâu giải quyết, thụ lý hồ sơ hành chính và trả kết quả phải được thực hiện hoàn toàn trên mạng máy tính và cung cấp trạng thái giải quyết hồ sơ hành
chính để người dân có thể tra cứu, kiểm tra, theo dõi tình trạng giải quyết hồ sơ hành chính của mình trên mạng internet.
- Phải xây dựng và chuẩn hóa các cơ sở dữ liệu như đất đai, đô thị, hộ tịch, đăng ký kinh doanh, tài chính, đầu tư, chế độ chính sách của người dân,... là tiền đề và cơ sở quan trọng để đưa ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết TTHC, rút gắn được thời gian, quy trình giải quyết, và công khai, minh bạch tạo điều kiện thuận lợi cho nhân dân.
- Giao tiếp giữa người dân và các cấp lãnh đạo qua môi trường Internet (email, trao đổi trực tuyến...) là một phần của việc ứng dụng CNTT trong cải cách hành chính. Người đứng đầu các cấp chính quyền, các cơ quan, đơn vị phải công khai hòm thư điện tử để người dân biết và phải có trách nhiệm trả lời email của người dân như các văn bản khác.
- Hiện đại hóa trang thiết bị công nghệ thông tin tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả như: Màn hình cảm ứng, kiot tra cứu, máy quét mã vạch để phục vụ nhân dân thuận tiện trong việc tra cứu thông tin về thủ tục hành chính.
- Tăng cường xây dựng các dịch vụ công trực tuyến trong giải quyế công việc cho người dân, doanh nghiệp:
Xây dựng và phát triển Chính phủ điện tử là xu hướng tất yếu của các nước trên thế giới với việc cung cấp ngày càng nhiều hơn các dịch vụ công trực tuyến cho người dân. Ở Việt Nam cung cấp dịch vụ công trực tuyến là