- Tiếp nhận, giải quyết hồ sơ hành chính của cá nhân, tổ chức theo quy định; Không tự đặt ra thủ tục hành chính, hồ sơ, giấy tờ ngoài quy định của
2.2.4. Phạm vi và quy trình giải quyết công việc theo cơ chế “một cửa”
Thực hiện Quyết định số 4045/QĐ-UBND, Quyết định 4046/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội về việc công bố bộ thủ tục hành chính đang thực hiện tại cấp huyện trên địa bàn Thành phố Hà Nội. Lãnh đạo Ủy ban nhân dân quận đã chỉ đạo Văn phòng HĐND & UBND niêm yết công khai các bộ thủ tục hành chính (niêm yết công khai nội quy, quy trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính; công khai thẩm quyền, thời hạn giải quyết, thành phần hồ sơ, lệ phí, căn cứ pháp lý của từng thủ tục hành chính...). Theo đó bao gồm 267 thủ tục hành chính của cấp quận và 126 thủ tục hành chính của cấp phường trên bảng tin tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính và trên trang thông tin điện tử của quận.
mục thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp quận thuộc 14 lĩnh vực: Nội vụ: 26 thủ tục; Tư pháp: 39 thủ tục; Lao động, Thương binh và Xã hội: 73 thủ tục; Y tế (Cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện an toàn thực phẩm): 01 thủ tục; Nông nghiệp (Hợp tác xã + Cấp giấy chứng nhận an toàn thực phẩm nông, lâm, thủy sản): 19 thủ tục; Đăng ký kinh doanh: 05 thủ tục; Công thương: 13 thủ tục; Văn hóa thông tin: 16 thủ tục; Tài nguyên môi trường: 09 thủ tục; Tài chính: 11 thủ tục; Thanh tra: 05 thủ tục; Giáo dục và Đào tạo: 20 thủ tục; Xây dựng đô thị: 21 thủ tục; Kế hoạch đầu tư: 17 thủ tục. Mỗi thủ tục hành chính có 11 nội dung như sau:
- Trình tự thực hiện - Cách thức thực hiện
- Thành phần, số lượng hồ sơ - Thời hạn giải quyết
- Đối tượng thủ tục hành chính
- Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính - Kết quả thực hiện thủ tục hành chính - Lệ phí (nếu có)
- Mẫu đơn, mẫu tờ khai (nếu có)
- Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính - Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính
Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy đã xây dựng quy trình giải quyết từng thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”, xây dựng cơ chế phối hợp giữa các cơ quan trong việc giải quyết các thủ tục hành chính liên thông đảm bảo rõ ràng, cụ thể và gắn trách nhiệm, thời gian giải quyết từng nội dung công việc với các đơn vị liên quan. Đến nay, 100% các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết của Ủy ban nhân dân quận đã được xây dựng quy trình giải quyết áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN (ISO 9001:9008).
Có thể tóm tắt quy trình giải quyết công việc theo cơ chế “một cửa” bằng sơ đồ sau đây:
Tổ chức, cá nhân
Bộ phận ti ếp nhận và trả kết quả
Cơ quan chuyên môn
Cấp có thẩm quyền quyết định
- Ghi chú: ---> Trả lại hồ sơ để bổ sung
Chuyển hồ sơ khi đã có kết quả
- Giải thích sơ đồ: - Cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, chyên viên kiểm tra, nếu đủ điều kiện chuyển cơ quan chuyên môn xử lý, nếu không đủ điều kiện trả lại công dân bổ sung.
- Phòng chuyên môn thụ lý: Nếu đủ điều kiện trình lãnh đạo
duyệt và trả lại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để trả công dân, nếu thiếu hồ sơ hoặc không đủ điều kiện trả lại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để yêu cầu công dân bổ sung hồ sơ.
Bước 1: Tổ chức, cá nhân có yêu cầu giải quyết công việc trực tiếp liên hệ với Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân quận.
Bước 2. Công chức của Bộ phận tiếp nhận và trảkết quảtiếp nhận hồ sơ
của cá nhân, tổ chức và thực hiện các nhiệm vụ sau: Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ:
- Nếu không thuộc phạm vi giải quyết thì hướng dẫn công dân đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
- Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, chưa đầy đủ theo quy định thì không tiếp nhận, đồng thời hướng dẫn cụ thể để công dân bổ sung, hoàn chỉnh. Việc hướng dẫn được thực hiện theo nguyên tắc một lần, đầy đủ, đúng quy định. Lập phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ.
- Nếu hồ sơ hợp lệ, đầy đủ theo quy định thì nhập thông tin vào sổ theo dõi và lập giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả và giao giấy tiếp nhận hồ sơ
và hẹn trả kết quả có đầy đủ thông tin cho người nộp hồ sơ; hướng dẫn công dân nộp phí, lệ phí đối với những công việc được thu phí, lệ phí theo quy định của pháp luật.
Bước 3.Chuyển hồ sơ:
Sau khi nhận hồ sơ, công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả lập phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ bàn giao hồ sơ và phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ cho công chức của phòng ban chuyên môn giải quyết. Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ được chuyển theo hồ sơ và lưu tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Việc bàn giao hồ sơ được thực hiện ngay trong buổi làm việc, công chức phòng chuyên môn có trách nhiệm kiểm tra và tiếp nhận hồ sơ, ký phiếu giao nhận hồ sơ; địa điểm chuyển giao tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Đối với các hồ sơ tiếp nhận trong sáng ngày thứ bảy, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả chuyển cho cơ quan chuyên môn vào 8 giờ 00 phút ngày thứ hai của tuần làm việc tiếp theo. Hồ sơ được tiếp nhận vào 30 phút cuối buổi chiều của ngày giao dịch tiếp nhận và trả kết quả phải
được bàn giao chậm nhất vào đầu giờ của ngày kế tiếp. Đối với các hồ sơ theo quy định trả kết quả ngay trong ngày làm việc, thời gian chuyển hồ sơ được quy định theo các quy trình giải quyết thủ tục hành chính cụ thể.
Bước 4. Giải quyết hồ sơ:
- Công chức, phòng chuyên môn thẩm định hồ sơ, tham mưu giải quyết, trình lãnh đạo có thẩm quyền quyết định và chuyển kết quả giải quyết hồ sơ cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
- Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết: Báo cáo cấp có thẩm quyền bàn giao lại hồ sơ kèm theo thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do, nội dung cần bổ sung. Thời gian cơ quan tổ chức đã giải quyết lần đầu được tính trong giải quyết hồ sơ.
- Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết: Báo cáo cấp có thẩm quyền trả lại hồ sơ và thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do, nội dung cần bổ
sung. Thời hạn thông báo phải trong thời hạn giải quyết hồ sơ theo quy định. - Đối với các hồ sơ quá hạn giải quyết: Cơ quan chuyên môn giải quyết phải có văn bản xin lỗi cá nhân, tổ chức và nêu rõ lý do quá hạn và thời hạn trả kết quả lần sau. Thời hạn trả kết quả lần sau không được quá 1/3 thời gian
quy định giải quyết công việc đó.
Bước 5. Trảkết quả:
Công chức của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả nhận kết quả từ phòng chuyên môn, vào sổ theo dõi và thực hiện:
- Hồ sơ đã giải quyết xong: Trả kết quả và thu phí, lệ phí ( nếu có) theo quy định. Đối với hồ sơ giải quyết xong trước thời hạn trả kết quả cần liên hệ ngay cá nhân, tổ chức để nhận kết quả.
- Đối hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết, phải bổ sung hồ sơ: Liên hệ cá nhân, tổ chức đề nghị bổ sung hồ sơ, và văn bản xin lỗi của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả nếu là lỗi của công chức khi tiếp nhận hồ sơ.
- Đối với hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết. Liên hệ với cá nhân, tổ chức để trả lại hồ sơ và kèm theo thông báo của cơ quan chuyên môn về hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết. Thời hạn thông báo phải trong thời hạn giải quyết theo quy định.
- Đối với hồ sơ quá hạn giải quyết: Chuyển văn bản xin lỗi của cơ quan làm quá hạn giải quyết cho cá nhân, tổ chức