7. Kết cấu của luận văn
1.3.3. Hệ thống văn bản quy định về xây dựng và ban hành văn bản hành chính
hành chính
Đây là yếu tố hết sức quan trọng. Bởi đây chính là cơ sở pháp lý để các cơ quan ban hành văn bản có cơ sở vận dụng, tham chiếu xem xét ban hành văn bản cho phù hợp, đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý của văn bản. Nhận thức đƣợc tầm quan trọng này, trong thời gian qua các cơ quan nhà nƣớc đã ban hành nhiều văn bản quy định về vấn đề này nhƣ: Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật (2015); Nghị đinh số 34/2016/ NĐ – CP ban hành ngày 14/5/2016 có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2016 quy định chi tiết biện pháp thi hành một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
- Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, thể thức văn bản.
- Thông tƣ số 04/2013/ TT – BNV ban hành ngày 16/4/2013 quy định và hƣớng dẫn xây dựng quy chế văn thƣ lƣu trữ trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Tại Thông tƣ này có quy định đến vị trí chữ kỹ nháy trên văn bản, điều này có ảnh hƣởng nhất định tới chất lƣợng văn bản [3].
Những quy định của nhà nƣớc nêu trên có ảnh hƣởng nhất định tới chất lƣợng văn bản hành chính, bởi vì nó giúp cho các cơ quan có cơ sở xây dựng quy trình ban hành văn bản. Mặt khác, giúp cho các cơ quan có cơ sở để tham chiếu, kiểm tra, rà soát và đánh giá văn bản trên thực tế.
1.3.4. Cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc
Đây cũng là một trong những yếu tố quan trọng và đƣợc quan tâm chú ý trong những năm trở lại đây. Cơ sở vật chất bao gồm không gian làm việc, trang thiết bị phục vụ (máy tính, máy in, máy scan,…), hệ thống mạng không dây, Internet,… đều có ảnh hƣởng nhất định tới việc nâng cao chất lƣợng văn bản hành chính. Hiện nay trên địa bàn thành phố Lào Cai, 100% cơ quan đã sử dụng máy tính và hệ thống email nội bộ để trao đổi công việc, giao dịch văn bản bằng hệ thống phần mềm máy tính, vì vậy việc giải quyết văn bản qua mạng nhanh hơn, kịp thời hơn, khiến cho công việc xử lý nhanh chóng, tiết kiệm thời gian. Mặt khác, giúp các đơn vị chú trọng hơn đến chất lƣợng văn bản bởi lẽ kết nối mạng, một văn bản sai sẽ ảnh hƣởng đến uy tín của cơ quan bởi ai cũng biết. Chính vì vậy, mọi cơ quan, tổ chức và chính cá nhân ký văn bản sẽ cẩn trọng hơn.
Cơ sở vật chất, trang thiết bị đáp ứng yêu cầu sẽ có tác động tích cực tới chất lƣợng văn bản nhƣ:
- Nhanh chóng cập nhật, triển khai các văn bản cấp trên
- Tiết kiệm thời gian chuyển văn bản đến các cơ quan liên quan - Họp trực tuyến để tiếp nhận, thống nhất công việc tức thời
- Lƣu trữ văn bản hành chính bảo mật, an toàn, tiết kiệm không gian - Tra cứu, trích dẫn văn bản nhanh chóng, đúng với yêu cầu
Nhƣ vậy, ngoài các yếu tố nêu trên, theo tác giả cơ sở vật chất và trang thiết bị làm việc có ảnh hƣớng lớn tới chất lƣợng văn bản, đặc biệt trong bối cảnh hiện nay.