7. Kết cấu của luận văn
3.1.1. Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn về việc phải nâng cao chất lƣợng văn bản
lượng văn bản hành chính
Có thể nói, văn bản là sản phẩm của hoạt động lao động, sáng tạo. Lao động của cán bộ quản lý và lãnh đạo về bản chất là lao động trí óc. Cán bộ quản lý và lãnh đạo có nhiệm vụ xác định sản phẩm lao động của ngƣời dƣới quyền.
Cán bộ quản lý và lãnh đạo của cơ quan dù là cấp nào trên thực tế cũng là ngƣời có trách nhiệm chủ yếu tổ chức mọi hoạt động của cơ quan. Họ phải chấp hành các quy định của tổ chức, các quy chế, các yêu cầu đƣợc xác định trong hàng loạt các văn bản do Nhà nƣớc ban hành. Cần nhấn mạnh ở đây là hệ thống văn bản hành chính có chất lƣợng hay không chỉ phản ánh khả năng, năng lực, cách tổ chức thực hiện của cán bộ quản lý và lãnh đạo mà còn thể hiện khả năng tham mƣu của công chức hạn chế. Vì vậy, van bản ban hành chất lƣợng hạn chế nó có ảnh hƣởng đến nhiều mặt khác trong hoạt động của mỗi một tổ chức.
Bên cạnh đó, việc ban hành văn bản có chất lƣợng còn đƣợc tiến hành kịp thời đáp ứng những yêu cầu của công cuộc đổi mới và hội nhập quốc tế hiện nay. Chẳng hạn, việc xúc tiến cải thiện môi trƣờng pháp lý cho hoạt động đầu tƣ dẫn tới ban hành quy chế mới, sửa đổi những quy chế không phù hợp với thông lệ quốc tế. Muốn vậy thì không thể không đánh
3.1.2. Xuất phát từ chủ trương của Lãnh đạo và nhu cầu của cán bộ, công chức thành phố Lào Cai
Nhu cầu sử dụng văn bản trong lao động của ngƣời lãnh đạo là rất lớn. Nhu cầu này có thể xác định theo từng loại công việc, từng thời gian và theo từng đối tƣợng quản lý cụ thể. Mục tiêu phục vụ ở đây là làm cho năng suất lao động của ngƣời lãnh đạo đƣợc nâng cao, đảm bảo chính xác các khi ban hành văn bản. Ngoài ra thông qua văn bản lãnh đạo kiểm tra công việc thuộc phạm vi mình quản lý và đánh giá hoạt động của cán bộ dƣới quyền.
Trong những năm qua, lãnh đạo UBND đặc biệt coi trọng công tác soạn thảo và ban hành văn bản. UBND thành phố Lào Cai thƣờng xuyên tổ chức tuyên truyền, phổ biến triển khai pháp luật vào đời sống thực tiễn; việc tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản cũng đƣợc chú trọng.
Văn bản là phƣơng tiện, công cụ để mỗi cán bộ, công chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình cho đúng quy định của pháp luật. Nâng cao trách nhiệm của cơ quan tham mƣu văn bản hành chính nhà nƣớc cho UBND thành phố Lào Cai; định hƣớng công tác xây dựng và ban hành văn bản hành chính của UBND thành phố. Bồi dƣỡng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có năng lực chuyên môn, đặc biệt là năng lực soạn thảo văn bản đáp ứng yêu cầu phát triển của thành phố Lào Cai.
Củng cố, kiện toàn và nâng cao chất lƣợng nguồn nhân lực làm công tác xây dựng văn bản quản lý hành chính nhà nƣớc cho UBND thành phố theo hƣớng bảo đảm cả về số lƣợng và chất lƣợng, có bản lĩnh chính trị vững vàng, phẩm chất đạo đức tốt và kỹ năng nghiệp vụ cao.
Khắc phục đƣợc những hạn chế, bất cập hiện nay trong công tác xây dựng văn bản quản lý hành chính nhà nƣớc của thành phố Lào Cai; thay đổi
căn bản về tƣ duy, nhận thức, vai trò, tầm quan trọng của văn bản quản lý hành chính nhà nƣớc. Xác định rõ tính hữu cơ giữa chất lƣợng văn bản đƣợc ban hành và việc bảo đảm đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục ban hành văn bản trong một chỉnh thể thống nhất.
Các biện pháp củng cố và nâng cao chất lƣợng văn bản quản lý hành chính nhà nƣớc phải có trọng tâm, trọng điểm, tránh dàn trải, không trùng lặp, chồng chéo với việc hoạch định những chƣơng trình trong từng lĩnh vực riêng biệt đã và đang đƣợc triển khai thực hiện tại thành phố.
3.1.3. Xuất phát từ những quy định của pháp luật liên quan đến công tác xây dựng và ban hành văn bản tác xây dựng và ban hành văn bản
Hiện nay, đã có rất nhiều quy định, hƣớng dẫn về kỹ thuật soạn thảo và ban hành văn bản. Nhƣng trên thực tế nhiều cơ quan, đơn vị soạn thảo văn bản còn sai. Do vậy, khi xây dựng và ban hành các quy định cần chú ý đảm bảo các yêu cầu về nội dung và hình thức phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi cơ quan sao cho các văn bản ban hành ra có giá trị thực tế, chứ không chỉ mang tính hình thức, nguyên tắc, chỉ khi đó các văn bản mới có hiệu lực pháp lý và mới đảm bảo đƣợc quyền uy của cơ quan nhà nƣớc, đảm bảo chất lƣợng trong việc ban hành văn bản.
- Các quy định của pháp luật về xây dựng và ban hành văn bản có vai trò quan trọng bậc nhất trong việc xây dựng và định hình một chế độ pháp lý cần thiết cho việc xem xét các hành vi hành chính trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ quản lý của cơ quan. Đó là một trong những cơ sở quan trọng để các cơ quan thực hiện. Nói các khác, quy định của pháp luật là cơ sở cần thiết để xây dựng cơ chế của việc kiểm soát tính hợp pháp của các hành vi hành chính trong thực tế hoạt động của các cơ quan nhà nƣớc đối với hoạt động quản lý nhà nƣớc.
3.1.4. Xuất phát từ thực tiễn khách quan
Thành phố Lào Cai hàng năm có số lƣợng văn bản hành chính ban hành nhiều, văn bản có vai trò quan trọng, nếu chát lƣợng văn bản hạnh chế, sẽ ảnh hƣởng không nhỏ tới sự phát triển kinh tế - xã hội của thành phố.
Nghiên cứu thực tiễn hệ thống văn bản hành chính nhà nƣớc của thành phố Lào Cai trong thời gian qua bên cạnh những ƣu điểm vẫn còn tồn tại những nhƣợc điểm về nội dung, hình thức và cách sử dụng ngôn ngữ, đƣợc tổng hợp dƣới bảng sau:
Bảng 3. 1. Tổng số lƣợng văn bản chƣa đảm bảo nội dung, thể thức, ngôn ngữ từ năm 2011 đến 6/2017
TT Tên loại văn
bản
Văn bản lựa chọn
Văn bản chƣa đảm bảo
Nội dung Thể thức Ngôn ngữ
1 Thông báo 400 14 22 18 2 Quyết định CT 1500 9 50 42 3 Quyết định UB 1600 12 52 50 4 Kế hoạch 120 3 6 5 5 Hƣớng dẫn 5 1 2 1 6 Công văn CT 500 18 24 10 7 Công văn UB 500 24 36 15 8 Chỉ thị 6 0 2 0 9 Báo cáo 250 35 39 48 10 Chƣơng trình 5 0 2 1 11 Tờ trình 110 12 12 3
12 Giấy giới thiệu 4 1 1 1
Tổng 5000 129 248 194
( Nguồn: Tổng hợp xử lý số liệu điều tra của tác giả)
Từ bảng trên và quá trình phân tích phần 2.2 cho thấy ảnh hƣởng tới chất lƣợng văn bản hành chính là rất đa dạng và do cả nguyên nhân khách quan và chủ quan của ngƣời biên soạn, đã làm ảnh hƣởng nghiêm trọng đến
chất lƣợng văn bản hành chính nhà nƣớc. Chính vì vậy cần có những biện pháp khắc phục cụ thể cho từng nguyên nhân tồn tại.
3.2. Giải pháp nâng cao chất lƣợng văn bản hành chính của UBND thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai
3.2.1. Nâng cao nhận thức của cấp ủy, chính quyền và cán bộ, công chức chức
- Tăng cƣờng sự lãnh đạo của Đảng đối với chất lƣợng văn bản hành chính: Đảng viên tích cực thực hiện nâng cao chất lƣợng văn bản hành chính theo đúng các chủ trƣơng, quan điểm của Đảng; tăng cƣờng kiểm tra, đôn đốc, uốn nắn kịp thời việc thực hiện các chủ trƣơng, nghị quyết của Đảng.
- Xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về tổ chức và hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nƣớc: Xây dựng Luật Tổ chức Chính phủ; xây dựng Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân; Ban hành các văn bản quy phạm pháp luật về chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện; xây dựng và ban hành các thể chế về công chức, công vụ, về tổ chức và hoạt động của các đơn vị sự nghiệp dịch vụ công.
- Xây dựng và hoàn thiện các thể chế, chính sách đảm bảo cho công tác xây dựng văn bản hành chính nhà nƣớc trên địa bàn tỉnh cũng nhƣ thành phố phù hợp với các văn bản có liên quan.
- Tổ chức thực hiện Quy chế cung cấp văn bản hành chính nhà nƣớc; kịp thời kiểm tra, rà soát, thu thập, cập nhật hệ thống văn bản hành chính nhà nƣớc cấp thành phố trên hệ thống cơ sở dữ liệu văn bản đảm bảo phục vụ tra cứu, áp dụng, thi hành.
- Xây dựng cơ chế hỗ trợ cho đội ngũ cán bộ làm công tác xây dựng, thẩm định, kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản hành chính nhà nƣớc.
đề án, nâng cao năng lực của đội ngũ cán bộ làm công tác xây dựng, thẩm định, kiểm tra, rà soát văn bản hành chính nhà nƣớc.
- Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thƣ và tăng cƣờng trách nhiệm của các ngành, các cấp đối với công tác văn thƣ ở cơ quan, tổ chức. Trƣớc mắt cần tập trung phổ biến một số văn bản đã đƣợc các cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền ban hành về công tác văn thƣ nhƣ nghị định 110/2004/NĐ-CP của chính phủ về công tác văn thƣ; Thông tƣ 01/2011/TT- BNV của bộ nội vụ; các văn bản hƣớng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và việc lập hồ sơ, nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan của cục văn thƣ và lƣu trữ nhà nƣớc và các văn bản của UBND tỉnh nhƣ: Chỉ thị 02/2011/CT-UBND và quyết định 34/2012/QĐ-UBND.
- Tiếp tục thực hiện công văn số 2864/UBND-NC về việc hƣớng dẫn kiểm tra thành tích thi đua khen thƣởng công tác văn thƣ, lƣu trữ (2011 - 2013). Kết quả kiểm tra cần phải có kết luận, kiến nghị và thông báo cho các đơn vị đƣợc kiểm tra biết và có hình thức khen thƣởng.
- Kiện toàn tổ chức bộ máy và bố trí đủ biên chế làm công tác văn thƣ ở các ngành, các cấp phải đƣợc phù hợp với nội dung công việc nhƣ: Tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản, sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu sử dụng bản lƣu văn bản; bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan; soạn thảo, ban hành văn bản; lập hồ sơ công việc và tổ chức giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ các cấp.
- Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dƣỡng nâng cao trình độ cho cán bộ làm công tác văn thƣ chuyên trách. Các hình thức đào tạo có thể là chính quy, tại chức hoặc thông qua các lớp tập huấn do Chi cục Văn thƣ – Lƣu trữ tổ chức.
- Tăng cƣờng cơ sở vật chất cho công tác văn thƣ, trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ… theo đúng tiêu chuẩn của ngành văn thƣ, lƣu trữ.
- Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thƣ nhƣ phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý văn bản và lập hồ sơ trong môi trƣờng mạng nhằm tiết kiệm đƣợc thời gian, công sức và hạn chế khối lƣợng văn bản giấy ngày càng gia tăng. Ứng dụng công nghệ mới vào công tác văn thƣ để nâng cao năng xuất chất lƣợng, hiệu quả công việc và nâng cao khả năng hội nhập với Khu vực duyên hải miền trung và cả nƣớc
3.2.2. Hoàn thiện thể chế, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
Để hoạt động soạn thảo và ban hành VBHC đảm bảo có chất lƣợng, các đơn vị, phòng ban thực hiện có hiệu quả, UBND thành phố cần xây dựng quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính. Ngoài các quy định của Nhà nƣớc liên quan đến công tác soạn thảo văn bản, cần có quy định cụ thể phù hợp với văn bản giải quyết công việc của UBND thành phố nhƣ:
- Quy định rõ chức năng, nhiệm vụ trách nhiệm của các đơn vị, phòng, ban, mỗi CBCC, viên chức trong việc soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản.
- Cần thực hiện nghiêm túc công tác xây dựng quy chế, quy định quy trình soạn thảo, góp ý, thẩm định và ban hành văn bản hành chính của thành phố.
Kiến nghị xây dựng quy trình cụ thể về việc ban hành văn bản hành chính qua lấy ý kiến và văn bản hành chính không qua lấy ý kiến. Cụ thể xây dựng đƣợc 2 quy trình nhƣ sau:
* Quy trình ban hành văn bản không qua lấy ý kiến gồm 5 bƣớc:
Bƣớc 1: Chuẩn bị và dự thảo nội dung
Bƣớc 2: - Kiểm tra thể thức và nội dung văn bản dự thảo (chuyên viên)
- Kiểm tra lại nội dung (lãnh đạo)
Bƣớc 3: Trình duyệt dự thảo, ký nhát và ký ban hành Bƣớc 4: Phát hành văn bản và nhân bản
* Quy trình ban hành văn bản phải qua lấy ý kiến gồm 5 bƣớc:
Bƣớc 1: - Chuẩn bị và dự thảo nội dung
- Kiểm tra nội dung văn bản (lãnh đạo) - Lấy ý kiến dự thảo
Bƣớc 2: - Kiểm tra thể thức và nội dung văn bản dự thảo (chuyên viên)
- Kiểm tra lại nội dung (lãnh đạo)
Bƣớc 3: Trình duyệt dự thảo, ký nhát và ký ban hành Bƣớc 4: Phát hành văn bản và nhân bản
Bƣớc 5: Gửi và lƣu văn thƣ
(Đƣợc thể hiện trong hình phía dƣới)
Hình 2. 2: Sơ đồ quy trình ban hành văn bản hành chính không qua lấy ý kiến của UBND thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai
Tuy nhiên, đối với một số nội dung thì quy trình soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hành chính cần thêm bƣớc xin ý kiến của các đồng chí Ủy viên UBND, xin ý kiến các đồng chí trong Ban Cán sự, xin ý kiến các đồng chí trong Thƣờng vụ,… có thể hiểu quy trình nhƣ sau:
Hình 2. 3: Sơ đồ quy trình ban hành văn bản hành chính phải qua lấy ý kiến của UBND thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai
Trên đây là 2 quy trình ban hành văn bản kiến nghị xây dựng tại UBND thành phố Lào Cai nhằm mục đích nâng cao chất lƣợng văn bản hành chính nhà nƣớc của địa bàn nghiên cứu.
Biên tập văn bản là một quá trình đọc, phân tích, đánh giá, kiểm tra, sửa chữa, hoàn thiện bản thảo dựa trên những tƣ tƣởng, lý luận nhất định nhằm nâng cao công năng của văn bản.
Biên tập dự thảo văn bản là một hoạt động quan trọng trong quy trình soạn thảo và ban hành văn bản. Để nâng cao kỹ năng biên tập dự thảo văn bản quản lý cần tập trung hoàn thiện các kỹ năng sau đây:
- Kỹ năng đọc văn bản: để đọc văn bản hiệu quả, cán bộ biên tập
phải sử dụng thành thạo kỹ năng ghi nhớ khi đọc. Có nhiều cách để ghi nhớ: ghi nhớ bằng liệt kê các đề mục, ghi nhớ bằng kỹ thuật ghi chép ý chính, ghi nhớ bằng cách tóm tắt nội dung.
- Kỹ năng phân tích, đánh giá bản thảo: khi phân tích, biên tập, biên
tập viên phải đứng ở nhiều góc độ với nhiều tƣ cách khác nhau để xem xét bản thảo. Biên tập viên cần đánh giá và đƣa ra nhận định về mức độ đảm bảo yêu cầu trên cả ba khía cạnh: nội dung, hình thức và văn phong đồng thời đƣa ra hƣớng xử lý bản thảo.
- Kỹ năng chỉnh sửa văn bản: chỉnh sửa về nội dung (về những nội
dung không đáp ứng yêu cầu về chính trị, nội dung vi phạm pháp luật, nội